公園管養(yǎng)檔案管理

第一節(jié)檔案管理人員及職責 2一、檔案管理部門職責范圍 2二、檔案工作人員崗位職責 3三、檔案管理人員配備 5第二節(jié)檔案管理人員崗位責任 6一、檔案管理人員工作守則 6二、檔案管理人員的工作要求 6三、保密守則 7第三節(jié)檔案管理流程 7一、目的 7二、適用范圍 8三、術語和定義 8四、職責 8五、工作程序 9六、附則 16七、相關記錄 16八、附表 16第四節(jié)采購檔案管理 24一、目的 25二、適用范圍 25三、歸檔范圍 25四、收集管理 27五、歸檔要求 27六、檔案使用 28七、檔案銷毀 29第五節(jié)電腦化的管理 29第六節(jié)檔案管理措施 30一、檔案管理的范圍 31二、檔案管理部門 31三、檔案分類 31四、歸檔要求 32五、檔案的查閱和借閱 33六、檔案的移交 34七、檔案的保管 34八、檔案的銷毀 35第七節(jié)環(huán)境和安全防火管理 35第八節(jié)其他規(guī)定 36第一節(jié)檔案管理人員及職責一、檔案管理部門職責范圍（一）負責本單位各類檔案的統(tǒng)一管理，負責對本單位的技術圖書資料實行業(yè)務管理，并根據本單位經營管理的需要編制各種檢索工具，積極開展檔案的提供利用工作。（二）貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關法律、法規(guī)和方針政策，制訂本企業(yè)檔案管理制度。（三）負責檢查、指導各部門檔案人員和有關人員做好歸檔資料的積累、整理工作，提出本單位專、兼職檔案員的業(yè)務培訓和考核計劃，會同有關部門、單位搞好各類檔案的鑒定、銷毀、移交工作。（四）做好各類檔案的管理和統(tǒng)計工作，編制各種專題目錄、索引及匯編資料，辦理檔案的借閱手續(xù)，負責檔案的復制、修裱及檔案庫房安全措施的落實，確保檔案的完整和安全。二、檔案工作人員崗位職責（一）公司分管檔案工作的領導的檔案管理職責1.主管公司的檔案管理工作，熟悉并貫徹執(zhí)行《檔案法》等法律、法規(guī)、條例和規(guī)定。2.掌握檔案信息情況，組織推廣檔案信息的開發(fā)利用，解決公司檔案管理中的重大問題。3.督促檔案管理部門建立健全檔案管理制度，配置適宜保管檔案的庫房和設施，采用現(xiàn)代先進的技術設備，確保檔案管理的有效進行。4.聽取檔案管理部門關于檔案工作的匯報，了解情況，檢查、指導檔案管理工作。（二）檔案管理部門負責人管理職責1.在上級業(yè)務部門和本單位分管檔案工作的領導的指導下，負責檔案業(yè)務工作的管理，定期召開檔案管理工作會議，傳達上級指示精神，布置、檢查、總結工作。2.帶頭貫徹執(zhí)行國家《檔案法》等法律、法規(guī)、先例及規(guī)定，組織制訂公司檔案管理制度。3.根據上級業(yè)務部門及公司的工作安排，負責起草年度檔案工作計劃和檔案工作發(fā)展規(guī)劃，熟悉檔案管理各崗位人員的職責和工作質量，安排和組織好檔案管理的業(yè)務培訓，不斷提高業(yè)務水平。4.及時檢查和總結檔案管理工作，經常向主管領導匯報工作。（三）檔案管理部門專職或兼職檔案員崗位職責1.在檔案管理部門負責人的領導下，做好檔案的管理工作，熱愛本職工作，認真學習業(yè)務，熟悉檔案業(yè)務知識，努力為公司各項工作服務。2.熟悉并認真貫徹執(zhí)行檔案工作的方針、政策和各項規(guī)章制度，負責接收各部門、單位移交的各類歸檔材料，做好檔案的立卷、編目、登記、統(tǒng)計、鑒定工作。3.保護檔案的安全，堅持做好“七防”工作。4.努力做好檔案的利用服務工作，編制多種檢索工具及公司“大事記”等有關匯編材料。5.協(xié)助和指導各部門兼職檔案員做好檔案的積累、整理、歸檔工作。6.嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案的機密內容。7.參加有關項目的竣工驗收、技術成果鑒定和設備、技術資料開箱檢驗，并做好記錄。8.負責檔案的鑒定和銷毀工作，并把好銷毀中的復查、審批和監(jiān)銷關。9.積極完成領導交辦的其它工作。（四）各部門或單位負責人檔案管理職責負責抓好本部門或單位的檔案工作，檢查、督促本部門、單位兼職檔案員和有關人員把工作中形成、積累、整理的檔案資料，按要求定期向檔案管理部門移交歸檔。