企業(yè)宣傳片檔案管理方案

第一節(jié)檔案管理工作流程 2一、立卷歸檔 2二、借閱 2三、收集、交接、整理、統(tǒng)計工作 2四、鑒定銷毀 3第二節(jié)檔案崗位工作職責和制度 4一、檔案人員崗位職責 4二、文件材料歸檔制度 5三、電子文檔管理制度 5四、專門檔案管理制度 6五、檔案利用制度 7六、檔案保管制度 8七、檔案鑒定制度 8八、檔案室清潔衛(wèi)生制度 9第三節(jié)檔案管理制度 9一、目的 10二、適用范圍 10三、術語和定義 10四、職責 10五、工作程序 11六、相關記錄 17第四節(jié)宣傳片素材安全管理規(guī)定 23第五節(jié)影像資料的整理歸檔和使用 25第一節(jié)檔案管理工作流程一、立卷歸檔檔案室將文件、影視材料收集整理分類——錄入機讀目錄——將檔案整理完畢——整理裝訂檔案——制作檢索工具——檔案入庫——分類上架。二、借閱1.本單位人員借閱檔案由本人提出書面申請——辦公室主任審核——主管領導簽字批準——檔案室負責查找有關檔案——借閱人填寫借閱檔案登記薄——借閱人填寫檔案利用效果登記表——檔案室填寫歸還日期。2.外單位人員查閱檔案查閱人持單位介紹信到單位檔案室申請借閱檔案審批單——辦公室主任審核——主管領導簽字批準——檔案室負責查找——查閱人填寫借閱檔案登記薄——查閱人填寫檔案利用效果登記表——檔案室填寫歸還日期。三、收集、交接、整理、統(tǒng)計工作1.立卷部門兼職檔案員（資料員）根據(jù)單位制定的檔案歸檔范圍，平時做好文件材料的形成、收集、保存，確保歸檔文件材料完整。2.兼職檔案員（資料員）根據(jù)不同各類文件材料的特點，按規(guī)定的案卷類目歸卷。3.次年初，兼職檔案員（資料員）對收集、積累的文件材料進行整理（初步立卷）。4.三月上旬檔案室對各部門初步立卷的文件材料進行檢查、指導。5.兼職檔案員（資料員）按立卷要求立卷。6.兼職檔案員（資料員）填寫移交清單，并向單位檔案室移交檔案。7.檔案室對案卷進行分類、整理。8.編制檔號。9.編制案卷目錄等各種檢索工具。10.入庫。11.做好檔案的統(tǒng)計、保安。12.開展檔案的利用。13.進行文件匯編，對檔案信息進行二次、三次加工四、鑒定銷毀檔案銷毀提出申請——辦公室主任審核——主管領導簽字批準——檔案鑒定小組（由主管領導、辦公室主任、檔案管理人員及相關部門業(yè)務人員共同組成）進行鑒定——檔案管理人員及相關部門業(yè)務人員逐項照冊登記——辦公室主任簽字批準——主管領導裁簽字批準——一把手簽字批準——檔案室及相關部門到指定地點2人以上監(jiān)銷——檔案室及相關部門辦理銷毀清冊——檔案室歸檔。第二節(jié)檔案崗位工作職責和制度一、檔案人員崗位職責1.堅持黨的四項基本原則，努力學習馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論，全心全意為人民服務，爭做合格檔案人員。2.認真學習宣傳貫徹《檔案法》及黨和國家有關檔案工作方針、政策，熟練掌握本單位計算系統(tǒng)的操作技能，不斷提高業(yè)務水平。3.妥善管理本單位各種門類和載體的檔案及有關資料，做好保管、保護、鑒定、移交等工作。4.搞好檔案利用工作，充分發(fā)揮檔案材料的作用，為各項工作服務。5.搞好檔案資料的統(tǒng)計工作，建立臺賬，做到數(shù)據(jù)準確、報送及時。6.起草檔案工作文件，制定本單位各種門類檔案的分類方案、歸檔范圍、保管期限表、建立健全各項規(guī)章制度。7.協(xié)助檔案館認真審查本單位移交的檔案，做好本單位檔案升級與開放的審查工作。8.嚴格依法辦事，以身作則，守法、執(zhí)法，及時舉報違法、違紀事件，協(xié)助檔案行政管理部門辦理檔案民事案件。二、文件材料歸檔制度1.本單位及個人在各項工作活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形成歷史記錄、均屬歸檔范圍。2.歸檔材料必須齊全、完整，能反映本單位職能活動和歷史面貌。3.歸檔文件格式符合黨的機關和國家機關關于公文處理辦法的要求。4.歸檔文字材料應適于永久、長期保存，不能用鉛筆、圓珠筆、彩筆、紅墨水、復寫紙等書寫、否則應復制后歸檔。5.會議材料應于會議結束后，及時交檔案室。6.本單位專業(yè)檔案由業(yè)務股室整理規(guī)范后，于次年月底前移交綜合檔案室。7.當年的文件材料應于次年月底由承辦部門向檔案室移交歸檔，文書檔案的整理歸檔必須在次年月底以前完成。8.加強電子文件的歸檔與管理，保證歸檔電子文件的安全保管和開發(fā)利用。9.歸檔文件的質(zhì)量應符合檔案管理統(tǒng)一規(guī)范要求。三、電子文檔管理制度1.電子文檔是具有重要憑證性、依據(jù)性和參考利用價值的磁帶、磁盤、光盤等載體，并作為檔案向檔案部門移交保存的電子文件檔案。