電子表格處理軟件

第四章電子表格處理軟件人民郵電出版社主編賈昌傳計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)第四章電子表格處理軟件41簡(jiǎn)單表格的創(chuàng)建42數(shù)據(jù)的整理和分析43公式和函數(shù)44Ecel中的圖表*45高級(jí)技巧本章以微軟Ecel2010為例介紹電子表格軟件。通過(guò)本章的學(xué)習(xí)，可以掌握Ecel2010的一些常用的基本操作，使用Ecel2010進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，例如數(shù)據(jù)的整理和分析、公式和函數(shù)、圖表等。在學(xué)習(xí)本章之前介紹一些基本知識(shí)。1．單元格2．單元格區(qū)域3．工作表4．工作簿5．網(wǎng)格線6．?dāng)?shù)字格式

41簡(jiǎn)單表格的創(chuàng)建411向工作表中輸入數(shù)據(jù)在一個(gè)單元格中輸入數(shù)據(jù)時(shí)，首先要單擊該單元格選中它。選中A1單元格，使其成為活動(dòng)單元格。在單元格內(nèi)輸入工作表的標(biāo)題“工資統(tǒng)計(jì)表”。然后，按Enter鍵確認(rèn)，當(dāng)前單元格變成A2。向工作表中輸入數(shù)據(jù)通常有以下幾種方法。（1）鍵盤輸入。這是數(shù)據(jù)輸入的普通方式，即用鍵盤輸入數(shù)據(jù)后按Enter鍵或Tab鍵確認(rèn)輸入。如果要在一個(gè)單元格內(nèi)輸入兩行數(shù)據(jù)，可按AltEnter組合鍵實(shí)現(xiàn)換行。（2）自動(dòng)填充。這是數(shù)據(jù)輸入的快捷方式。用戶可以使用該方式快速地在相鄰的單元格中填入相同的數(shù)據(jù)，還可以在一個(gè)連續(xù)的單元格區(qū)域中快速地輸入有規(guī)律的數(shù)據(jù)序列。（3）相同數(shù)據(jù)填充。首先選擇一個(gè)單元格作為數(shù)據(jù)源，用鼠標(biāo)指向填充柄（單元格右下角的黑方塊），當(dāng)鼠標(biāo)變成“十”字形時(shí)按下左鍵，拖動(dòng)虛線框覆蓋所有要填充的單元格，然后釋放鼠標(biāo)，所有的單元格都會(huì)填入數(shù)據(jù)源數(shù)據(jù)。412簡(jiǎn)單的計(jì)算數(shù)據(jù)計(jì)算是Ecel的基本功能。在工作表中輸入數(shù)據(jù)之后，需要對(duì)基本數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算后獲得新數(shù)據(jù)，如已知“基本工資”和“資金”，求“實(shí)發(fā)工資”。413對(duì)表格進(jìn)行修飾【開(kāi)始】選項(xiàng)卡下的【字體】組和【對(duì)齊方式】組中的工具可以方便地設(shè)置表格的顯示樣式，如字體、對(duì)齊方式、格式、邊框樣式等內(nèi)容。1．設(shè)置邊框線2．填充顏色414編輯單元格常用的單元格編輯方式：刪除單元格內(nèi)容：選定要?jiǎng)h除內(nèi)容的單元格，按Delete鍵。此方法也適合刪除區(qū)域內(nèi)的所有內(nèi)容。修改單元格內(nèi)容：雙擊單元格，或選定單元格后，單擊編輯欄（或直接按F2功能鍵）。刪除單元格：先選定要?jiǎng)h除的單元格，然后右擊，在彈出快捷菜單中選擇【刪除】命令，打開(kāi)【刪除】對(duì)話框。在【刪除】對(duì)話框中進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)置后單擊【確定】按鈕，即可刪除單元格。插入單元格：先選定要插入單元格的位置，然后右擊，在彈出快捷菜單中選擇【插入】命令，會(huì)彈出【插入】對(duì)話框。在對(duì)話框中進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)置后單擊【確定】按鈕，即可按剛才的設(shè)置插入空白單元格。插入（刪除）行或列：先用鼠標(biāo)選中要插入（刪除）行或列的行號(hào)或列標(biāo)，然后右擊，在彈出的快捷菜單中選擇【插入】或【刪除】命令，即可增加（刪除）一個(gè)空行或空列。合并單元格：選中要合并的單元格區(qū)域，然后在【開(kāi)始】選項(xiàng)卡中的【對(duì)齊方式】組中單擊【合并后居中】按鈕即可。415為工作表命名建立工作簿文件時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)產(chǎn)生3個(gè)工作表，分別為Sheet1、Sheet2、Sheet3，要為工作表命名，只需雙擊當(dāng)前工作表標(biāo)簽，或右擊工作表標(biāo)簽，在彈出的快捷菜單中選擇【重命名】命令，輸入新的工作表名后單擊其他位置或按回車即可。