辦公室實務(wù)（第2版）試題及答案匯總 項目1-9 概述、辦公室環(huán)境管理 -會議工作

項目一概述任務(wù)一：一、判斷題，在括號內(nèi)對的填√，錯的打×1．秘書工作的特點是輔助性、政策性、繁雜性、綜合性和事務(wù)性。（×）2．秘書工作的政策性要求秘書人員必須具有較高的理論水平和政策水平，善于把黨的方針政策和本地區(qū)、本部門、本單位的實際工作相結(jié)合，這樣才能做好秘書工作。（√）3.秘書工作的機要性，是由秘書部門處于領(lǐng)導(dǎo)中樞的輔助地位決定的。（√）4.秘書部門內(nèi)部的工作人員只需要做好自己的工作就可以了，不需要團結(jié)協(xié)作。（×）5.秘書部門處于領(lǐng)導(dǎo)部門之下、其他職能部門之間的樞紐位置，是領(lǐng)導(dǎo)管理的中介環(huán)節(jié)和中樞機構(gòu)。秘書工作具有樞紐作用。（√）二、應(yīng)用題（一）閱讀下面內(nèi)容，從秘書工作的作用角度進(jìn)行分析建平有限公司的小鄧，是一位剛從大學(xué)經(jīng)濟管理專業(yè)畢業(yè)的學(xué)生，畢業(yè)前他曾在該公司實習(xí)，他針對該公司管理方面撰寫的畢業(yè)論文獲得指導(dǎo)教師的贊賞，他本人也認(rèn)為對公司改革有一定作用。進(jìn)入該公司工作后，他對論文中的一些觀點和看法更加成熟，因此，小鄧很想找總經(jīng)理談?wù)?。但他去找?jīng)理那天，恰好經(jīng)理外出開會，只有經(jīng)理辦公司林秘書在看當(dāng)天準(zhǔn)備上報的統(tǒng)計表。林秘書很客氣地讓小鄧坐下，并告訴小鄧：“經(jīng)理不在，有何意見，我可以代為轉(zhuǎn)達(dá)?！庇谑牵∴嚲吞咸喜唤^地講了起來。林秘書一邊看報表，一邊聽對方侃談，但精神卻集中在報表上。小鄧言談中常帶有“像我們這樣的小公司”的說法讓林秘書越聽越不高興，結(jié)果，沒等小鄧把話說完，林秘書便滿臉怒氣，說道：“公司小是否埋沒了你的才能？你是大學(xué)生，大材小用，何不去大公司呢？”林秘書的冷嘲熱諷，激怒了小鄧，導(dǎo)致雙方發(fā)生激烈爭吵。最后，小鄧非常氣憤地離開了辦公室。答案：秘書工作機構(gòu)不僅是整個單位的綜合辦事機構(gòu)，更是協(xié)調(diào)溝通機構(gòu)，它可以起到上情下達(dá)、下情上傳的樞紐作用。如果做得不好，不僅會影響其，更會使員工對其產(chǎn)生不信任感，從而影響全局工作。（二）閱讀下面材料，從秘書工作的原則入手，談?wù)勀愕目捶ǎ客鯐再皇墙ㄆ接邢薰巨k公室的秘書，今年剛剛?cè)肼?，王曉倩認(rèn)為作為秘書就要不茍言笑，把自己的工作做好。所以，她只與領(lǐng)導(dǎo)、辦公室人員主動打招呼，對公司其他人視而不見，時間長了，公司里面好多人在背后說她架子大、不搭理人。答案：秘書部門是領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系群眾的橋梁，群眾的要求、意見等多通過秘書部門反映給領(lǐng)導(dǎo)，而領(lǐng)導(dǎo)的決策、意圖等也多通過秘書部門傳達(dá)給群眾，因而秘書人員應(yīng)責(zé)無旁貸地承擔(dān)起密切領(lǐng)導(dǎo)與群眾關(guān)系的重大責(zé)任。其次，秘書部門的許多工作，比如調(diào)查研究和信息工作等，必須依靠群眾的支持和配合，才能取得良好的效果。簡答題（一）秘書工作的作用1．助手作用秘書部門作為領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的辦事機構(gòu)，是為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的。領(lǐng)導(dǎo)活動過程中，有許多繁雜而具體的行政事務(wù)，作為決策者的領(lǐng)導(dǎo)沒有時間和精力做到事必躬親。因此，大量日常行政事務(wù)的辦理，就自然落在了作為領(lǐng)導(dǎo)助手的秘書人員身上。2．參謀作用領(lǐng)導(dǎo)者的決策活動離不開輔助力量的謀劃與支持。秘書的參謀作用主要體現(xiàn)在，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供準(zhǔn)確完整的高質(zhì)量信息和決策事項的備選方案上。3．協(xié)調(diào)作用秘書部門和秘書人員還承擔(dān)著授權(quán)調(diào)整和改善部門關(guān)系、工作關(guān)系和人際關(guān)系的任務(wù)，發(fā)揮著其他職能部門不能替代的功能。4．督查作用督查即督促檢查。作為秘書部門的一項重要職責(zé)，就是秘書部門要將在工作中看到的、聽到的、查到的那些無人過問或解決不力的重大問題從上至下地進(jìn)行檢查督促，使之不斷落實和辦理。5．信息作用秘書部門處于一個組織的信息中心位置。它不但要為領(lǐng)導(dǎo)的決策活動提供全方位的信息，而且在整個組織系統(tǒng)中還起著信息交換站的作用。秘書能否及時地獲取信息，迅速地處理信息，大量地貯存信息，準(zhǔn)確地提供信息，既是領(lǐng)導(dǎo)決策科學(xué)化的需要，也是秘書人員的基本職責(zé)。6．樞紐作用秘書部門處于領(lǐng)導(dǎo)部門之下、其他職能部門之間的樞紐位置，是領(lǐng)導(dǎo)管理的中介環(huán)節(jié)和中樞機構(gòu)。領(lǐng)導(dǎo)的決策、意圖、要求、計劃和部署要通過這里下達(dá)，下級的情況、問題、愿望、要求、請示和報告要通過這里上報，本單位與外界的信息和聯(lián)絡(luò)要在這里傳遞和實現(xiàn)。7．窗口作用秘書部門是一個組織與外界各方面聯(lián)絡(luò)、接洽的窗口和門面，它反映了一個組織工作作風(fēng)和領(lǐng)導(dǎo)水平的高低優(yōu)劣，它對于一個組織良好形象和精神風(fēng)貌的樹立影響很大。（二）秘書工作的原則1.遵紀(jì)守法原則遵紀(jì)守法，是秘書人員必須遵循的首要原則。秘書人員身居要害部門，充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，必須具有很強的政策觀念。2.求真務(wù)實原則實事求是是一切工作必須遵循的基本準(zhǔn)則。秘書工作是為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)的，更應(yīng)堅持這一原則，否則將會妨礙和影響領(lǐng)導(dǎo)的正確決策，甚至造成領(lǐng)導(dǎo)工作的失誤，以至給本單位、本部門乃至黨和國家的利益造成損害。3.聯(lián)系群眾原則秘書部門通過為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，把自己的勞動價值融入到單位管理的整體效益之中，從而體現(xiàn)了社會價值，進(jìn)而實現(xiàn)了為人民服務(wù)的理想。4.維護(hù)大局原則秘書部門是整個組織系統(tǒng)的一個組成部分，如果脫離了這個組織，它的存在也就失去了意義，這就要求秘書部門要時刻站在組織整體利益的高度去審視局部與全局的關(guān)系。5.團結(jié)協(xié)作原則團結(jié)就是力量，協(xié)作才有效率。對于任何一個組織來說，只有部門之間、人員之間的團結(jié)協(xié)作，工作目標(biāo)才能順利實現(xiàn)。任務(wù)二：一、判斷題，在括號內(nèi)對的填√，錯的打×1．遵紀(jì)守法、廉潔奉公，是秘書人員職業(yè)活動能夠正常進(jìn)行的重要保證。（√）2.辦事公道是指秘書人員對領(lǐng)導(dǎo)、對群眾都要一視同仁、秉公辦事、平等相待，切忌因人而異、親疏有別，更不能看來頭辦事情。（√）3.秘書的悟性主要表現(xiàn)在：觀察能力、認(rèn)知能力、抗壓能力。（×）4.提高秘書工作的悟性要做到以下三點，熟悉領(lǐng)導(dǎo)、理解領(lǐng)導(dǎo)、輔助領(lǐng)導(dǎo)。（√）5.秘書工作頭緒繁多、涉及面廣，要求秘書人員有盡可能廣博的知識，做一個“通才”和“雜家”。（√）二、應(yīng)用題（一）閱讀下面內(nèi)容，通過總裁的話語談?wù)劽貢蛐缘哪芰σ螅恳晃黄胀ǖ拇髮W(xué)生到一家著名的國外大公司求職，很快被錄用了。公司的員工對此很詫異，問公司的總裁為什么?？偛谜f：“你們沒有注意到嗎？他在門口蹭掉腳上的土，進(jìn)門后隨手關(guān)上了門，說明他做事小心仔細(xì)。當(dāng)他看到一位殘疾人時，他立即起身讓座，表明他既有禮貌又有素養(yǎng)。”“其他人都從我故意放在地上的那本書上邁過去，而他卻俯身撿起那本書，并放在桌上。當(dāng)我和他交談時，我發(fā)現(xiàn)他衣著整齊，頭發(fā)梳得整整齊齊，指甲修得干干凈凈。有這樣小節(jié)的人難道不該用？”答案：良好的悟性，是秘書能力的綜合體現(xiàn)，具體表現(xiàn)在秘書的觀察能力、認(rèn)知能力、表達(dá)能力、應(yīng)變能力、辦事能力等方面。這些都需要秘書在工作實踐中加以培養(yǎng)和提高。觀察能力是指秘書在工作中有意識地進(jìn)行信息捕捉的能力，具體表現(xiàn)為觀察的目的、觀察的對象、觀察的重點、觀察的敏銳性和觀察力的升華。秘書部門的特定地位和工作性質(zhì)決定了秘書人員具有較強觀察能力的重要性和特殊性。良好的觀察能力包括明確的目的、寬闊的視野、敏銳的思想和深刻的認(rèn)識。二、閱讀下面內(nèi)容，談?wù)勀銓γ貢ぷ鞯恼J(rèn)識？某保安服務(wù)中心年度總結(jié)暨表彰大會召開之前，經(jīng)理看了各保安部上報的材料，發(fā)現(xiàn)上報的材料都只報喜不報憂。為落實材料，派秘書調(diào)查落實。秘書接到任務(wù)后，只是根據(jù)各保安部所記載的材料和上報材料進(jìn)行比較核對，然后據(jù)此寫了一個報告呈送經(jīng)理會議，作為年終總結(jié)評比的主要依據(jù)。結(jié)果貢獻(xiàn)大、成績突出的沒有評上，而個別虛報數(shù)字寫假材料的，反被評為年度先進(jìn)單位，挫傷了群眾的積極性，影響了年終評比的質(zhì)量。

