企業(yè)常用公文寫作知識

公文寫作培訓(xùn)中心史蒙蒙2012-3項(xiàng)目名稱主要內(nèi)容公文分類上行文、平行文、下行文公文的基本格式眉首、主體、版記、例文公文的表達(dá)方式敘述、說明通知作用、指示性、知照性通知、寫作要領(lǐng)、例文請示定義、特點(diǎn)、分類、組成要素、寫作注意事項(xiàng)報(bào)告定義、特點(diǎn)、種類函作用、種類、體例格式、寫作要領(lǐng)通訊稿定義、特點(diǎn)、寫作要領(lǐng)會議紀(jì)要定義、寫作要領(lǐng)公告定義、寫法電子公文寫作要素、文本格式、注意事項(xiàng)總結(jié)寫法、注意事項(xiàng)2024/3/32公務(wù)文書簡稱公文。一般來說，在各類企業(yè)中，所指的公文一般為商務(wù)公文，主要分為通知

、請示、報(bào)告

、函、通訊稿

、會議紀(jì)要

、公告、電子公文、總結(jié)等前言公文分類上行文：請示、報(bào)告、意見等。平行文：主要是函。下行文：命令（令）、決定、公告、通告、通報(bào)、批復(fù)、意見、會議紀(jì)要等。下行文占公文種類的80%。2024/3/34公文基本格式

按照行政公文的格式，公文包括眉首、主體、版記三部分：

5眉首發(fā)文機(jī)關(guān)、文號、簽發(fā)人、份號、密級、急度主體公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、成文日期、附注版記

主題詞、抄送單位、印發(fā)單位、印發(fā)日期印刷份數(shù)2024/3/36一、表達(dá)方式

表達(dá)方式指的是文章使用語言表達(dá)思想的不同方式，具體可以劃分為敘述、描寫、說明和議論。

其中，敘述是最基本、最常見的方法。a、敘述

要求：1、人稱明確：敘述的人稱就是指作者在敘述中的立足點(diǎn)和角度。（第一人稱、第三人稱）

2、頭緒清楚。

3、交代明白（時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件、原因、結(jié)果）

4、詳略得當(dāng)：切忌平鋪直敘、記流水帳，要突出重點(diǎn)。b、說明

要求：

1、分清角度，講究條理

2、置身局外，態(tài)度客觀

3、抓住特征，解說明白

4、言簡意明，通俗易懂

二、常用公文的寫作技巧

一、通知

二、請示三、報(bào)告

四、函五、通訊稿

六、會議紀(jì)要

七、公告八、電子公文九、總結(jié)1、通知

通知的作用：批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)、任免人員，用通知。

包括轉(zhuǎn)發(fā)性、指示性、知照性通知三類

11“輕騎兵”類別項(xiàng)目內(nèi)容指示性通知通知緣由“特通知如下”、“特作如下通知”通知事項(xiàng)正文主項(xiàng)執(zhí)行要求即正文結(jié)尾：常以“以上通知，請認(rèn)真研究執(zhí)行”、“以上通知，希望遵照辦理”收束全文知照性通知定義

常用于發(fā)布規(guī)章、設(shè)立或撤銷機(jī)構(gòu)、任免和聘用干部、遷移辦公地址、啟用或更換印章、召開會議等其行文簡潔明快，內(nèi)容單一集中，篇幅較短。寫作要領(lǐng)通知緣由+通知事項(xiàng)，重在知照，不提出執(zhí)行要求，常以“特此通知”的尾語收束全文。2024/3/312

通知的寫作要領(lǐng)：

著重點(diǎn)是一個(gè)“知”字：要簡短明了、通俗易懂。13142、請示

請示是下級向上級請求決斷、指示或批準(zhǔn)事項(xiàng)所使用的呈批性公文。

請示的特點(diǎn)：

針對性，呈批性，單一性，時(shí)效性15根據(jù)內(nèi)容、性質(zhì)的不同，請示分為以下三種：

一、

請求指示性請示；

二、

請求批準(zhǔn)性請示；

三、

請求批轉(zhuǎn)性請示；

請示由首部、正文和尾部三部分組成，其各部分的格式、內(nèi)容和寫法如下：

一、

首部。主要包括標(biāo)題和主送機(jī)關(guān)兩個(gè)項(xiàng)目內(nèi)容。

17標(biāo)題書寫方式舉例發(fā)文機(jī)關(guān)名稱+事由+文種《***關(guān)于********的請示》事由+文種《關(guān)于*******的請示》

