會展現(xiàn)場管理1

展覽會現(xiàn)場管理On-spotManagementofExhibitions11、展覽現(xiàn)場管理的概念理解2、展覽會現(xiàn)場管理的主要內(nèi)容3、展覽會布展和撤展管理4、運輸代理商管理5、專業(yè)觀眾管理與現(xiàn)場服務6、酒店、餐飲與旅行接待服務主要內(nèi)容Whatwewilldiscuss

inthisspeech？21、展覽現(xiàn)場管理的概念理解現(xiàn)場是執(zhí)行或?qū)嵤┱故尽⒄钩龈鱾€環(huán)節(jié)的操作時段，地點以主辦方開始啟用后的場館為主，也包括其他相關涉及的場所，如運輸拆卸場地等。進場布置的第一天到展覽結(jié)束撤館結(jié)束的這段時間內(nèi)，展覽主辦方對參展商、搭建商、運輸商等各類服務商在內(nèi)的各實施單位在現(xiàn)場按原有計劃進行有序的協(xié)調(diào)、監(jiān)督和管理，以及對參展商、觀眾在現(xiàn)場所發(fā)生的一切需求所進行的協(xié)調(diào)服務和管理。3現(xiàn)場管理的原則找出可能出現(xiàn)的問題并作精密分析。努力在不確定因素里找出盡量確定的因素。要有預案和預備力量。1、盡量利用服務鏈外包服務，進行監(jiān)控。2、指定專人在專門時間負責專項工作，明前分工、分清職責、責任到人。3、對于重點工作，實行雙重核查制度。4、對重要環(huán)節(jié)，負責人應及早提出注意問題，實時監(jiān)督。5、重視對臨時人員的短期培訓。4展覽會現(xiàn)場管理管理什么？5展覽會現(xiàn)場管理對成功地辦好一屆展覽會至關重要，現(xiàn)場管理做得不好會影響專業(yè)觀眾和參展商對展覽會的滿意程度，直至影響整個展覽會的品質(zhì)。6一、觀眾登記和入場管理觀眾登記處——為了提高工作效率，絕大多數(shù)展會組織者都偏向于把預先登記的觀眾和現(xiàn)場注冊的觀眾分開，有些展覽會還進一步將現(xiàn)場注冊的觀眾分成兩類，即有名片的和無名片的，前者只需憑名片在觀眾登記處辦好相關手續(xù)就可以換取胸卡，后者則要在主辦方人員的指導下填寫登記表，然后再到登記處辦理手續(xù)。為了消磨人們在登記處的等待時間，一些展覽會的主辦單位還在入口處設置了展覽活動及論壇議程牌，這樣無疑也便于人們尤其是現(xiàn)場注冊的觀眾預先了解展覽會的總體結(jié)構(gòu)和主要活動安排。