（五）各部門或單位兼職檔案員檔案管理職責1.做好本部門或單位檔案資料的收集、整理、分類、保管工作。2.及時將文件材料歸檔，按各類檔案的歸檔范圍和歸檔時間，定期向檔案管理部門移交。3.積極參加公司檔案管理網絡組織的各項工作、學習活動。4.嚴格遵守上級和公司的檔案管理制度，做好保密工作。三、檔案管理人員配備我公司成立檔案管理部門負責公司重要文件檔案的收錄和整理，并對采購單位的相關檔案進行收集，以便更好地為采購單位服務，我公司具體檔案管理人員名單如下表：序號姓名年齡專業(yè)職務備注123456第二節(jié)檔案管理人員崗位責任一、檔案管理人員工作守則（一）熱愛本職工作，忠于職守，嚴守紀律，保守公司的秘密，按照規(guī)定管理好公司的檔案；（二）堅持公司的組織原則，識大體，顧全局，兢兢業(yè)業(yè)作奉獻；（三）要有耐心熱情的態(tài)度、文明禮貌的作風，全心全意的服務精神；（四）要努力學習，鉆研業(yè)務，勤奮工作，善于思索，勇于開拓，不斷開創(chuàng)檔案工作新領域；（五）要有民主、團結、互助、友愛、高效的精神風范和工作作風；（六）工作嚴謹、實事求是，堅持真理、忠于歷史，維護檔案的完整和安全。二、檔案管理人員的工作要求（一）資料歸存、借閱、復印、保密的規(guī)范完善；（二）貫切《公園檔案資料的建立與管理制度》（文件資料的收集管理，歸檔范圍，平平時歸卷、立卷）；（三）應積極配合各部門工作的正常開展，保證每一卷中都有卷內目錄；（四）對于公司檔案所有內容均必須同時備份存檔；（五）檔案管理人員均應與企業(yè)簽訂保密協(xié)議；三、保密守則（一）不該說的機密，絕對不說；（二）不該問的機密，絕對不問；（三）不該看的機密，絕對不看；（四）不該記錄的機密，絕對不記錄；（五）不在非保密本上記錄機密資料；（六）不在私人通信中涉及機密；（七）不在公共場所和家屬子女、親友面前談論機密；（八）不在不利于保密的地方存放機密文件、資料；（九）不在普通電話、明碼電報、普通郵局傳達機密事項；（十）帶機密材料游覽、參觀、探親、訪友和出入公共場所。第三節(jié)檔案管理流程一、目的加強文件檔案管理，規(guī)范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據。二、適用范圍適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。三、術語和定義（一）檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務、經營、企業(yè)管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。（二）檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等活動。四、職責（一）行政人事部：1.負責公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負責督促指導部門檔案管理；2.建立健全公司檔案管理制度，指導、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；3.收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管公司的檔案和其他資料；4.負責公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；5.提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通；6.負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。（二）其他各部門相關人員：1.負責在工作變動時，做好或協(xié)助移交工作，并及時通知行政人事部；2.向行政人事部移交合同或文件資料原件或復印件；3.負責本部門文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；4.財務部負責按規(guī)定獨立建檔保管財務檔案資料；（三）各部門檔案主管人員負責部門檔案的管理。