技術檔案管理流程

目次TOC\o"1-2"1總那么 21.1目的 21.2范圍 21.3標準性引用文件 22技術文件資料歸檔準備過程 22.1歸檔技術文件資料的類型 22.2歸檔準備 23歸檔驗收過程 33.1檢查 33.2收存 34技術檔案管理過程 34.1整理工作 34.2鑒定工作 34.3保管工作 34.4統(tǒng)計工作 35技術檔案利用及移交過程 35.1查詢與借閱 45.2拷貝與發(fā)送 45.3交流與移交 4附錄A技術檔案管理流程 5

1總那么1.1目的為了標準技術檔案資料管理工作程序，特編制本管理流程。1.2范圍1.2.1本流程對技術文件資料歸檔前的整理準備、歸檔驗收及檔案管理與利用的工作過程進行了根本描述。1.2.2本流程適用于對技術檔案管理工作過程的標準。1.3標準性引用文件a)《技術檔案管理方法》C-DR010201Cb)《工程設計電子檔案管理方法》C-DR010202Cc)《知識產權保護規(guī)定》C-TS040201Cd)《保密技術檔案管理規(guī)定》C-DR010203C2技術文件資料歸檔準備過程2.1歸檔技術文件資料的類型歸檔技術文件資料可分為五個類型，其具體分類應參照《技術檔案管理方法》。a)前期工作文件資料，應包括地質、地形、地貌、水文、氣象、勘察報告、工程建議書或預可行性研究報告、規(guī)劃、方案、可行性研究報告、工程招、投標文件、報價文件等。b)工程工程文件資料，應包括工程設計文件、工程設計技術資料、工程管理文件、工程施工管理文件、工程采購文件等。c)技術開發(fā)工程文件資料，應包括工程協議書、開題報告、技術報告、技術鑒定報告、成果申報資料等。d)標準及其技術資料，應包括技術標準、工程管理標準、運營管理標準等。e)收集和交換的技術文件資料，是指公司員工出國工作〔或學習與考察〕收集的技術資料、國外引進工程的技術資料、有關的國外技術標準、以及以其他路徑搜集或交換的有關技術資料等。2.2歸檔準備公司員工在歸檔技術文件資料前應做好三個方面的準備工作：a)按照公司針對各類文件編制與管理的相關規(guī)定整理應歸檔的技術文件資料，并編制目錄。b)技術文件資料的生成部門或主管部門應對它的完整性、有效性進行驗證，并對其保存價值進行確認。c)對有保密要求的技術文件資料應按《知識產權保護規(guī)定》的要求向公司保密委員會提出密級申請。3歸檔驗收過程3.1檢查a)檔案管理人員按歸檔人提供的文件目錄對歸檔技術文件資料進行核對。b)依照公司發(fā)布的技術文件資料編制與簽署的有關規(guī)定檢查歸檔技術文件資料是否符合要求。3.2收存a)經檢查符合歸檔要求的技術文件資料可以辦理歸檔登記。登記時應對獲得密級批準的和有特殊保管要求的技術文件資料〔如壓力容器、壓力管道等〕加以注明。b)檔案管理人員應為歸檔的技術文件資料編制檔案號或對歸檔人編制的檔案號進行核對。4技術檔案管理過程4.1整理工作按照技術檔案的形成規(guī)律排列并形成保管單位，對技術檔案進行科學的分類、著錄、編制目錄、檢索工具的編制和排列等。4.2鑒定工作依照《技術檔案管理方法》和《保密技術檔案管理規(guī)定》中有關技術檔案保管與保密期限的要求，定期組織或協調有關部門對技術檔案的價值和密級進行鑒定。并對鑒定后的技術檔案進行處理〔包括對調整保管或保密期限的技術檔案的處理〕。4.3保管工作將整編后的技術檔案上架排列，對技術檔案的復制與掃描、更改與補充，技術檔案完整與平安的防護、定期清查與修復及庫房的管理等。4.4統(tǒng)計工作對技術檔案的各級報表統(tǒng)計和各項專門統(tǒng)計，對保管的技術檔案情況進行統(tǒng)計分析和信息組織與反應等。5技術檔案利用及移交過程5.1查詢與借閱利用技術檔案目錄及檢索工具查找所需的檔案資料，并根據查找出的條目閱覽或借出技術檔案資料，也可以申請拷貝、掃描技術檔案資料或咨詢有關情況。5.2拷貝與發(fā)送根據工程的發(fā)圖申請單進行配圖，并送出版部門復制、發(fā)送。對需要發(fā)送電子檔案的工程，在符合《工程設計電子檔案管理方法》的有關要求后，可以以光盤的形式交付工程組。5.3交流與移交根據技術或經營管理部門的要求進行技術檔案交流〔包