辦公室實(shí)務(wù)（第2版）課件 項(xiàng)目1、2 概述、辦公室環(huán)境管理

項(xiàng)目一概述掌握秘書工作的具體內(nèi)容掌握秘書工作的原則能力目標(biāo)學(xué)習(xí)目標(biāo)了解秘書工作的含義和特征了解秘書工作的作用知識(shí)目標(biāo)素養(yǎng)目標(biāo)明確秘書要遵紀(jì)守法，辦事公道明確秘書要實(shí)事求是，準(zhǔn)確客觀

任務(wù)一了解秘書工作任務(wù)描述一位條件優(yōu)秀的年輕求職者，來到某公司應(yīng)聘秘書一職。由于自身優(yōu)勢(shì)突出，他得以脫穎而出，接受總經(jīng)理的面試?？偨?jīng)理見到他，愣了一下，隨即做出驚訝的表情，從椅子上站起來，走上前緊握住求職者的雙手不放，激動(dòng)地說："世界真是太小了，沒想到在這里遇上你！上次我和家人在桂林游玩時(shí)，我的女兒不慎落水，幸虧你奮不顧身地將她救起。由于當(dāng)時(shí)我比較激動(dòng)，竟然忘記詢問你的聯(lián)系方式。今天總算找到你了，了卻我的一樁心愿！"求職者開始聽得一頭霧水，后來很快意識(shí)到是總經(jīng)理認(rèn)錯(cuò)了人。如果你是那位優(yōu)秀的求職者，你會(huì)如何回答總經(jīng)理？秘書工作的涵義和特征秘書工作的內(nèi)容和作用秘書工作的原則一二三理論知識(shí)一、

秘書工作的涵義和特征1.秘書工作的涵義為實(shí)現(xiàn)秘書部門的基本職能而必須完成的具體工作。2.秘書工作的特征

輔助性

政策性

機(jī)要性

綜合性

事務(wù)性二、

秘書工作的內(nèi)容和作用1.秘書工作的內(nèi)容秘書工作的內(nèi)容

辦公室環(huán)境管理

辦公室時(shí)間管理

辦公室用品管理

安全管理

常規(guī)辦公室工作

調(diào)研工作

信息工作

會(huì)務(wù)工作

文書與檔案管理二、

秘書工作的內(nèi)容和作用2.秘書工作的作用秘書工作的作用

助手作用

參謀作用

督查作用

協(xié)調(diào)作用

樞紐作用

窗口作用

信息作用三、

秘書工作的原則

秘書工作的原則

遵紀(jì)守法原則

求真務(wù)實(shí)原則

聯(lián)系群眾原則

維護(hù)大局原則

團(tuán)結(jié)協(xié)作原則三、

秘書工作的原則

秘書工作的原則

遵紀(jì)守法原則

求真務(wù)實(shí)原則

聯(lián)系群眾原則

維護(hù)大局原則

團(tuán)結(jié)協(xié)作原則任務(wù)實(shí)施求職者可以平靜地說：“總經(jīng)理先生，我想你一定是認(rèn)錯(cuò)人了，我從來沒有去過桂林，更不可能在那里就過你的女兒?！闭莆彰貢殬I(yè)道德的深刻內(nèi)涵明確提高悟性的途徑能力目標(biāo)學(xué)習(xí)目標(biāo)了解秘書職業(yè)道德的重要性了解秘書悟性的含義及能力要求知識(shí)目標(biāo)素養(yǎng)目標(biāo)明確秘書應(yīng)當(dāng)辦事公平公道、不弄虛作假任務(wù)二了解秘書的職業(yè)道德及工作的悟性任務(wù)描述

某學(xué)院文秘專業(yè)的學(xué)生王明，畢業(yè)后被分配到光遠(yuǎn)公司任辦公室秘書，每天繁雜的工作使其漸漸產(chǎn)生了厭倦情緒，總覺得處處不順手，懷疑自己當(dāng)初的選擇是否是錯(cuò)誤的。他應(yīng)該如何調(diào)整自己呢？秘書的職業(yè)道德秘書工作的悟性一二理論知識(shí)一、