答案：

造成評價不準(zhǔn)的原因，在于秘書寫的報告所依據(jù)的事實沒有經(jīng)過深入的調(diào)查研究。調(diào)查研究，實事求是，給領(lǐng)導(dǎo)提供翔實的材料，是一個秘書樂業(yè)敬業(yè)的表現(xiàn)，是秘書職業(yè)道德的要求。經(jīng)理已經(jīng)發(fā)現(xiàn)了上報的材料只報喜不報憂，派秘書調(diào)查落實，領(lǐng)導(dǎo)意圖是很明確的，而秘書卻依據(jù)只報喜不報憂的材料寫了一個報告，反映出浮夸不務(wù)實的工作作風(fēng)。三、簡答題（一）秘書的職業(yè)道德1．忠于職守，自覺履行各項職責(zé)2．服從領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)好參謀3．兢兢業(yè)業(yè)，甘當(dāng)無名英雄4．謙虛謹(jǐn)慎，辦事公道，熱情服務(wù)5．遵紀(jì)守法，廉潔奉公，不假借領(lǐng)導(dǎo)名義以權(quán)謀私6.恪守信用，嚴(yán)守機密7．實事求是，勇于創(chuàng)新8．刻苦學(xué)習(xí)，努力提高思想、科學(xué)文化素質(zhì)9．鉆研業(yè)務(wù)，掌握秘書工作各項技能（二）秘書悟性如何能養(yǎng)成秘書悟性的養(yǎng)成，主要體現(xiàn)在如下幾個方面關(guān)系的處理過程中。閱歷與經(jīng)驗人們常說“熟能生巧”。其實，“熟”是一個量的積累，是變“巧”的重要過程，“巧”則是一種質(zhì)的飛躍，是在“熟”的基礎(chǔ)上摸索出規(guī)律，認(rèn)識到竅門，總結(jié)成經(jīng)驗。這個關(guān)鍵的環(huán)節(jié)可以稱為“慧”，是“慧能生巧”。（2）意志與品位秘書的悟性主要表現(xiàn)在其對領(lǐng)導(dǎo)工作中的難處、痛處的認(rèn)識和理解。秘書處理的一切事務(wù)，蘊涵著很強的原則性、政策性、法規(guī)性，也有很強的靈活性、機動性。一個優(yōu)秀的秘書，在原則問題上，應(yīng)當(dāng)有堅強的意志、執(zhí)著的追求、百折不撓的勇氣、不達(dá)目的不罷休的毅力。在達(dá)到目標(biāo)的過程中，應(yīng)當(dāng)有高超的工作藝術(shù)和工作策略，既追求目的也講究手段。解決問題時，秘書工作的品位就表現(xiàn)在方法和過程的選擇上。（3）品質(zhì)與技能悟性就是秘書能在工作中主動領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)的難處在哪兒，在關(guān)鍵的時候該怎么為領(lǐng)導(dǎo)排解。秘書應(yīng)能設(shè)身處地從宏觀角度思考全局工作，從大的方面理解領(lǐng)導(dǎo)的意圖。這就要求秘書做到：局部利益服從全局利益，兼顧公平與效益；實事求是地研究問題，以人文精神滲透輔助管理的過程。同時，秘書還應(yīng)具有優(yōu)秀的品質(zhì)和高尚的思想。優(yōu)秀的秘書應(yīng)當(dāng)“秀外慧中”，“秀外”是指秘書在具體的辦文、辦會、辦事過程中表現(xiàn)的嫻熟的、訓(xùn)練有素的工作技能，有良好的形象和工作狀態(tài)；“慧中”是指秘書具備的高尚的品質(zhì)、縝密的思維和敏捷的領(lǐng)悟能力。項目二辦公室環(huán)境管理任務(wù)一：一、判斷題，在括號內(nèi)對的填√，錯的打×1．根據(jù)辦公的特點，應(yīng)做到人在端坐時，可輕易地環(huán)顧四周，伏案時則不受外部視線的干擾而集中精力工作。（√）2．公用辦公用品柜中的物品要放置規(guī)范，通常大的、重的放下面，小的、輕的放上面，以便于取用。（√）3.辦公室的溫度最好保持在25℃～28℃，相對濕度在45%-60%。（×）4.如果采用的是開放式辦公室布局，主管座位應(yīng)位于員工座位的后方，以使主管易于觀察員工的工作情況。（√）5.一個只有幾平方米（高度為2.6米）的辦公室，可以擺上一盆超過2米高的盆花。（×）二、應(yīng)用題（一）閱讀下面內(nèi)容，談?wù)勀愕目捶ǎ恐芤辉缟?，秘書唐圓提前一小時來到辦公室，她打算把辦公室打掃一下，讓同事可以心情舒暢地開始新一周的工作。天氣很冷，她首先打開空調(diào)，調(diào)節(jié)好辦公室的溫度、濕度；之后將窗臺、辦公桌、電腦等凡目光可及的地方都細(xì)細(xì)地擦過；飲水機里的水不了，給送水公司打電話，讓他們九點把水送到；儲備的辦公日用品也應(yīng)該再補充，她打算下午和小夏一起去買，順便再去買點書法繪畫之類的物品裝飾一下房間；然后把辦公室的植物澆了水，把枯敗的枝葉修剪一番。答案：秘書應(yīng)該重視對辦公室的設(shè)計、布局、布置及工作環(huán)境的美化。環(huán)境美化是工作效率的保證。辦公機器、設(shè)備的恰當(dāng)擺放，地毯和現(xiàn)代化裝飾品、自然的或人工的花卉植物等的圓滿布置，會令人產(chǎn)生一種舒適的感覺，陶冶人的性情，提高工作效率。秘書唐圓懂得辦公環(huán)境與工作效率之間的關(guān)系，因而能夠主動為同事和為自己布置、設(shè)計美觀、恰當(dāng)?shù)霓k公環(huán)境。（二）王平為何要重新考慮辦公室的布局？華日公司是一家私營企業(yè)，目前處于發(fā)展階段，業(yè)務(wù)蒸蒸日上，由于員工數(shù)量和生產(chǎn)規(guī)模的不斷擴大，需要重新布置辦公室。該公司原來采用的是開放式的布局，現(xiàn)在，在新的辦公樓里要采用封閉式的布局。公司提供了三間辦公室給行政事務(wù)部的7名員工（包括部長1人，秘書1人，雇員5人），其中一間在靠近走廊的樓梯口，另一間在走廊的盡頭，還有一間在中間位置。秘書王平負(fù)責(zé)辦公室的布置工作，他考慮到方便部長上下樓，所以將部長的辦公室安排在樓梯口的那一間，最里面的房間冬天冷，理所應(yīng)當(dāng)自己去，其他人則在中間的辦公室辦公。

工作了一段時間以后，部長將王平叫到自己的辦公室，說：“每天都有外面的人來敲我辦公室的門咨詢，不但打擾了我的工作，還影響了我的休息，尤其是一些我不愿意見的客人，我真的不想再見到他們，請你想辦法解決此問題?！蓖跗揭荒樀臒o奈，只能重新考慮辦公室的布局了。

答案：領(lǐng)導(dǎo)的辦公區(qū)域需要保持絕對的安靜，應(yīng)該設(shè)置在遠(yuǎn)離樓梯口且不臨街的房間；秘書部門是單位的信息庫和協(xié)調(diào)部門，秘書辦公室應(yīng)該設(shè)置在一樓或者樓梯口處，以方便接待來訪者。另外。秘書辦公室如果與領(lǐng)導(dǎo)辦公室相隔太遠(yuǎn)。會帶來溝通上的不便。

如果辦公室是開放式布局。秘書應(yīng)將自己的座位設(shè)置在能夠清楚看到出入口的地方?？腿嗽谶M(jìn)入上司辦公室前最好能先經(jīng)過秘書的辦公室。不過，秘書應(yīng)避免自己的座位與上司面對面。簡答題（一）開放式辦公室的特點？不設(shè)個人專用辦公室；組合工作間的材料豐富多樣；辦公室工作人員的地位級別不靠辦公位置來確定，不設(shè)傳統(tǒng)的領(lǐng)導(dǎo)座位，而是憑承擔(dān)的任務(wù)來確定位置。（二）辦公室布置的要求？1.辦公設(shè)備的放置要使人感覺舒適、方便。一般來說、辦公桌的大小要適中，能夠放置常用的辦公用品，并有適當(dāng)?shù)目臻g進(jìn)行工作。辦公椅應(yīng)該舒適、穩(wěn)定，不宜太軟或太硬。文件柜、書架可繞墻而立，避開主光源和過道，這樣既不會擋住光線，又可以節(jié)省空間。2．公用物品應(yīng)有序擺放。文件柜里面的公用文件要按照相關(guān)制度嚴(yán)格管理，以便于各個部門的工作人員取用。公用辦公用品柜中的物品要放置規(guī)范，通常大的、重的放下面，小的、輕的放上面，以便于取用。一些常用的公用物品，如電話號碼本、火車時刻表、字典（詞典）等應(yīng)放置在可以方便取閱的地方。接待區(qū)為來訪人員準(zhǔn)備的宣傳品、資料以及書報、雜志應(yīng)擺放整齊，并要及時更新和整理，以保持良好的對外形象。3．座位的安置要有利于提高辦公效率。