檔案管理制度匯編

檔案管理制度一、概述二、檔案管理依據(jù)三、檔案管理要求及填寫要點(diǎn)四、資料管理辦法主要內(nèi)容檔案

是什么一、概述檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

工程造價(jià)咨詢檔案是指咨詢企業(yè)從接受委托、調(diào)研、取證、編審、合議、復(fù)核、審批到出具報(bào)告書全過程中形成的具有查考和保存價(jià)值的文件和材料。工程造價(jià)咨詢企業(yè)應(yīng)當(dāng)從組織措施、經(jīng)濟(jì)措施、管理措施入手，在人員、制度、機(jī)構(gòu)等方面，建立、健全檔案管理規(guī)章制度，規(guī)范工作標(biāo)準(zhǔn)，使本企業(yè)檔案管理工作制度化。工程造價(jià)咨詢檔案屬于長期保管機(jī)密文件，各企業(yè)完成咨詢業(yè)務(wù)后必須逐項(xiàng)建立檔案，并應(yīng)登記造冊(cè)、專人進(jìn)行管理，建立起造價(jià)咨詢業(yè)務(wù)臺(tái)賬。工程造價(jià)咨詢檔案管理員干什么建設(shè)工程造價(jià)咨詢資料員的工作是一項(xiàng)集工程造價(jià)咨詢檔案搜集及管理為一體的復(fù)合專業(yè)工作，必須具備一定的工程造價(jià)咨詢專業(yè)知識(shí)、檔案搜集及管理專業(yè)知識(shí)、操作及應(yīng)用計(jì)算機(jī)與相關(guān)office軟件能力。1）了解國家、省、市建設(shè)工程造價(jià)咨詢行業(yè)的有關(guān)法律、法規(guī)、執(zhí)業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范；2）理解建設(shè)工程造價(jià)咨詢的成果文件，了解工程造價(jià)咨詢各類型成果文件的組成內(nèi)容及相關(guān)聯(lián)系；3）熟悉建設(shè)工程造價(jià)咨詢的工作流程、各階段所應(yīng)完成的工作內(nèi)容及所應(yīng)提交的相關(guān)資料；4）熟悉工程造價(jià)咨詢過程中執(zhí)業(yè)檔案資料的收集及管理，并且能夠正確歸納相關(guān)表格；5）能熟練操作計(jì)算機(jī)及相關(guān)office軟件，并能將計(jì)算機(jī)與檔案管理工作緊密結(jié)合起來，以提高檔案管理工作效率。2024/2/1項(xiàng)目資料工程咨詢合同往來票據(jù)會(huì)議記錄報(bào)告書過程文件1、湖北省建設(shè)廳2000年2月28日《湖北省建設(shè)工程咨詢執(zhí)業(yè)準(zhǔn)則（試行）》；（文件匯編下冊(cè)第569頁）；2、中國建設(shè)工程造價(jià)管理協(xié)會(huì)2002年6月18日《工程造價(jià)咨詢業(yè)務(wù)操作指導(dǎo)規(guī)程》中價(jià)協(xié)[2002]016號(hào)；（文件匯編下冊(cè)第623頁）3、武漢市工程建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)定額管理站2014年12月15日《武漢市建設(shè)工程造價(jià)咨詢檔案管理指導(dǎo)意見》武建標(biāo)定[2014]3號(hào)；4、湖北省地方標(biāo)準(zhǔn)《建設(shè)工程造價(jià)咨詢質(zhì)量控制規(guī)范》（DB42/T823-2012）;5、武漢市建設(shè)委員會(huì)2009年8月17日《湖北省工程造價(jià)咨詢企業(yè)管理實(shí)施細(xì)則（試行）》武建[2009]165號(hào)；6、武漢市建設(shè)工程造價(jià)管理站2010年3月24日《武漢市工程造價(jià)咨詢企業(yè)資料員管理暫行辦法》武建價(jià)字[2010]5號(hào)；7、《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》GB/T50328-2001。2024/2/1二、檔案管理依據(jù)1、工程造價(jià)咨詢合同：造價(jià)咨詢合同可以為單項(xiàng)工程合同、年度合同以及框架協(xié)議；司法鑒定、政府財(cái)政審計(jì)委托書可視為咨詢合同；

