項目信息和文檔管理方案

項目信息和文檔管理方案本辦法中信息是指有意義的數(shù)據(jù)；文件是指信息及其承載媒體，包括如下幾類：(1)有關(guān)的國家、地方法令、法規(guī)；(2)上級政府、主管部門、工程所在地方的與本工程建(3)國家、行業(yè)、地方的規(guī)范和技術(shù)標準；(4)合同文件。含圖紙及合同履行中發(fā)包人承包人有關(guān)工程的洽商、變更等書面協(xié)議或文件；與監(jiān)理、施工單位等往(5)工地現(xiàn)場檢查記錄、會審記錄、會議紀要、項目部階段工作總結(jié)、監(jiān)理周報、月報等。(1)本工程項目部所有有關(guān)文件、技術(shù)資料管理歸項目經(jīng)理負責，項目部任何部門收到的文件、技術(shù)資料均要在指定時間內(nèi)送達項目經(jīng)理。項目經(jīng)理在指定時間內(nèi)審閱簽署處理意(2)項目部設(shè)信息資料管理員崗位，對本工程項目部所有有關(guān)文件、技術(shù)資料統(tǒng)一編碼、收轉(zhuǎn)、跟蹤催辦、保管歸檔(3)監(jiān)理機構(gòu)和施工單位的往來函件、工地建設(shè)有關(guān)工程質(zhì)量、進度、材料檢驗信息，設(shè)計錯誤、施工環(huán)境變化、以及監(jiān)理機構(gòu)和施工單位提出的其他問題由項目部負責收集，在指定時間內(nèi)審核并簽署意見后交資料管理員。(4)本工程項目部各部門對外溝通文件由部門負責起草，部門負責人簽字后報項目部資料員，經(jīng)項目經(jīng)理審批后發(fā)放。(5)項目部所有成員有義務(wù)將從其他渠道獲得的文件，與自己承辦的事務(wù)文件性成果及時交項目部資料員歸檔。(1)工作程序1)自編文件采集整理程序2)外來文件采集整理程序文件簽收文件編號文件登記文件處理意見文件交辦文件的換版與作廢文件歸檔管理文件編號文件編寫文件審批文件發(fā)放文件更改跟蹤催辦處理結(jié)果交驗文件歸檔管理(2)需控制的文件和資料形式包括：1)以文件、圖紙形式構(gòu)成的文件；2)以實物、照片、膠卷、軟件、拷貝構(gòu)成的文件和資料。(3)需歸檔管理的文件包括：1)適用的法律法規(guī)、國家標準、行業(yè)標準、地方標準和國際標準、國外標準以及需執(zhí)行的上級組織或業(yè)務(wù)主管部門的有2)政府、上級主管部門、建設(shè)行政管理部門等與工程建設(shè)有關(guān)的文件和中介機構(gòu)信息。3)政府、行業(yè)主管部門、建設(shè)行政管理部門、工程所在地方的與本工程建設(shè)有關(guān)批文。4)勘察設(shè)計資料，含圖紙、設(shè)計修改通知單，設(shè)計變更通知單及簽證、圖紙會審記錄；5)監(jiān)理單位(施工單位)交來的函件、會議紀要、各種計劃報表、監(jiān)理周報、月報、簽證等；6)工程專題報告，包括開工報告、停工、復(fù)工報告；工程預(yù)驗收申請報告、工程驗收申請報告、工程竣工報告7)經(jīng)確認的質(zhì)量檢查驗收記錄、供貨單位提交的產(chǎn)品合格證書、使用維護說明書和圖樣資料；8)作為工作依據(jù)的其它外來文件和資料；(4)須管理的對外發(fā)文和內(nèi)部文件包括：1)向政府、上級主管部門、建設(shè)行政管理部門等與工程建設(shè)有關(guān)的其他單位發(fā)出的申請、請示、報告、聯(lián)系函件；2)對重要問題提出見解和處理辦法。3)招標投標有關(guān)資料及合同文件，包括可行性研究、勘察、設(shè)計、監(jiān)理、施工等發(fā)包合同和補充合同、及合同履行中發(fā)包人與承包人對有關(guān)工程的洽商、變更等書面協(xié)議或文件。