在一般情況下，為了能在第一時間接待上司約見的客人，秘書應(yīng)將自己的座位設(shè)在能清楚地看到出入口的地方，最好能讓客人在進(jìn)入上司的辦公室之前必須從自己的辦公桌前經(jīng)過。如果采用的是開放式辦公室布局，主管座位應(yīng)位于員工座位的后方，以使主管易于觀察員工的工作情況。任務(wù)二：一、判斷題，在括號內(nèi)對的填√，錯的打1.專用的電話應(yīng)放在左手邊方便拿到的位置，右手記錄留言。（√）2.辦公桌上可以擺放自用的辦公文具、用品、零散物件。（×）3.將鋼筆、鉛筆、膠水、直尺等常用的文具一起放入伸手可及的文具用（√）品盒內(nèi)。4.可以將計算機顯示器擺放在有反光刺眼放入地方。（×）5.辦公環(huán)境的光線應(yīng)充足，局部照明要達(dá)到要求，且燈光不閃爍，直射的窗戶應(yīng)安裝擋板或窗簾，注意光線不應(yīng)引起計算機屏幕的反射。（√）應(yīng)用題（一）閱讀下面內(nèi)容，談?wù)勀愕母形颍磕彻究偨?jīng)理辦公室和技術(shù)部的工作人員一起加班到深夜。第二天早上秘書剛上班，還沒走進(jìn)辦公室，就看到門口等候了兩位未預(yù)約的客人。這兩位可人事總經(jīng)理剛剛結(jié)識的重要客人，其中一位是欲與總經(jīng)理合作的在某世界五百強企業(yè)擔(dān)任全球副總裁的客人。一進(jìn)辦公室，發(fā)現(xiàn)辦公雜亂不堪，辦公桌上、沙發(fā)上、茶幾上、地上到處都是文件材料，室內(nèi)空氣污濁……所有的東西都不在正確的位置上。答案：秘書每天下班前后或者每項活動結(jié)束后，一定要迅速打掃辦公區(qū)域。如果時間來不及，應(yīng)當(dāng)在第二天早晨提前來到辦公區(qū)域進(jìn)行打掃。任何時間，秘書都應(yīng)保持辦公環(huán)境的整潔，因為辦公室的很多工作具有不確定性。請指出王曉倩秘書工作環(huán)境中存在的問題？建平有限公司辦公室的王曉倩秘書是今年新入職的，她的辦公桌上電話擺在了右手邊，電腦鍵盤上擺放著有兩份文件，電腦屏幕上邊貼著幾個紙貼，膠水、毛絨玩具、茶葉盒放在了左手邊。答案：個人工作環(huán)境物品擺放有序，保持辦公桌面的整齊、美觀，在桌面上放置的物品一定要少，但一些必需的物品還要擺放，當(dāng)然也有擺放的要求。電話應(yīng)放在左手邊方便拿到的位置，右手記錄留言。電腦鍵盤上不要有文字材料，也不要在電腦屏幕周圍貼滿小紙貼。辦公桌上不應(yīng)該擺放膠水、毛絨玩具、茶葉盒，膠水應(yīng)放入文具用品盒，茶葉盒應(yīng)放入抽屜中，毛絨玩具不應(yīng)該放在辦公室中。三、簡答題（一）個人工作環(huán)境物品如何擺放才能有序、美觀？1.電話。專用的電話應(yīng)放在左手邊方便拿到的位置，右手記錄留言。2.電腦。不要用文字材料把鍵盤覆蓋，也不要在電腦屏幕周圍貼滿小紙貼，這樣不但會影響個人形象，還會影響公司的整體形象。3.參考書。由于經(jīng)常需要查找相關(guān)資料，秘書的參考書一般會比其他職員多。較多的參考書會占用辦公桌上的較大空間，所以應(yīng)該把常用的參考書放在桌面或容易存取的抽屜中，而將較少使用的書籍放到公司的書柜里面。4.文具用品盒。將鋼筆、鉛筆、膠水、直尺等常用的文具一起放入伸手可及的文具用品盒內(nèi)。5.文件夾。常用文件夾應(yīng)整齊地疊放在桌邊或直立在文件架上，并貼有標(biāo)識予以區(qū)分，取用有序，保密的文件和不常用的文件夾應(yīng)存放在文件柜里；將文檔歸類，并存放在不同顏色的文件夾中，然后在每個文件夾上標(biāo)明標(biāo)簽。此外，還要分檢文件，將你的文件按需要程度分類，然后相應(yīng)存檔。6.辦公桌抽屜。自用的辦公文具、用品、零散物件應(yīng)有序地放在抽屜里，按照使用頻率及使用習(xí)慣安排；對于一些易粘的物品，如膠水、膠帶或其他膠質(zhì)材料等，要連同它們的盒子一起有序地存放在抽屜中，否則很容易將抽屜中的其他物品粘在一起。如果辦公桌備有一個帶鎖的抽屜，可以用其來存放有保密需要的東西；其余不帶鎖的，則可以用來存放信箋、復(fù)寫紙，并適當(dāng)堆疊這些紙張，以便取用。（二）如何識別辦公環(huán)境的安全隱患？1.建筑隱患主要是地、墻、天花板、門、窗中的隱患等。例如，地面缺少必要的防滑措施，天花板未安裝煙霧報警器，離開辦公室前忘記關(guān)門窗等。2.環(huán)境隱患主要指室內(nèi)環(huán)境要素不符合要求。例如，室內(nèi)光線不足或刺眼，溫度過低或過高，空氣不流通，裝修材料不夠環(huán)保等。3.辦公家具隱患主要是由柜架等家具擺放和使用不合理造成。例如，辦公家具和設(shè)備有突出棱角、柜頂堆放大件或太重物品、電腦鍵盤桌面過高，難以用正確的姿態(tài)操作等。4.設(shè)備隱患現(xiàn)代辦公設(shè)備的電源安全及電子輻射等都是很普遍的安全健康隱患。例如，電源線磨損裸露，插座接口不穩(wěn)固，各種電線拖曳，因計算機顯示器擺放位置不當(dāng)有反光刺眼，復(fù)印機放置空間狹小等。5.人為隱患指對辦公設(shè)備及其他用品的使用不按要求操作，或因個人性格原因常出現(xiàn)驚險動作或拖拉行為，對本人和同事造成安全隱患。例如，站在帶輪的椅子上舉放物品、復(fù)印后將保密原件遺忘在復(fù)印機玻璃板上、下班忘記鎖門等。6.消防隱患多是由電源布置不合理或使用不當(dāng)，或消防設(shè)備過期或損壞，或在消火栓前、消防通道擺放物品，或經(jīng)濟照明燈出現(xiàn)故障等原因造成。項目三辦公室時間管理任務(wù)一：一、判斷題，在括號內(nèi)對的填√，錯的打×1．秘書時間管理的原則要事必親躬。（√）2．ABC時間管理分類法表現(xiàn)為“關(guān)鍵的少數(shù)，次要的多數(shù)”的規(guī)律。自覺運用這一規(guī)律，把80%的時間，用在20%的工作上，往往能用一二分努力，獲得八九分成果。（√）3.時間表的分類包括年度時間表、季度時間表、月時間表。（×）4.編制時間表要留有余地，不要太滿。活動與活動之間要有一定的時間間隔，以避免時間沖突。（√）5.周時間表是在月計劃的基礎(chǔ)上制定的，表中內(nèi)容常在周五下班前或周一上午由主要領(lǐng)導(dǎo)碰頭協(xié)商活動安排，加上平時收集的信息，由秘書填寫在固定的按周一至周五并分上下午時間的表格中，經(jīng)被授權(quán)人過目審定后印發(fā)相關(guān)人員。（√）二、應(yīng)用題（一）建平公司2022年銷售部經(jīng)理第三季度會議較多，七月的前兩周要在上海開會；八月的第二周要去香港參加5天會議；每月的最后一個星期五上午是銷售部固定的部門會議；八月的最后一個星期三要參加公司的辦公會議；七月的第三周星期二要在公司開銷售會議，傳達(dá)上海會議精神；八月第一周的星期一還要面試3位營銷員；九月的前兩周希望安排休假。根據(jù)以上精神，請你協(xié)助經(jīng)理制定一份時間表。答案：第三季度會議時間表（2022.7—9）七月份八月份九月份第一周上海會議周一上午：面試3位營銷員（公司小會議室）休假第二周上海會議香港會議休假第三周周二：銷售會議，傳達(dá)上海會議精神（大會議室）第四周周五（上午）部門會議周三：公司辦公會議（公司大會議室）；周五（上午）部門會議周五（上午）部門會議（二）項目經(jīng)理王總主管公同所有新項目，周一上班，下面是一天來他所要接觸的事情，

請按照四象限法進(jìn)行劃分，并在后面標(biāo)明。1.周一例會2.下周展會準(zhǔn)備3.上周工作報告4.重大項目談判5.收廣告信函6.同事求助7.接受專業(yè)培訓(xùn)8.同事閑聊9.總經(jīng)理辦公會10.接到廣告電話11.培訓(xùn)朋友來訪12.項目關(guān)鍵資源短缺導(dǎo)致項目暫停13.下期重大項目人員招聘14.上網(wǎng)沖浪15.接待甲方領(lǐng)導(dǎo)16.了解項目進(jìn)程答案：時間四象限法4.重大項目談判9.總經(jīng)理辦公會12.項目關(guān)鍵資源短缺導(dǎo)致項目暫停15.接待甲方領(lǐng)導(dǎo)2.下周展會準(zhǔn)備7.接受專業(yè)培訓(xùn)13.下期重大項目人員招聘16.了解項目進(jìn)程1.周一例會3.上周工作報告6.同事求助11.培訓(xùn)朋友來訪5.收廣告信函8.同事閑聊10.接到廣告電話14.上網(wǎng)沖浪簡答題（一）秘書時間管理的一般原則有哪些？1.用精力最佳時間干最重要的工作。2.消費時間要計劃化、標(biāo)準(zhǔn)化、定量化。3.保持時間上的彈性。文武之道，一張一弛。4.反省浪費的時間。5.保持時間利用的相對連續(xù)性。6.一般工作“案例化”，固定工作“標(biāo)準(zhǔn)化”。7.嚴(yán)禁事必親躬。事必親躬是小生產(chǎn)的管理方法。8.堅持從現(xiàn)在做起的信念。9.保留自我時間管理的最低批量時間。（二）ABC時間管理分類法（或稱重點分類法）要把有限的時間科學(xué)地分配在自己所掌握的那個系統(tǒng)的關(guān)鍵上，只讓少數(shù)重要的工作占用自己寶貴的時間，這樣才能更好地實現(xiàn)預(yù)定的目標(biāo)，這就是ABC時間管理分類法的根據(jù)。