敦煌網(wǎng)分享開(kāi)發(fā)客戶郵件溝通技巧

敦煌網(wǎng)分享開(kāi)發(fā)客戶郵件技巧目錄一、 外貿(mào)開(kāi)發(fā)郵件要怎么寫(xiě)的基本注意點(diǎn) 1二、 怎樣讓外貿(mào)開(kāi)發(fā)郵件更有效 2三、 二十條外貿(mào)郵件注意事項(xiàng) 9外貿(mào)開(kāi)發(fā)郵件要怎么寫(xiě)的基本注意點(diǎn)與外貿(mào)新人談?wù)勍赓Q(mào)開(kāi)發(fā)郵件要怎么寫(xiě)的基本注意點(diǎn)。1.有關(guān)郵件的主題其實(shí)很多人都討論過(guò)，用產(chǎn)品關(guān)鍵詞，在主題前加re,或者是quotation+產(chǎn)品關(guān)鍵詞，lowprice+產(chǎn)品關(guān)鍵詞，等等，這些其實(shí)都是要自己去試驗(yàn)的，或者你直接去找這樣的文章去看看前輩們的用于也可以。關(guān)鍵就是能吸引收信人的注意，在你的郵件沒(méi)有當(dāng)垃圾郵件被過(guò)濾掉的情況下讓人想點(diǎn)進(jìn)去看而不是看都不看就刪除了。2.郵件開(kāi)頭很重要。盡量以親切的語(yǔ)氣去展開(kāi)問(wèn)候。例如：Haveagoodday!Goodday!Haveaniceday!以比較親切的語(yǔ)氣去問(wèn)候的惡化可以拉近彼此陌生人的關(guān)系，感覺(jué)更像朋友。3.多介紹你的公司情況。很多人喜歡在第一段羅列一堆自己公司的介紹，特別是獲的什么什么獎(jiǎng)項(xiàng)這類的內(nèi)容，其實(shí)這些內(nèi)容不用太多，我認(rèn)為，如果是一家老企業(yè)，可以強(qiáng)調(diào)你們做這行的時(shí)間或者公司成立的時(shí)間，人員數(shù)，就Ok了其他就不必贅述了。所以內(nèi)容可以大概這樣寫(xiě)：ThisisXXXfromXXXcompanywhichissetupin2007,wehave8yearsexperienceonmanufacturingXXX.這個(gè)部分可以多參考一下其他前輩的經(jīng)驗(yàn)。4.列出你能吸引客人的最大亮點(diǎn)!一般客人打開(kāi)了你的郵件，前面的三段式最重要的，在問(wèn)候和告訴了別人你是誰(shuí)(WHO)之后就是要說(shuō)明你這個(gè)郵件的內(nèi)容(WHAT)和拼什么客人要舍棄，或者在有現(xiàn)成的供應(yīng)商的情況下選擇你的產(chǎn)品(WHY).這個(gè)部分就要根據(jù)每個(gè)公司不同的請(qǐng)款去展開(kāi)，有價(jià)格優(yōu)勢(shì)的，有產(chǎn)品質(zhì)量?jī)?yōu)勢(shì)的，性價(jià)比高的等等。最后是能給出一個(gè)實(shí)際的QUOTATION，挑一款比較通用的或者這個(gè)客人網(wǎng)站上有的或者類似的產(chǎn)品，給出你的最有吸引力的報(bào)價(jià)。5.吸引到了客人之后才是怎樣讓客人聯(lián)系到你(HOW)。這里就是給出toknowmoreaboutourcompanyandviewournewestproducts,welcometovisitourwebsitewww.XXXX6.表達(dá)你希望跟對(duì)方建立友好的，共贏合作關(guān)系的意愿。這里切忌不要太低姿態(tài)，我們是找生意合作伙伴，不是去仰望買(mǎi)家。平等的友好的語(yǔ)氣也能贏得對(duì)方的尊重。Lookingforwardtoyoursoonestreplyandwishwecanhavefriendlywin-wincooperationinthefuture.7.問(wèn)候結(jié)束語(yǔ)8.最后最關(guān)鍵的一點(diǎn)就是詳細(xì)你的名字，公司名稱，手機(jī)，電話，傳真，網(wǎng)址，如果有MSN,SKYPE也加上去。