2.本單位應明確電子文檔管理的分管領導和部門職責，責任到人；加強對電子文檔的承辦、運轉、移交、整理、監(jiān)督、指導、保管、開發(fā)、利用工作，更好為部門各項工作服務。3.本單位在對電子文件計算機邏輯歸檔的同時，應搞好相應的紙質(zhì)檔案的物理歸檔。4.本單位向檔案館移交的電子文件一式三套，一套封存保管，一套查閱利用，一套異地保存；接收入庫的電子文40%件，每兩年抽檢一次，抽檢率不低于，發(fā)現(xiàn)問題及時補救，確保電子文檔的絕對安全。5.加強電子文檔的保管、保密防范措施，銷毀歸檔的電子文檔，需經(jīng)本單位領導批準，有關業(yè)務部門和檔案部門審核，編制銷毀清冊，確保載體與信息徹底銷毀。四、專門檔案管理制度1.專門檔案管理，就是按照一定的原則和方法，科學地組織專門檔案工作，維護專門檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，并充分發(fā)揮專門檔案作用。2.加強對專門檔案的領導，解決落實好專門檔案所需經(jīng)費，確保專門檔案工作順利開展。3.按照《檔案法》與檔案行政和行業(yè)主管部門的要求，做好專門檔案的收集、鑒定、整理、保管、利用、統(tǒng)計、保護與計算機管理工作。4.對于特殊載體和重要珍貴的專門檔案要落實專人、專室、專柜，按特藏檔案進行保管，確保檔案的絕對安全。5.專門檔案人員要努力學習、鉆研業(yè)務、熱愛本職，接受行業(yè)主管部門和檔案行政主管部門的指導，使單位各專門檔案工作健康有序地開展。五、檔案利用制度1.檔案人員應熟悉檔案內(nèi)容，編制必要的檢索工具和有關參考資料。要熱情、耐心、及時、有效地為利用者提供檔案。2.凡到檔案室查閱檔案資料，應由本單位出具介紹或經(jīng)有關領導批準，方可查閱。3.檔案室的檔案資料，一般在閱覽室查閱，確需借出，要經(jīng)負責同志許可，用后應及時歸還，決不允許轉借或丟失。4.查檔案人員必須愛護檔案，不得在檔案上張貼、圈點、批注、劃道、折疊、污損、涂改，更不得拆卷、調(diào)換和抽取材料。5.查檔人員不得摘錄、復制與查閱無關的檔案內(nèi)容，確需摘錄、復制的要經(jīng)檔案管理人員同意，并經(jīng)校對無誤和加蓋公章后才能有效。6.做好檔案的查閱登記工作，對提供利用的檔案、資料，交接時要當面點清，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，及時記載檔案的利用效果，總結經(jīng)驗，不斷提高工作效益。六、檔案保管制度1.應有存放檔案的專用柜架，符合保管檔案的要求，嚴禁在庫房和柜內(nèi)放置其它物品。2.集中統(tǒng)一保管本單位各種門類和載體的檔案，根據(jù)實際情況采用一種科學排列方法，做到存放有序、整齊美觀、查找方便，編制必要的存放位置索引或示意圖。3.配置溫濕度計、滅火器、電風扇等防火、降溫、去濕設備，搞好八防（防盜、防強光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲），確保檔案的安全。4.堅持經(jīng)常定期檢查所藏檔案的安全情況，做好記載；發(fā)現(xiàn)問題及時查明原因，向有關領導匯報，采取相應措施。5.堅持經(jīng)常性的清潔衛(wèi)生工作，保持檔案庫房內(nèi)外的整潔。七、檔案鑒定制度為確保檔案的保存價值，便于系統(tǒng)、科學地保管檔案，及時準確地提供利用檔案，特制訂本制度。1.鑒定檔案要根據(jù)國家檔案局頒發(fā)的《關于文書檔案保管期限的規(guī)定》和《關于不歸檔文件材料的規(guī)定》進行。2.鑒定工作應成立鑒定委員會或小組，由本單位有關人員和檔案形成單位有關同志組成，具體工作由分管此項業(yè)務的同志進行。3.鑒定檔案人員，應具備以下條件：（1）政治責任心強，遵守保密紀律。（2）有一定政策水平，熟悉本單位工作。（3）工作踏實細致，作風嚴謹。4.鑒定檔案人員要根據(jù)檔案鑒定工作的有關規(guī)定，明確檔案鑒定工作的要求，確切劃分留存和銷毀界限。5.對銷毀的檔案文件，要編制銷毀清冊，經(jīng)鑒定委員會小組審查，并在銷毀清冊上簽名。6.銷毀檔案時，應派專人監(jiān)銷，要在銷毀清冊上簽名7.鑒定工作結束后，應寫出鑒定工作報告。八、檔案室清潔衛(wèi)生制度1.經(jīng)常保持庫房內(nèi)外清潔，做到庫內(nèi)溫度、濕度符合標準，保持庫房內(nèi)恒定溫濕度。2.庫房內(nèi)不能隨意用水拖地，以防止增加庫房內(nèi)濕度。3.庫房內(nèi)檔案、資料要定期整理，經(jīng)常去灰掃塵，保持清潔，防止檔案害蟲寄生。4.庫房內(nèi)嚴禁堆放雜物和食品，以免起鼠患。5.