7二、展覽會現(xiàn)場廣告管理在一次大型展覽活動中，主辦單位獲取廣告收入的渠道很多，如展覽快訊、展會會刊、戶外廣告牌、氣球、標語等，但無論采用什么樣的廣告載體，展會主辦單位都必須制定明確、統(tǒng)一的廣告政策，做到對所有參展商一視同仁。即使制定有相應的優(yōu)惠措施，也應該讓所有參展商都了解，而不應簡單地根據(jù)參展企業(yè)的規(guī)模大小來決定是否給予其優(yōu)惠。8三、參展商行為管理參展商行為管理的主要工作依據(jù)是參展合同。在布展（尤其是某參展商需要進行特裝時）、開展和撤展等不同階段，展覽會主辦單位都應和參展商進行有效的溝通，確保它們的行為符合參展合同尤其是場館的使用規(guī)定。必要時主辦單位可以采用強制性措施，以維護絕大多數(shù)參展商的正當利益和保證整個展覽會的順利進行。9四、安全管理自9·11事件后，安全問題被提上世界展覽業(yè)發(fā)展的重要議程，時至今天，安全的辦會/展環(huán)境已經(jīng)成為現(xiàn)代城市發(fā)展展覽業(yè)的重要競爭力。展覽會現(xiàn)場的安全管理主要涉及三個方面，即盜竊、火災和衛(wèi)生。為此，展會主辦單位需要和消防、衛(wèi)生和公安等部門主動聯(lián)系，積極爭取這些部門的支持。10五、交通、物流管理對現(xiàn)場物流和交通的控制是展覽會全面控制的至關重要的部分，事實上，交通也屬于物流的范疇，只不過這里的“交通”主要指現(xiàn)場的交通工具、停車場及線路的規(guī)劃，如展品運輸車輛、巴士（往返于地鐵或機場與場館之間）、Taxi、停車場等。展覽會現(xiàn)場的物流管理工作十分繁瑣，哪怕是看似簡單的停車場事務，也要充分考慮到展品運貨司機、貴賓、參展商和專業(yè)觀眾的不同需要。11對于大型展覽活動而言，現(xiàn)場交通與物流管理的負責人至少應該掌握：■一份相關聯(lián)系人名單；■場館地圖；■展品抵達場館的時間；■現(xiàn)場交通規(guī)劃草圖；■緊急情況應對計劃；■現(xiàn)場聯(lián)絡點，包括安全和志愿者。12六、餐飲管理餐飲服務是展覽會質(zhì)量的一個重要環(huán)節(jié)。展覽會主辦單位可采取外包的方式，將展會期間餐飲區(qū)的經(jīng)營權(quán)臨時轉(zhuǎn)讓給知名酒店或連鎖餐廳，并通過合同條款對其菜單、份量和價格等進行嚴格的約束，以確保現(xiàn)場餐飲服務的質(zhì)量。在這一點上，有些展覽公司所采取的餐飲服務公開招標的方法值得借鑒。還有一點需要強調(diào)，在展會餐飲區(qū)，餐飲服務人員還應該對簡易飯盒等餐具進行及時清理，為參展商和專業(yè)觀眾營造一個良好的就餐環(huán)境。13七、證件管理通常來說，在一次展覽會中，主辦機構(gòu)至少要印制6種證件，分別發(fā)放給參展商、專業(yè)觀眾、工作人員（包括主辦機構(gòu)、承辦機構(gòu)和協(xié)辦機構(gòu)的相關工作人員）、籌（撤）展人員、媒體記者及與會嘉賓（包括領導和演講嘉賓）。另外，為了保證參展商、專業(yè)觀眾和嘉賓的停車位，場館管理方還會使用停車證。如果展覽會擬出售門票，主辦單位需要事先向稅務部門報告，在征得同意后方可印制和出售門票。14八、參展商和觀眾投訴處理在展覽會舉辦過程中，不可避免地會存在個別參展商和專業(yè)觀眾會對場館現(xiàn)場管理、餐飲配套服務等表示不滿，并向主辦單位接待辦公室提出投訴，有些則直接到問詢處投訴，這時迫切需要有一個專門的機構(gòu)來處理各種投訴。例如，在第二屆中國（深圳）消費商品采購大會上，組委會在總服務臺設立了問詢投訴處，負責回答參展商和觀眾的問詢，并處理各種投訴，收到了比較好的效果。15九、新聞管理一般來說，國內(nèi)1萬平方米以上的展覽會都會在現(xiàn)場設立新聞中心或新聞辦公室，以便參展商和主辦單位能及時發(fā)布各種信息。新聞中心的硬件設施和人員配備應根據(jù)展會規(guī)模等實際情況決定。另外，展覽會主辦單位往往會安排專門的新聞主管，負責統(tǒng)一發(fā)布展覽會的官方信息，并接受媒體的采訪；所委任的新聞主管必須善于言辭，舉止落落大方，并十分熟悉展覽會的相關情況。16十、知識產(chǎn)權(quán)保護工作主辦方應在現(xiàn)場設立專門辦公室，并聘請專職律師咨詢?；驹瓌t：堅決反對利用展覽侵犯知識產(chǎn)權(quán)。用證據(jù)講話。被告方如有異議，有申辯權(quán)利，但須提供證據(jù)。否則暫時撤下有疑問的展品。雙方應在展后訴諸法律解決。17十一、現(xiàn)場保潔管理現(xiàn)場保潔分別由場館方、主場搭建商和特裝搭建商分工負責。展覽場地內(nèi)公共區(qū)域的清潔工作由場館方負責，如通道、廁所、餐廳等。展臺內(nèi)的清潔按“誰搭建、誰負責保潔”原則來負責。特裝搭建商應在撤展時將展臺內(nèi)的裝修垃圾清理帶走。18展覽會布展和撤展管理19一、布展管理布展工作一般在展覽會開幕前幾天舉行，時間長短依展覽會的不同規(guī)模和主題而定。譬如，大型汽車展或機械展往往需要近一個星期的時間，而消費品或珠寶首飾等主題的展覽會通常只需要一兩天的時間。對于主辦單位而言，布展就是對展覽會現(xiàn)場環(huán)境進行規(guī)劃，對參展商、搭建商、運輸商等的有關工作進行協(xié)調(diào)和管理，從而為展覽會正式開幕做好準備的籌備階段。20表1布展期間的主要工作內(nèi)容工作項目工作描述搭建展臺之前到管理部門辦理相關手續(xù)到工商、消防、公安和海關等部門報批和備案，并辦理有關手續(xù)（對于有特殊需要的大型國際展覽會，還應邀請這些部門現(xiàn)場辦公）與指定搭建商和運輸代理商協(xié)調(diào)共同討論和預防展臺搭建、展品運輸過程中可能會出現(xiàn)的問題安排餐飲、旅行等服務商預先安排展覽會現(xiàn)場的各項服務設施，其中，餐飲服務在搭建展臺期間便可向參展商提供爭取其他部門的支持有時，還要爭取衛(wèi)生、銀行、交通、知識產(chǎn)權(quán)等部門的支持21表1布展期間的主要工作內(nèi)容搭建展臺期間展位劃線根據(jù)各參展商租用的場地位置和面積，劃分好每一個展位的具體范圍鋪設地毯在場館的公共區(qū)域、標準攤位等地方鋪設地毯參展商報到和進場參展商憑合同或參展申請回執(zhí)等有效證明到現(xiàn)場報到，辦理相關入場手續(xù)，并領取相關證件現(xiàn)場施工管理派專人管理指定搭建商和特裝修參展商的現(xiàn)場施工活動，避免出現(xiàn)現(xiàn)場混亂或存有安全隱患搭建標準攤位完成所有標準攤位的制作，并認真核對展臺號及各參展商的中英文名稱等信息海關現(xiàn)場辦公對于海外參展展品，主辦單位應陪同海關進行現(xiàn)場抽查，如果海外展品比例較大，可邀請海關現(xiàn)場辦公現(xiàn)場安全保衛(wèi)工作做好相關安全保衛(wèi)工作，如定期巡邏、執(zhí)行出門證管理制度等消防和安全檢查當全部展位搭建完畢后，主辦單位應陪同消防、安保部門進行全面檢查，以便及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患布展清潔工作及時收集和處理布展所產(chǎn)生的垃圾接待媒體布展期間也會有部分媒體前來采訪，因而主辦單位還應安排專人負責媒體接待工作注：以上工作范圍包括室外場地22■特殊搭建租用光地的參展商均為特殊搭建展臺，無論是由指定單位搭建還是自行搭建，均需在3月10日前將展臺設計彩色效果圖、平面圖和所用材料防火證明報給主辦單位，以便及時上報消防部門批準備案。所有的搭建材料必須采用不燃或阻燃材料；未經(jīng)同意的方案，消防部門不允許在展館內(nèi)搭建。不委托指定搭建單位而自行搭建的參展商，展覽館規(guī)定需交納以下兩項費用方能準入搭建（進館前向指定搭建單位交納）?！厥獯罱ü芾碣M，凈面積200元/平方米/展期；搭建押金3000元/展臺?！┕と藛T“施工證”，臨時施工證50元/張。進館前一天或當天在二樓現(xiàn)場服務處辦理。232、展臺清潔展覽會開幕前和展覽會開放期間，參展商要保持自己展臺清潔，每天閉館前請展商把廢棄物品放在走廊廢物箱里。3、展臺搭建注意事項對于租用光地的參展商，布展時，任何物品離地面高度不得超過4米，并且不能超過所租展臺的占地界限，如超過4米則必須通過消防驗收方可搭建。需要進行展臺特殊搭建的參展商，請在2004年3月10日前將設計效果圖復印兩份交主辦單位審閱以獲批準。對于租用標準展位的參展商，不允許私自拆搭展臺。

