項目往來文件管理程序

密級:□密級:□秘密□機密□絕密文件編號:文件編號:HF（UHP）-435-PMD-PP-001利比亞蓋爾楊簡巴度地區(qū)五千套住房項目項目往來文件管理程序0發(fā)表使用魏國越版號用途描述編制人審核人評審人審定人批準人執(zhí)行日期主編部門：工程部參編人：目錄TOC\o"1-1"\h\z1 目的 12 適用范圍 13 編號規(guī)定 14 標準格式 25 簽署 26 文件傳遞 37 電子郵件 38 調整與完善 39 其它規(guī)定 310 相關文件 411 附件 4TOC\fF\t"樣式1"\c說明：本文件執(zhí)行解釋權在工程管理部。項目往來文件管理程序第4頁共4頁項目往來文件管理程序目的為確保在利比亞間蓋爾楊簡度巴地區(qū)5000套住房項目（5000UnitsHousingProjectinGharyan,Libya；中文簡稱：字母簡碼：5KUHP項目代碼：435）執(zhí)行過程中，規(guī)范管理中國宏福集團（簡稱：CHFG詳見附件）及利比亞住房項目相關管理單位；中國宏福集團利比亞項目國內總部（簡稱：CHFGB詳見附件）；中國宏福集團利比亞項目總指揮部（簡稱：CHFGS詳見附件）與業(yè)主（Housing＆InfrastructureBoardofLibya(HIB)）、監(jiān)理、供貨廠商及其它相關單位之間的往來文件，特制定本程序。適用范圍本程序適用于利比亞間蓋爾楊簡度巴地區(qū)5000套住房項目執(zhí)行過程中，利比亞住房項目相關管理單位各職能部門與業(yè)主、監(jiān)理、及其它供貨廠商等之間為項目運作而發(fā)生的文件收發(fā)傳遞、電子郵件交流等情況。對外文件往來文件文件歸口由行政管理部統(tǒng)一管理，各相關管理部門之間或以及廠商之間往來文件歸口，由各部門自行管理。編號規(guī)定傳真、工作聯絡單、內部工作聯絡單編號在項目執(zhí)行過程中，利比亞住房項目相關管理單位與業(yè)主、監(jiān)理、其它供貨廠商等之間的傳真、信函、內部工作聯絡單必須遵從下列編號規(guī)定：X–HF（UHP）–435-XXX/XXX-XXX順序號代碼順序號代碼標識(001~n)接收單位/項目組代碼標識接收單位/項目組代碼標識發(fā)文部門/項目組代碼標識發(fā)文部門/項目組代碼標識項目代碼項目代碼標識宏福建工國際工程部代碼標識宏福建工國際工程部代碼標識信息文件分項代碼標識信息文件分項代碼標識信息文件分項代碼定義：F傳真；L工作聯絡單；C內部工作聯絡單。說明:當文件在項目內部發(fā)放時,第5層次代碼(接收單位代碼標識)省略；當文件發(fā)送當地政府機構、集團公司，或現場同時發(fā)送多個項目參建/合作組織時，第5層次代碼可用000表示。會議紀要、備忘錄、通知、指令、閱批件編號在項目執(zhí)行過程中，利比亞住房項目相關管理單位與業(yè)主、監(jiān)理、其它供貨廠商等之間的會議紀要、備忘錄、通知、指令、閱批件將遵從下列編號規(guī)定：X–HF（UHP）-435-XXX-XXX順序號代碼標識(001~n)順序號代碼標識(001~n)編制部門/項目組代碼標識編制部門/項目組代碼標識項目代碼標識項目代碼標識碼標識宏福建工國際工程部代碼標識宏福建工國際工程部代碼標識信息文件分項代碼標識信息文件分項代碼標識記錄分項代碼定義：M--會議紀要；O--備忘錄；N--通知；IB–項目經理指令；RA–閱批件。項目計劃/報告文件編號HF（UHP）–435-XXX–XXX–XXX–XXX-X后綴代碼標識（僅用于計劃）后綴代碼標識（僅用于計劃）順序號順序號代碼標識(001~n)裝置區(qū)域裝置區(qū)域代碼標識（不分裝置時以100表示）文件分類代碼標識文件分類代碼標識項目職能部門/項目組代碼標識項目職能部門/項目組代碼標識項目代碼標識項目代碼標識宏福建工國際工程部代碼標識宏福建工國際工程部代碼標識文件分類代碼定義：PLN實施計劃；SCH進度計劃；EST費用估算及控制；ARP年報；QRP季報；MRP月報；WRP周報；RPT工作報告。