一般來說，事物80%的價值集中在20%的組成部分中，即表現(xiàn)為“關(guān)鍵的少數(shù)，次要的多數(shù)”的規(guī)律。自覺運用這一規(guī)律，把80%的時間，用在20%的工作上，往往能用一二分努力，獲得八九分成果。任務(wù)二：判斷題，在括號內(nèi)對的填√，錯的打×1.秘書手工的工作日志的填寫需要提前了解上司工作和活動的信息，之后在上司和自己的日志上填入，并于當(dāng)日一早再次確定和補充。（√）2.秘書手工填寫的工作日志只需要秘書手里有一本即可。（×）3.日志管理工作中要了解上司的工作作風(fēng)和生活習(xí)慣，科學(xué)合理地安排上司的各項活動，注意讓上司勞逸結(jié)合。（√）4.養(yǎng)成早晚與上司日志核對信息的習(xí)慣，及時更新信息，及時提醒上司相關(guān)內(nèi)容，提前做好相關(guān)輔助工作。（√）5.可以把上司日志交給其他領(lǐng)導(dǎo)取閱。（×）應(yīng)用題（一）你的上司是某家股份有限公司主管銷售業(yè)務(wù)的經(jīng)理，而你則是經(jīng)理秘書。在某一天，經(jīng)理要你將下星期一的活動安排的有關(guān)內(nèi)容填寫在工作日志上：1.上午舉行董事會議，所有經(jīng)理都參加2.上午給參加員工培訓(xùn)課的新員工講話3.中午與A公司的董事長馬××與夫人共進(jìn)午餐4.下午前往B公司拜會市場開發(fā)部的經(jīng)理高××5.下午會見C公司的銷售部經(jīng)理張××注意：在早上要預(yù)留一小時的時間處理日常工作;盡量不要在星期一的早上安排上司的約會;在前往其他公司拜會他人，應(yīng)該預(yù)留半小時左右的時間在路途上;安排約會時間不要過于緊湊，注意酌留彈性。答案：只要工作內(nèi)容無遺漏、符合注意要求即可如：工作日志年月日（周一）時間內(nèi)容地點備注8：00——9：00處理日常事務(wù)9：20——9：40給新員工講話10：00——11：00董事會11：30——12：30與A公司的董事長馬××與夫人共進(jìn)午餐12：30——13：3013：00——14：00會見C公司的銷售部經(jīng)理張××14：00——15：0015：00——16：00前往B公司拜會市場開發(fā)部的經(jīng)理高××16：00——17：00（二）根據(jù)下面某經(jīng)理工作日志的內(nèi)容，填寫一份某經(jīng)理秘書的工作日志。某經(jīng)理工作日志2021年9月28日星期二時間工作內(nèi)容備注9:00部門負(fù)責(zé)任人例會小會議室10:00接待光達(dá)廠負(fù)責(zé)人高經(jīng)理，協(xié)商工程進(jìn)度方面問題經(jīng)理辦公室11:30出發(fā)到錦江飯店與重要客戶王先生共進(jìn)午餐司機小王在公司門口等候14:30審閱顯影液項目投標(biāo)書15:00為參加鄭州的經(jīng)銷商招聘會做準(zhǔn)備16:00去機場司機小王在公司門口等候某經(jīng)理秘書工作日志2021年9月28日星期二時間工作內(nèi)容備注8:00檢查9:00部門負(fù)責(zé)人例會材料，并為上午經(jīng)理與光達(dá)廠高經(jīng)理的會談準(zhǔn)備相關(guān)事宜9:00部門負(fù)責(zé)任人例會小會議室，帶相關(guān)會議文件10:20打電話到錦江飯店，確認(rèn)預(yù)定房間、座位午餐在12:00，“蘭亭”包間11:00電話提醒司機小王在公司門口等候，并囑咐下午送經(jīng)理去機場的事宜11:20提醒經(jīng)理準(zhǔn)備出發(fā)與重要客戶王先生共進(jìn)午餐12:00經(jīng)理與王先生一行共進(jìn)午餐，餐間服務(wù)14:00向經(jīng)理提供審閱顯影液項目投標(biāo)書的相關(guān)資料15:00為經(jīng)理參加鄭州的經(jīng)銷商招聘會做準(zhǔn)備，檢查所帶資料、機票等16:00送經(jīng)理去機場司機小王在公司門口等候三、簡答題（一）上司工作日志填寫的信息內(nèi)容有哪些？無論手工填寫日志還是電子工作日志，填寫的信息內(nèi)容應(yīng)相同。上司日志內(nèi)容通常包括：1.上司在單位內(nèi)部參加的會議、活動情況，要記錄清楚時間、地點、內(nèi)容。2.上司在單位內(nèi)部接待的來訪者，要記錄清楚來訪者的姓名、單位詳情、約會時間。3.上司在單位外部參加的會議、活動、約會等情況，要記錄清楚時間、地點的確切細(xì)節(jié)、對方的聯(lián)絡(luò)辦法等。4.上司個人的安排，如去醫(yī)院看病等，秘書應(yīng)保證不在這段時間為上司安排其他事宜。5.上司私人的信息，如親屬的生日，秘書應(yīng)提醒上司準(zhǔn)備生日卡或禮物。（二）秘書工作日志的填寫內(nèi)容有哪些？1.上司的各項活動需要秘書協(xié)助準(zhǔn)備的事宜，如為上司參加某某會議準(zhǔn)備發(fā)言稿、會議議程、訂機票，為上司的某某會談草擬合同和訂餐等。2.上司交辦自己的工作，如為簽字儀式聯(lián)系地點、媒體等準(zhǔn)備工作。3.自己職責(zé)中應(yīng)做的工作、活動，如撰寫半年工作總結(jié)、參加值班等。任務(wù)三：一、判斷題，在括號內(nèi)對的填√，錯的打×1.盡量不要在星期一上午或星期五的下午，以及節(jié)假日前后的那些日子里安排約會。（√）2.可以在上司出差回來當(dāng)天安排約會。（×）3.月會安排要配合上司的時間表。（√）4.對于上司的約會日程安排表不要隨意亂發(fā)，一般來說，給上司、有關(guān)科室和汽車司機各一份，自己留一份。但給科室和司機的約會日程安排表，內(nèi)容不能太詳細(xì)。（√）5.重要的或緊急的，但不是既重要又緊急的約會——可安排最近的時間約見。（×）二、應(yīng)用題（一）分析下面內(nèi)容，談?wù)剰埫貢倪@種處理方法是否合理？張秘書在接到一位重要客戶電話后，要請示領(lǐng)導(dǎo)該如何處理與客戶的事宜。此時領(lǐng)導(dǎo)正在會見一位來自外的客商，洽談2022年春季電視產(chǎn)品的出口事宜。這時，張秘書就敲門請總經(jīng)理出來，并請總經(jīng)理馬上給那位客戶去個電話，給予答復(fù)。答案：張秘書的這種處理方法不夠合理。一是沒有區(qū)分輕、重、緩、急，領(lǐng)導(dǎo)正在會見一位來自外國的客商，洽談2022年春季電視產(chǎn)品的出口事宜屬于重要又緊急的事項，不易被打斷，應(yīng)該和重要客戶再約定時間處理與客戶的事宜。二是在接到一位重要客戶電話后沒有協(xié)助上司搜集有關(guān)信息，不能提供很好的建議。（二）閱讀下面內(nèi)容，談?wù)剰埿〗銥槭裁幢晦o退？上周，公司新來了一位秘書張彥小姐，她性格開朗，辦事風(fēng)風(fēng)火火。一天，經(jīng)理叫張秘書進(jìn)來，想知道上午有什么必須匯報給他的事情。張秘書趕緊到經(jīng)理的辦公室去。一進(jìn)門，她就大聲問：“什么事，老總？”“請把上午重要的來電講一下，張小姐?！薄芭叮{(lán)星公司經(jīng)理來電，說他剛從德國訪問回來，只是告訴您一下。還讓您問張副經(jīng)理好。”“嗯？”經(jīng)理又問：“還有嗎？”“您太太中午來過電話?！薄笆裁词?？”“讓您回電話，兩點以前，別忘了?！薄皼]有了？”“沒有了?！睆埿〗憧纯从涗洝！拔颐魈煊幸粋€重要的會要開，你通知黃星公司約會推遲了沒有？”“哎呀，糟糕，忘了?！薄巴?？那可是明天的約會，你……還不快去通知！”經(jīng)理揮了揮手，自己又忙著處理其他事務(wù)了。張小姐趕緊去打那個險些誤了事的電話。周末工作會上，經(jīng)理要求人事部門重新聘請個稱職的秘書來。點評：作為文秘人員，最大的職責(zé)就是將辦公室里多而雜的問題和事情安排好，讓上司將更多的精力投入到重要的事情中，可張小姐無法安排好一天的工作，連取消約會的事情都要經(jīng)理分神，難怪經(jīng)理要辭退她了。三、簡答題（一）約會安排的原則有哪些？1．配合上司的時間表。2．要區(qū)分輕、重、緩、急，合理安排約見3．留有彈性，不可太緊或太松（1）約會時間要錯開，不可太緊或太松不要犯這樣的錯誤，在安排約見時間時，要在每次約見之間留出10～15分鐘的機動時間。（2）遠(yuǎn)期安排或答應(yīng)的約會，時間不能太確定未來是難以預(yù)料的，對于遠(yuǎn)期安排或答應(yīng)的約會，時間不能太確定，因為屆時也可能會因情況有變而更改約見時間。4．約會的內(nèi)容要適當(dāng)保密對于上司的約會日程安排表不要隨意亂發(fā)，一般來說，給上司、有關(guān)科室和汽車司機各一份，自己留一份。要注意的是，給科室和司機的約會日程安排表，只有文秘人員自己和上司本人手中的日程表才允許這么詳細(xì)。5．要做到內(nèi)外兼顧要留出專門的時間讓上司來了解本公司生產(chǎn)經(jīng)營狀況，及時處理業(yè)務(wù)中的各種矛盾和問題，把握本公司的發(fā)展。文秘人員應(yīng)該知道上司每天大概有多少文件需要批閱，并在每天留出一定的時間讓上司及時處理文件。6．