4)設(shè)計任務(wù)聯(lián)系單、監(jiān)理工作聯(lián)系單及對外聯(lián)系函件；6)公司下發(fā)項目部文件、項目部內(nèi)部文件、管理制度等。7)工地現(xiàn)場檢查記錄、施工日志和大事記、項目部階段工(5)文件實行統(tǒng)一編碼。工程施工記錄文件應(yīng)按業(yè)主項目文檔編碼規(guī)則進行統(tǒng)一編碼，也若業(yè)主五要求則可按相關(guān)規(guī)程規(guī)范統(tǒng)一建立文件編碼系統(tǒng)。設(shè)計圖紙用原設(shè)計單位編號。文件編碼一般應(yīng)包括：工程項目代號、單項工程代號、單位工程代號、文件類型、編寫部門單位代號、編制日期。(6)文件的編寫與審批。項目部對外行文除特殊情況經(jīng)項目經(jīng)理批準外，須以項目向政府、上級主管部門、建設(shè)行政管理部門等與工程建設(shè)有關(guān)的其他單位發(fā)出的申請、請示、報告、聯(lián)系函件，由項目經(jīng)理(或項目副經(jīng)理)安排編制，由項目經(jīng)理(或項目副經(jīng)理)負責審批；項目部向承擔建設(shè)任務(wù)設(shè)計單位、監(jiān)理單位、施工單位發(fā)出的非技術(shù)問題聯(lián)系函，由項目經(jīng)理(或項目副經(jīng)理)安排編制，由項目經(jīng)理(或項目副經(jīng)理)負責審批；技術(shù)問題聯(lián)系函，由項目經(jīng)理安排人員編制，項目經(jīng)理審批，必要時由項目經(jīng)理審核，項目經(jīng)理(或項目副經(jīng)理)負責項目部向承擔設(shè)計任務(wù)設(shè)計單位設(shè)計項目組、現(xiàn)場監(jiān)理機構(gòu)、施工項目部發(fā)出的聯(lián)系函件，由項目經(jīng)理安排人員編制，項目經(jīng)理審批；由項目部某部門提出的須協(xié)調(diào)問題，由部門領(lǐng)導安排編制文件，部門領(lǐng)導審核，項目經(jīng)理審批。項目部內(nèi)部文件、管理制度等，只涉及部門內(nèi)部的按職責分工由部門編寫，部門領(lǐng)導審核，項目經(jīng)理(或項目副經(jīng)理)負責審批；涉及項目部全局的，由項目經(jīng)理(或項目副經(jīng)理)安排編寫，項目經(jīng)理(或項目副經(jīng)理)負責審批。(7)須發(fā)放的文件包括以下內(nèi)容：1)須轉(zhuǎn)發(fā)、傳閱的政府、上級主管部門、建設(shè)行政管理部2)需審閱的設(shè)計文件(圖紙);3)需傳閱審批的設(shè)計、監(jiān)理、施工等單位交來的報告、函4)需下發(fā)的項目部內(nèi)部文件、管理制度等(8)文件的收發(fā)。所有收文、發(fā)文均造冊登記，歸信息資料管理員統(tǒng)一管理。信息資料管理員在收到文件并登記后，附收文表頭(見附件4),技術(shù)文件交項目經(jīng)理、其他文件交項目副經(jīng)理簽署處理意見。按處理意見信息資料管理員負責復(fù)制、分發(fā)、傳閱、跟蹤催辦、并將處理結(jié)果匯報原簽署領(lǐng)導，文件回收歸檔；內(nèi)部文件發(fā)放應(yīng)按批準范圍進行，并做好簽收記錄。下發(fā)文件、圖紙由領(lǐng)用人簽字，并在文件上注明密級(或在領(lǐng)用時由信息資料管理員明確)、受控狀態(tài)、保存方式、允許擴散范圍、失效文件回收及銷毀方式。