庫房內(nèi)要隨意備放滅鼠藥，檔案柜、架上要經(jīng)常放置防蟲藥。第三節(jié)檔案管理制度一、目的加強檔案管理，規(guī)范公司檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據(jù)。二、適用范圍（一）公司內(nèi)部經(jīng)營形成的各種資料。（二）外部政府機關、行業(yè)部門形成的與公司經(jīng)營或行業(yè)有關的公文、通知、批復等資料。三、術語和定義（一）檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務、經(jīng)營、企業(yè)管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。（二）檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等活動。四、職責（一）辦公室1.負責公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負責督促指導部門檔案管理；2.建立健全公司檔案管理制度，指導、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；3.收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管公司的檔案和其他資料；4.負責公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；指導公司的檔案管理工作；5.提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通；6.負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。（二）其他各部門相關人員：1.負責在工作變動時，做好或協(xié)助移交工作，并及時通知辦公室；2.向辦公室移交合同或文件資料原件或復印件；3.負責本部門文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；4.財務管理部負責按國家財政制度規(guī)定獨立建檔保管財務檔案資料；（三）各部門檔案主管人員負責部門檔案的管理。（四）各部門負責人1.批準對自己部門資料或合同復印件的處置；2.負責對本部門檔案管理的監(jiān)督檢查。（五）各公司總監(jiān)/副總1.負責對檔案管理監(jiān)督檢查報告的審批。五、工作程序（一）檔案資料的收集1.各部門相關人員負責對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進行收集，并編制部門《文件（合同）管理記錄目錄》。2.各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進行整理，并編制《移交目錄》，每季度向辦公室移交。（1）歸檔范圍及移交時間：每季度結束后次月10日前。（2）檔案資料的標識辦公室及各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規(guī)則見《公司檔案管理規(guī)定》。（3）檔案資料的日常管理：1）電子類合同或其他需要保管的電子文件，應當及時存放于檔案室指定電腦硬盤內(nèi)或制作專門光盤進行編號保存；2）文件、合同資料要登記詳細信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用；3）文件資料、合同要科學排列，按編號順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標識，整齊排放在文件／檔案柜中。（4）檔案借閱1）借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫《借閱審批單》。借閱檔案原件只限在公司內(nèi)，不能帶出；確因工作需要將檔案帶出公司的必須經(jīng)部門主管、副總經(jīng)理和辦公室批準，且只帶復印機，不帶原件；2）檔案外借一般只借復印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準，借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應立即報告直接上級；借閱檔案用完后，應及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續(xù)；3）借檔人必須愛護檔案，嚴禁擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復印、攝影，不得轉借或損壞行為，如發(fā)現(xiàn)一次罰款200-2000不等的罰款元。