公司文秘檔案管理制度范本

第頁共頁公司文秘檔案管理制度范本第一章總則第一條為規(guī)范公司文秘檔案管理工作，保證文件的安全性和完整性，提高文件利用效率，制定本制度。第二章組織機(jī)構(gòu)第二條公司設(shè)立文秘檔案管理部門，負(fù)責(zé)文秘檔案的管理工作。第三條文秘檔案管理部門的職責(zé)包括：編制、實(shí)施和監(jiān)督文秘檔案管理制度；組織檔案的收集、整理、歸檔和保管工作；協(xié)助其他部門進(jìn)行檔案查詢和利用。第四章檔案的收集和整理第五條全體員工對(duì)于公司文秘檔案的收集和整理應(yīng)予以支持和配合。文秘檔案管理部門負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)和指導(dǎo)各部門的檔案工作。第六條公司對(duì)于不同類別的文秘檔案設(shè)置了相應(yīng)的收集和整理制度，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整和修改。第七條每個(gè)部門設(shè)立一名檔案管理員，負(fù)責(zé)本部門的檔案收集、整理和保管工作。檔案管理員應(yīng)具備相關(guān)的檔案管理知識(shí)和技能。第五章檔案的分類和歸檔第八條公司將文秘檔案分為重要檔案和一般檔案兩類。第九條重要檔案包括：公司章程、合同、協(xié)議、重要會(huì)議紀(jì)要、公司決議、重大投資項(xiàng)目資料等。第十條一般檔案包括：部門會(huì)議紀(jì)要、工作報(bào)告、公司通知、合作伙伴資料等。第十一條檔案歸檔要按照時(shí)間順序進(jìn)行，同一類別的檔案應(yīng)放在一起，并在檔案文件夾上標(biāo)注歸檔時(shí)間和類別。第六章檔案的保管第十二條檔案保管地點(diǎn)應(yīng)設(shè)立安全性高、防火、防水、防盜、防蟲的檔案室，并配備相應(yīng)的設(shè)施和設(shè)備。第十三條檔案室應(yīng)由專人負(fù)責(zé)管理和保管，設(shè)立相應(yīng)的檔案存儲(chǔ)區(qū)，各類檔案應(yīng)按照類別和時(shí)間進(jìn)行儲(chǔ)存，并做好相應(yīng)的標(biāo)識(shí)。第十四條檔案室對(duì)外人員應(yīng)采取訪客登記制度，禁止未經(jīng)許可的人員進(jìn)入檔案室。第七章檔案的維護(hù)第十五條每個(gè)部門應(yīng)每年組織對(duì)檔案進(jìn)行一次全面檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)進(jìn)行整治和修復(fù)。第十六條檔案室負(fù)責(zé)對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，并進(jìn)行定期的維護(hù)和檢查。第十七條檔案室應(yīng)保留最近五年的檔案，超過五年的檔案根據(jù)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀或者調(diào)檔。第八章檔案的查詢和利用第十八條公司員工可以根據(jù)工作需要向檔案管理部門提交檔案查詢申請(qǐng)，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)提供查詢結(jié)果或者協(xié)助查詢。第十九條檔案管理部門應(yīng)提供檔案利用指南，指導(dǎo)員工進(jìn)行檔案利用和查詢，建立檔案利用和查詢制度。第九章檔案的銷毀和調(diào)檔第二十條每個(gè)部門應(yīng)根據(jù)檔案管理制度的規(guī)定，按照相應(yīng)的程序和時(shí)限對(duì)檔案進(jìn)行銷毀或者調(diào)檔。第二十一條銷毀涉及重要信息的檔案，需要經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并由專人進(jìn)行銷毀，并制作銷毀記錄。第十章監(jiān)督和評(píng)估第二十二條公司對(duì)文秘檔案管理工作進(jìn)行定期抽查，并對(duì)表現(xiàn)優(yōu)異的部門和個(gè)人進(jìn)行表揚(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)。第二十三條文秘檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)文秘檔案管理工作進(jìn)行和評(píng)估和督導(dǎo)，并向公司領(lǐng)導(dǎo)提出改進(jìn)建議。第十一章附則第二十四條本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行，如有需要隨時(shí)進(jìn)行修改和完善。第二十五條其他未盡事項(xiàng)參照國家