約會前要協(xié)助上司搜集有關(guān)信息約見應(yīng)當(dāng)是有準(zhǔn)備的，越是重要的約見，越要準(zhǔn)備好，以使上司事先能做到心中有數(shù)。注意提醒上司準(zhǔn)時赴約（二）約會時間安排的技巧1.不要在上司出差回來當(dāng)天安排約會。因為上司很可能因飛機誤點或其他原因不能及時趕回企業(yè)，而且因為長途跋涉，人會比較疲倦，需要好好休息。2盡量不要在星期一上午或星期五的下午，以及節(jié)假日前后的那些日子里安排約會。因為上司要處理很多在此期間積壓的工作事務(wù)。3不要在臨近下班時安排約會，以便上司能夠更順利完成當(dāng)天的工作。4不要在周末假日或?qū)Ψ叫菹⑷瞻才偶s會，以免影響上司及對方的休息。5如果約見安排在上午，時間應(yīng)訂在早上上班后半小時左右，因為此時，辦公室不僅已經(jīng)打掃完畢，而且上司也往往安排好了一天的工作。項目四辦公室用品管理任務(wù)一：一、判斷題，在括號內(nèi)對的填√，錯的打×1．傳真機使用時，除待傳送的文稿之外，不要在傳真機上放置任何其他東西。（√）2．開始使用電腦時，先開顯示器等外設(shè)再開主機。關(guān)閉電腦時，要先關(guān)閉主機再關(guān)閉外設(shè)。強制性關(guān)機容易造成系統(tǒng)崩潰或硬盤損壞。（√）3.復(fù)印機使用前，開機后不需要預(yù)熱。（×）4.碎紙機內(nèi)不可放入濕的紙、膠紙、碳紙、塑膠袋、衣服，以及書針、大頭針、曲別針等金屬物品。（√）5.不要讓掃描儀工作在震動的環(huán)境中。（√）二、應(yīng)用題（一）閱讀下面內(nèi)容，談?wù)勀愕目捶?？建平公司辦公室新購買了一臺立式打印機，辦公室秘書小李環(huán)視了辦公室一周，囑咐師傅將打印機放在飲水機的旁邊。答案：打印機不能放在飲水機旁邊，容易淋上水，同時在比較潮濕的環(huán)境不利于打印機的使用。（一）閱讀下面內(nèi)容，談?wù)勀愕目捶?？建平公司辦公室的打印機已經(jīng)有兩年沒有維護(hù)了，最近幾天打印時總出現(xiàn)卡紙的現(xiàn)象，辦公室秘書小李說等打印機徹底不好使的時候在找商家維護(hù)。答案：打印機應(yīng)該定期維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時檢修，不能等徹底不能用了在找商家維護(hù)。三、簡答題（一）文秘人員在使用常用辦公設(shè)備，必須遵守的操作規(guī)范有哪些1.明確每臺設(shè)備的具體用途，熟悉操作程序，嚴(yán)格按照設(shè)備使用說明書的要求進(jìn)行操作。2.電腦、打印機、復(fù)印機、投影機、傳真機等，使用到規(guī)定的期限就要請人保養(yǎng)、維修，不能等到出現(xiàn)故障才去修理，如果發(fā)生故障，就應(yīng)立即請設(shè)備維修商修理。3.經(jīng)常保持這些辦公設(shè)備的清潔，并注意防塵。4.離開辦公室，尤其是每天下班之前，要查看電腦、打印機、復(fù)印機等是否關(guān)好，切斷電源。（二）打印機使用注意事項1.打印機的安放要合適，周圍空間要充足。打印機要遠(yuǎn)離灰塵多、有液體的地方；灰塵和液體對打印機的壽命有很大影響。另外，打印機放置地應(yīng)避免陽光直射，避免放置在有磁鐵或能產(chǎn)生磁場的裝置附近。2.經(jīng)常保持打印機的清潔和環(huán)境清潔，可使用吸塵器；不要在打印機上堆放重物。這樣會妨礙熱的散發(fā)以及可能對打印機的機械部分造成壓力。3.較長時間不用打印機時，應(yīng)把電源線拔下來。4.使用針式打印機時，為了防止對打印頭的損害，沒有紙或色帶時，不要打開打印機；不要重復(fù)地使用同一根針打?。徽诖蛴r，不要用手摸打印頭。5.激光打印機的感光鼓在整個激光打印過程中起著重要作用，價錢也較高，因而要注意保養(yǎng)。感光鼓中的墨粉將用完時必須馬上加粉或更換感光鼓，否則打印出來的文件將不清晰。任務(wù)二：一、判斷題，在括號內(nèi)對的填√，錯的打×1.庫存保管時新物品置于舊物品的下面或后面，先來的物品先發(fā)出去，這樣可保證物品不會因過期而不得不銷毀。（√）2.辦公用品的訂購方式有招標(biāo)采購、供貨商訂購。（×）3.儲藏辦公用品的房間應(yīng)有良好的照明，以便容易找到物品。（√）4.計算機用的光盤、U盤、移動硬盤，打印機、復(fù)印機用的色帶、硒鼓、墨盒、油墨、墨粉等，各種型號電池等屬于辦公用品。（√）5.小的物品、常用的物品，如訂書釘盒，應(yīng)放在較大物品的前面，以便于看見和領(lǐng)取。（√）二、應(yīng)用題（一）根據(jù)所給的內(nèi)容設(shè)計庫存記錄卡項目——A4白文件紙；最大庫存量——100令；最小庫存量——15令；再訂貨量——25令；單位數(shù)量包（1令=500頁）；庫存參考號C2原有34令；2021年3月1日接受明達(dá)用品商店35令，發(fā)票號為53690；2021年3月23日發(fā)放給生產(chǎn)部23令，申請?zhí)?23；2021年4月8日接受明達(dá)用品商店45令，發(fā)票號為53760；2021年5月11日發(fā)放給設(shè)計部18令，申請?zhí)?31庫存記錄卡項目：A4白文件紙庫存參考號C2最大庫存量：100令單位數(shù)量包（1令=500頁）最小庫存量：15令再訂貨量——25令日期接收發(fā)放余額數(shù)量發(fā)票號供應(yīng)商數(shù)量申請?zhí)柌块T342021.3.135令53690明達(dá)用品商店692021.3.2323令023生產(chǎn)部462021.4.845令53760明達(dá)用品商店912021.5.1118令031設(shè)計部73（二）閱讀下面內(nèi)容，分析該公司辦公用品管理存在哪些問題？北京高科電子設(shè)備有限公司成立于2002年初，主要經(jīng)營項目有：個人電腦和服務(wù)器、筆記本電腦、打印機和其他外設(shè)產(chǎn)品、網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)品等相關(guān)IT產(chǎn)品，并代理銷售IBM、康柏、聯(lián)想等多家國際、國內(nèi)知名產(chǎn)品。公司內(nèi)部設(shè)有辦公室、銷售部、技術(shù)部、維修部、財務(wù)部、采購部、倉庫等部門。小朱原是哈爾濱某集團公司的秘書，因照顧家庭回到北京，應(yīng)聘來到了高科電子設(shè)備有限公司擔(dān)任秘書。工作期間，小朱發(fā)現(xiàn)公司辦公用品管理非?；靵y。由于公司本身經(jīng)營辦公設(shè)備，耗材自然消耗要大一些，但辦公用品儲藏室的鑰匙雖在辦公室，卻是哪個部門需要耗材，都可以直接來拿鑰匙提取，當(dāng)領(lǐng)用人發(fā)現(xiàn)需領(lǐng)用的物品沒了，才通知辦公室采購。財務(wù)科的人昨天讓買打印紙，銷售部的人今天又來領(lǐng)用印刷信箋、信封，說儲藏室連一張信箋、一個信封都沒了。小朱到儲藏室看了看，本想清點一下物品，搞個清單，但儲藏室內(nèi)堆得亂七八糟，不僅有本子、磁盤、圓珠筆、膠帶紙等辦公用品，還有拖把、掃把等清潔用品，甚至還存放著員工休息時用的籃球、排球，以及一些裝潢材料。除此之外，儲藏室通風(fēng)也不好，照明條件又差，很不容易找到物品。當(dāng)小朱買回東西，準(zhǔn)備登記入庫時，居然找不到入庫單。她把發(fā)票拿到總經(jīng)理處簽字，總經(jīng)理只是問了一下買了什么，然后看也沒看就簽上了大名，財務(wù)科也就把錢給了她。為了公司的利益，小朱打算說服總經(jīng)理對辦公用品嚴(yán)格管理，提高工作效率。答案：辦公用品管理混亂：辦公用品應(yīng)由辦公室來管理和控制，現(xiàn)在任何部門都可以隨便拿鑰匙自取用品；儲存室沒有辦公用品領(lǐng)取單、備品清單、入庫單；辦公用品的放置混亂，找不到東西；辦公用品未歸類，球類不應(yīng)出現(xiàn)在這里；沒有辦公用品監(jiān)督者，領(lǐng)導(dǎo)不看不問就簽字。三、簡答題（一）辦公用品訂購方式有幾種？1.招標(biāo)采購。一般適用于采購量比較大的辦公用品，做好前期詢價和調(diào)研，嚴(yán)格履行招標(biāo)程序。2.供貨商訂購。對于采購量比較小的辦公用品，可以直接去固定供貨商進(jìn)行訂購，這種方式的前提是需確認(rèn)該供貨商能夠提供所需物品。3.線上采購。這是目前采用比較多的形式，可以在網(wǎng)上商店訂購所需的辦公用品和耗材，足不出戶，送貨上門，以節(jié)省人力、提高效率。不論采用哪種訂購方式，秘書人員一定要保留一張購貨訂單，收到貨物時，要將實物與訂單一一核對，以防出錯。辦公用品采購應(yīng)履行相應(yīng)審批手續(xù)，向供應(yīng)商發(fā)出購買需求時要明確物品的規(guī)格、型號、數(shù)量、價格。（二）辦公用品庫存保管注意事項有哪些？1.儲藏間或物品柜要上鎖，保證安全、避免丟失，儲藏需要的面積取決于單位對所需物品儲存量的大小。2.各類物品要清楚地貼上標(biāo)簽，標(biāo)示類別和存放地，以便能迅速找到物品。3.新物品置于舊物品的下面或后面，先來的物品先發(fā)出去，這樣可保證物品不會因過期而不得不銷毀。