情節(jié)嚴重者，按《中華人民共和國檔案法》給予行政處分，構成犯罪的，依法追究刑事責任。4）非本公司職工或單位需查閱檔案時，必須持單位介紹信或本人身份證復印件，經(jīng)本公司高管領導批準后，方能在閱覽室閱覽，不可將檔案帶出檔案室。（5）檔案銷毀1）對已失去利用價值的檔案，銷毀時，必須寫申請銷毀報告，編制銷毀目錄，報部門經(jīng)理和部門分管副總鑒定，最后報總經(jīng)理的批準，方可銷毀。2）執(zhí)行銷毀任務時，必須由辦公室人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和部門經(jīng)理、部門分管和總經(jīng)理的批準手續(xù)文件，一并存檔永久保存。（二）檔案管理細則1.檔案資料的歸檔范圍（1）公司對外發(fā)出的公文，如給政府的請示報告類公文等；（2）公司收到的公文，如政府職能部門發(fā)來的與本公司有關的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準文件、證書等文件；（3）本公司與其他單位來往的文書及權益文書等；（4）公司領導的批示、指示等；（5）重要的會議材料，包括會議的通知、決議、總結、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等；（6）反映公司主要職能活動的報告、總結、工作日記、工作備忘等；（7）公司的各種工作計劃、計劃考核/總結、報告、統(tǒng)計報表及簡報；（8）本公司與有關單位、個人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料；（9）本公司干部任免的文件材料、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；（10）本公司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料；（11）本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等；（12）外出公務活動（如學習、考察、調(diào)查研究、參加會議等）所獲得或形成的檔案資料；（13）財務檔案資料；（14）各種實物檔案；（15）其他具有利用和保存價值的文件資料。（三）檔案資料的歸檔要求1.歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，如請示和批復、復印本和正式稿和附件等必須齊全。2.一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要，按二份原件存檔。經(jīng)辦部門根據(jù)實際需要留存復印件或影印本。如因業(yè)務處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管，應經(jīng)總經(jīng)理批準后妥善保存，辦公室以影印本歸檔。3.聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。4.電子文件應有相應的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設備信息的備份工作。5.各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，并保持其完好無損。（四）檔案資料的歸檔時間1.即時歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應在傳閱、辦理結束或取得后即時歸檔：（1）公司規(guī)定的密級文件；（2）重要文件，如政府批文、核準文件、證照等；（3）合同、協(xié)議書等正本及過程資料；（4）公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分、考核的文件材料；（5）其他認為需要即時歸檔的資料。2.定期歸檔（1）部門應在每月底前整理歸檔當月文件，編制檔案清單交辦公室；（2）部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司辦公室；3.電子聲像檔案的歸檔（1）重要電子聲像檔案應實時進行、隨辦隨歸。（2）一般電子聲像檔案歸檔應定期完成，一般每三個月一次制成光盤脫機保管。（3）每年3月底前必須向辦公室移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集，辦公室核實后刻錄成光盤等載體脫機保管。（五）檔案交接1.