需發(fā)出文件由信息資料管理員登記后發(fā)出，用郵寄方式者須保留郵局掛號存根；托人帶出者需由受托人簽字確認并在事后補充對方收文記錄(有收文單位文件接受人簽字);由信息資料管理員本人發(fā)出的文件要求收文人在發(fā)文登記表相應(yīng)欄目(9)由監(jiān)理機構(gòu)(施工項目部)交來的設(shè)計修改申請書、現(xiàn)場簽證、造價及支付文件，由工程管理部附處理意見表并按要求簽署意見；項目部向監(jiān)理機構(gòu)(施工項目部)發(fā)文采用“業(yè)主工作聯(lián)系單”的形式，向委托設(shè)計單位發(fā)文采用“設(shè)計任(10)文件的更改。對發(fā)出的文件需要更改時，原起草部門或提出修改意見的部門提交“文件更改申請表”,報項目經(jīng)理批準后進行。文件更改的審核、批準應(yīng)由原審批人進行，當原審批人不在職時，則由接替其崗位的人員審批。文件更改批準后，歸口部門資料員向有關(guān)部門和單位發(fā)出“文件更改通知單”,并做好記錄。(11)文件的換版及作廢。文件經(jīng)多次更改或文件需進行大幅度修改時應(yīng)進行換版，原版次文件作廢，換發(fā)新版本。換版、換頁后的作廢文件應(yīng)按檔案管理規(guī)定的要求進行處理。需(12)文件的管理。各單位、部門的文件按其內(nèi)容與類別進行分類管理。各部門應(yīng)建立本部門文件清單或文件目錄，掌握文件分布和更改記錄。資料員應(yīng)保管好文件，防止發(fā)霉、蟲蛀、殘缺少頁，保持按規(guī)定不屬文件的持有者，確因工作需要時，可向該文件管理部門借閱，各部門必須建立收、發(fā)文和借閱登記制度。任何人不得擅自復(fù)印，和/或向外部提供有關(guān)文件。(1)設(shè)計單位應(yīng)按合同和供圖協(xié)議規(guī)定的份數(shù)及時提交施工設(shè)計圖紙、文件。規(guī)劃總平面、主體工程、施工總布置、以及設(shè)計專題報告等8份。以上圖紙和文件的修改文件應(yīng)與原件提供相同的份數(shù)。當設(shè)計單位提供份數(shù)不足時，應(yīng)復(fù)制到要供應(yīng)圖紙的時間根據(jù)招投標需要和現(xiàn)場施工進度需要確定，由技術(shù)部負責與設(shè)計單位聯(lián)系。(2)設(shè)計文件審查。為保證提供設(shè)計文件質(zhì)量，減少施工過程中設(shè)計文件修改，降低工程造價和提高投資效益，須對設(shè)計單位提供的設(shè)計圖紙、文件和設(shè)計變更進行審查。施工設(shè)計圖紙和設(shè)計文件的審查范圍：由委托設(shè)計單位為本工程工程建設(shè)提供的施工設(shè)計圖紙和文件，包括工程建筑物的布置圖、結(jié)構(gòu)圖、體型圖、配筋圖、方案、技術(shù)要求和設(shè)計變更等。施工設(shè)計圖紙和文件的審查內(nèi)容：1)審查施工設(shè)計圖紙和文件與招標圖紙和文件的差異(工程項目、建筑物體型、工程量、方案和技術(shù)要求等);2)審查施工設(shè)計圖紙和文件中的錯誤和表達不清之處；3)審查提交施工設(shè)計圖紙和文件的份數(shù)和時間。(3)施工設(shè)計圖紙和文件的審查、發(fā)放程序見框圖。設(shè)計單位設(shè)代處建設(shè)辦資料室1份設(shè)計圖紙文件建設(shè)辦總工1份建設(shè)辦資料審查通過設(shè)計圖紙文件工程部2份監(jiān)理部審查總工審閱設(shè)計修改通知監(jiān)理部2份工程部及總工審查工程部匯總審查意施工單位3份審查通過設(shè)計圖紙文件每一級審簽不得超過3天，審簽人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)審簽完畢，并按“工程施工圖紙(文件)簽審意見單”的要求及時工程監(jiān)理審簽通過的設(shè)計文件須蓋章確認。項目部負責將審查意見匯總后交項目經(jīng)理；項目經(jīng)理在審核匯總意見后處理，需要設(shè)計單位澄清和修改的項目由項目經(jīng)理負責聯(lián)系溝通?！