S物業(yè)管理公司印章使用管理制度

匯報(bào)人：2024-01-01S物業(yè)管理公司印章使用管理制度目錄印章管理概述印章的種類(lèi)與使用范圍印章的刻制與啟用印章的保管與使用印章的停用與銷(xiāo)毀違規(guī)處理與責(zé)任追究附則與附件01印章管理概述Part印章是公司權(quán)力的象征，是公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中行使職權(quán)的重要憑證和工具。印章代表著公司的意志和決策，具有法律效力。規(guī)范印章的使用和管理，對(duì)于維護(hù)公司形象和利益，防止濫用和盜用具有重要意義。印章的定義與重要性重要性印章定義管理目的確保印章的安全、規(guī)范、有效使用，防止未經(jīng)授權(quán)使用或?yàn)E用印章，保護(hù)公司的合法權(quán)益。管理原則實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、專(zhuān)人負(fù)責(zé)、安全保密”的原則，確保印章管理的規(guī)范化和制度化。印章管理的目的與原則適用范圍及對(duì)象適用范圍本制度適用于S物業(yè)管理公司及其下屬分支機(jī)構(gòu)的所有印章管理活動(dòng)。適用對(duì)象包括公司公章、合同章、財(cái)務(wù)章、法人章等各類(lèi)印章的使用和管理人員。02印章的種類(lèi)與使用范圍Part用于公司對(duì)外發(fā)布的文件、信函、合同、協(xié)議等具有法律效力的文件上，代表公司的正式認(rèn)可和承諾。公司公章用于部門(mén)內(nèi)部文件、通知、報(bào)告等，代表部門(mén)的正式認(rèn)可和承諾。部門(mén)公章公章用于公司財(cái)務(wù)相關(guān)文件、票據(jù)、憑證等，代表公司的財(cái)務(wù)認(rèn)可和承諾。財(cái)務(wù)專(zhuān)用章用于公司收款憑證、發(fā)票等，代表公司的收款行為。收款專(zhuān)用章財(cái)務(wù)章合同專(zhuān)用章用于公司對(duì)外簽訂的各類(lèi)合同、協(xié)議等，代表公司的合同認(rèn)可和承諾。合同騎縫章用于合同文本的騎縫處，確保合同文本的完整性和真實(shí)性。合同章其他專(zhuān)用章人事專(zhuān)用章用于公司人事相關(guān)文件、證明、通知等，代表公司的人事認(rèn)可和承諾。業(yè)務(wù)專(zhuān)用章根據(jù)業(yè)務(wù)需求，經(jīng)公司批準(zhǔn)刻制的具有特定用途的印章，如項(xiàng)目章、招標(biāo)章等。其他特殊用途章如公司領(lǐng)導(dǎo)人名章、公司鋼印等，根據(jù)公司規(guī)定和實(shí)際需求使用。03印章的刻制與啟用Part申請(qǐng)部門(mén)填寫(xiě)《印章刻制申請(qǐng)表》明確印章名稱(chēng)、用途、使用范圍等，并提交給上級(jí)主管部門(mén)審批。上級(jí)主管部門(mén)審批對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審查，核實(shí)申請(qǐng)事項(xiàng)的真實(shí)性和必要性，給出審批意見(jiàn)。公司領(lǐng)導(dǎo)審批根據(jù)上級(jí)主管部門(mén)的審批意見(jiàn)，公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行最終審批，并簽署相關(guān)文件?？讨粕暾?qǐng)與審批流程03020103簽訂刻章合同與刻章單位簽訂正式的刻章合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保印章刻制過(guò)程中的權(quán)益保障。01選擇具有合法資質(zhì)的刻章單位確保刻章單位具有公安機(jī)關(guān)核發(fā)的特種行業(yè)許可證，保證印章刻制的合法性。02刻章單位應(yīng)具備良好信譽(yù)優(yōu)先選擇行業(yè)內(nèi)知名度高、口碑好的刻章單位，確保印章刻制質(zhì)量?？讨茊挝坏倪x擇與要求0102印章驗(yàn)收在收到印章后，申請(qǐng)部門(mén)應(yīng)會(huì)同上級(jí)主管部門(mén)進(jìn)行驗(yàn)收，核對(duì)印章樣式、文字、尺寸等是否符合申請(qǐng)要求，確保印章質(zhì)量。填寫(xiě)《印章啟用申請(qǐng)表》驗(yàn)收合格后，申請(qǐng)部門(mén)填寫(xiě)《印章啟用申請(qǐng)表》，明確啟用時(shí)間、使用范圍等，并提交給上級(jí)主管部門(mén)審批。上級(jí)主管部門(mén)審批對(duì)《印章啟用申請(qǐng)表》進(jìn)行審查，核實(shí)啟用事項(xiàng)的真實(shí)性和必要性，給出審批意見(jiàn)。公司領(lǐng)導(dǎo)審批根據(jù)上級(jí)主管部門(mén)的審批意見(jiàn)，公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行最終審批，并簽署相關(guān)文件。印章啟用在獲得最終審批后，申請(qǐng)部門(mén)可正式啟用印章，并按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理和使用。030405印章的驗(yàn)收與啟用程序04印章的保管與使用Part印章保管人由公司指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)印章的保管，確保印章安全。職責(zé)要求保管人需嚴(yán)格遵守公司印章管理制度，對(duì)印章的使用、借出、歸還等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，并定期對(duì)印章進(jìn)行檢查、保養(yǎng)，確保印章完好無(wú)損。保管責(zé)任人與職責(zé)使用申請(qǐng)與審批流程申請(qǐng)人需填寫(xiě)《印章使用申請(qǐng)表》，明確使用目的、時(shí)間、地點(diǎn)等，并提交給相關(guān)負(fù)責(zé)人審批。