公司文書檔案管理制

第頁共頁公司文書檔案管理制一、總則為了規(guī)范公司文書檔案管理工作，確保公司文書檔案的完整性、準確性、可靠性和安全性，便于公司管理、決策和歷史回溯，制定本《公司文書檔案管理制》（以下簡稱本制）。二、基本原則1.法律依據(jù)：公司文書檔案管理遵循國家有關(guān)法律法規(guī)和文件管理的規(guī)定，遵守信息保密、安全和知識產(chǎn)權(quán)的相關(guān)法律法規(guī)。2.統(tǒng)一管理：公司設(shè)立檔案管理員，負責(zé)公司文書檔案的統(tǒng)一管理和監(jiān)督，確保文書檔案的保管與使用符合規(guī)定。3.完整準確：公司文書檔案的錄入、整理、存儲均要求完整準確，確保檔案能夠真實反映公司各項管理活動的經(jīng)過和結(jié)果。4.安全保密：公司文書檔案的保管要加強物理安全和網(wǎng)絡(luò)安全，遵循信息保密的相關(guān)規(guī)定，防止泄露、損毀和篡改。5.流程規(guī)范：公司文書檔案的流程要求規(guī)范，包括文件的分類、編號、審核、審批、歸檔等環(huán)節(jié)，確保操作規(guī)范性和文件的可控性。6.便于使用：公司文書檔案要便于快速查詢和使用，提高信息檢索效率，減少冗余和重復(fù)工作。三、文書檔案管理職責(zé)1.檔案管理員：負責(zé)公司文書檔案的日常管理工作，包括制定和推廣文書檔案管理規(guī)范、審核文書檔案的收集和歸檔、指導(dǎo)員工正確使用文書檔案等。2.各部門負責(zé)人：負責(zé)本部門文書檔案的管理工作，包括審核文書檔案的合規(guī)性、及時歸檔和更新檔案目錄等。3.員工：按照公司的文書檔案管理規(guī)范和要求，正確使用和保管文書檔案，如發(fā)現(xiàn)問題及時上報。四、文書檔案的分類和編號1.分類：根據(jù)文件的性質(zhì)和用途，將文書檔案進行分類，包括行政管理文書、財務(wù)會計文書、人力資源管理文書等。每個分類都要制定相應(yīng)的檔案管理規(guī)范和操作指南。2.編號：為每個檔案文件設(shè)置唯一的編號，包括年份、分類、序號等信息，用于快速識別和定位。編號規(guī)則和管理要求由檔案管理員制定并告知各部門。五、文書檔案的收集和錄入1.收集：各部門負責(zé)本部門文書檔案的收集工作，定期將歸檔文件移交給檔案管理員，并填寫移交清單，確保文件的準確性和完整性。2.錄入：檔案管理員負責(zé)將已收集的文書檔案進行整理、登記和錄入，按照編號規(guī)則生成對應(yīng)檔案目錄，準確記錄文件的名稱、發(fā)文單位、日期等信息。六、文書檔案的審核和審批1.審核：各部門在移交歸檔文件之前，要自行對文件進行審核，確保文件的格式、內(nèi)容和合規(guī)性符合要求，以便檔案管理員進行后續(xù)的歸檔工作。2.審批：檔案管理員對移交過來的文件進行審核，確保文件的數(shù)量和準確性，如發(fā)現(xiàn)問題要及時與部門溝通糾正，并在檔案目錄中同步更新。七、文書檔案的歸檔和存儲1.歸檔：檔案管理員負責(zé)將被審核通過的文書檔案進行歸檔，按照分類和編號規(guī)則進行整理，確保文件的有序性和易查性。2.存儲：檔案管理員負責(zé)公司文書檔案的存儲工作，要確保檔案的安全和防止損壞，采取合適的手段保護檔案的完整性和可靠性，如選擇合適的存儲設(shè)施、防火、防潮等措施。八、文書檔案的查詢和使用1.查詢：公司員工要有查詢文書檔案的需求，可向檔案管理員提出申請，檔案管理員要按照規(guī)定的程序和權(quán)限，提供需要查詢的文書檔案。2.使用：公司員工在使用文書檔案時，要確保文書檔案的完整性和準確性，不得隨意修改、復(fù)制和傳播，如有需要要及時向檔案管理員提出申請。九、文書檔案的保管期限和銷毀1.保管期限：公司文書檔案的保管期限要按照國家的規(guī)定執(zhí)行，包括永久保管、長期保管和短期保管。檔案管理員要定期對過期的文書檔案進行整理，移交給專門的機構(gòu)進行長期或永久保管。2.銷毀：檔案管理員要對達到銷毀期限的文書檔案進行銷毀，確保銷毀的文件無法恢復(fù)和泄露，并按照規(guī)定的程序進行銷毀記錄和報廢。十、附則1.本制定自頒布之日起執(zhí)行，如有需要可以進行修訂和補充。2.檔案管理員對公司文書檔案的管理要進行定期檢查和考核，對有關(guān)人員進行培訓(xùn)和指導(dǎo)。3.公司員