肮こ淌┕D紙(文件)簽審意見單”及處理記錄交項目部資料員與相關(guān)設(shè)計文件一起保存。(4)設(shè)計文件的發(fā)放。設(shè)計文件應(yīng)該按照預(yù)先確定的對象、份數(shù)發(fā)放(見圖23.1)。經(jīng)審核通過的設(shè)計文件由項目部資料員發(fā)放，其中應(yīng)該發(fā)給施工單位的設(shè)計文件由項目部資料員發(fā)至監(jiān)理機構(gòu)，再由監(jiān)理機構(gòu)轉(zhuǎn)發(fā)。文件領(lǐng)用者須在設(shè)計文件領(lǐng)用單上簽字確認。設(shè)計文件的發(fā)放對象必須前后統(tǒng)一，設(shè)計修改文件必須發(fā)至原文件持有者手中，避免誤用已經(jīng)修改或失效的設(shè)計文件。(5)設(shè)計文件的使用與保存。設(shè)計文件除資料員留檔之外，視為部門所有，應(yīng)最大限度地保證工程建設(shè)的需要。文件持有者或與工程建設(shè)有關(guān)的工程技術(shù)人員應(yīng)認真研讀設(shè)計文件，正確指導施工。文件持有者和保存者應(yīng)愛護設(shè)計文件，避免污損、損壞和丟失。限制設(shè)計文件的擴散范圍，不得隨意借閱、復(fù)制，確有需要時要履行有關(guān)審批手續(xù)。(6)設(shè)計修改與工程變更。若施工設(shè)計圖紙和文件與現(xiàn)場實際不符，由項目經(jīng)理和/或項目部駐現(xiàn)場工程師會同項目監(jiān)理部及有關(guān)人員進行商定，設(shè)計單位以變更通知予以確認。變更申請、審核意見、審批記錄原件交項目部資料員保存。(1)文件依據(jù)：《中華人民共和國檔案法》、中華人民共和國檔案行業(yè)標準(DA/T28-2002)《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》、中華人民共和國國家標準 (GB/T17678.1)《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理第一部分：電子文件歸檔與檔案管理》、(GB/T11821)《照片檔案管理規(guī)范》、(2)職責劃分。1)本工程項目部項目經(jīng)理負責工程建設(shè)竣工檔案的管理工作；負責協(xié)調(diào)各承建單位檔案整理、歸檔工作；負責工程前期文件、工程建設(shè)管理文件、設(shè)備檔案、整體工程竣工及階段驗收文件的收集整理與歸檔；負責所有承建單位工程竣工檔案的監(jiān)督、移交工作；負責收集、整理、編制、移交工程質(zhì)量監(jiān)督部門在質(zhì)量監(jiān)督工作中形成的各類質(zhì)量監(jiān)督文件；負責組織工程建設(shè)檔案的專項驗收；并負責最終向有關(guān)單位移交。2)技術(shù)部負責與設(shè)計單位溝通，收集工程各階段勘測設(shè)計文件、科研報告及批復(fù)文件、設(shè)計圖紙及設(shè)計修改通知書和設(shè)計總結(jié)等資料，按年度整理、移交。并負責提交本年度內(nèi)施工圖紙總目錄、設(shè)計修改總目錄和技術(shù)要求總目錄。編寫卷內(nèi)目錄及光盤(或電子文件)一份。3)項目部負責與監(jiān)理單位溝通，收集、整理、編制、移交工程監(jiān)理業(yè)務(wù)范圍內(nèi)形成的各項監(jiān)理工作(工程質(zhì)量、工期、投資等)的全部文件材料和監(jiān)理工作總結(jié)；負責監(jiān)督檢查及審核工程項目的承建單位在竣工檔案的編制、移交，對竣工檔案在形成中是否收集完整、準確，負責竣工檔案和竣工圖的審核并簽署意見。負責收集、整理、編制、移交各承建總包單位的竣工檔案，還責匯總整理各分包單位編制的竣工檔案。