使用申請(qǐng)相關(guān)負(fù)責(zé)人需在收到申請(qǐng)后一個(gè)工作日內(nèi)完成審批，并將審批結(jié)果通知申請(qǐng)人。如遇特殊情況需延長(zhǎng)審批時(shí)間，需向申請(qǐng)人說(shuō)明原因。審批流程VS每次使用印章時(shí)，申請(qǐng)人需在《印章使用登記表》上詳細(xì)記錄使用情況，包括使用時(shí)間、地點(diǎn)、用途等，并由保管人簽字確認(rèn)。歸檔要求使用完畢后，申請(qǐng)人需將《印章使用申請(qǐng)表》和《印章使用登記表》一并歸檔保存，以備后續(xù)查閱。同時(shí)，保管人需對(duì)歸檔情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查。使用登記使用登記與歸檔要求05印章的停用與銷(xiāo)毀Part停用申請(qǐng)使用部門(mén)向管理部門(mén)提出停用申請(qǐng)，說(shuō)明停用原因、停用時(shí)間等。要點(diǎn)一要點(diǎn)二審批流程管理部門(mén)審核停用申請(qǐng)，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批，批準(zhǔn)后通知使用部門(mén)。停用申請(qǐng)與審批流程停用印章需在管理部門(mén)監(jiān)督下進(jìn)行封存，確保印章完整、清晰。封存后的停用印章由管理部門(mén)統(tǒng)一保管，建立停用印章檔案，記錄停用原因、時(shí)間等信息。封存要求保管要求停用印章的封存與保管要求銷(xiāo)毀程序?qū)τ谛枰N(xiāo)毀的停用印章，由管理部門(mén)制定銷(xiāo)毀計(jì)劃，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。銷(xiāo)毀過(guò)程需進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等。監(jiān)督機(jī)制公司設(shè)立監(jiān)督機(jī)構(gòu)對(duì)印章銷(xiāo)毀過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，確保銷(xiāo)毀程序合規(guī)、有效。同時(shí)，鼓勵(lì)員工對(duì)印章管理過(guò)程中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)，保障公司利益不受損害。銷(xiāo)毀程序及監(jiān)督機(jī)制06違規(guī)處理與責(zé)任追究Part任何員工在未經(jīng)公司授權(quán)的情況下，擅自使用公司印章進(jìn)行任何活動(dòng)，均視為嚴(yán)重違規(guī)行為。一經(jīng)查實(shí)，將立即解除勞動(dòng)合同，并依法追究其法律責(zé)任。未經(jīng)授權(quán)擅自使用印章若員工違規(guī)使用印章，并給公司或第三方造成經(jīng)濟(jì)損失或聲譽(yù)損害，除解除勞動(dòng)合同外，還需承擔(dān)全部法律責(zé)任，并賠償公司因此遭受的全部損失。違規(guī)使用印章造成損失違規(guī)行為界定及處罰措施內(nèi)部舉報(bào)機(jī)制鼓勵(lì)員工積極舉報(bào)違規(guī)使用印章的行為。對(duì)于提供有效線(xiàn)索的員工，公司將給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，并保證其舉報(bào)信息的保密性。調(diào)查核實(shí)程序在接到舉報(bào)或發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為后，公司將立即啟動(dòng)調(diào)查程序。調(diào)查組將由公司管理層、法務(wù)部、人力資源部等相關(guān)部門(mén)組成，對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行深入調(diào)查。經(jīng)調(diào)查核實(shí)后，將依據(jù)公司制度和相關(guān)法律法規(guī)對(duì)違規(guī)者進(jìn)行嚴(yán)肅處理。責(zé)任追究機(jī)制及實(shí)施程序建立完善的印章管理制度，明確印章的保管、使用、登記等流程，確保印章的安全和合規(guī)使用。加強(qiáng)印章管理定期開(kāi)展法律法規(guī)培訓(xùn)，提高員工的法律意識(shí)和合規(guī)意識(shí)，使其充分認(rèn)識(shí)到違規(guī)使用印章的嚴(yán)重后果。提高員工法律意識(shí)加強(qiáng)公司內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)印章使用情況進(jìn)行檢查和審計(jì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正違規(guī)行為。強(qiáng)化內(nèi)部監(jiān)督預(yù)防措施及建議07附則與附件Part本制度相關(guān)支持文件《S物業(yè)管理公司印章刻制申請(qǐng)表》、《S物業(yè)管理公司印章使用申請(qǐng)表》、《S物業(yè)管理公司印章交接表》、《S物業(yè)管理公司印章銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》等。本制度相關(guān)附件公司各類(lèi)印章的樣式、規(guī)格、尺寸等標(biāo)準(zhǔn)，以及印章刻制、使用、保管、銷(xiāo)毀等流程圖和操作指南。相關(guān)文件及附件說(shuō)明解釋權(quán)歸屬及修訂程序本制度的解釋權(quán)歸S物業(yè)管理公司所有。本制度的修訂程序?yàn)椋河晒鞠嚓P(guān)部門(mén)或人員提出修訂建議，經(jīng)公司管理層審議通過(guò)后，由公司法定代表人或授權(quán)代表簽署