24表2撤展期間的主要現(xiàn)場管理工作二、撤展管理25三、配套服務管理在布展和撤展期間，展會主辦單位應該為參展商（往往還包括一些媒體記者）提供相關配套服務，如出門證管理、餐飲服務、保安服務和消防管理等。然而，許多展覽會的組織者尚未重視布展和撤展期間的餐飲服務，認為還沒有正式開展，這些事情應由參展商自己解決。26展覽會運輸代理商管理27展品運輸?shù)幕境绦?、運前：認真挑選運輸商2、運中：緊密聯(lián)系運輸商3、進館：迅速有序搬進場4、展后：妥善處理參展品28

對運輸商的現(xiàn)場管理絕大多數(shù)情況下，展覽會主辦單位都對運輸商實行《運輸車輛出入證》管理。常見的規(guī)定有：需要進入裝卸區(qū)或展館的車輛須事先到展館物業(yè)管理處辦理《運輸車輛出入證》，憑證裝卸貨物；如果參展商自備貨車運送展品到現(xiàn)場，請?zhí)崆芭c大會指定運輸代理商聯(lián)系卸貨進館事宜；存儲和運送展品的紙板箱、板條箱、包裝材料和集裝箱等不得存儲在展館內(nèi)，參展商應和大會指定運輸代理商聯(lián)絡存放事宜。29專業(yè)觀眾管理與現(xiàn)場服務30一