秘書的職業(yè)道德

秘書的職業(yè)道德

忠于職守，自覺履行各項(xiàng)職責(zé)

服從領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)好參謀

兢兢業(yè)業(yè)，甘當(dāng)無名英雄

謙虛謹(jǐn)慎，辦事公道，熱情服務(wù)

遵紀(jì)守法，廉潔奉公，不假借領(lǐng)導(dǎo)名義以權(quán)謀私一、

秘書的職業(yè)道德

秘書的職業(yè)道德

恪守信用，嚴(yán)守秘密

實(shí)事求是，勇于創(chuàng)新

刻苦學(xué)習(xí)，努力提高思想水平和科學(xué)文化素質(zhì)

鉆研業(yè)務(wù)，掌握秘書工作技能二、

秘書的悟性1.秘書悟性的含義

具體的、適應(yīng)秘書工作特點(diǎn)的、對(duì)秘書事務(wù)和工作的分析理解能力。

即知性、理智、理解力，劃分認(rèn)識(shí)能力或認(rèn)識(shí)能力發(fā)展階段的用語，指理解的性能，包括規(guī)定、判定、分析、推論、區(qū)別、比較等認(rèn)識(shí)的性能或求知的能力在內(nèi)。

——辭海二、

秘書的悟性2.悟性的能力要求

觀察能力

認(rèn)知能力

表達(dá)能力二、

秘書的悟性3.秘書悟性的養(yǎng)成

閱歷與經(jīng)驗(yàn)

意志與品位

品質(zhì)與技能二、

秘書的悟性4.提高秘書工作的悟性

熟悉領(lǐng)導(dǎo)

理解領(lǐng)導(dǎo)

輔助領(lǐng)導(dǎo)理解決策的真實(shí)意圖

理解領(lǐng)導(dǎo)的指示精神多找領(lǐng)導(dǎo)身上的優(yōu)點(diǎn)適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作習(xí)慣任務(wù)實(shí)施秘書具有良好的職業(yè)道德是做好工作的關(guān)鍵，也是成功的保證。秘書的職業(yè)道德主要有九個(gè)方面的內(nèi)容，即①忠于職守，自覺履行各項(xiàng)職責(zé)；②服從領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)好參謀；③兢兢業(yè)業(yè)，甘當(dāng)無名英雄；④謙虛謹(jǐn)慎，辦事公道，熱情服務(wù)；⑤遵紀(jì)守法，廉潔奉公，不假借領(lǐng)導(dǎo)名義以權(quán)謀私；⑥恪守信用，嚴(yán)守機(jī)密；⑦實(shí)事求是，勇于創(chuàng)新；⑧刻苦學(xué)習(xí)，努力提高思想水平和科學(xué)文化素質(zhì)；⑨鉆研業(yè)務(wù)，掌握秘書工作各項(xiàng)技能。謝謝觀看，再見！項(xiàng)目二辦公室環(huán)境管理能布置一間舒適、衛(wèi)生、健康、環(huán)保的辦公室能布置設(shè)計(jì)美觀、適用的辦公環(huán)境能根據(jù)辦公室不同空間進(jìn)行綠化裝飾能力目標(biāo)學(xué)習(xí)目標(biāo)了解布置辦公室的要求明確辦公室布置的類型明確辦公室綠化裝飾的原則知識(shí)目標(biāo)素養(yǎng)目標(biāo)明確共產(chǎn)黨人堅(jiān)持以人民為中心的發(fā)展思想

任務(wù)一辦公室環(huán)境布置技巧任務(wù)描述

伍菊剛剛畢業(yè)，是一家企業(yè)老總的秘書。老總剛上任，辦公室須重新布置：地板乳白色，窗簾日久褪色，衣柜使用了不良裝修建材散發(fā)嗆人的味道，沒有綠色植物，只有辦公桌椅和有點(diǎn)破的沙發(fā)。伍秘書該怎樣整理才能使辦公室清新怡人呢？辦公室布置要求辦公室布置的類型辦公室布置的標(biāo)準(zhǔn)一二三理論知識(shí)四五辦公室的布置辦公室如何綠化裝飾一、