部門內(nèi)檔案交接部門檔案管理人員（兼）工作變動或離職的，要填寫《檔案移交清單》，由部門負責人指定的接收人核實無誤后簽字，辦公室見證。（六）檔案移交公司的流程1.移交前，應對破損、字跡擴散或紙張?zhí)〉奈募M行修裱、復制或加邊，對大小不一、長短不齊的文件折疊理齊。2.采用碳素墨水鋼筆或簽字筆，不得使用圓珠筆或鉛筆填寫，要求字跡工整、清楚、準確。3.結合文書材料的形成時間、彼此聯(lián)系進行排列。批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；結論在前，依據(jù)在后。4.經(jīng)辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；5.辦公室根據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對；6.檔案完整、齊全且符合公司要求，移交紙質(zhì)移交清單及電子檔移交清單，確認無疑后雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；（七）檔案保管1.檔案編號（1）檔案按類別應賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。（2）檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應參照《檔案分類編號表》，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。（3）檔案分類編號內(nèi)應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務增多時，隨時增補之用。（4）檔案分類及編號的增補、修訂等由辦公室結合工作和部門要求，組織實施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。（5）建立《檔案目錄》存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。（八）附則：本辦法由公司辦公室制定并負責解釋。六、相關記錄（一）《文件檔案移交目錄》（二）《檔案移交清單表》（三）《檔案借閱審批單》（各項內(nèi)容見下表）移交目錄記錄編號：日期：年月日序號文件（合同）編號標題名稱頁數(shù)原/復備注移交單位移交人日期收件單位收件人日期注：本表一式貳份，移交人、收件人各執(zhí)一份檔案移交清單表記錄編號：日期：移交性質(zhì)□離職□調(diào)崗□歸檔檔案所屬年度檔案類別保管期限數(shù)量永久長期短期

合計

移交說明移交人：接收意見

接收人：移交人（部門）

經(jīng)辦人：移交日期：年月日接收人（部門）

經(jīng)辦人：接收日期：年月日見證人：日期：年月日注：本表一式貳份，移交人、收件人各執(zhí)一份。檔案目錄卷宗號： 目錄號： 部門：日期：年月日案卷順序號立卷類目號案卷標題起止日期卷內(nèi)張數(shù)保管期限備注檔案借閱審批單記錄編號：日期：年月日借閱部門借閱人借閱部門經(jīng)理使用目的總經(jīng)理主管副總行政部序號借閱內(nèi)容復印借閱歸還日期經(jīng)辦人1234備注第四節(jié)宣傳片素材安全管理規(guī)定為了保證宣傳片素材的完整與安全，強化防范意識，建立防范措施，明確各相關部門素材管理的責任，特針對公司和采購單位，制定以下素材安全管理規(guī)定。一、攝制組應當設立專門部門負責宣傳片素材管理工作，切實履行宣傳片素材保管、移交等義務。包括制定專人負責影片素材的采集、保存、制作、整理、上繳工作，嚴禁任何人未經(jīng)本公司和采購人許可，接管、存儲、復制、移除、出借、傳輸、播放宣傳片素材的任何部分。二、在宣傳片攝制全過程中，攝制組第一責任人必須確保與宣傳片相關的所有素材安全，對攝制過程中的全片和片段（包括但不限于全部聲音和畫面）所有格式和類型的素材（已知和未知的）負有全權保護責任。三、在宣傳片攝制全過程中，攝制組第一責任人需要與本公司簽訂與宣傳片所有相關素材的《安全保密協(xié)議》，并將《安全保密協(xié)議》影印件報公司備案。杜絕宣傳片在制作過程中出現(xiàn)復制、外傳、泄漏等現(xiàn)象。四、宣傳片攝制單位及攝制組第一責任人全權負責確保宣傳片攝制全程中所有素材及相關內(nèi)容的安全并需要指定專人擔負宣傳片素材的采集、制作、整理、保存、上交，嚴禁任何人未經(jīng)公司和采購人的許可復制、出借、傳輸宣傳片素材的任何部分，且保證宣傳片素材不得被任何主體以任何方式在拍攝制作之外擅自使用、復制、披露、轉讓、截取、授權，如因本單位未盡到妥善保管之義務導致宣傳片素材發(fā)生丟失、損毀、外泄等狀況，由本單位承擔全部責任，采購人有權對影片攝制單位、攝制組