（四）各部門負責人負責對部門檔案管理監(jiān)督檢查。五、工作程序（一）檔案資料的收集1.各部門相關人員負責對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進行收集，并編制部門《文件（合同）管理記錄目錄》。2.各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進行整理，并編制《移交目錄》每季度向行政人事部移交。（1）歸檔范圍及移交時間：每季度結束后次月25日前。（2）檔案資料的標識各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規(guī)則見后。（3）檔案資料的日常管理：①電子類合同或其他需要保管的電子文件，應當及時存放于指定電腦硬盤內。②文件、合同資料要登記詳細信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用。③文件資料、合同要科學排列，按編號順序存放于文件盒內，并加以標識，整齊排放在文件／檔案柜中。（4）檔案借閱①借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫《借閱審批單》。借閱檔案原件只限在公司內，不能帶出；必須帶出公司查閱的，需依照借閱權限由相關領導批準；②檔案外借一般只借復印件，需借原件者須經總經理批準，借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應立即報告直接上級；③借閱檔案用完后，應及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續(xù)；④借檔人必須愛護檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調換、摘抄、翻印、復印、攝影，不得轉借或損壞；（5）檔案銷毀①對已失去利用價值的檔案，銷毀時，必須寫申請銷毀報告，編制銷毀目錄，報部門總經理批準，批準后方可銷毀。②執(zhí)行銷毀任務時，必須由行政人事部人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和批準手續(xù)文件，一并存檔永久保存。（二）檔案管理細則1.檔案資料的歸檔范圍（1）公司對外發(fā)出的公文，如給政府的請示報告類公文等；（2）公司收到的公文，如政府職能部門發(fā)來的與本公司有關的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準文件、證書等文件；（3）本公司與其他單位來往的文書及權益文書等；（4）公司領導的批示、指示等；（5）重要的會議材料，包括會議的通知、決議、總結、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等；（6）反映公司主要職能活動的報告、總結、工作日記、工作備忘等；（7）公司的各種工作計劃、計劃考核/總結、報告、統(tǒng)計報表及簡報；（8）本公司與有關單位、個人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料；（9）本公司干部任免的文件材料、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；（10）本公司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料；（11）本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等；（12）外出公務活動（如學習、考察、調查研究、參加會議等）所獲得或形成的檔案資料；（13）財務檔案資料；（14）各種實物檔案；（15）其他具有利用和保存價值的文件資料。（三）檔案資料的歸檔要求1.歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，如請示和批復、復印本和正式稿和附件等必須齊全。2.一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據需要，按二份原件存檔。