416插入或刪除工作表在工作表標(biāo)簽上單擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇【插入】命令，或單擊最后一個(gè)工作表標(biāo)簽右側(cè)的【插入工作表】按鈕，即可插入一個(gè)空白工作表。將鼠標(biāo)指針移動(dòng)到要?jiǎng)h除的工作表標(biāo)簽，單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇【刪除】命令，在彈出的提示對(duì)話框中單擊【刪除】按鈕，即可刪除工作表。42數(shù)據(jù)的整理和分析421數(shù)據(jù)的排序Ecel提供了多種方法對(duì)工作表區(qū)域進(jìn)行排序，可以根據(jù)需要按行或列、按升序或降序排序。當(dāng)按行進(jìn)行排序時(shí)，數(shù)據(jù)列表中的列將被重新排列，但行保持不變，如果按列進(jìn)行排序，行將被重新排列而列保持不變。除了對(duì)數(shù)據(jù)表以某個(gè)字段為主要關(guān)鍵字進(jìn)行排序之外，也可以以多個(gè)字段為關(guān)鍵字進(jìn)行排序。在Ecel2010中，排序依據(jù)最多可以支持64個(gè)關(guān)鍵字。422數(shù)據(jù)的篩選篩選數(shù)據(jù)列表就是將不符合特定條件的行隱藏起來(lái)，可以更方便對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行查看。Ecel提供了兩種篩選數(shù)據(jù)的命令：自動(dòng)篩選和高級(jí)篩選。1．自動(dòng)篩選自動(dòng)篩選適用于簡(jiǎn)單的篩選條件。2．高級(jí)篩選高級(jí)篩選適用于復(fù)雜的篩選條件。3．在篩選時(shí)使用通配符在設(shè)置自動(dòng)篩選的自定義條件時(shí)，可以使用通配符，其中問(wèn)號(hào)（？）代表任意單個(gè)字符，星號(hào)（*）代表任意一組字符。423數(shù)據(jù)的分類匯總與分級(jí)顯示分類匯總是Ecel中最常用的功能之一，它能夠快速地以某一個(gè)字段為分類項(xiàng)，對(duì)數(shù)據(jù)列表中的數(shù)值字段進(jìn)行各種統(tǒng)計(jì)計(jì)算，如求和、計(jì)數(shù)、平均值、最大值、最小值、乘積等。424條件格式使用Ecel中的條件格式功能，可以預(yù)置一種單元格格式，并在指定的某種條件被滿足時(shí)自動(dòng)應(yīng)用于目標(biāo)單元格。可以預(yù)置的單元格格式包括邊框、底紋、字體顏色等。此功能可以根據(jù)用戶的要求，快速對(duì)特定單元格進(jìn)行必要的標(biāo)識(shí)，以起到突出顯示的作用。425數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖1．?dāng)?shù)據(jù)透視表數(shù)據(jù)透視表是一種對(duì)大量數(shù)據(jù)快速匯總和建立交叉列表的交互式動(dòng)態(tài)表格，能幫助用戶分析、組織數(shù)據(jù)。2．?dāng)?shù)據(jù)透視圖根據(jù)數(shù)據(jù)透視表可以直接生成圖表，在【選項(xiàng)】選項(xiàng)卡的【工具】組中，單擊【數(shù)據(jù)透視圖】按鈕。3．直接創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖在【插入】選項(xiàng)卡的【表格】組中，單擊【數(shù)據(jù)透視表】按鈕，在下拉列表中選擇【數(shù)據(jù)透視圖】命令。426獲取外部數(shù)據(jù)在Ecel中可以獲取外部的數(shù)據(jù)到Ecel中，并利用Ecel的功能對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和分析，而不用重復(fù)復(fù)制數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)包括Access數(shù)據(jù)、文本數(shù)據(jù)、網(wǎng)站數(shù)據(jù)、SQLServer數(shù)據(jù)、ML數(shù)據(jù)等。427凍結(jié)和拆分窗格如果工作表數(shù)據(jù)比較多，在顯示器中無(wú)法全部顯示，查找數(shù)據(jù)比較困難，這時(shí)可以利用窗格的拆分和凍結(jié)功能，使工作表的某一部分在其他部分滾動(dòng)時(shí)一直可見(jiàn)，同時(shí)查看工作表分布較遠(yuǎn)的部分。1．拆分窗格2．凍結(jié)窗格3．快速拆分與凍結(jié)窗口