(3)工程建設(shè)歸檔范圍。凡是反映與本工程有關(guān)、具有查考價值的各種載體(紙張、照片、錄音帶、光盤等)的文件資料，都應(yīng)收集齊全，納入工程建設(shè)項目歸檔范圍?？⒐D按施工圖圖紙匯總目錄為依據(jù)；文字材料按檔案分類表中有關(guān)條款內(nèi)容為依據(jù)；設(shè)備資料按設(shè)備清冊為依據(jù)。聲像資料按實際形成，由建設(shè)單位牽頭，承建單位協(xié)助，統(tǒng)一編設(shè)計、承建單位協(xié)助編制。(4)竣工檔案資料的編制深度及要求。整個建設(shè)項目或單項工程施工、安裝、調(diào)試完畢后，各部門根據(jù)工程實際情況及合同的要求督促參建單位收集積累文件，編制竣工文件(竣工圖),應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律，保持文件的成套性和有機聯(lián)系，使組成的案卷既能準確系統(tǒng)地反映工程的全貌，又便于今后的保管和提供利用?？⒐の募?竣工圖)編制完畢后，項目經(jīng)理應(yīng)督促有關(guān)單位(監(jiān)理、施工等)對竣工文件的編制情況進行審查，發(fā)現(xiàn)不準確、遺漏或短缺時，應(yīng)及時修改和補齊。引進項目、引進技術(shù)，竣工圖應(yīng)由提供方確認。1)文字材料的整編按下列要求整理：a)按照工程檔案分類大綱進行文件分類組卷，管理性文件按階段、問題或重要程度進行排列；同一問題(時間)的請示、批復(fù)、合同、協(xié)議、來往文電等應(yīng)組放在一起，按時間順序排b)文字材料組卷應(yīng)按專業(yè)進行分別組卷，組卷要遵循科技后檔案的保管和利用，確保案卷內(nèi)所有反映的文件材料完整、齊全、真實、準確。文字材料的載體和書寫材料必須使用便于c)文字材料的編目：案卷頁號均以有書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號，單面的文件材料在右下角編寫頁號；雙面書寫材料，正面在右下角，背面在左下角編寫頁號。案卷封面、卷內(nèi)目錄 (圖紙目錄除外)、卷內(nèi)備考表不編寫頁號，每卷從正文起用阿拉伯數(shù)字從001依次標注頁號；連接的案卷，每一卷都必須從001開始編寫。d)文字材料的裝訂：案卷內(nèi)不同尺寸的文件材料要折疊為裝訂時必須去掉金屬物，用線繩在案卷左側(cè)豎向裝訂(裝訂為3e)案卷卷盒使用統(tǒng)一國標卷盒，卷內(nèi)文字材料排列順序為：內(nèi)軟封皮(采用牛皮紙)、簽字頁、卷內(nèi)目錄、正文、備考表(采用牛皮紙)。f)卷內(nèi)軟封面的填寫：立卷單位名稱應(yīng)填寫承建單位全稱或通用簡稱，起止日期為文件材料(竣工圖)日期，卷脊用牛豎行前面留二個字空格；第二豎行字頂頭填寫.2)竣工圖的編制?？⒐D是工程建設(shè)最終情況的真實反映，是工程項目建成投產(chǎn)運行維護保養(yǎng)必不可少的憑證和依據(jù)，工程在建設(shè)過程中必須按工程施工實際情況編制竣工圖(包括設(shè)計變更、現(xiàn)場商洽、材料代用、質(zhì)量事故處理等均應(yīng)在竣工圖上反映),做到圖物相符，技術(shù)數(shù)據(jù)可靠，準確、完整、統(tǒng)一，各項簽字手續(xù)完備(不得由他人代簽或個人印章替代簽字)。a)凡按圖紙施工無變更的，則由承建單位(包括總包和分包單位)在原設(shè)計施工圖標題欄旁或空白處加蓋“竣工圖”章后即可作為竣工圖。b)在施工中只是一般性變更，可不重新繪制竣工圖單位在原施工圖上空白處進行修改(杠改或刮改),并標注修改依據(jù)(設(shè)計變更通知單、監(jiān)理通知單、名稱、專業(yè)、日期),其文件所在案卷號、頁號等先后順序填寫，并加蓋“竣工圖”章后即作為竣工圖.