經辦部門根據實際需要留存復印件或影印本。如因業(yè)務處理需要，原稿須由經辦部門保管，應經總經理批準后妥善保存，行政人事部以影印本歸檔。3.聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。4.子文件應有相應的紙質文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設備信息的備份工作。5.各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，并保持其完好無損。（四）檔案資料的歸檔時間1.即時歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應在傳閱、辦理結束或取得后即時歸檔：（1）公司規(guī)定的密級文件；（2）重要文件，如政府批文、核準文件、證照等；（3）合同、協(xié)議書等正本及過程資料；（4）公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分、考核的文件材料；（5）其他認為需要即時歸檔的資料。2.定期歸檔（1）部門應在每月25日前整理歸檔當月文件，編制檔案清單交行政人事部；（2）部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政人事部；（3）電子聲像檔案的歸檔①重要電子聲像檔案應實時進行、隨辦隨歸。②一般電子聲像檔案歸檔應定期完成，一般每三個月一次制成光盤脫機保管。③每年3月底前必須向行政人事部移交上一年度的所有歸檔電子文件數據集，行政人事部核實后刻錄成光盤等載體脫機保管。（五）歸檔文件的等級劃分及保管期限1.需歸檔的文字、音像及實物材料的分級、保管期限如下：文件等級文件類型保管期限一級秘密文件公司各項規(guī)章制度、簡介、執(zhí)照、資質證書、榮譽、經營計劃、管理決策，單位往來發(fā)文，人事方面的各種文件，公司內部人員任免、獎勵、處分等文件材料，財務報表、賬冊、資產核算，合同及司法文書等永久二級重要文件會議記錄、重要談話、各種總結、報告、請示批復、企劃方面的宣傳方案、形象展示、涉及工程的文件等五年以上三級普通文件員工考勤，前臺的外出登記、鑰匙登記、電話記錄、維修登記、材料收發(fā)、倉庫管理方面的材料進出登記、核算、保管、檔案方面的管理指導、檔案保管、核算、借閱、銷毀，后勤方面的費用申請、辦公用品管理、采購、出車及維修三年（六）檔案交接1.部門內檔案交接部門檔案管理人員（兼）工作變動或離職的，要填寫《檔案移交清單》，由部門負責人指定的接收人核實無誤后簽字，行政人事部見證。（七）檔案移交公司的流程1.經辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；2.行政人事部根據移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對；3.檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份。（八）檔案保管1.檔案編號（1）檔案按類別應賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內容性質為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。（2）檔案分類各級名稱經確定后，應參照《檔案分類編號表》，將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。（3）檔案分類編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務增多時，隨時增補之用。（4）檔案分類及編號的增補、修訂等由行政人事部結合工作和部門要求，組織實施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。（5）建立《檔案目錄》存于案卷盒內，便于查閱。六、附則本辦法由公司行政人事部制定并負責解釋。七、相關記錄1.《文件（合同）管理記錄目錄》；2.《文件檔案移交目錄》；3.《檔案移交清單表》；4.