版號代碼定義：可變碼，由數字0、1、2……組成，排序規(guī)律遞增（用于年、月、周報及報告時缺省）。當文件/記錄在工程建設現場發(fā)生時，應在上述文件編號的職能部門/項目組代碼后加“（S）”，順序號可自成系統(tǒng)。項目職能部門/項目組代碼標識見《項目組織機構及職責》。外部組織代碼：承包商、監(jiān)理及供貨商的代碼應為該外部組織的拼音縮寫，由項目組與外部組織在協(xié)調會期間明確。發(fā)給不同接收方、不同部門、不同種類的文件（同一文件例外）均應重新開始編號；各職能部門/項目組的文件與記錄編號由工程秘書進行管理。所有文件電子版應存為OFFICE97/2000/2003格式，電子文件的命名應與紙介質文件命名相同。標準格式在項目執(zhí)行過程中，宏福建工國際工程部項目部與公司總部、監(jiān)理及其它供貨廠商等之間的傳真、信函、內部工作聯絡單、會議紀要、備忘錄、通知、工作報告、指令、閱批件必須遵從附件標準格式，工作計劃、進度計劃、費用估算及控制文件、年報、季報、月報、周報等文件的標準格式見相應的程序文件。起草人應保證各項信息填寫完全，編號準確，頁面清晰，簽署有效。簽署傳真、信函以部門或項目組名義發(fā)出的傳真或信函，應有起草人和職能部門/項目組經理的簽署方為有效；以項目名義發(fā)出的傳真或信函，應有起草人和項目主任的簽署方為有效。會議紀要、備忘錄、指令、閱批件以職能部門/項目組名義對外的會議紀要、備忘錄、指令、閱批件，應有職能部門/項目組經理和對方同等級別的負責人或授權代表簽署方為有效；以項目名義對外的會議紀要或備忘錄，應有項目經理和對方同等級別的負責人或授受權代表簽署方為有效。文件傳遞項目發(fā)生的所有傳真、工作聯絡單、內部工作聯絡單、會議紀要、備忘錄、通知、工作報告、指令、閱批件都必須嚴格按照“起草審核批準（或簽發(fā)）分發(fā)存檔”的程序進行，以保證文件始終處于受控制狀態(tài)。文件發(fā)出后，一般可以電話方式確認對方是否收到。對于需要簽收或回執(zhí)的，應按有關管理規(guī)定要求執(zhí)行，收件方應以傳真方式返回其代表親筆簽署的回執(zhí)。對外的會議紀要、備忘錄、指令、閱批件，參加各方都應保存原件。目錄清單及文件傳送表編號為了保證文件的分發(fā)、保持及追溯效果，職能部門或項目組應按“文件傳送表或文件閱批表”的要求進行分發(fā)，對發(fā)表或接收的正式文件建立目錄清單，其編號層次定義如下：X–HF（UHP）-435-XXX-XX順序號代碼標識(01~n)順序號代碼標識(01~n)項目職能部門/項目組代碼標識項目職能部門/項目組代碼標識項目代碼標識標識項目代碼標識標識宏福建工國際工程部代碼標識宏福建工國際工程部代碼標識I目錄清單代碼標識I目錄清單代碼標識T文件傳送表代碼標識R文件閱批表代碼標識注釋：當項目組需要按裝置單元建立目錄清單時，可在項目組代碼前加裝置單元代碼標識。文件密級本項目所有往來文件密級分三個密級，絕密、機密、秘密；絕密級：公司主要負責人傳閱（或由公司總經理確定傳閱范圍）；機密級：利比亞項目部部門以上負責人傳閱（或由公司總經理確定傳閱范圍）；秘密級：利比亞項目部內部人員。以上密級劃分依據合同相關條款編制。電子郵件一般的對外工作和業(yè)務往來信息，如果不涉及到雙方責任或經濟利益，為便于工作，也可以在雙方達成一致的情況下，通過電子郵件來完成。為確認對方是否收到所發(fā)出的郵件，一是可將電子郵件設置為要求回執(zhí)的郵件，即當對方收到并打開郵件后，網絡將自動發(fā)給發(fā)郵件方回執(zhí)；二是可以通過電話進行確認。調整與完善在項目執(zhí)行過