凡有重大的變更或圖面變更超過35%的，應(yīng)重新繪制竣工圖，仍用原圖編號，在標題欄中標明xxxx工程竣工圖，技術(shù)負責人審核、簽字后，即可作為竣工圖.c)竣工圖章應(yīng)使用不褪色的紅色印泥，圖章應(yīng)該在圖標上方空白處，以不壓蓋圖中的內(nèi)容或尺寸為宜。竣工圖章的尺寸編制單位本工程建設(shè)項目工程竣工圖編制人監(jiān)理單位名稱技術(shù)負責人編制日期監(jiān)理工程師3)所有工程設(shè)計修改通知單按年度、專業(yè)組卷，一份設(shè)計修改通知單涉及多張圖紙的，(如圖紙不在同一卷內(nèi))應(yīng)將修改通知單的編號、專業(yè)號填寫在卷內(nèi)備考表中的“互見號”欄內(nèi)。4)同一建筑物、構(gòu)筑物重復(fù)的標準圖、通用圖可不編入竣工圖中，但必需在圖紙目錄中列出圖號，指明該圖所在位置并在編制說明中注明，不同建筑物、構(gòu)筑物應(yīng)分別編制竣工圖。5)應(yīng)負責或委托有關(guān)單位編制項目總平面圖、綜合管線竣工圖.(5)竣工圖紙的修改方法和技術(shù)質(zhì)量要求：或數(shù)據(jù)重新標注.2)修改處都要標注修改依據(jù)，如：變更文件名稱、編號、專業(yè)號、日期及所在案卷號、頁號的先后順序填寫。3)所有設(shè)計變更文件中的變更內(nèi)容，必須在對應(yīng)竣工圖中4)每一張竣工圖的技術(shù)要求要一致，同一案卷內(nèi)竣工圖的技術(shù)要求也要一致。修改后的文字和數(shù)據(jù)位置要與被修改部分的位置大致相對應(yīng)。5)作為竣工圖的藍圖必須是圖面清晰的新圖紙，圖紙更改的部位，必須使用耐永久性書寫材料，不得使用圓珠筆或其他易褪色的書寫材料繪制，確保竣工圖紙質(zhì)量、規(guī)格統(tǒng)一、圖面(297×210mm),采用不裝訂形式，案卷卷盒統(tǒng)一使用國標(科技檔案)卷盒(承建單位自備)。卷內(nèi)到軟封面、目錄、7)竣工圖卷內(nèi)既有文字材料又有圖紙的，要求文字材料排列在前，圖紙在后排列。卷內(nèi)軟封皮、簽字頁、卷內(nèi)目錄、文字材料、備考表裝訂在一起，并在備考表中注明文字材料頁數(shù)、圖紙張數(shù)。卷內(nèi)只有竣工圖紙的，卷內(nèi)做到內(nèi)軟封皮、卷內(nèi)目錄、備考表齊全(用膠水粘貼)。(6)設(shè)備檔案的歸檔。凡屬本工程建設(shè)項目招標采購訂貨的設(shè)備，供貨商應(yīng)按照合同規(guī)定提供設(shè)備資料，由項目經(jīng)理會同項目部現(xiàn)場工程師、項目監(jiān)理部及承建單位共同開箱驗收，填寫設(shè)備檔案驗收記錄，項目部負責設(shè)備檔案的整理歸檔工作。為承建單位提供滿足安裝需要的設(shè)備資料。設(shè)備檔案按臺、件組卷，主設(shè)備和主要輔助設(shè)備資料應(yīng)完整、準確，任何人和單位不得擅自拿走設(shè)備資料原件。對進口設(shè)備，供貨商應(yīng)提供一份譯文并同原文一同移交。設(shè)備檔案的裝訂與文字材料相同，對不裝訂的設(shè)備資料可(7)照片檔案的歸檔。照片檔案應(yīng)按照照片的自然張為單元編寫文字說明，包括照片所反映的事件、事物、拍攝時間、明，照片與說明、底片必須固定在芯頁上(采用照片檔案冊或備考表格式可采用《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》規(guī)定。(8)電子文件的歸檔。文本電子文件應(yīng)保證電子文件的真實性、完整性和有效性，形成單位應(yīng)注明文件的存儲格式、文字處理工具等。