《檔案借閱審批單》；5.《檔案分類編號表》；6.《檔案管理流程》。八、附表（一）文件（合同）管理記錄表記錄編號：日期：序號文件（合同標號）標題須抄送部門接收原/復接收人備注（二）移交目錄表記錄編號：日期：序號文件（合同）編號標題名稱頁數原/復備注移交單位移交人日期收件單位日期注：本表一式貳份，移交人、收件人各執(zhí)一份。（三）檔案移交清單表記錄編號：日期：移交性質□離職□調崗□歸檔檔案所屬年度檔案類別保管期限數量永久長期短期合計移交說明移交人接收意見接收人：移交人（部門）經辦人：移交日期：年月日接收人（部門）經辦人：接收日期：年月日見證人：日期：年月日注：本表一式貳份，移交人、收件人各執(zhí)一份。（四）檔案借閱審批單記錄編號：日期：借閱部門借閱人借閱部門經理總經理副總行政人事部部門經理使用目的序號借閱內容復印借閱歸還日期備注（五）檔案目錄卷宗號： 目錄號： 部門：日期：案卷順序號立卷類目號案卷標題起止日期卷內張數保管期限備注（六）檔案分類編號表部門類別行政中心財務部運營部客服部質管部技術部衛(wèi)生部檢測中心外發(fā)公文收到公文會議資料發(fā)展計劃制度文件合同協(xié)議月度文件財務檔案（七）檔案管理流程圖檔案管理流程：相關部門/部門負責人行政人事部分管總監(jiān)/總經理審核驗收nshou配合完成監(jiān)督檢查工作對不符合項進行整改立卷歸檔整理編目鑒定執(zhí)行相關檔案管理制度收集資料審核驗收nshou配合完成監(jiān)督檢查工作對不符合項進行整改立卷歸檔整理編目鑒定執(zhí)行相關檔案管理制度收集資料監(jiān)督檢查完成檢查報告否是保管利用建立、完善檔案管理制度監(jiān)督檢查完成檢查報告否是保管利用建立、完善檔案管理制度審核驗收nshou是審核驗收nshou是否第四節(jié)采購檔案管理一、目的保證采購檔案資料的真實性、完整性和有效性，不得偽造、變造、隱匿或者擅自銷毀。二、適用范圍對企業(yè)采購活動中形成的具有查考、利用和保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像、磁盤、光盤等不同載體的歷史記錄進行收集、查閱、發(fā)放。三、歸檔范圍企業(yè)采購檔案的歸檔范圍包括：（一）企業(yè)采購計劃執(zhí)行文件1.采購年度計劃與月度計劃（直接材料、間接材料、輔材等）2.采購計劃執(zhí)行文件（經審批的訂單，月度零星購買合同與請購單一起歸檔）3.到貨的檢驗記錄副本。（檢驗報告、驗收報告）4.每月到貨情況統(tǒng)計分析表（到貨達成率）（二）企業(yè)采購前期準備文件1.采購框架合同、協(xié)議書與供應商的技術協(xié)議、質量協(xié)議、保密協(xié)議，合同評審表；2.評審前期情況匯總報告或談判報告，包括無效供應商名單及說明、定點候選供應商名單，報價商談情況；3.采購方式變更申請批復（供應商切換、供應商的工程變便），合同依法補充、修改、中止或終止等相關記錄（包含附件變便記錄）；4.采購文件及采購人確認記錄，包括供方評審、評審細則、評審整改記錄等有關文件、資料。供方提交的PPAP文件等；5.采購發(fā)供方公函、通知及其變更事項、修改說明；6.購買采購物資、服務相應的合格供應商名單（經公司領導批準）；7.供應商資格審查情況報告、評審記錄；（三）企業(yè)采購招標（含發(fā)起的申請、談判、詢價、定點）文件1.采購招標文件正本，包括有關文件、資料等；2.在采購招標截止時間前，供應商對遞交的采購響應文件進行補充、修改或撤回的記錄；3.接受供應商投標（談判、報價）的記錄；4.開標一覽表；5.中標合同及其相應的技術、質量協(xié)議標準，項目評審記錄；6.開標（談判、詢價）過程有關記錄，包括采購項目樣品送達記錄；7.開標（談判、詢價）過程中其他需要記載的事項。（四）其他文件1.供應商質疑質量、材料與處理過程記錄及答復；2.供應商投訴書、投訴處理有關文書、投訴處理決定；3.采購過程中的音像錄音資料；4.其他需要存檔的資料。四、收集管理各采購部指定采購助理負責采購檔案的管理，并建立崗位責任制度。采購合同簽訂后一個月內由經辦人員或責任人將該采購項目的全套文件材料進行收集整理后交檔案管理人員歸檔。采購框架合同，由經辦人員或責任人次月10號前把上月與供方合作情況的相應資料收集整理后交檔案管理人員歸檔。