二、

正文，一般由開頭、主體、結(jié)語構(gòu)成。

結(jié)語的習(xí)慣用語有“當(dāng)否，請批示”、“妥否、請批復(fù)”、“以上請示，請予審批”、“以上請示，呈請核準(zhǔn)”或“以上請示如無不妥，請批轉(zhuǎn)各部門予以執(zhí)行”。

三、

尾部，主要為落款與成文時(shí)間兩部分。

18卒章顯志式：（先述緣由、后寫事項(xiàng)）開門見山式：（先寫事項(xiàng)、后述緣由）2024/3/319寫請示，最重緣由。要把握三點(diǎn)：合情合理合法；具體充分；清楚明白。

應(yīng)注意的問題

：

一、

一文一事的原則。

二、

材料真實(shí)，不要為得到領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)而虛構(gòu)情況。

三、

理由充分，請示事項(xiàng)明確。

四、

語氣平實(shí)、懇切，以引起上級的重視。203、報(bào)告

下級向上級匯報(bào)工作、反映情況、提出意見或建議、答復(fù)詢問的陳述性上行公文。

“下情上達(dá)”是制發(fā)報(bào)告的目的。

21

報(bào)告的特點(diǎn)：

一、報(bào)告的目的為了向上級匯報(bào)工作、情況、建議、答復(fù)等，它不直接請求上級機(jī)關(guān)正面回答報(bào)告中的問題，所以不帶請示事項(xiàng)，這是它與請示的重要區(qū)別之一。

二、報(bào)告中一般不提建議或意見。

22三、報(bào)告在內(nèi)容上可在一件公文中綜合報(bào)告幾件事情，層次結(jié)構(gòu)比較復(fù)雜。

四、報(bào)告廣泛使用于下級向上級反饋信息，是溝通上下級機(jī)關(guān)縱向聯(lián)系的一種重要形式。報(bào)告的種類

從種類與內(nèi)容上分主要有：匯報(bào)性報(bào)告、答復(fù)性報(bào)告、呈報(bào)性報(bào)告、例行工作報(bào)告。

呈報(bào)性報(bào)告

呈報(bào)性報(bào)告主要用于下級向上級報(bào)送文件、物件隨文呈報(bào)的一種報(bào)告。一般是一兩句話說明報(bào)送文件或物件的根據(jù)或目的以及與文件、物件相關(guān)的事宜。

例行工作報(bào)告

例行工作報(bào)告是下級向上級，因工作需要定期向上級所寫的報(bào)告。如，財(cái)務(wù)報(bào)告、費(fèi)用

支出報(bào)告等。

25報(bào)告正文常用結(jié)束語工作報(bào)告、情況報(bào)告：特此報(bào)告答復(fù)性報(bào)告：專此報(bào)告忌用：“以上報(bào)告當(dāng)否，請指示”“以上報(bào)告如有不當(dāng)，請指正”

264、函作用：

不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)，用函。函屬于知照性公文。27

函的分類：從內(nèi)容上分：商洽性函、詢問性函、答復(fù)性函、請求性函

從行文方向的不同分：發(fā)函和復(fù)函。28函的體例格式：函的正文結(jié)構(gòu)，由函請（復(fù)）緣由、函請（復(fù)）事項(xiàng)與尾語組成。1、函請（復(fù)）緣由：即正文開頭，要寫明發(fā)函的原由和目的。

（復(fù)函一般為“X年X月X日來函（文號）收悉”）29

2、函請（復(fù)）事項(xiàng)：即正文主項(xiàng)。3、尾語：即正文結(jié)尾。發(fā)函用“即請函復(fù)”、“專項(xiàng)函達(dá)”等；復(fù)函用“特此函復(fù)”、“此復(fù)”等。30函的寫作要領(lǐng)：

函的行文要求簡潔明快，語言質(zhì)樸，直述直陳；此外還要注意：1、用語講究分寸2、簡明扼要315、通訊稿

通訊，是運(yùn)用敘述、描寫、抒情、議論等多種手法，具體、生動、形象地反映新聞事件或典型人物的一種新聞報(bào)道形式，屬記敘文的一種。2024/3/332通訊稿的特點(diǎn)

