公司文書檔案管理制度

第頁(yè)共頁(yè)公司文書檔案管理制度一、制度目的公司文書檔案管理制度的目的是為了規(guī)范公司內(nèi)部文書檔案的管理，確保文書檔案的準(zhǔn)確、完整、可追溯和安全。二、適用范圍該制度適用于公司內(nèi)部所有涉及文書檔案管理的部門、崗位和人員。三、制度內(nèi)容1.文書檔案的定義和分類：(1)文書檔案：指公司內(nèi)部產(chǎn)生或接收的各類書面文件和電子文件。(2)分類：文書檔案按照不同的內(nèi)容、用途和形式進(jìn)行分類，如經(jīng)濟(jì)合同檔案、財(cái)務(wù)報(bào)表檔案、行政決策檔案等。2.文書檔案管理的原則：(1)真實(shí)性原則：文書檔案必須真實(shí)、準(zhǔn)確地記錄和反映公司的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)。(2)完整性原則：文書檔案必須完整，不得隨意刪除、涂改或遺漏重要信息。(3)可追溯性原則：文書檔案必須能夠被追溯和查找，方便管理和審計(jì)。(4)安全性原則：文書檔案必須得到妥善保管，防止遺失、損壞或泄露。3.文書檔案的管理責(zé)任：(1)總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司文書檔案管理制度的制定、執(zhí)行和監(jiān)督。(2)各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門文書檔案的管理，指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和歸檔工作。4.文書檔案的收集與整理：(1)各部門負(fù)責(zé)收集和整理本部門產(chǎn)生或接收的文書檔案。(2)文書檔案要按照一定的分類和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行整理，形成完整、有序的檔案文件夾。(3)文書檔案的整理要保留原始文件的形式和內(nèi)容，不得隨意修改或刪除。5.文書檔案的歸檔：(1)各部門負(fù)責(zé)將整理好的文書檔案送往公司檔案部門進(jìn)行歸檔。(2)歸檔工作要按照一定的檔案編號(hào)和入庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，確保文書檔案的準(zhǔn)確歸檔和可追溯。(3)歸檔后的文書檔案要分門別類地存放于檔案庫(kù)中，采取適當(dāng)?shù)谋９艽胧?，確保其安全性。6.文書檔案的查閱和利用：(1)只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能查閱和利用公司的文書檔案。(2)查閱和利用文書檔案要填寫查閱申請(qǐng)表，并經(jīng)過審核和記錄。(3)查閱和利用的文書檔案要按照規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)進(jìn)行，并做好查閱記錄。7.文書檔案的保存和銷毀：(1)各部門負(fù)責(zé)將不再需要保留的文書檔案送往公司檔案部門進(jìn)行審查和銷毀申請(qǐng)。(2)檔案部門根據(jù)文書檔案的保管期限和銷毀標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審批和銷毀工作。(3)文書檔案的銷毀必須按照安全可靠的方法進(jìn)行，并做好銷毀記錄。四、違規(guī)處理對(duì)于違反公司文書檔案管理制度的行為，公司將采取相應(yīng)的紀(jì)律處分措施，包括口頭警告、書面警告、停職、解雇等，情節(jié)嚴(yán)重的將追究法律責(zé)任。五、制度的宣傳和培訓(xùn)公司將組織相關(guān)的宣傳和培訓(xùn)工作，提高員工對(duì)文書檔案管理制度的認(rèn)識(shí)和理解，確保制度的有效實(shí)施。六、附則本制度自頒布之日起生效，公司檔案部門負(fù)責(zé)具體實(shí)施和監(jiān)督，如有需要，可根據(jù)實(shí)際情