企業(yè)內(nèi)部控制調(diào)研表-采購業(yè)務

企業(yè)內(nèi)部控制調(diào)研表-采購業(yè)務第七號采購業(yè)務：是指購買物資（或接受勞務）及支付款項等相關活動。至少需關注的風險點（一）采購計劃安排不合理，市場變化趨勢預測不準確，造成庫存短缺或積壓，可能導致企業(yè)生產(chǎn)停滯或資源浪費。（二）供應商選擇不當，采購方式不合理，招投標或定價機制不科學，授權審批不規(guī)范，可能導致采購物資質(zhì)次價高，出現(xiàn)舞弊或遭受到欺詐。（三）采購驗收不規(guī)范，付款審核不嚴，可能導致采購物資、資金損失或信用受損。序號控制要點是否已設立內(nèi)控措施相關制度或文件的名稱制度條款是否已執(zhí)行執(zhí)行效果（以達到控制目標的程度分：優(yōu)/良/中/差）備注是否是否1是否已明確請購、審批、購買、驗收、付款、采購后評估等環(huán)節(jié)的職責和審批權限，建立價格監(jiān)督機制是2011年審批權限表

（zcb-011-00）是優(yōu)2采購業(yè)務應當集中，避免多頭采購或分散采購，降低采購成本是采購管理制度是優(yōu)3采購業(yè)務人員是否定期進行崗位輪換是采購管理制度是優(yōu)4重要和技術性較強的采購業(yè)務，是否組織相關專家進行論證，實行集體決策和審批是采購管理制度招標管理是良（一）需求和采購計劃的編制1是否已制定采購計劃編制制度是采購管理手冊物控管理是優(yōu)2在制定年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃過程中，企業(yè)是否根據(jù)發(fā)展目標實際需要，結合庫存和在途情況，科學安排采購計劃，防止采購過量或不足。是采購管理手冊物控管理是優(yōu)3生產(chǎn)、經(jīng)營、項目建設等部門，是否根據(jù)實際需求準確、及時地編制需求計劃。是采購管理手冊物控管理是優(yōu)4需求部門提出需求計劃時，是否能指定或變相指定供應商。是采購管理制度采購管理是優(yōu)5對獨家代理、專有、專利等特殊產(chǎn)品是否提供相應的獨家、專有資料，經(jīng)專業(yè)技術部門研討后，經(jīng)有關授權審批部門或人員審批。是2011年審批權限表

采購管理制度是優(yōu)6采購計劃是否納入采購預算管理，經(jīng)審批后作為企業(yè)剛性指令嚴格執(zhí)行是采購管理手冊是優(yōu)7采購部門是否根據(jù)各種存貨采購間隔期和當前庫存，綜合考慮企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計劃、市場供求等因素，合理確定存貨采購日期和數(shù)量，確保存貨處于最佳庫存狀態(tài)。是采購管理手冊是優(yōu)（二）請購和采購1是否已建立采購申請制度，依據(jù)購買物資或接受勞務的類型，確定歸口管理部門，授予相應的請購權，明確相關部門或人員的職責權限及相應的請購程序。是2011年審批權限表

采購管理制度是優(yōu)2具有請購權的部門對于預算內(nèi)采購項目，是否嚴格按照預算執(zhí)行進度辦理請購手續(xù)，并根據(jù)市場變化提出合理采購申請。是2011年審批權限表

采購管理制度是優(yōu)3對于超預算和預算外采購項目，是否先履行預算調(diào)整程序，由有權部門或人員審批后，再行辦理請購手續(xù)。是2011年審批權限表

采購管理制度是優(yōu)4有權部門或人員審批采購申請時，是否重點關注采購申請內(nèi)容是否準確、完整，是否符合生產(chǎn)經(jīng)營需要，是否符合采購計劃，是否在采購預算范圍內(nèi)等。對不符合規(guī)定的采購申請，是否要求請購部門調(diào)整請購內(nèi)容或拒絕批準。是2011年審批權限表