4.體積大、分量重的物品放在最下面，以減少從架子上取物時發(fā)生事故的危險。5.小的物品、常用的物品，如訂書釘盒，應(yīng)放在較大物品的前面，以便于看見和領(lǐng)取。6.要經(jīng)常檢查庫房的溫濕度、通風(fēng)隔熱防火防水措施，防止霉、蟲、鼠等各種有害因素的侵蝕。7.儲藏辦公用品的房間應(yīng)有良好的照明，以便容易找到物品。項目五任務(wù)一：一、判斷題，在括號內(nèi)對的填√，錯的打×1．秘書應(yīng)在電話鈴響過兩聲后立即摘機接聽，即鈴響三聲之內(nèi)拿起話筒。（√）2．重要的內(nèi)容，應(yīng)主動予以復(fù)述，以得到主叫方的確認(rèn)。（√）3.秘書對于接聽的電話內(nèi)容，除緊急情況隨時請示報告和及時處理解決外，其它內(nèi)容或項目不需要進(jìn)行分類歸檔。（×）4.所以拿起話筒時，就要保持愉快的心情，以確保聲音的甜美、柔和，使人從中感受到你熱誠有禮、親切近人的態(tài)度。（√）5.接聽電話時不要喝茶、吸煙、嚼口香糖等。（√）二、應(yīng)用題（一）閱讀下面內(nèi)容，回答秘書小李接電話中出現(xiàn)的失誤有哪些？鈴鈴鈴，宏達(dá)公司的辦公室的電話響了三聲，秘書小李正在查找文件，又過了兩聲，小李才接起了電話，說到：“請問是哪位？”，在了解到對方是要找市場部的劉經(jīng)理時，小李不假思索地說：“對不起，劉經(jīng)理不在公司，在忙著準(zhǔn)備23號的新產(chǎn)品發(fā)布會”，說完，直接掛斷了電話。答案：未在響鈴三遍前接電話接起電話后未自報家門在電話中泄露了要召開新產(chǎn)品發(fā)布會的事情未在對方掛斷電話再放下聽筒請為宏達(dá)公司設(shè)計一份電話記錄表表5-1宏達(dá)公司來電記錄單來電單位來電人來電時間年月日時分電話號碼內(nèi)容摘要：領(lǐng)導(dǎo)批示處理結(jié)果記錄人三、簡答題（一）撥打電話前，應(yīng)把內(nèi)容要點記下來，或者打好腹稿，以便在電話中講清楚，避免遺漏。內(nèi)容準(zhǔn)備通常包括六個方面，英語中簡稱“5W1H”，請解釋“5W1H”。Who………………誰（何人）When………………什么時候（何時）Where………………什么地方（何地）What………………什么事情（何事）Why………………為什么（何因）How………………如何做（方法）（二）請寫出接聽電話程序1.做好記錄準(zhǔn)備。秘書一定要養(yǎng)成隨時準(zhǔn)備記錄的職業(yè)習(xí)慣。在電話旁邊準(zhǔn)備好“電話記錄表”（或記事本）和筆等，電話鈴一響，左手摘機，右手馬上準(zhǔn)備記錄。2.響鈴不過三。一般情況下，秘書應(yīng)在電話鈴響過兩聲后立即摘機接聽，即鈴響三聲之內(nèi)拿起話筒。3，接聽電話禮貌應(yīng)答。接電話后，先問好，然后再作自我介紹（包括介紹自己的單位和自己），以便對方確認(rèn)自己所打的電話是否無誤，這是國際慣用的電話禮節(jié)。如果一接電話就能辨認(rèn)出對方，便可直接稱呼對方，給對方留下特別親切的印象。如要傳呼電話時，應(yīng)明白告訴對方，如果對方要找的人剛好不在時，應(yīng)彬彬有禮地告知對方并商議有關(guān)轉(zhuǎn)告事宜。4.認(rèn)真做好記錄。通話時，秘書應(yīng)用心傾聽，準(zhǔn)確領(lǐng)會對方意圖，認(rèn)真做好記錄。5.禮貌結(jié)束通話結(jié)束通話的禮節(jié)要求與主叫方相類似，同時還要注意：一般應(yīng)讓主叫方先放下電話，如果對方是長輩或領(lǐng)導(dǎo)，更應(yīng)如此。通話結(jié)束后，一般來說，應(yīng)貫徹“誰打出電話誰先掛斷”的原則。如果內(nèi)容已講完，對方仍喋喋不休講些無關(guān)緊要的事，不能生硬地打斷對方，而應(yīng)找適當(dāng)?shù)慕杩诙Y貌地結(jié)束電話。任務(wù)二：一、判斷題，在括號內(nèi)對的填√，錯的打×1.單位具有法人資格，其印章是單位的標(biāo)志，按法定程序制發(fā)、用印后的公文和憑證就具有法律效力，在刑事訴訟和民事訴訟中負(fù)有法律責(zé)任和法律義務(wù)。（√）2.介紹信的保管應(yīng)與印章保管不一樣。（×）3.蓋用單位公章，用印人必須填寫“用印申請單”，經(jīng)本單位的主要負(fù)責(zé)人或經(jīng)主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的專人審核簽名批準(zhǔn)。（√）4.用印時，應(yīng)當(dāng)使實際蓋印的文件數(shù)量和“用印申請單”上的份數(shù)完全一致。（√）5.一份介紹信能同時用于兩個單位。（×）二、應(yīng)用題（一）黑龍江大學(xué)、哈爾濱理工大學(xué)、哈爾濱學(xué)院三所院校將在2021年5月12日就某份文件共同用印，請在下面表格內(nèi)用?。ㄗⅲ罕砀竦膶挾葹槲募恼挾龋?。答案1.三個印章并行排列，不允許相切或相交2.印章上名稱寫法正確（宋體、自左而右環(huán)繞）3.右下方時間大寫（二）××學(xué)院機電工程系張良同學(xué)將到汽輪機廠進(jìn)行為期兩周的頂崗實習(xí)，請你以機電工程系的名義為其開一份介紹信。介紹信第××號汽輪機廠：茲介紹我院張良等一位同志前往你處聯(lián)系學(xué)生為期兩周的頂崗實習(xí)事宜，請予接洽。此致敬禮?。ㄓ≌拢痢痢痢聊辍猎隆寥眨ㄓ行凇撂欤┤?、簡答題（一）印章的作用有哪些？1.標(biāo)志作用。只有得到法律認(rèn)可的機構(gòu)或人員（亦具有法人資格）才備有印章，并在印章上以印文的形式標(biāo)明其法定名稱（全稱），對外聯(lián)系工作就以印章作為標(biāo)志。另外，印章還表現(xiàn)為密封的標(biāo)志。2.權(quán)威作用。人們習(xí)慣把“印把子”比做權(quán)力的象征。這是法律賦予的權(quán)力，具有相當(dāng)?shù)臋?quán)威性，而這種權(quán)威性則是以印章為鑒證的。3.法律作用。單位具有法人資格，其印章是單位的標(biāo)志，按法定程序制發(fā)、用印后的公文和憑證就具有法律效力，在刑事訴訟和民事訴訟中負(fù)有法律責(zé)任和法律義務(wù)。4.憑證作用。各種各樣的文件、憑證、證據(jù)等，不蓋章對外一律無效。（二）印章的種類有哪些？1.正式印章。正式印章通常指單位印章。單位印章是按照法定的規(guī)格、外形、尺寸和樣式刻制的標(biāo)明一個單位法定全稱的印章，是一個單位的標(biāo)志和象征，代表單位行使一定的職責(zé)、權(quán)力。2.專用印章。專用印章是各級各類領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)為履行某一項專門職責(zé)，經(jīng)過一定批準(zhǔn)手續(xù)，頒發(fā)給所屬某一專門機構(gòu)使用的印章。這種印章不代表整個機關(guān)、單位，只反映某項專門業(yè)務(wù)內(nèi)容和一定的業(yè)務(wù)權(quán)力，包括財務(wù)專用章，合同專用章，業(yè)務(wù)專用章等。3.套印章。套印章是根據(jù)需要，按照正式印章或?qū)Ｓ糜≌碌脑瓨訌?fù)制而成、專供印刷用的模印。主要用于印刷需加蓋印章的文件、頒發(fā)的通知、布告以及經(jīng)縮微后在各種憑證的印刷品上使用。套印章用制版印刷的方式代替手工蓋印，適用于大宗公文憑證用印，或者用在稅務(wù)發(fā)票及其他專用票等小型票據(jù)上。4.鋼印。鋼印是用鋼材制作的印章。既有相當(dāng)于正式印章的鋼印，又有相當(dāng)于專用印章的鋼印，鋼印是使用加壓設(shè)備，采用模壓方法加蓋無色印章，只顯出印章突出的字樣、式樣和圖樣，而不顯出圖樣、字樣的顏色。它用于加蓋各種證件，一般加蓋在貼有照片的證件上。5.領(lǐng)導(dǎo)人簽名章。領(lǐng)導(dǎo)人簽名章是指刻有單位主要負(fù)責(zé)人姓名的圖章。它表示負(fù)責(zé)、信用，尊重和信任等，具有權(quán)威性。有些文書，例如銀行、財務(wù)報告、簽訂合同、布告通告等，除蓋公章和專用章外，還需蓋領(lǐng)導(dǎo)人簽名章才能生效。6.戳記。戳記是刻有一定字樣的，帶有標(biāo)志性質(zhì)的印章。這種印章字跡醒目，常加載在顯要的位置上，起著提示的作用。例如，財務(wù)單據(jù)上蓋的“現(xiàn)金收訖”，文書處理中所蓋的“急”、“特急”等。任務(wù)三：一、判斷題，在括號內(nèi)對的填√，錯的打×1.公務(wù)郵件，一般應(yīng)在收件當(dāng)天予以回復(fù)，以確保信息的及時交流和工作的順利開展。（√）2.秘書收到郵件后應(yīng)該按照一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分揀，一般按照郵件的重要性分揀，以保證重要信函得到優(yōu)先處理。（√）3.需要秘書部門自行處理的郵件，要及時處理。辦理結(jié)果需要讓上司知道。要將已處理的信函及處理結(jié)果放在一起供上司審核。（√）4.收到郵件要及時拆封，以免耽誤郵件中緊急事件的處理。