《秘書文檔管理》思考與實(shí)訓(xùn)習(xí)題及答案 －第4章

《秘書文檔管理》習(xí)題參考答案第四章想一想第128頁：后者思考與實(shí)訓(xùn)１．簡述檔案收集工作的內(nèi)容。（1）檔案室收集工作。一是單位內(nèi)歸檔文件的接收。檔案室對(duì)本單位文書部門或業(yè)務(wù)部門歸檔文件的接收工作。文件的歸檔是檔案室檔案收集的主要途徑。二是對(duì)少數(shù)零散文件的收集。零散文件的收集是正常歸檔工作的一種補(bǔ)充，是對(duì)單位內(nèi)散存文件的一種突擊性的收集，是單位檔案室收集檔案的一種輔助途徑。（2）檔案館的收集工作。檔案館對(duì)現(xiàn)行機(jī)關(guān)具有長遠(yuǎn)保存價(jià)值檔案的接收；檔案館對(duì)撤銷機(jī)關(guān)檔案的全部接收；檔案館對(duì)社會(huì)散存檔案的接收和征集；對(duì)歷史檔案的接收和征集工作;檔案館之間相互交接與交換檔案的工作。２．檔案館對(duì)現(xiàn)行單位檔案的接收方法有哪些？（1）逐年接收。就是現(xiàn)行機(jī)關(guān)將保管期滿的檔案每年向檔案館移交一次；（2）定期接收是指現(xiàn)行機(jī)關(guān)將保管期滿的檔案每隔一段時(shí)間向檔案館移交一次。３．簡述全宗的概念及含義。全宗是一個(gè)獨(dú)立的機(jī)關(guān)、組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的全部檔案的有機(jī)整體。其具體含義如下：（１）全宗是一個(gè)有機(jī)整體。全宗具有不可分割性，全宗是組成國家檔案和進(jìn)行分類、管理的基本單位，除個(gè)別情況外，同一全宗的檔案不能分散，不同全宗的檔案不能混雜。（２）全宗是在一定歷史活動(dòng)中形成的。（3）全宗是以一定的社會(huì)單位為基礎(chǔ)構(gòu)成的。４．全宗的補(bǔ)充形式有哪些？包括聯(lián)合全宗、全宗匯集和檔案匯集。５．立檔單位的構(gòu)成條件有哪些？（1）可以獨(dú)立行使職權(quán)，并能主要以自己的名義對(duì)外行文；（2）設(shè)有會(huì)計(jì)單位或經(jīng)濟(jì)核算單位，自己可以編制預(yù)算或財(cái)務(wù)計(jì)劃；（3）設(shè)有管理人事的機(jī)構(gòu)或人員，并有一定的人事任免權(quán)。６．閱讀下面的材料，然后回答提出的問題。中國物資儲(chǔ)運(yùn)××公司組織人員開發(fā)研制的“吊車、礦車二功能安全定位器”（以下簡稱“定位器”），經(jīng)公司組織現(xiàn)場應(yīng)用試制鑒定成功。但該公司不重視檔案尤其是科研檔案的管理，使該項(xiàng)成果長期存放在項(xiàng)目設(shè)計(jì)人劉××個(gè)人手中。２０１５年４月１６日，劉××采取偷梁換柱的手法，以其愛人隋××個(gè)人的名義向國家專利局申報(bào)，獲得了“定位器”的專利。這起專利侵權(quán)行為，使公司蒙受了很大損失。后經(jīng)市中級(jí)人民法院裁決，該公司獲得了“定位器”的專利權(quán)，但教訓(xùn)非常深刻。（１）從檔案收集的角度，分析一下造成公司損失的主要原因。答：主要原因有：一是公司的檔案收集不齊全、不完整；二是檔案歸檔制度未有效落實(shí)；三是公司缺乏對(duì)違規(guī)人員的處罰制度與措施。（２）請(qǐng)問公司如何避免類似問題再次出現(xiàn)？答：一是嚴(yán)格落實(shí)歸檔制度；二是各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)歸檔文件的整理工作；三是檔案室工作人員對(duì)業(yè)務(wù)部門加強(qiáng)文件整理與