辦公室布置要求辦公室布置要求辦公室：選擇大間辦公室辦公家具：桌子規(guī)格一致；各種柜子高度一致；檔案或靠墻或背對(duì)背當(dāng)隔斷隔斷：端坐可輕易環(huán)顧四周，伏案不受外部視線的干擾天花板：照度高；通風(fēng)與恒溫；防火性材料部門、座位：來訪部門在入口處；主管座位在員工座位后方；職員座位方向一致；自然光來自桌子的左上方或斜后上方公共區(qū)域：充分的空間；公告板等不引起職員分散精力及造成擁擠處；設(shè)置休息處二、

辦公室布置的類型布置的類型

開放式

組合式

封閉式活動(dòng)中心型開放式和封閉式辦公室的優(yōu)缺點(diǎn)

優(yōu)

點(diǎn)缺

點(diǎn)開放式1．靈活應(yīng)變，工作位置隨需要而移動(dòng)、改變2．節(jié)省面積和門、墻等，節(jié)省費(fèi)用，能容納更多的員工3．易溝通、交流4．易受監(jiān)督，員工的行動(dòng)易得到上司的督察5．易集中化服務(wù)和共享辦公設(shè)備1．難保機(jī)密2．難集中注意力，員工易受電話、人員走動(dòng)等干擾3．房間易有噪聲，如說話聲、打電話等易影響他人4．員工難于找到屬于自己的私人空間封閉式1．易于集中注意力，便于從事細(xì)致或?qū)I(yè)工作2．易于保證工作的機(jī)密性3．較安全，可以鎖門4．易于保證隱私，明確辦公空間與自己使用空間1．費(fèi)用高，門、窗等占用空間2．難于監(jiān)督工作人員的活動(dòng)3．難于交流，員工被分隔開，易感覺孤獨(dú)三、

辦公室布置的標(biāo)準(zhǔn)小型封閉式領(lǐng)導(dǎo)桌椅擺放整齊有序，面對(duì)來人方向就座電話放在左邊，電腦放在右邊，電腦屏幕不對(duì)著來人方向保險(xiǎn)柜、資料柜放在主人身邊或身后，柜中資料擺放整齊沙發(fā)、飲水機(jī)、報(bào)架等要求方便來賓辦公室優(yōu)雅、整潔、安全，有綠色植物三、

辦公室布置的標(biāo)準(zhǔn)大型開放式所有座位應(yīng)統(tǒng)一朝向大門，或分成若干排雙向而坐彼此間可用1米左右高度的屏風(fēng)分隔工作流程應(yīng)成直線對(duì)稱布置主管座位應(yīng)位于部屬座位的后方上司應(yīng)有專門的辦公室四、

辦公室的布置的具體內(nèi)容

條件光線：采用自然光照明，光線不能太強(qiáng)；自然光不足，可采用人工光聲音：聲強(qiáng)值為20—30分貝（一）辦公環(huán)境空氣環(huán)境：溫度、濕度、清潔和流通。溫度20℃~25℃，濕度40%-60%節(jié)能：養(yǎng)成良好的節(jié)能習(xí)慣環(huán)保：節(jié)約能源、紙張；使用可循環(huán)、環(huán)保型的辦公用品色彩：適當(dāng)；除警戒色彩外，基本色彩四種以下，彩度要低四、

辦公室的布置

辦公室布置的要求

辦公設(shè)備的放置舒適、方便

公用物品有序擺放

座位安置利于提高辦公效率（二）辦公設(shè)備、公用物品及座位五、

辦公室的綠化裝飾辦公室綠化裝飾的原則

比例要適當(dāng)

色彩要協(xié)調(diào)