這些就是客人能找到你的途徑。怎樣讓外貿(mào)開(kāi)發(fā)郵件更有效4.春天到了，要經(jīng)常去戶外運(yùn)動(dòng)，我愛(ài)好自行車運(yùn)動(dòng)，我們組織了月底去yellowriver，有興趣來(lái)參加嗎?半個(gè)小時(shí)左右，我的skype有添加信息，是他!他上來(lái)就問(wèn)，你是誰(shuí)?whyareyousofamiliarwithme?我回復(fù)，thisisjackyfromShandongjac.weareproducing……youneed.其實(shí)我知道他問(wèn)我是誰(shuí)并不是要這些信息，我還是故意強(qiáng)調(diào)一遍.igotallyourinformationfromgoogle,yahooandsoon.客戶大吃一驚，說(shuō)，我感覺(jué)就如同被剝光了站在你面前，感覺(jué)好恐怖。我回答，沒(méi)有其他的意思啦，中國(guó)孫子兵法說(shuō)，知己知彼，百戰(zhàn)百勝，Inordertowin,knowyourselfandtheenemy,ofcourseyouarenotmyenemy.Whyididthisistomakebothofustowin,togetthechancetocooprate.對(duì)方回答，yes，youareright.Ilikeyourstrategy.youareveryintelligent.Iwouldliketocooperatewithintelligentperson.Let'sturntobusiness.昨晚上跟客戶聊到一點(diǎn)多，雖然還沒(méi)有最終下訂單，我可以確認(rèn)，他對(duì)我絕對(duì)印象深刻，這不就是我們的目的嗎?B，客戶，搜索其郵箱，信息量不大，只有零星的幾個(gè)采購(gòu)信息，采購(gòu)的產(chǎn)品很雜，看其網(wǎng)站，應(yīng)該是個(gè)雜貨鋪性質(zhì)的經(jīng)營(yíng)商，里面并沒(méi)有我們的產(chǎn)品，但是有眾多化工品，而他的郵箱是助劑類化工的銷售郵箱。進(jìn)行分析，1.這是貿(mào)易公司，或者采購(gòu)公司，替客戶進(jìn)行各類產(chǎn)品的采購(gòu)。2.不了解這個(gè)產(chǎn)品，不專業(yè)，估計(jì)只會(huì)對(duì)價(jià)格敏感3.有可能是個(gè)人訂單。基于以上考慮，價(jià)格要稍微放低，因?yàn)樗麑?duì)產(chǎn)品不了解，你跟他強(qiáng)調(diào)再多質(zhì)量也白搭，但是不能太低，太低他會(huì)不敢購(gòu)買(mǎi)，怕質(zhì)量出問(wèn)題，這就要求報(bào)價(jià)掌握一個(gè)度，就要看個(gè)人對(duì)行業(yè)的了解了;告知對(duì)方這幾個(gè)月的趨勢(shì)，以免產(chǎn)生誤解，可能他從網(wǎng)上查詢信息查到了某些價(jià)格，因?yàn)閯倓倽q了價(jià)，網(wǎng)上信息更新不及時(shí)，還是低價(jià)，他不了解行情，必須告知對(duì)方漲價(jià)了。最后加了一句，我們采購(gòu)多種方式跟客戶合作，公司或者個(gè)人，傭金方式或者差價(jià)方式我們有自己的貿(mào)易公司為眾多客戶進(jìn)行各類產(chǎn)品的采購(gòu)，歡迎詢價(jià)?？蛻暨€沒(méi)有回復(fù)，到現(xiàn)在為止，但是我認(rèn)為我做到了極致了，不回復(fù)也無(wú)遺憾了我還分析過(guò)一個(gè)客戶，是同行套價(jià)，估計(jì)是疏忽一個(gè)同行發(fā)了一個(gè)郵件給我，說(shuō)自己是印度客戶，問(wèn)某產(chǎn)品價(jià)格，我搜索其郵箱，居然找到了一條他的消息，很明確的寫(xiě)著他是什么公司，是同行，我就假裝不知道，故意發(fā)了一個(gè)極低的價(jià)格，確保這個(gè)價(jià)格他作為業(yè)務(wù)員肯定拿不到。