合同應(yīng)采用《建設(shè)工程造價(jià)咨詢合同》（示范文本：GF-2002-0212)；

合同簽訂雙方的相關(guān)信息（開戶銀行的名稱及行號(hào)、賬號(hào)、法定代表人或委托代理人的簽章、合同簽訂日期）填寫應(yīng)盡量完整；對(duì)項(xiàng)目的造價(jià)咨詢時(shí)間應(yīng)進(jìn)行明確約定；對(duì)造價(jià)咨詢收費(fèi)及付款方式應(yīng)進(jìn)行明確約定。2024/2/1三、檔案管理要求及填寫要點(diǎn)2、工程造價(jià)咨詢相關(guān)資料交接清單：咨詢資料按照湖北省地方標(biāo)準(zhǔn)《建設(shè)工程造價(jià)咨詢質(zhì)量控制規(guī)范》（DB42/T823-2012）中要求進(jìn)行核算（估算按第6.2.2條、概算按第7.2.2條、預(yù)算按第8.2.2條至第8.2.5條、結(jié)算按第9.2.2條及第9.2.3條、決算按第10.2.4條、投資后評(píng)價(jià)按第13.2.3條）

資料交接時(shí)的相關(guān)手續(xù)和交接時(shí)間要完備；

例：

工程清單及招標(biāo)控制價(jià)的編制（C類）所需資料：

招標(biāo)文件、招標(biāo)答疑紀(jì)要文件、設(shè)計(jì)施工圖紙、甲控或甲供設(shè)備及材料清單；

工程竣工結(jié)算審核（B類）所需資料：

工程招標(biāo)文件、招標(biāo)答疑紀(jì)要文件、投標(biāo)文件、施工合同及補(bǔ)充協(xié)議、主要甲供或甲供材料及設(shè)備價(jià)格簽證單據(jù)、送審工程結(jié)算書、設(shè)計(jì)變更單、現(xiàn)場簽證單、會(huì)議紀(jì)要、其他影響工程造價(jià)的相關(guān)資料等2024/2/13、工程造價(jià)咨詢工作方案：咨詢工作目標(biāo)和范圍要明確，應(yīng)根據(jù)工程項(xiàng)目的實(shí)際情況進(jìn)行編制；工作程序和處理原則應(yīng)根據(jù)每個(gè)項(xiàng)目的類別及實(shí)際情況進(jìn)行編制，不能一概而論；4、業(yè)務(wù)操作階段：

該階段主要分為招投標(biāo)階段、施工階段、全過程服務(wù)階段、竣工結(jié)算階段等4個(gè)階段。（施工階段和全過程服務(wù)階段暫無明確的資料管理制度，但是需根據(jù)實(shí)際情況收集及整理過程文件）

招投標(biāo)階段：招標(biāo)控制價(jià)及預(yù)算價(jià)

竣工結(jié)（決）算計(jì)后評(píng)價(jià)階段：竣工結(jié)（決）算計(jì)價(jià)方式與施工合同或協(xié)議的約定不符，扣35分；缺項(xiàng)定額補(bǔ)充計(jì)算的項(xiàng)目如按照業(yè)主方簽字蓋章確認(rèn)的簽證價(jià)（應(yīng)是合理范圍的價(jià)格）計(jì)算的，雖未履行備案手續(xù)，但不扣分。

2024/2/15、造價(jià)咨詢相關(guān)資料：

1）工程項(xiàng)目施工合同及補(bǔ)充協(xié)議；2）招標(biāo)文件（含招標(biāo)答疑紀(jì)要、補(bǔ)充招標(biāo)文件）；3）投標(biāo)文件（商務(wù)標(biāo)、技術(shù)標(biāo)文件及投標(biāo)過程中與工程造價(jià)有關(guān)的相關(guān)承若文件）4）工程結(jié)算書（應(yīng)為有效送審結(jié)算書，相關(guān)人員的簽章及施工單位的公章，業(yè)主單位的同意送審簽章）；5）設(shè)計(jì)變更單；6）工作聯(lián)系函；7）現(xiàn)場簽證單；8）現(xiàn)場勘查記錄；9）索賠記錄；10）咨詢業(yè)務(wù)會(huì)商記錄；11）材料價(jià)格簽證單；12）造價(jià)協(xié)調(diào)會(huì)議記錄等相關(guān)資料。2024/2/16、成果文件：

成果文件包含：編審確認(rèn)表、工程造價(jià)編審匯總表、工程預(yù)結(jié)算書）、工程造價(jià)咨詢報(bào)告書、成果文件扉頁（應(yīng)體現(xiàn)公司的三級(jí)復(fù)核程序及復(fù)合意見

咨詢成果文件歸檔資料按湖北省地方標(biāo)準(zhǔn)《建設(shè)工程造價(jià)咨詢質(zhì)量控制規(guī)范》【DB42/T823-2012】第5.4.7條規(guī)定執(zhí)行，咨詢過程文件歸檔資料按湖北省地方標(biāo)準(zhǔn)《建設(shè)工程造價(jià)咨詢質(zhì)量控制規(guī)范》【DB42/T823-2012】第5.4.6.2條規(guī)定執(zhí)行