（√）5.能拆開私人郵件；能拆開有“親啟”、“保密”等記號的郵件。（×）二、應(yīng)用題（一）閱讀下面材料，請幫助見習(xí)秘書小毛正確簽收當(dāng)天的郵件。小毛剛畢業(yè)，被招聘到中信集團辦公室任見習(xí)秘書。她不是秘書專業(yè)科班出身，因此，總經(jīng)理安排她跟著辦公室秘書王麗做事，讓王麗多帶帶她，使她早點熟悉工作。周二上午剛上班，王秘書拿了一個專用大文件袋來到辦公室，把小毛叫過來，對她說：“這是今天收到的郵件，現(xiàn)在我們一起來簽收郵件，你學(xué)著點?！毙∶芨吲d，今天又有新工作做了。王秘書剛把郵件從袋子里倒出來，電話鈴就響了，是總經(jīng)理掛來的電話，讓王秘書馬上去他辦公室一下。王秘書放下電話對小毛說：“我得先去總經(jīng)理那兒一趟，你把郵件先收起來，放到柜子里鎖好，等我回來一起弄?！闭f完，就去總經(jīng)理辦公室了。王秘書走后，小毛想：郵件簽收有什么難的，我自己先做就是了，等王秘書回來說不定還會夸我一番呢。說干就干，只見她右手拿剪刀，左手拿信件，把信件一封一封從封口頂部剪開，拿出里面的文件，攤在辦公桌上。有好幾封信的信紙都剪破了。正當(dāng)她忙得不可開交的時候，王秘書回來了。她一進(jìn)門，被眼前的情景嚇壞了，趕緊喊：“小毛，你在干什么？快住手！”小毛被王秘書嚇了一跳，說：“我在拆信啊。你看，我都快拆完了。”說完，還一臉得意。王秘書很嚴(yán)肅地說：“小毛哇小毛，郵件不是這樣處理的。不是告訴你先收起來等我回來一起弄嗎？為什么不等我回來？”小毛不服氣地說：“不就是拆封嗎？”但王秘書那嚴(yán)肅的表情讓小毛心里忐忑不安，她不知道自己究竟哪兒錯了。答案：對于當(dāng)天的郵件，見習(xí)秘書小毛可以這樣處理：（1）清點。首先清點一下郵件的數(shù)量。（2）將郵件進(jìn)行初步分揀。把私人信函、標(biāo)有密級的郵件放在一起，余下的郵件按部門分開。（3）及時拆封。郵件分揀后，秘書應(yīng)抓緊對屬于自己處理的郵件予以拆封。當(dāng)然，上述如私人信函、有密級的文件以及其他部門郵件小毛是不能拆封的。在拆封過程中，應(yīng)當(dāng)掌握一定的技巧和注意事項。1）拆郵件時，要小心別剪到里面的信紙?？稍卩]件的底部輕輕敲擊幾下，使郵件內(nèi)的物件落到下部，然后使用開封刀進(jìn)行開封，以避免出現(xiàn)剪破信紙的問題。2）郵件拆封后，應(yīng)把每封信里面的文件都拿出來，然后按順序疊好，連同信封一起用回形針或曲別針別好，而不能在拆封后隨意把文件攤在桌子上，以免把文件給弄亂了。3）對于已經(jīng)誤拆的信件，應(yīng)在郵件上注上“誤拆”字樣，并封好。秘書應(yīng)及時向收信人道歉或予以說明，如果無法直接見到收信人，要將信件連同信封裝入本單位的信封里，在上面注明“對不起，誤拆”字樣，并注上自己的姓名，轉(zhuǎn)呈收件人。（4）如實登記。秘書處理的所有文件都應(yīng)進(jìn)行登記。登記時，應(yīng)按接收文登記簿中所列內(nèi)容逐項登記。收文登記的目的在于便于秘書掌握重要的、需要辦理的信件的去向、辦理結(jié)果及辦妥后的歸檔。（5）分送處理。上司親收郵件應(yīng)立即呈送；不同部門的文件、信函要及時送交相關(guān)部門；對于同事的私人信件可放入指定信袋或順便送交；報刊雜志則分別上夾或上架。（6）閱辦。秘書應(yīng)仔細(xì)、認(rèn)真地閱看已經(jīng)拆封文件、信函，以便進(jìn)一步做好郵件的分發(fā)傳閱工作。（二）說明秘書小李工作失誤之處并闡述原因秘書小李是剛畢業(yè)的大學(xué)生，剛剛上班2天，工作非常積極。上午10點，收發(fā)室送信人送來一些信件，此時，他正忙著接待客人，就告訴送信人把信件直接放到了辦公桌上。送走客人后，小李翻看了郵件，看到有幾封信是發(fā)給公司的和發(fā)給經(jīng)理本人的，他就直接把這幾封信放到了經(jīng)理的辦公桌上。答案：收發(fā)郵件應(yīng)嚴(yán)格按照流程處理，對收到的郵件應(yīng)進(jìn)行簽收，然后按類進(jìn)行分揀，根據(jù)信件性質(zhì)進(jìn)行拆封，然后登記在收件登記薄上，最后進(jìn)行分送，小李收到郵件沒有進(jìn)行這一系列的程序，直接送到了經(jīng)理辦公桌上，也沒有進(jìn)行標(biāo)識說明，小李對文件接收工作基本要求還知之甚少。簡答題（一）發(fā)送郵件的程序有哪些？1.內(nèi)容校核。信函起草完畢后，秘書應(yīng)該按照規(guī)范的格式進(jìn)行打印，并檢查字、詞、句及標(biāo)點的使用是否正確。信函的內(nèi)容要完整、清楚，防止疏漏。2.上司簽發(fā)。有的郵件需要上司簽發(fā)，上司的親筆簽名會引起對方對郵件內(nèi)容的重視，秘書在恰當(dāng)?shù)臅r機把信函呈交上司簽字。除緊急的信件必須立即請上司簽字之外，一船的信件可以集中在一起，找一個方便的時間請上司統(tǒng)一簽字。3.復(fù)印存檔。重要的信函發(fā)出前應(yīng)復(fù)印一一份。做好登記存人檔案。4.查核郵件。在郵件封裝寄發(fā)之前。還要仔細(xì)核查郵件。一是核查附件，要注意全部附件是否齊全、正確。二是核查信封或外包裝，檢查收件人姓名、地址與信箋上的收件人姓名地址是否一致，標(biāo)記是否注明，如“絕密”、“保密”、“親啟”等。三是核查必須由上司簽名寄發(fā)的信函是否經(jīng)過了上司的簽署。5.裝封登記。郵件裝封之前，秘書應(yīng)該注意將信紙上的小夾子或其他裝訂用具取下。6.分類寄發(fā)。秘書要了解郵政方面的規(guī)章制度和寄發(fā)時間，選擇適當(dāng)?shù)泥]寄方式。將郵件按境內(nèi)平信、國際航空、特快專遞、大件包裹等分類。因為，不同的郵件類型往往意味著不同的寄發(fā)要求，分類能夠幫助秘書人員很好地按要求處理郵件。（二）接收與回復(fù)電子郵件的程序有哪些？1.及時回復(fù)。每天規(guī)定一個具體的時間來查閱郵件。凡公務(wù)郵件，一般應(yīng)在收件當(dāng)天予以回復(fù)，以確保信息的及時交流和工作的順利開展。理想的回復(fù)時間是2小時內(nèi)，特別是對一些緊急、重要的郵件。對于一些優(yōu)先級低的郵件可集中在一個特定時間里處理，但一般不要超過24小時。如果涉及較難處理的問題，可先告知發(fā)件人已經(jīng)收到郵件，再擇時另發(fā)郵件予以具體回復(fù)。如果由于因公出差或其他原因而未能及時回復(fù)，回復(fù)時要向?qū)Ψ街虑浮?.分批處理。進(jìn)入郵箱后要對郵件進(jìn)行分批處理，保證每天下班前收件箱里的新郵件數(shù)為零。分批處理前，創(chuàng)建分類的郵件文件夾，如公務(wù)郵件、個人郵件、群郵件等，對其進(jìn)行歸檔。也可合并郵件，把某個文件夾中或某標(biāo)簽的郵件生成一個單一的RTF或PDF文件，以備以后再讀。還可通過全選和單選的快速方法，以及分類垃圾和清除全部垃圾的操作進(jìn)行分批處理。3.郵箱文件管理。息材料秘書人員要保管好自己的收件箱。要定期整理收件箱，把郵件按照優(yōu)先級、主題、日期、發(fā)件人及其他選項進(jìn)行分類，該保存到其他位置的郵件要選擇其他的保存位置，重要的內(nèi)容應(yīng)該打印出書面形式予以保存。及時刪除垃圾郵件。4.郵件保密。發(fā)送重要文件或機密信件，可以采取在電子郵件中添加數(shù)字簽名和附件加密的措施。如果是在公共計算機上收發(fā)信件，還要注意保密的問題?？梢酝ㄟ^“Internet選項”的“常規(guī)”選項卡刪除文件、清除歷史記錄及刪除Cookie。也可以到“內(nèi)容”選項卡的“個人信息”欄進(jìn)行自動完成設(shè)置，清除表單及密碼等。5.對誤發(fā)的電子郵件要回復(fù)。當(dāng)收到他人誤發(fā)的郵件時，盡可能代為傳遞或通知原寄送人。如果能從信件內(nèi)容看出正確的收信者，應(yīng)迅速轉(zhuǎn)送出去。若無法辨認(rèn)，也應(yīng)及時回復(fù)發(fā)信人。在網(wǎng)際空間中，要有寬容互助的心胸，原諒別人無心的錯誤并給予熱心協(xié)助。6.整理保管通訊簿。秘書要妥善管理大量的電子通訊地址，需要分類建立通訊簿，每次發(fā)送文件時要在“收件人”或“抄送”“密件抄送”等欄中輸入該聯(lián)系人的姓名或在通訊簿上點該聯(lián)系人的姓名即可，這樣既可以避免輸入錯誤，也能提高工作效率。同時秘書也要妥善保管收到的電子郵件地址，不要泄漏給他人，甚至家人或朋友。更不能貼在互聯(lián)網(wǎng)論壇或公告板上、新聞組系統(tǒng)里、聊天室中，或者其他公共區(qū)域內(nèi)。任務(wù)四：一、判斷題，在括號內(nèi)對的填√，錯的打×1.公司企業(yè)付款，一般都是通過銀行轉(zhuǎn)賬結(jié)算，或使用支票、匯票等結(jié)算。（√）2.內(nèi)部工作人員需要領(lǐng)取小額現(xiàn)金時，應(yīng)填寫小額現(xiàn)金憑單，提交開銷的項目和用途、日期、金額。（√）3.秘書人員在管理辦公室的零用現(xiàn)金時，不應(yīng)該自己或者協(xié)助他人建立辦公室的“小金庫”，而是應(yīng)該嚴(yán)格遵守辦公程序和財務(wù)制度，依照國家法律以及相應(yīng)的財會管理制進(jìn)行現(xiàn)金管理。