特意在下面加了一句話，我們歡迎各方詢價(jià)，包括我們的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手調(diào)貨，我們保密，提供傭金，請(qǐng)聯(lián)系!結(jié)果他成了我的客戶，走了很多私單!這些就是對(duì)客戶的分析，分析不是瞎猜，是基于某些信息，而這些信息哪里來(lái)呢，就是來(lái)自于網(wǎng)絡(luò)!而這一步是精發(fā)郵件之前必不可少的，老祖宗的話是對(duì)的，知己知彼百戰(zhàn)不殆，你對(duì)客戶越了解，你說(shuō)的話就越讓他舒服，你給的條件就越符合他的心意。精發(fā)開(kāi)發(fā)信也是如此分析，例如我通過(guò)郵箱找到了對(duì)方的姓名，獲知了大體的身份，獲知了一定的其他信息，就會(huì)讓你的郵件與眾不同，發(fā)開(kāi)發(fā)信的最大原則就是出類拔萃，與眾不同，讓客戶從眾多的郵件中一眼看到你，選中你，回復(fù)你!以上是發(fā)郵件的準(zhǔn)備工作，現(xiàn)在我們進(jìn)入第二個(gè)話題，如何寫(xiě)一封讓客戶印象深刻的郵件?先說(shuō)一下我的信箱發(fā)信的格式，無(wú)論是開(kāi)發(fā)信還是回復(fù)都是這個(gè)格式：信頭：公司的logo必須要有，設(shè)置為左右結(jié)果，logo居左，右邊是公司名稱，主營(yíng)產(chǎn)品然后用分割線分隔開(kāi)，下面是正文信尾：姓名，職位，聯(lián)系電話，個(gè)人電話，網(wǎng)上聯(lián)系方式，然后分割線。加上一句提示：ImportantNOTE:Ifthereisanythingabouttheimportantinformation(payment,accountandsoon)tobechanged,Iwillconfirmwithyoubyphoneandfax.Ifthereisonlyemail,butnophoneorfax,Pleasedontmakeanyreaction這樣顯得大氣正規(guī)!開(kāi)發(fā)信：這個(gè)話題太熱了，熱到你隨便一搜就會(huì)有n位大神的開(kāi)發(fā)信展示出來(lái)，其實(shí)無(wú)非就是要點(diǎn)明確，簡(jiǎn)明扼要。其實(shí)很容易理解，發(fā)信的目的是讓客戶知道你要干嘛，要推銷，要推銷什么產(chǎn)品，足夠了。以上觀點(diǎn)是大神的觀點(diǎn)，可惜，我非要跟他們不一致：對(duì)于小公司，我會(huì)簡(jiǎn)單闡述就好;對(duì)于上規(guī)模的我會(huì)稍微的加點(diǎn)吹噓的色彩區(qū)別對(duì)待之!小公司我會(huì)這樣寫(xiě)：某人您好：(客戶的具體名稱最好知道，如果不知道用公司名稱，以顯示我是單獨(dú)發(fā)的)我是某某公司某某，我們專業(yè)生產(chǎn)或者經(jīng)營(yíng)**，已經(jīng)10年了。我們跟你們國(guó)家或者你們行業(yè)的的**公司一直在合作。(這叫做樣板工程，找一個(gè)這個(gè)行業(yè)里面都知道的公司作為標(biāo)桿，證明我們的質(zhì)量好，一定是真正合作過(guò)的，不然客戶到時(shí)候真的一調(diào)查，你就慘了)現(xiàn)在本產(chǎn)品CIFto**的價(jià)格為：供您參考，有需要請(qǐng)聯(lián)系。(這部分加入你獲知的他的信息，套套近乎)我們公司有自己的貿(mào)易公司，同時(shí)經(jīng)營(yíng)……有需要請(qǐng)聯(lián)系。大公司我會(huì)這樣寫(xiě)：某某您好(帶著職位，我一般寫(xiě)副總，VP**，大公司對(duì)職位比較看重)我是某公司的某某，我們專業(yè)生產(chǎn)某產(chǎn)品已經(jīng)十年。