428表對(duì)象在Ecel2010中，可以將數(shù)據(jù)表格直接轉(zhuǎn)換為表對(duì)象，直接對(duì)數(shù)據(jù)表格進(jìn)行排序、篩選、調(diào)整格式等操作。單擊【插入】選項(xiàng)卡的【表格】組中的【表格】按鈕，在彈出的【創(chuàng)建表】對(duì)話框中設(shè)置數(shù)據(jù)的就將數(shù)據(jù)表格轉(zhuǎn)換為表對(duì)象。當(dāng)把數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為表對(duì)象后，自動(dòng)出現(xiàn)篩選、通過(guò)數(shù)據(jù)透視表匯總、表格樣式設(shè)置等功能。429選擇性粘貼選擇性粘貼是指把剪貼板中的內(nèi)容按照一定的規(guī)則粘貼到工作表中，不是簡(jiǎn)單地拷貝。4210數(shù)據(jù)的有效性使用Ecel的數(shù)據(jù)有效性功能，可以對(duì)輸入單元格的數(shù)據(jù)進(jìn)行必要的限制，并根據(jù)用戶的設(shè)置，禁止數(shù)據(jù)輸入或讓用戶選擇是否繼續(xù)輸入該數(shù)據(jù)。43公式和函數(shù)431相對(duì)引用與絕對(duì)引用隨著公式的位置變化，所引用單元格位置也在變化就是相對(duì)引用；隨著公式位置變化所引用單元格位置不變化就是絕對(duì)引用。432公式創(chuàng)建公式是由用戶自行設(shè)計(jì)并結(jié)合常量數(shù)據(jù)、單元格引用、運(yùn)算符等元素進(jìn)行數(shù)據(jù)處理和計(jì)算的算式。從公式的結(jié)構(gòu)來(lái)看，構(gòu)成公式的元素通常包括等號(hào)、常量、引用和運(yùn)算符等元素。其中，等號(hào)是不可或缺的。在實(shí)際應(yīng)用中，公式還可以使用數(shù)組、Ecel函數(shù)或名稱（命名公式）來(lái)進(jìn)行運(yùn)算。433函數(shù)使用Ecel的工作表函數(shù)通常被簡(jiǎn)稱為Ecel函數(shù)，它是由Ecel內(nèi)部預(yù)先定義并按照特定的順序、結(jié)構(gòu)來(lái)執(zhí)行計(jì)算、分析等數(shù)據(jù)處理任務(wù)的功能模塊。因此，Ecel函數(shù)也常被人們稱為“特殊公式”。與公式一樣，Ecel函數(shù)的最終返回結(jié)果為值。434絕對(duì)引用的應(yīng)用44Ecel中的圖表441圖表的建立圖表是圖形化的數(shù)據(jù)，它由點(diǎn)、線、面等圖形與數(shù)據(jù)文件按特定的方式組合而成。一般情況下，用戶使用Ecel工作簿內(nèi)的數(shù)據(jù)制作圖表，生成的圖表也存放在工作簿中。圖表是Ecel的重要組成部分，具有直觀形象、雙向聯(lián)動(dòng)、二維坐標(biāo)等特點(diǎn)。442圖表的修改443常見(jiàn)的圖表及應(yīng)用技巧柱形圖（或條形圖）：由一系列相同寬度的柱形或條形組成，通常用來(lái)比較一段時(shí)間中兩個(gè)或多個(gè)項(xiàng)目的相對(duì)數(shù)量。折線圖：用來(lái)表現(xiàn)事物數(shù)量發(fā)展的變化。餅圖：在用于對(duì)比幾個(gè)數(shù)據(jù)在其形成的總和中所占百分比值時(shí)最有用。條形圖：由一系列水平條組成，使得對(duì)于時(shí)間軸上的某一點(diǎn)，兩個(gè)或多個(gè)項(xiàng)目的相對(duì)尺寸具有可比性。面積圖：顯示一段時(shí)間內(nèi)變動(dòng)的幅值。面積圖可以觀察各部分的變動(dòng)，同時(shí)也看到總體的變化。散點(diǎn)圖：展示成對(duì)的數(shù)和它們所代表的趨勢(shì)之間的關(guān)系。股價(jià)圖：這是具有3個(gè)數(shù)據(jù)序列的折線圖，可以用來(lái)顯示一段時(shí)間內(nèi)一種股標(biāo)的最高價(jià)、最低價(jià)和收盤價(jià)。。雷達(dá)圖：顯示數(shù)據(jù)如何按中心點(diǎn)或其他數(shù)據(jù)變動(dòng)。*45高級(jí)技巧451編輯技巧1．分?jǐn)?shù)的輸入2．序列“001”的輸入3．日期的輸入4．在多張工作表中輸入相同的內(nèi)容5．不連續(xù)單元格填充同一數(shù)據(jù)6．利用Ctrl＋*組合鍵選取文本7．快速清除單元格的內(nèi)容452單元格內(nèi)容的合并453條件顯示利用if函數(shù)，可以實(shí)現(xiàn)按照條件顯示。454自定義格式Ecel的自定義格式使用下面的通用模型：正數(shù)格式；負(fù)數(shù)格式；零格式；文本格式。我們還可以通過(guò)使用條件測(cè)試添加描述文本，使用顏色來(lái)擴(kuò)展自定義格式通用模型的應(yīng)用。自定義格式的通用模型相當(dāng)于：負(fù)數(shù)格式；零格式；文本格式。455自動(dòng)切換輸入法實(shí)現(xiàn)自動(dòng)切換的方法：選中要輸入英文的列，選擇【數(shù)據(jù)】選項(xiàng)卡，在【數(shù)據(jù)工具】組中單擊【數(shù)據(jù)有效性】，在彈出的【數(shù)據(jù)有效性】對(duì)話框中，選中【輸入法模式】選項(xiàng)卡，在【模式】下拉列表框中選擇【關(guān)閉（英文模式）】命令，然后單擊【確定】按鈕。456批量刪除