（√）公司車輛由辦公室統(tǒng)一管理、調(diào)度，公司車輛調(diào)度實行派車制度，各部門公務(wù)用車，由部門負(fù)責(zé)人先向辦公室申請，填寫《申請單》，說明用車事由、地點、時間，辦公室根據(jù)需要統(tǒng)籌安排派車。（√）5.車輛使用按先下級、后上級；先一般事、后急事；先滿足工作任務(wù)、接待任務(wù)，后其他事的原則安排。（×）二、應(yīng)用題（一）閱讀下面內(nèi)容，請幫助秘書小賈正確進(jìn)行小額現(xiàn)金管理宏利公司行政辦的秘書小賈是一名大學(xué)應(yīng)屆畢業(yè)生。一天辦公室的電腦出了問題，無法正常使用。行政辦于主任讓秘書小賈聯(lián)系公司技術(shù)部來修理一下，而技術(shù)部忙于新產(chǎn)品開發(fā)，抽不出人來，只能等忙過這一陣再說。秘書小賈把聯(lián)系的情況向于主任匯報后，于主任很著急，因為最近行政辦的事務(wù)非常多，離了電腦可不行。這時，于主任猛然想起公司新來的業(yè)務(wù)員小馬在學(xué)校學(xué)的就是計算機專業(yè)，他讓秘書小賈找小馬來修電腦。小馬對電腦檢查之后表示，修好沒問題，但是必須要換一些配件，需幾百元錢，而秘書小賈負(fù)責(zé)辦公室的小額現(xiàn)金管理，她就從自己辦公抽屜里的零用現(xiàn)金中拿出了五百元，、交給業(yè)務(wù)員小馬去購件，第二天計算機就修好了。第二天上班，復(fù)印室的小趙來找秘書小賈，說幾天前購買了一些A4紙，她把發(fā)票給了秘書小賈，小賈接過發(fā)票，看了看金額就把錢支付給了小趙。十點多，行政辦于主任找秘書小賈說，他明天要去杭州出差兩天，讓秘書小賈去財務(wù)部借款。小賈說，正好辦公室的小額現(xiàn)金還有幾千元，便讓主任先拿去，回來再報銷。主任走后，秘書小賈這才想起辦公室支出的費用已達(dá)到一定數(shù)額，需到財務(wù)報銷以備周轉(zhuǎn)。她清理了抽屜里的一堆發(fā)票，發(fā)現(xiàn)有些票據(jù)她已經(jīng)想不起來經(jīng)手人是誰了，甚至發(fā)票里還夾雜了幾張購貨收據(jù)。秘書小賈到財務(wù)后，遇到了麻煩，她受到財務(wù)部部長的嚴(yán)厲批評。答案：秘書小賈在對小額現(xiàn)金管理中存在很多問題，他應(yīng)從以下幾個方面加以改進(jìn)：1.辦公室的小額現(xiàn)金不能隨便放在辦公抽屜里，這樣存在很大的安全隱患；應(yīng)將錢鎖在保險柜里，如數(shù)額大，最好存入銀行，辦公室不能留存太多現(xiàn)金。2.讓小馬去購買計算機配件，應(yīng)該進(jìn)行小額現(xiàn)金申請，并向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行請示。3.秘書小賈在支付小趙辦公費時的做法違反了小額現(xiàn)金管理操作程序；應(yīng)該先由小趙向領(lǐng)導(dǎo)提出購買申請，填寫相關(guān)憑單，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意，秘書小賈予以認(rèn)真審核后，才能支付給小趙。另外小趙把發(fā)票交回后，秘書小賈應(yīng)在小額現(xiàn)金賬簿上進(jìn)行登記。4.秘書小賈將小額現(xiàn)金當(dāng)做差旅費借給主任是不正確的，小額現(xiàn)金不能等同于差旅費，二者用途是不同的。秘書小賈應(yīng)按相關(guān)規(guī)定到財務(wù)部門為主任預(yù)支差旅費。5.每次上交的票據(jù)，應(yīng)按規(guī)范進(jìn)行簽字并進(jìn)行分類歸檔，否則容易導(dǎo)致賬目混亂。6.要及時進(jìn)行小額現(xiàn)金賬目登記，清楚顯示小額現(xiàn)金支出額與現(xiàn)存額，當(dāng)小額現(xiàn)金支出達(dá)到一定額度，或現(xiàn)金存量不足時，能夠及時提示進(jìn)行報銷和申請補足小額現(xiàn)金，保證單位工作順利開展。（二）閱讀下面內(nèi)容，然后回答后面的思考問題新利液壓銷售有限公司的2臺計算機總死機，經(jīng)理讓桑秘書找人修電腦。桑秘書開始打電話，找到一位長期為公司服務(wù)的小劉。打電話時她環(huán)視辦公室，想起打印機沒墨了，純凈水也剩的不多了，又分別給辦公設(shè)備供應(yīng)商和送水工打電話。上午，技術(shù)人員來檢修電腦，發(fā)現(xiàn)有主機配件壞了，要買新的，需要幾百元，桑秘書有點拿不定主意，自言自語：“誰去買呢？我也不懂，這樣吧，你自己去買，多退少補，要票據(jù)哦。”隨手從抽屜拿了500元遞給小劉。很快，墨盒送來了，桑秘書用辦公室小額現(xiàn)金付了帳；水也到了，正好有幾位客戶來了，桑秘書忙著招待客人，隨手從自己兜里掏10元錢，也忘了讓對方在辦公用品消耗單上簽字。第二天，公司業(yè)務(wù)員張楠出差回來了，還順便要回3筆欠賬（這是經(jīng)理交代過的），共5250元，會計沒在家，張楠不愿意保管現(xiàn)金，他對桑秘書說：“也沒多少錢，你就收著做辦公室小額現(xiàn)金吧?！鄙Ｃ貢谑鞘障铝?。幾天后，桑秘書在支付一筆公司電話費時，被告知其中一張是假鈔，桑秘書不知所措。思考問題：1．桑秘書把錢直接交給小劉合適嗎？桑秘書付水費方式對嗎？2．你認(rèn)為桑秘書能順利報銷票據(jù)嗎？3．秘書應(yīng)如何管理辦公室的小額現(xiàn)金？4．桑秘書直接收張楠討回的欠款做辦公室小額現(xiàn)金的方式對嗎？怎樣處理比較合適？答案：1.桑秘書把錢直接交給小劉是不合適的。小劉不屬于公司員工，是配件供應(yīng)商，正確程序應(yīng)該是桑秘書應(yīng)將此情況向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報，得到同意之后，桑秘書得到電腦維修費用，小劉可以先把配件及配件發(fā)票拿到單位，桑秘書付費。之后桑秘書填寫《小額現(xiàn)金憑單》，報得電腦維修費用。桑秘書付水費的方式也是不正確的。水送到以后，小桑付水費的同時要讓送水師傅在辦公用品消耗單上簽字，然后付錢給送水師傅，事后補辦水費報銷手續(xù)。2.按照案例中的情形，秘書小桑不能順利報銷。原因為：一是沒有請示上級領(lǐng)導(dǎo)；二是配件、水、墨盒沒有簽訂相關(guān)單據(jù)，單據(jù)不全無法報銷。3.秘書管理辦公室小額現(xiàn)金要做好以下幾點：（1）控制好小額現(xiàn)金的使用范圍，各單位因性質(zhì)和工作內(nèi)容不同，小額現(xiàn)金報銷的范圍也會有所不同，秘書要根據(jù)實際情況，具體把握。（2）小額現(xiàn)金使用程序要規(guī)范。先申請，得到批準(zhǔn)，然后填寫小額現(xiàn)金申請單，得到資金，辦理相關(guān)業(yè)務(wù)，然后取得相關(guān)各種票據(jù)，相關(guān)辦理人簽字，交秘書處進(jìn)行報賬，進(jìn)行票據(jù)備案。4.桑秘書直接收張楠討回的欠款做辦公室小額現(xiàn)金，這個做法是不對的。小額現(xiàn)金只是為應(yīng)對辦公室常規(guī)、數(shù)額微少、內(nèi)容繁雜的小事務(wù)時使用的，其來源是領(lǐng)導(dǎo)同意簽字后，從財務(wù)處直接領(lǐng)回的小額資金。張楠收回欠款，是屬于公司經(jīng)營款，要入賬財務(wù)處，不能私自作為小額現(xiàn)金，如果把欠款交到秘書手里作為小額現(xiàn)金，其性質(zhì)容易被認(rèn)定為“小金庫”，私設(shè)“小金庫”是違規(guī)的。三、簡答題（一）用車原則有哪些車輛使用按先上級、后下級；先急事、后一般事；先滿足工作任務(wù)、接待任務(wù)，后其他事的原則安排。除公司領(lǐng)導(dǎo)或各部門到有關(guān)單位、各地辦事外，單獨一人在城區(qū)辦事，原則上不安排車輛。公司員工外出辦理公務(wù)，應(yīng)乘公共汽車。特殊緊急事情需用車時，需經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可用車。公車不得私自借予私人使用。外單位借車，需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可安排。（二）說明小額現(xiàn)金的用途、申請和保管1．用途。小額現(xiàn)金主要用來支付小額費用，如本市交通費、郵資、接待茶點費、停車費及添置少量辦公用品。2．申請。設(shè)立小額現(xiàn)金，要部門提出申請，由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，到財務(wù)部門開出一張支票并取得現(xiàn)金，它的數(shù)額根據(jù)企業(yè)的規(guī)模和平時小額支出的數(shù)額來確定。3．保管。秘書領(lǐng)取小額現(xiàn)金后，應(yīng)將其鎖在辦公室的保險柜內(nèi)并負(fù)責(zé)保管和支付。任務(wù)五：一、判斷題，在括號內(nèi)對的填√，錯的打×1.接待來訪者有一視