遠(yuǎn)銷n個(gè)地區(qū)，跟n個(gè)客戶建立了合作聯(lián)系。我們的新工廠已竣工，日產(chǎn)**噸，我們有專業(yè)技術(shù)*名，精密設(shè)備!能夠保證低價(jià)，高質(zhì)量，穩(wěn)定供應(yīng)。如果您對(duì)我們的產(chǎn)品感興趣，我們?cè)敢馓峁┟赓M(fèi)樣品供您檢測(cè)。也歡迎您來(lái)我們工廠參觀考察!(這部分加入你獲知的他的信息，套套近乎)落款為什么要不同呢，因?yàn)閷?duì)于某些大公司而言，你的信件一定要顯得正事兒專業(yè)，幾句話能說(shuō)明白了也要稍微的顯示一下你們的實(shí)力，因?yàn)槲以?jīng)收到了不是一個(gè)客戶的回復(fù)，大體意思為：你這樣發(fā)郵件是不行的，我們是大公司，不會(huì)跟不正規(guī)的小公司合作的!其實(shí)他說(shuō)的很有道理，門(mén)當(dāng)戶對(duì)，雖然是陋習(xí)，但是現(xiàn)在在商場(chǎng)還是很明顯!回復(fù)：這個(gè)不需要多說(shuō)，我寫(xiě)過(guò)，請(qǐng)見(jiàn)帖子：寫(xiě)完這個(gè)回復(fù)之后，還是要加入一些信息，你對(duì)客戶的了解，分析，讓客戶對(duì)你產(chǎn)生興趣。以上是這個(gè)文章的前兩個(gè)內(nèi)容，開(kāi)發(fā)信也好，回復(fù)也好，一單一個(gè)回合拿下來(lái)的不多，很多都不了了之，就會(huì)進(jìn)入了跟蹤階段，跟蹤客戶是個(gè)永恒話題，我們前一階段那么多資源不能輕易浪費(fèi)掉。總之，我們發(fā)郵件的目的不是為了發(fā)郵件，是為了拿訂單，那么就要知道如何發(fā)郵件才能更有可能拿到訂單，不分析，低頭去發(fā)去碰，也完全有可能，就如同新人，走的就是這步，但是碰的幾率很隨機(jī)，運(yùn)氣好了有一個(gè)，運(yùn)氣不好就比較慘，所以我們要學(xué)會(huì)培養(yǎng)客戶。二十條外貿(mào)郵件注意事項(xiàng)外貿(mào)郵件的標(biāo)題首當(dāng)其沖，一個(gè)好的標(biāo)題就是成功的一半。外貿(mào)郵件標(biāo)題或者叫主題，是整封郵件的靈魂，一個(gè)好的標(biāo)題會(huì)起到事半功倍的效果，特別是未與客戶建立任何業(yè)務(wù)往來(lái)之前。那么，我們?cè)撊绾蝸?lái)寫(xiě)外貿(mào)郵件標(biāo)題呢?1)標(biāo)題一定要簡(jiǎn)潔鮮明，盡量避免類似于推銷信的主題。比如客戶的詢盤(pán)要求我們發(fā)電腦包的價(jià)格單，一般人會(huì)寫(xiě)成“Pricelistoflaptopbag”。如果客戶長(zhǎng)期采購(gòu)或者進(jìn)口，他的郵件地址一定會(huì)被很多公司搜索到，每天會(huì)收到很多類似郵件。如果我們把標(biāo)題改成“The/Yourrequiredpricelistoflaptopbag”，效果肯定要稍好。2)標(biāo)題不要全部用大寫(xiě)，這樣很容易進(jìn)入垃圾郵箱。3)標(biāo)題盡量不要出現(xiàn)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。郵件正文。外貿(mào)郵件幾乎體現(xiàn)了我們作為一個(gè)業(yè)務(wù)員的所有專業(yè)、技術(shù)水平，業(yè)務(wù)水平。甚至我們自己的性格，修養(yǎng)等等。所以要盡量嚴(yán)格要求自己，不斷提升。1.針對(duì)性。請(qǐng)?jiān)卩]件中寫(xiě)上對(duì)方公司的名稱，或者在信頭直接稱呼收件人的名字。這樣會(huì)讓對(duì)方知道這封郵件是專門(mén)給他的，而不是那種群發(fā)的通函，從而表示對(duì)此的重視。