（1）嚴(yán)格的真實(shí)性；

（2）報(bào)道的客觀性；

（3）較強(qiáng)的時(shí)間性；

（4）描寫的形象性。2024/3/333通訊的寫作方法：

第一，主題要明確；

第二，材料要精當(dāng)；

第三，寫人離不開事，寫事為了寫人；

第四，角度要新穎。2024/3/3346、會議紀(jì)要

會議紀(jì)要是一種記載、傳達(dá)會議情況及議定事項(xiàng)的紀(jì)實(shí)性公文。它用于各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位召開的工作會議、座談會、研討會等重要會議。

35

類別項(xiàng)目內(nèi)容首部標(biāo)題會議名稱和文種，如《*****公司******會議紀(jì)要》正文前言概括交代會議的名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、主要議程、參加人員、會議形式以及會議主要的成果。過渡語：“現(xiàn)將這次會議研究的幾個(gè)問題紀(jì)要如下：”或“現(xiàn)將會議主要精神紀(jì)要如下：”主體核心內(nèi)容，主要記載會議情況和會議結(jié)果尾部署名和成文時(shí)間2024/3/336會議紀(jì)要一般由首部、正文、尾部三部分組成。

各部分的寫作要求如下：

注意事項(xiàng)撰寫會議紀(jì)要應(yīng)當(dāng)注意的兩個(gè)問題：

一是概括要全面，要如實(shí)反映會議精神。不得隨意取舍，不得以偏概全，不能是自己贊同的就多寫，不贊同的就略寫或不寫。

二是要具備一定的分析、綜合能力和表達(dá)能力。只有這樣，表述上才能做到重點(diǎn)突擊，條理清晰，文字簡練。2024/3/3377、公告

用于對企業(yè)內(nèi)、外宣布重要事項(xiàng)的公文。

寫法：

公告是一種嚴(yán)肅、莊重的公文，它內(nèi)容較為單一，篇幅較短，表達(dá)直截了當(dāng)，語言簡潔明快。

38標(biāo)題分類內(nèi)容完全標(biāo)題發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種不完全標(biāo)題發(fā)文機(jī)關(guān)+文種文種；如《公告》39標(biāo)題之下，有時(shí)可依公告單獨(dú)編號二、

正文

（主旨+說明）

主旨單獨(dú)成段，用簡短的一句話概括出此公告的主題內(nèi)容。

說明寫出公告依據(jù)、公告事項(xiàng)。結(jié)尾一般用"特此公告"作為結(jié)語。

2024/3/340

三、

落款及日期

公告日期有的標(biāo)注在標(biāo)題下方，也可以注在公告結(jié)尾處。

重要的公告落款處除注明發(fā)文單位外，還應(yīng)標(biāo)明發(fā)文地點(diǎn)。2024/3/3418、電子公文電子公文的寫法

主要由主題、事項(xiàng)或附件落款組成。

一、

收件單位/人

二、

抄送單位/人

三、

主題：相當(dāng)與公文的標(biāo)題，如《關(guān)于***請示》、《關(guān)于****報(bào)告》。

2024/3/342

四、

事項(xiàng)：公文的主要內(nèi)容，包括發(fā)文目的，事項(xiàng)等（與日常公文寫作方法一致），若提供相關(guān)文件或報(bào)告等，可以附件方式發(fā)送（注明）。

五、

落款：署名及成文時(shí)間

。2024/3/343文本格式：1、郵件開頭的稱謂頂格寫；2、問候語段首縮進(jìn)兩個(gè)字體；3、主題必須簡潔、全面、準(zhǔn)確；4、正文部分另起一行，段首縮進(jìn)兩個(gè)字體，全文行間距統(tǒng)一為1.5倍行距；5、字體統(tǒng)一使用宋體，小四號，黑色，如需著重標(biāo)記的內(nèi)容請使用紅色字體，加粗；2024/3/344名稱相關(guān)規(guī)定敬語請多使用貴部門\門店、您好、請、謝謝等敬語郵件用語用語要求嚴(yán)謹(jǐn)、正式，切忌隨意、俚語或者晦澀難懂等易引起誤會的表達(dá)重要性等級重要或緊急的郵件前加“重要性高-！”，以便于對方識別和引起重視2024/3/3459、總結(jié)(1)標(biāo)題：分為單標(biāo)題和雙標(biāo)題兩種。

單標(biāo)題又可分為公文式標(biāo)題和文章式標(biāo)題公文式標(biāo)題：單位名稱+時(shí)限+總結(jié)內(nèi)容。如標(biāo)題下或文末有單位署名，標(biāo)題可省略單位名稱等。文章式標(biāo)題：一般是直接標(biāo)明總結(jié)的基本觀點(diǎn)，常用于專題總結(jié)。

2024/3/3