五、歸檔要求（一）采購檔案內容齊全完整；（二）采購檔案規(guī)格統(tǒng)一，文件、資料用紙規(guī)格一律采用國際標準A4紙（工程圖紙可根據具體情況確定）。（三）采購檔案原則上使用原始件，不可用復印件替代（復印件需經部門主管簽字備注原件用途）。（四）采購檔案中的簽名、印鑒手續(xù)齊全，首頁應有“采購檔案目錄”字樣；便于保管和利用。（五）檔案管理人員應加強歸檔檔案的管理，按照歸檔內容要求，負責收集、整理、立卷、裝訂、編制目錄，并保證采購檔案的標識清晰有效，確保采購檔案安全保管、存放有序、查閱方便；光盤、磁盤等無法裝訂成冊的應在檔案中統(tǒng)一編號索引，單獨保存。（六）計劃性物資按種類、時間順序進行編號歸檔，檔內檔案材料按照采購工作流程排列依次為計劃、計劃執(zhí)行文件、到貨檢驗記錄、每月到貨情況統(tǒng)計分析表。（七）招標采購檔案按照時間順序進行編號歸檔，卷內檔案材料按照采購工作流程排列，依次為項目發(fā)起執(zhí)行文件、項目采購準備文件、項目開標（談判、詢價）文件、項目評審文件、項目采購合同文件、項目驗收文件及其它文件資料。（八）供應商檔案按合格供應商名錄編號進行歸檔，檔內檔案材料按供應商營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證、設備清單，供貨產品商務協(xié)議、技術協(xié)議、質量協(xié)議，供貨產品清單、圖紙、PPAP資料。供應商供貨績效按月歸檔。（九）采購檔案（中標相關檔案）的保存期限應從采購結束之日起不少于十年。非中標（成交）供應商的采購相應文件保管期限應從采購結束之日起不少于五年；采購過程中錄制的錄音、錄像資料保管期限從采購結束之日起不少于五年。磁介質，電子介質交由公司統(tǒng)一保管；采購過程中由供應商制作的項目樣品，應從采購結束之日的十五個工作內由采購單位相關負責人通知相關供應商自行領取或退回。六、檔案使用（一）采購檔案未經檔案管理人員登記并經采購部負責人批準，不得擅自查閱、復印或出借采購檔案。（總經理以上職位可以直接找助理登記調閱。各部門部長經采購部負責人同意后可以查閱。采購部人員可查閱自己工作范圍內的相關資料，經采購部負責人同意后可查閱其它資料）（二）檔案使用部門應對檔案的保密、安全和完整負責，不得傳播、污損、涂改、轉借、拆封、抽換。（三）采購項目檔案管理人員工作變動，應按規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)，并經采購部負責人簽字確認。七、檔案銷毀保管期滿的企業(yè)采購檔案，應按以下程序銷毀：（一）檔案管理人員提出檔案銷毀清單及銷毀意見，并登記造冊；（二）銷毀意見報單位負責人審核報公司總經辦備案；（三）銷毀采購檔案時，應邀請公司涉及到相應檔案的同級部門人員參加現(xiàn)場監(jiān)銷；（四）銷毀采購檔案前，檔案保管人員和現(xiàn)場監(jiān)銷人員，應認真核對清點銷毀的檔案，銷毀后應在銷毀清冊上簽名。第五節(jié)電腦化的管理為保證電腦網絡系統(tǒng)的正常運行，保證檔案資料數據的安全、真實、可靠，采取如下措施進行管理：（一）各主管部門，建立自身的網絡管理制度，負責對其所屬部門的檔案工作實行監(jiān)督、指導，實行分級管理。（二）檔案管理員必須做到檔案信息錄入化、檔案智能檢索化、利用光盤實現(xiàn)檔案的全文存儲。（三）對電腦系統(tǒng)進行定期維護，為不同的操作人員設置不同的授權代碼，防止檔案資料的流失；定期組織管理人員、使用人員及操作人員進行系統(tǒng)使用及安全信息的培訓，制訂嚴格的系統(tǒng)管理規(guī)定，隨時監(jiān)督電腦使用人員的執(zhí)行情況。（四）定期對系統(tǒng)使用人員進行培訓最新的安全技術培訓，實現(xiàn)安全管理，有效降低網絡信息系統(tǒng)的運行風險。（五）對操作和使用人員進行控制，當有授權的員工離職或改變工作崗位時，要及時進行安全系統(tǒng)的更新維護。（六）通過定期將相關系統(tǒng)備份磁盤、配備良好的服務器電源保護等措施確保系統(tǒng)的可靠性和檔案資料數據的完整。