應(yīng)注意的問題：編審確認(rèn)表中三方簽章中應(yīng)為公章，不能為項(xiàng)目部章、部門公章、合同專用章；工程造價(jià)編審匯總表中應(yīng)明確有咨詢單位名稱和時(shí)間落款，并加蓋公章，造價(jià)咨詢單位代表人應(yīng)為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及以上人員簽字。2024/2/17、造價(jià)咨詢項(xiàng)目校審記錄表

編制人應(yīng)對(duì)校核人、審核人對(duì)工程項(xiàng)目咨詢文件初稿所提出的相關(guān)錯(cuò)誤進(jìn)行確認(rèn)并修改，校核人和審核人不能為同一人，且應(yīng)與項(xiàng)目操作人員配置一覽表、工程造價(jià)咨詢工作方案中的人員安排保持一致；（注：如出現(xiàn)校核欄及審核欄中出現(xiàn)校（審）核無誤字樣的意見，一律視為未進(jìn)行校審）8、與成果文件相關(guān)的計(jì)算底稿

過程文件的修改及校審痕跡盡可能的保留存檔；

最終的成果文件需注意版本號(hào)，要求和最終的報(bào)告結(jié)果相一致。2024/2/19、造價(jià)咨詢項(xiàng)目征詢意見回訪記錄表

項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)該項(xiàng)目的造價(jià)咨詢工作進(jìn)行匯總小結(jié)，對(duì)工作工程中的不足之處、重要節(jié)點(diǎn)及需要改進(jìn)的地方應(yīng)做出說明，以利于公司技術(shù)負(fù)責(zé)人根據(jù)該項(xiàng)目的實(shí)施情況提出完善措施。10、建設(shè)工程預(yù)算結(jié)算協(xié)調(diào)會(huì)議記錄

造價(jià)咨詢單位在咨詢工作過程中，應(yīng)和建設(shè)單位、施工單位在招標(biāo)文件、招標(biāo)答疑紀(jì)要文件、施工合同（補(bǔ)充協(xié)議)、設(shè)計(jì)變更及現(xiàn)場簽證單據(jù)、甲供或甲控設(shè)備及材料價(jià)格簽證單據(jù)等經(jīng)濟(jì)文件的理解上出現(xiàn)分歧時(shí)，應(yīng)組織相關(guān)各方進(jìn)行協(xié)調(diào)會(huì)議，會(huì)議中形成的相關(guān)最終意見組織成協(xié)調(diào)會(huì)議記錄，與會(huì)各方應(yīng)在協(xié)調(diào)會(huì)議記錄上簽字蓋章，生效后作為造價(jià)咨詢成果文件的依據(jù)文件進(jìn)行存單備查。2024/2/111、成果文件交付登記表

應(yīng)完整填寫項(xiàng)目標(biāo)示、成果文件名稱、總份數(shù)（含存單）、委托方名稱、分發(fā)情況；簽收單位及經(jīng)手人應(yīng)進(jìn)行簽章認(rèn)可；簽收時(shí)間應(yīng)明確。有條件的請(qǐng)款下盡量要求簽收單位加蓋公章，以防止日后關(guān)于成果文件是否送達(dá)引起相關(guān)糾紛。12、項(xiàng)目備案資料2015年3月1日起停止辦理備案，但15年3月1日前的工程需要備案資料；在武漢市外承接工程造價(jià)咨詢項(xiàng)目的，應(yīng)到項(xiàng)目所在地的工程造價(jià)管理機(jī)構(gòu)及時(shí)辦理單項(xiàng)業(yè)務(wù)告知性備案，并做好存檔資料。13、咨詢業(yè)務(wù)檔案的時(shí)效性：自項(xiàng)目完結(jié)后開始?xì)w檔之日起，保存期不少于5年。2024/2/1采購合同其它技術(shù)資料招投標(biāo)資料往來文件銷售合同同時(shí)建立索引檔案放哪兒四、資料管理辦法容易分類易于保密保護(hù)性好檢索簡便1．抽屜式直立檔案202．開放式橫向檔案整齊劃一便于取閱易于查找保密性一般213．穿孔式活頁夾容易損毀有順序性保密性差容易保存22標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一便于存取長期保存保護(hù)性好4．檔案盒23靈活取用存量較小容易脫落5．金屬文件夾24隔水防污拿取方便保密性低暫時(shí)保存6．透明資料袋25拿取方便臨時(shí)存取保密性差7．多層資料盒26檔案如何管格式統(tǒng)一標(biāo)識(shí)鮮明科學(xué)分類及時(shí)記錄統(tǒng)