如果無(wú)法確定收信人的名字，那就在稱呼一欄里寫(xiě)“DearSirs”or“DearSirorMadam”。2.郵件正文字體大小，顏色要統(tǒng)一。且盡量使用國(guó)際上比較通用的字體。想要突出的重點(diǎn)部分可用粗體、斜體、鮮明顏色等標(biāo)示出來(lái)。郵件不要全部用大寫(xiě)字母。不要為了顯示個(gè)性，或者美觀，選一些不常用字體。因?yàn)槟銦o(wú)法判斷客戶是否也使用相同的操作系統(tǒng)或者軟件，如果客戶電腦無(wú)此字體，一般會(huì)亂碼。3.郵件要簡(jiǎn)潔樸實(shí)，不需要華麗。幾句話點(diǎn)到主題，表達(dá)清楚就可以了。能用一句話表達(dá)的，千萬(wàn)別寫(xiě)兩句，省掉一切能省的廢話(不包括適當(dāng)禮貌性用語(yǔ))。郵件中盡量不要出現(xiàn)生僻的單詞。4.少用第一人稱，少用主動(dòng)語(yǔ)態(tài)，多用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)，多用虛擬語(yǔ)氣，目的是陳述事件，而不是一看到郵件就我/我們?cè)趺丛趺礃?。多用短句，少用長(zhǎng)句，一句話最好只出現(xiàn)一個(gè)從句，盡量不要從句里面含著從句，英語(yǔ)畢竟不是我們的母語(yǔ)，句子太長(zhǎng)，讀起來(lái)不順口，而且還容易產(chǎn)生歧義。盡量用“WE”，“OUR”而不是“I”,“MY”因?yàn)闃I(yè)務(wù)員代表的是公司，而不僅僅是個(gè)人。舉個(gè)特殊的例子，比如我們要寫(xiě)“經(jīng)與老板協(xié)商后做的決定”，“Asdiscussedwithmyboss……”，這樣寫(xiě)在很多國(guó)家都不會(huì)有問(wèn)題，但有些國(guó)家理解Myboss是頂頭上司的意思，而不一定是老板，客戶會(huì)覺(jué)得這個(gè)決定是不是不靠譜，或者還有回旋余地。如果寫(xiě)成“Asdiscussedwithourboss…..”，就不會(huì)有任何問(wèn)題。5.語(yǔ)氣不要過(guò)于生硬。比如我們經(jīng)常催客戶付款，“Didyoumakethepayment?”，面對(duì)面，或者在電話中我們應(yīng)該這樣講。但如果在郵件中，如果寫(xiě)成“Whencanweexpecttogetyourpayment?”這樣不管有沒(méi)有付，客戶會(huì)比較好回答。6.用詞。有些詞盡量不要全篇都一樣，比如“如果”，如果全篇都是“If”，影響不大，但讀起來(lái)會(huì)有些生硬，可以用其它的，如“Whether”“Incase”“Providedthat”等。但有些詞必須全部統(tǒng)一，比如說(shuō)電腦內(nèi)膽包，如果我們開(kāi)始用了“Laptopsleeve”，在后面就不要再用像“Laptopcover”“Computersleeve”等之類的。雖然意思一樣，但有可能客戶會(huì)覺(jué)得我們是不是再說(shuō)兩種不同的產(chǎn)品。7.如果客戶的郵件長(zhǎng)篇大論，問(wèn)了很多問(wèn)題，回復(fù)時(shí)最好直接在客戶問(wèn)的每個(gè)問(wèn)題下面直接作答，字體和顏色要區(qū)分出來(lái)，因?yàn)檫@樣客戶看起來(lái)會(huì)非常方便。如果全部寫(xiě)在郵件上方，可能客戶要一條一條先看下面問(wèn)題，再看上面答復(fù)。8.精確。當(dāng)涉及到數(shù)據(jù)或者具體的信息時(shí)，比如時(shí)間，地點(diǎn)，價(jià)格，貨號(hào)等等，盡可能做到精確。這樣會(huì)使交流的內(nèi)容更加清楚，更有助于加快事務(wù)的進(jìn)程。9.外貿(mào)郵件不要寫(xiě)的過(guò)長(zhǎng)。