學校檔案管理制度

第頁共頁學校檔案管理制度一、總則學校檔案管理制度是指學校為了規(guī)范檔案的創(chuàng)建、整理、保存和利用工作，保證檔案的完整性、真實性和可靠性，制定的一系列方針、政策和規(guī)定。本制度適用于學校各級各類檔案管理工作。二、文件的創(chuàng)建與登記1.學校各級部門在辦理各類文件時，應按照文件創(chuàng)建規(guī)定，填寫文件呈批表，并加蓋相應章（公章、個人章）。2.文件的呈批應經(jīng)過相關負責人簽署，并注明日期。經(jīng)批準后的文件，應在登記簿上做相應記錄。3.文件的創(chuàng)建單位負責業(yè)務的部門應及時辦理相關文件的復印和歸檔工作，確保文件的完整性。三、文件的歸檔1.學校各級部門應建立健全檔案管理系統(tǒng)，確定檔案的分類、編號和存放位置。2.檔案管理員負責檔案的接收、整理、分類、編號和存放工作，確保檔案的安全性和可檢索性。3.檔案管理員應將檔案整理成冊，按照相應的文件分類進行歸檔，并建立檔案目錄，以方便檢索和利用。4.檔案存放區(qū)域應干燥、通風，并設有防火和防盜設施，以確保檔案的安全。四、文件的保存期限1.學校各級部門應根據(jù)相關文件管理規(guī)定，確定文件的保存期限。2.按照文件的保存期限，檔案管理員應及時清理過期文件，并按照規(guī)定進行銷毀和銷毀記錄。3.文件的銷毀應經(jīng)過相關負責人簽字，并由檔案管理員進行記錄和備案。五、檔案的利用1.學校各級部門在利用檔案時，應按照檔案管理員的規(guī)定進行申請和登記。2.檔案管理員應根據(jù)申請部門的需要，提供相應檔案的復印件或電子檔案，并及時更新檔案目錄。3.學校各級部門利用檔案時，應保證檔案的完整性和安全性，并及時歸還檔案。六、檔案的移交和接收1.檔案的移交和接收應由原負責部門和接收部門共同辦理，并填寫移交接收手續(xù)。2.檔案的移交和接收應經(jīng)過相關負責人簽字，并由檔案管理員進行記錄和備案。七、檔案的電子化管理1.學校應建立電子檔案管理系統(tǒng)，將紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理，并建立相應的數(shù)據(jù)庫。2.電子檔案的管理應有專門負責人，負責電子檔案的整理、分類、存儲和檢索工作。3.學校應定期對電子檔案進行備份和存儲，確保檔案的安全和可靠性。八、違紀處理對違反學校檔案管理制度的個人或部門，將根據(jù)學校的相關規(guī)定進行相應的紀律處分。九、附則1.學?？梢愿鶕?jù)實際情況制定相應的細則和操作指南，以進一步規(guī)范檔案管理工作。2.本制度的解釋權歸學校檔案管理部門。以上是關于學校檔案管理制度的內(nèi)容