第六節(jié)檔案管理措施為加強公司檔案業(yè)務管理，進一步提高檔案管理水平，保證檔案的系統(tǒng)性與完整性，完善檔案借閱手續(xù)，使公司檔案管理達到規(guī)范化、合理化、標準化，更好地為公司各項工作服務，結合實際情況，特制定本制度，具體內容如下：一、檔案管理的范圍本公司所有需要歸檔的文件資料，包括：對公司在經營活動中形成的包括行政事務、企業(yè)管理、勞動人事、培訓教育、安全管理、后勤服務、外事工作等有保存價值的原始材料，在生產經營管理上形成的經營決策、計劃工作、統(tǒng)計工作、物資管理、產品銷售、財務管理、生產調度、設備管理、人員管理等方面有保存價值的原始材料。二、檔案管理部門公司綜合事務部為檔案管理的職能部門，負責公司各類檔案的管理工作。對公司各類檔案進行收集、整理和歸檔。各部門根據工作需要配備專（兼）職檔案管理人員，負責檔案進室前的收集、整理和保管工作。各部門的檔案管理人員應按照明確的歸檔時間和歸檔范圍，定期向檔案管理部門移交檔案，因工作需要繼續(xù)使用的文件資料，需原件移交檔案室，使用部門留存復印件。接收檔案必須認真驗收，并辦理交接手續(xù)，維護檔案的完整與安全，使檔案更好地為公司各項工作服務。三、檔案分類在切實遵循《中國檔案分類法》前提下，根據公司實際情況，將所涉及的檔案劃分為十大類：（一）行政管理（二）人事管理（三）財會檔案（四）生產經營管理（五）技術質量安全管理（六）基建檔案（七）外來文件（八）聲像檔案（九）實物檔案（十）其他檔案。財會檔案是公司財務工作過程中形成的憑證、帳簿、報表等相關資料的收集、整理、歸檔。實物檔案是公司各類活動中形成的如模型、樣品、贈品、證書、獎杯獎旗等實物。以上十類檔案中，每一大類檔案內容又要根據需要及實際情況分成若干小類進行管理。四、歸檔要求（一）歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準確。（二）歸檔的文件材料必須是原件。如是傳真件等不易保存的文件材料，應留復印件，并將復印件與原件一起存檔，并加以說明。（三）存檔的文件、材料應按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則，并按立卷要求特征及文件內容進行科學分類、立卷和編目編號。（四）檔案名稱的填寫要注意內容準確，文字簡練通順，結構完整，必須揭示卷內文件的內容和成份，并區(qū)分保管期限。卷內文件應按問題或文件形成的時間系統(tǒng)地排列，按順序編號，填寫“卷內目錄”。目錄各項必須填寫清楚（一律使用用黑色中性筆填寫），字跡工整、清晰，裝訂整齊。（五）檔案盒（袋）內文件的排列：檔案袋內文件應區(qū)分不同情況進行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中結論性材料在前，依據性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時間先后排列。（六）文件歸檔份數：一般歸檔1份，重要的和經常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重份文件，需要辦理銷毀手續(xù)。（七）歸檔時間：部門或責任人應于相關工作結束后立即（最遲一周內）將應立卷歸檔的文件整理立卷，向公司檔案管理部門移交歸檔。五、檔案的查閱和借閱（一）查閱檔案應填寫檔案查閱登記表，寫明查閱時間、查閱內容、查閱目的等。有關人員應在檔案室內查閱檔案資料，閱后及時歸還。（二）查閱檔案資料時一般不得對其進行復制。確有特殊情況必須復制的，應填寫檔案資料復制申請單，經所在部門經理簽署意見后方可復制。（三）原則上本公司內部工作人員因工作需要都可以借閱，但必須由所在部門出具借閱申請并由部門經理簽名認可。借出檔案時應注意檔案的密級要求以及借閱人的相關權限。借閱檔案時應做到以下幾點：1.借閱者不得自拿、自取、自放檔案，嚴禁擅自打開檔案柜翻閱查找；2.按規(guī)定辦理登記手續(xù)，定期歸還，確因工作需要不能按時返還的，需辦理續(xù)借手續(xù)，否則按管理規(guī)定停止借閱；3.要愛護檔案，不得丟失，并注意保密，不得擅自轉借他人；4.所借檔案不得隨意折疊和拆散，嚴禁對檔案隨意更改、涂寫；5.借出和歸還檔案時，應辦理清點手續(xù)，由檔案管理員和借閱者當面核對清楚；6.檔案如