人的時(shí)間很寶貴，每天要收到數(shù)百封郵件，你想想，一個(gè)不認(rèn)識(shí)的人發(fā)了一封又長(zhǎng)又臭的郵件給你，英語(yǔ)表述又不好，還加了好幾M的附件，你會(huì)不會(huì)認(rèn)真去看?而且很多老外的時(shí)間觀念很強(qiáng)，每天都有幾塊固定的時(shí)間用來(lái)處理email，很多長(zhǎng)篇大論的郵件，只要不是他的熟人發(fā)的，一般會(huì)被直接刪除，或者是把你的地址設(shè)為垃圾郵件。我問(wèn)過(guò)很多西歐客人，他們一般處理每一封郵件的時(shí)間是2-3秒，也就是大致掃一眼，重要的郵件，一般馬上仔細(xì)閱讀并回復(fù)，不是太重要的，會(huì)在outlook里標(biāo)注上要處理的具體時(shí)間，然后從inbox拉到相應(yīng)的子目錄里。換句話說(shuō)，只要客人的郵箱地址是對(duì)的，也是你要找的rightperson，你的開(kāi)發(fā)信只能停留在他眼前2-3秒，就是決定命運(yùn)的時(shí)刻了。這種情況下，試問(wèn)你敢不敢把郵件寫(xiě)得很長(zhǎng)?10.公司介紹不要太多，最好一筆帶過(guò)?？腿艘话悴粫?huì)有太大興趣去看的。只有等他對(duì)你的產(chǎn)品，價(jià)格各方面都有興趣，他才會(huì)要了解一下我們是什么樣的公司，什么規(guī)模之類的。當(dāng)然也有客戶先要從公司基本信息了解開(kāi)始，這樣就越詳細(xì)越好了。11.如果樣板單或訂單經(jīng)過(guò)了很長(zhǎng)時(shí)間的談判，來(lái)往郵件也很多，尤其是前前后后改了很多細(xì)節(jié)，最后確認(rèn)的時(shí)候，寫(xiě)一封總結(jié)郵件，詳細(xì)列出所有細(xì)節(jié)。同樣，與客戶電話溝通或者面對(duì)面談的東西先記下來(lái)，事后馬上寫(xiě)一封總結(jié)郵件過(guò)去。千萬(wàn)別讓客戶自己寫(xiě)過(guò)來(lái)。這樣既可以避免以后不必要的糾紛，也讓客戶覺(jué)得我們服務(wù)做得好。如一美國(guó)客戶確認(rèn)訂單的時(shí)候?qū)懙?，HereIwouldliketosumupthedetailsofyourorderasbelow,1.Overallsizeisasperyoursample.2.Colorisfrom#11inK38.3.Wovenlabelandwashinglabelareasperyoursample.,4.NoHSironlogo.5.A2.75”X5”tagisasperyourartwork.6.Thestrapcomesoffat45degreeangel,andthelengthis37.5”7.Apolybagwithprintingmentioned.Pleasecorrectmeifanypointwrongormissed.12.價(jià)格問(wèn)題?？蛻粢话銜?huì)一輪一輪砍價(jià)，為自己爭(zhēng)取最大利益?！癐tistooexpensive”，或者“Yourpriceistoohigh”很多客戶會(huì)這樣寫(xiě)?；貜?fù)時(shí)不妨這樣寫(xiě)，“Ithinkthat'salittleexpensive,but...”先同意客戶的觀點(diǎn)，表示價(jià)格的確有那么一點(diǎn)點(diǎn)貴，但是……?？蛻粽f(shuō)too，我們說(shuō)alittle，這樣一來(lái)，先同意客戶的觀點(diǎn)，氣氛不會(huì)那么緊張。也留有談判余地。就算以后再降價(jià)，也不至于降太多。然后等轉(zhuǎn)折以后，再解釋給客戶聽(tīng)，我們的產(chǎn)品為什么要賣這個(gè)價(jià)錢(qián)，差別在哪里，優(yōu)勢(shì)在哪里。如果還嫌貴，可以在