中心要突出1.辦公室綠化裝飾的原則五、

辦公室如何綠化裝飾

不同空間綠化裝飾會(huì)客廳

主辦公室的綠化裝飾

辦公室內(nèi)書房的綠化裝飾

會(huì)議室的綠化裝飾

2.辦公室不同空間的綠化裝飾以抒情為主的觀賞植物色淡香微根據(jù)會(huì)議內(nèi)容作不同的藝術(shù)處理五、

辦公室如何綠化裝飾

秘書工作的原則

盆景

盆栽花卉

插花3.辦公室綠化裝飾的材料選擇樹木、竹草、山水蔭生觀葉植物任務(wù)實(shí)施

秘書對(duì)辦公室環(huán)境的好壞負(fù)有極大的責(zé)任。伍秘書首先應(yīng)該更換新窗簾，或者直接換成藍(lán)色的百葉窗；將衣柜換掉；養(yǎng)幾盆吊蘭、滴水蓮、仙人掌等有利于改善室內(nèi)空氣的植物，天氣好的時(shí)候，時(shí)常開窗通風(fēng)；量好沙發(fā)尺寸，定制新的沙發(fā)套；如果時(shí)間、經(jīng)費(fèi)允許，也可將地板更換成棗紅色的實(shí)木地板；平時(shí)注意打掃衛(wèi)生，保持辦公室清潔。當(dāng)然，這么大的改動(dòng)，一定要事先征求總經(jīng)理的意見，得到認(rèn)可后再行動(dòng)。能創(chuàng)造整潔、安全、健康的辦公環(huán)境能夠采取措施排除常見隱患能力目標(biāo)學(xué)習(xí)目標(biāo)明確辦公室環(huán)境維護(hù)的內(nèi)容明確辦公室環(huán)境管理的內(nèi)容知識(shí)目標(biāo)素養(yǎng)目標(biāo)明確秘書要嚴(yán)格要求自己，小處著眼，做事即做人任務(wù)二辦公室環(huán)境的維護(hù)與管理任務(wù)描述

某市建筑工程公司是一家創(chuàng)辦近40年的老企業(yè)，公司曾經(jīng)有過輝煌的歷史，近年來企業(yè)效益直線下滑。為此，市政府有關(guān)部門決定對(duì)企業(yè)實(shí)行改制。一貫清閑的秘書王強(qiáng)，這會(huì)兒開始忙得夠嗆。走進(jìn)王強(qiáng)辦公室，只見文件資料柜開著，辦公桌堆得滿滿的，有各種文件、報(bào)表、企業(yè)檔案、書報(bào)雜志、白紙等，加上電話機(jī)和他的相框、茶杯、煙灰缸擺放不整齊，一張辦公桌亂成一片。剛剛還在找電話本，現(xiàn)在又在找訂書機(jī)，好不容易找到了訂書機(jī)，釘子沒了，又得到處找釘書釘。再仔細(xì)看看，不僅窗臺(tái)上布滿灰塵，連電腦鍵盤、顯示器、復(fù)印機(jī)面板也都污跡斑斑，邊上的廢紙簍也是滿滿的，王強(qiáng)一時(shí)找不到煙灰缸，煙灰還往廢紙簍里彈。由于辦公設(shè)備較多，電話線、電腦線、網(wǎng)絡(luò)線、傳真機(jī)線、復(fù)印機(jī)線、打印機(jī)線等都交織在一起。問王強(qiáng)為何如此這般，他說：“最近太忙，領(lǐng)導(dǎo)要材料催得緊，已無暇顧及這一切了?！边@天，公司經(jīng)理打電話給王強(qiáng)，說是市體改委、市工業(yè)局、市建設(shè)局的領(lǐng)導(dǎo)下午要到公司看看，然后開個(gè)座談會(huì)，為做好改制工作掌握第一手材料。由于公司經(jīng)理近段時(shí)間因改制問題有些情緒，故病假在家，意思是讓王強(qiáng)做好接待和陪同工作。任務(wù)描述