采購管理制度是優(yōu)（三）供應商選擇1是否已建立科學的供應商評估和準入制度，對供應商資質(zhì)信譽等情況進行審查，確定合格的供應商清單，建立供應商管理信息系統(tǒng)是采購管理手冊供應商準入是優(yōu)2新增供應商、供應商新增服務關系和調(diào)整供應商物資目錄，是否由采購部門根據(jù)需要提出申請，并按規(guī)定的權限和程序?qū)徍伺鷾屎?，納入供應商清單和管理信息系統(tǒng)。是采購管理手冊供應商準入是優(yōu)3采購部門是否按照公平、公正和競爭的原則，擇優(yōu)確定供應商，在切實防范舞弊風險的基礎上，與供應商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議。是采購管理制度是優(yōu)4根據(jù)確定的供應商、采購方式、采購價格等情況擬定采購合同，準確描述合同條款，明確雙方權利、義務和違約責任，按規(guī)定權限簽訂采購合同是采購管理制度

采購管理手冊是優(yōu)5是否已建立供應商管理信息系統(tǒng)和供應商淘汰制度，對供應商提供物資或勞務的質(zhì)量、價格、交貨及時性、供貨條件及其資信、經(jīng)營狀況等進行實時管理和考核評價，根據(jù)考核評價結果，提出供應商淘汰和更換名單，經(jīng)審批后對供應商進行合理選擇和調(diào)整，并在供應商管理系統(tǒng)中作出相應記錄是采購管理手冊供應商考核是優(yōu)（四）采購價格定價1是否建立科學的采購定價機制，采取協(xié)議采購、招標采購、徇比價采購、動態(tài)競價采購等多種方式合理確定采購價格是采購管理制度采購管理是優(yōu)2是否對對標準化程度高、需求計劃性強、價格相對穩(wěn)定的物資，通過招標、聯(lián)合談判等公開、競爭方式簽訂框架協(xié)議。是采購管理制度采購管理是優(yōu)3采購部門是否定期研究大宗通用重要物資的成本構成與市場價格變動趨勢，確定重要原材料品種的采購執(zhí)行價格或參考價格是大宗物料市場信息周簡報是優(yōu)4采購部門是否建立了采購信息數(shù)據(jù)庫，定期開展重要物資的市場供求形勢及價格走勢商情分析并加以合理利用是大宗物料市場信息周簡報是優(yōu)（五）采購框架協(xié)議和采購合同1是否對擬簽訂框架協(xié)議的供應商的主體資格、信用狀況等進行風險評估；框架協(xié)議的簽訂是否引入競爭制度，確保供應商具備履約能力。是采購管理制度供應商評估是優(yōu)2采購合同的簽署是否經(jīng)過適當授權并履行必要的審批程序，確保合同條款是否清晰、明確和齊備，對方具備適當?shù)暮灱s資格和履約能力是2011年審批權限表