王強(qiáng)先是安排人員清潔接待室，又找人寫了幅歡迎標(biāo)語，然后打電話給各部門和下屬幾個(gè)生產(chǎn)車間，通知下午有領(lǐng)導(dǎo)視察，最后找到公司職工花名冊(cè)，勾了幾個(gè)人的名字，電話通知下午參加座談會(huì)。本來陪領(lǐng)導(dǎo)在公司轉(zhuǎn)一圈是再簡單不過的事情了，而且事前還打過招呼，可王強(qiáng)萬萬沒想到會(huì)出這么一件事情。在公司內(nèi)行走時(shí)，市體改委的張主任踩到了沒有蓋好又沒有安全標(biāo)志的陰井口內(nèi)，當(dāng)即擦破褲子，小腿部表皮劃傷出血，并且膝蓋疼痛劇烈。王強(qiáng)頓時(shí)愣住了，他可從未遇到過這樣的情況，一時(shí)不知所措，腦子也一片空白。他隱隱約約聽到旁邊有人說：“快，讓車子趕緊把張主任送到醫(yī)院！”這才趕緊去找駕駛員。請(qǐng)指出王強(qiáng)辦公室的安全隱患，模擬演示改善王強(qiáng)辦公室環(huán)境，并說出企業(yè)辦公室中安全檢查的方法。他應(yīng)該如何調(diào)整自己呢？辦公環(huán)境的維護(hù)辦公環(huán)境的管理一二理論知識(shí)一、

辦公環(huán)境的維護(hù)個(gè)人工作環(huán)境的維護(hù)

環(huán)境整潔

物品擺放有序

1.個(gè)人工作環(huán)境的維護(hù)電話、電腦、參考書、文具用品、文件夾、抽屜一、

辦公環(huán)境的維護(hù)公共區(qū)域的維護(hù)

環(huán)境整潔

物品擺放有序2.公共區(qū)域環(huán)境的維護(hù)一、

辦公環(huán)境的維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)工作區(qū)域的維護(hù)

工作環(huán)境整潔

物品擺放有序3.領(lǐng)導(dǎo)工作區(qū)域環(huán)境的維護(hù)二、

辦公環(huán)境的管理1.識(shí)別安全隱患

安全隱患環(huán)境隱患

建筑隱患辦公家具隱患

設(shè)備隱患

人為隱患

消防隱患一、

辦公環(huán)境的維護(hù)1）建筑必須堅(jiān)固安全2）光線應(yīng)充足，局部照明要達(dá)到要求3）溫度要適宜。22～26℃為宜4）布局應(yīng)注意通風(fēng)5）辦公室空間及座位空間要適當(dāng)6）辦公室噪聲要低7）家具要滿足工作所需并符合健康、安全要求8）辦公設(shè)備、用品和易耗品滿足工作所需并符合健康、安全要求9）辦公設(shè)備的安裝、操作要符合要求10）設(shè)置相應(yīng)的消防設(shè)施、設(shè)備及必要的報(bào)警裝置11）提供飲水并符合健康、安全要求12）設(shè)置急救包，并定期更換13）建立相應(yīng)的規(guī)章和制度，包括人員進(jìn)出規(guī)定、保密規(guī)定等14）室內(nèi)有符合組織目標(biāo)的裝飾、標(biāo)識(shí)和適當(dāng)?shù)木G色植物2.健康、安全辦公環(huán)境的基本要求一、

辦公環(huán)境的維護(hù)

注意事項(xiàng)

了解辦公場(chǎng)所的安全規(guī)定使用安全隱患表與設(shè)備故障表2.營造健康、安全的辦公環(huán)境注意事項(xiàng)任務(wù)實(shí)施

王強(qiáng)辦公室的安全隱患：①廢紙簍滿滿的，王強(qiáng)還往廢紙簍里彈煙灰，易引發(fā)火災(zāi)。②辦公設(shè)備較多，電話線、計(jì)算機(jī)線、網(wǎng)絡(luò)線、傳真機(jī)線、復(fù)印機(jī)線、打印機(jī)線等交織在一起，既容易連電，又易導(dǎo)致電器發(fā)生故障。改善王強(qiáng)辦公室環(huán)境的辦法：首先，文件資料柜開著不利于保密，文件放得混亂不堪，既不利于