采購管理制度是優(yōu)3對于影響重大、涉及較高專業(yè)技術或法律關系復雜的合同，是否組織法律、技術、財會等專業(yè)人員參與談判，必要時可聘請外部專家參與相關工作。是采購管理制度供應商評估是優(yōu)4合同對重要物資驗收量與合同量之間允許的差異，是否作出統(tǒng)一規(guī)定。是采購管理制度供應商評估是優(yōu)（六）過程管理1是否已建立嚴格的采購合同跟蹤制度，實時掌握物資采購供應過程的情況。是采購管理手冊合同執(zhí)行跟蹤管理是優(yōu)2采購部門是否依據(jù)采購合同中確定的主要條款跟蹤合同履行情況，對有可能影響生產(chǎn)或工程進度的異常情況，出具書面報告并及時提出解決方案，采取必要措施，保證需求物資的及時供應。是采購管理手冊合同執(zhí)行跟蹤管理是優(yōu)3企業(yè)是否對重要物資建立并執(zhí)行合同履約過程中的巡視、點檢和監(jiān)造制度。是采購管理手冊合同內(nèi)部審查是優(yōu)4對采購物資是否選擇合理的運輸工具和運輸方式，辦理運輸、投保等事宜。是采購管理手冊是優(yōu)5是否建立全過程的采購登記制度或信息化管理是采購管理手冊是良（七）驗收1企業(yè)是否已建立嚴格的采購驗收制度，確定檢驗方式，由專門的驗收部門或驗收人員進行驗收2質(zhì)量、工程等部門是否制定明確的采購驗收標準，結合物資特性確定必檢物資目錄，規(guī)定此類物資出具質(zhì)量檢驗報告后方可入庫。3驗收人員是否根據(jù)采購合同及質(zhì)檢部出具的質(zhì)量檢驗證明，重點關注采購合同、發(fā)票等原始單據(jù)與采購物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格型號等是否一致。4物資入庫前，驗收人員是否檢查質(zhì)量保證書、商檢證書或合格證等證明文件。5對驗收合格的物資，倉庫人員是否填制入庫憑證，加蓋物資“收訖章”，登記實物賬，及時將入庫憑證傳遞給財務部。6驗收時涉及技術性強的、大宗的和新、特物資，是否進行專業(yè)測試，必要時是否委托具有檢驗資質(zhì)的機構或聘請外部專家協(xié)助驗收。7對于驗收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，比如無采購合同或大額超采購合同的物資、超采購預算采購的物資、毀損的物資等，驗收人員是否立即向相關部門報告，相關部門是否及時查明原因并處理。8對于不合格物資，采購部門是否依據(jù)檢驗結果辦理讓步接收、退貨、索賠等事宜。9是否已建立退貨管理制度，對退貨條件、退貨手續(xù)、貨物出庫、退貨貨款回收等作出明確規(guī)定，并在采購合同中明確退貨事宜，及時收回退貨貨款。（八）付款1各部門每月是否根據(jù)合同規(guī)定向財務部提交付款計劃，財務部匯總編制月度資金支付計劃是采購管理手冊是優(yōu)2財務部是否按采購合同規(guī)定的最后時限支付款項，以提高資金的使用效率3付款審批權限是否清晰、明確是2011年審批權限表

采購管理制度是優(yōu)4所有款項的支付是否已履行必要的審批程序是2012年審批權限表

采購管理制度是優(yōu)5經(jīng)辦人員和審批人員在辦理付款過程中，是否對采購預算、采購合同和相關單據(jù)憑證、審批程序等內(nèi)容審核無誤后，方辦理付款是2013年審批權限表

采購管理制度是優(yōu)6在支付前，是否嚴格審查采購發(fā)票等票據(jù)的真實性、合法性和有效性，判斷采購款項是否應予支付是2014年審批權限表

采購管理制度是優(yōu)7企業(yè)在采購過程控制和跟蹤管理中如發(fā)現(xiàn)異常情況，是否及時拒絕向供應商付款，避免出現(xiàn)資金損失和信用受損是2015年審批權限表

采購管理制度是優(yōu)8財務部是否按合同規(guī)定的付款方式進行支付，防范付款方式不當帶來的法律風險是2016年審批權限表

采購管理制度是優(yōu)9采購部是否定期與供應商核對往來款項，加強預付帳款和定金的管理，定期追蹤核查，發(fā)現(xiàn)疑問及時采取措施是采購管理制度是優(yōu)10各部門采購業(yè)務的記錄和單據(jù)傳遞是否及時是采購管理制度是優(yōu)11財務部是否及時做好采購業(yè)務各環(huán)節(jié)的記錄，確保會計記錄、采購記錄與倉儲記錄核對一致。12公司是否指定專人通過函證等方式，定期向供應商寄發(fā)對賬函，核對應付賬款、應付票據(jù)、預付賬款等往來款項，對供應商提出的異議應及時查明原因，報有權管理的部門或人員批準后，做出相應調(diào)整。是采購管理制度

采購管理手冊是優(yōu)（九）采購后評估制度1是否已建立采購業(yè)務的后評估制度