如采用了某些技術(shù)方法保存電子文件，應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交，電子文件的歸檔還應(yīng)包括相應(yīng)的背景信息和原數(shù)據(jù)。圖形電子文件的歸檔，應(yīng)注明軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)。磁盤、可擦寫光盤等。禁止使用軟磁盤。電子文件歸檔時，應(yīng)將相應(yīng)的電子文件機讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等一同歸檔，并附歸檔電子文件登記表。載體或包裝盒上應(yīng)貼有標簽，標簽內(nèi)應(yīng)填寫檔號、題名、密級、硬件及軟件環(huán)境等。電子文件的載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài)。(9)竣工資料移交的要求?？⒐べY料在編制完畢后，各編制單位應(yīng)向檔案部門提供竣工資料編制說明(包括總說明及各專業(yè)編制說明),敘述竣工資料編制原則及各專業(yè)的編制情況等，與竣工資料一并向檔案部門移交?？⒐べY料應(yīng)在工程整個啟動試運行完畢進行使用后一個半月內(nèi)移交完畢。或根據(jù)有關(guān)合同及規(guī)定在三個月內(nèi)向建設(shè)單位移交。凡提前使用的單項工程或分期建設(shè)的工程項目應(yīng)在該單項工程或分期工程建設(shè)通過竣工驗收后一個月內(nèi)辦理移交手續(xù)。(10)承建單位向建設(shè)單位移交竣工資料時必須手續(xù)完備，明確檔案移交的內(nèi)容、案卷數(shù)量、圖紙份數(shù)等，并有完備的清點、簽字等交接手續(xù)。承建單位可憑竣工檔案資料移交清單進在實施過程中，應(yīng)嚴格按本公司ISO9001質(zhì)量體系文件的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。選擇的設(shè)備供應(yīng)商具備六要素：經(jīng)營制造許可、質(zhì)量保證落實、技術(shù)標準適用、計量檢驗先進、包裝運輸可行、驗收方式可靠、售后服務(wù)上乘。設(shè)備的確定，必須是：技術(shù)先進，性能可靠，安全適用，能源消耗低，使用壽命長，易維修保養(yǎng)，符合環(huán)保要求，還應(yīng)考慮整體配套和系列化。關(guān)鍵設(shè)備，重要設(shè)備，必須會同有關(guān)方面技術(shù)人員實地考察調(diào)研，了解生產(chǎn)工藝過程，了解生產(chǎn)能力及供貨能力。采購總體計劃應(yīng)服從工程總體進度計劃的要求，參見附表工程總體進度計劃。13.6.1物資供應(yīng)管理的適用范圍本方案適用于本項目所有的主輔設(shè)備及生活附屬設(shè)施等，(1)關(guān)鍵設(shè)備：生活垃圾焚燒爐、余熱鍋爐、汽輪發(fā)電機組、發(fā)電機、煙氣處理系統(tǒng)等；(2)主要輔機：給水泵、風機、高低壓配電柜等；(3)其他生活附屬設(shè)施。13.6.2物資供應(yīng)管理的組織形式物資供應(yīng)管理的歸口部門為我公司物資供應(yīng)部。按矩陣管理的原則，項目公司的的物資采購部接受我公司的業(yè)務(wù)指導，完成本項目的物質(zhì)采購工作。人員配置及組織機構(gòu)圖為：公司分管副總物資采購部門項目經(jīng)理項目物資采購經(jīng)理采購經(jīng)理專職督導經(jīng)理13.6.3物資供應(yīng)管理的內(nèi)容采購工程師監(jiān)造工程師現(xiàn)場點交及管理人員物資供應(yīng)管理的內(nèi)容主要包括：計劃、采買、監(jiān)造催交、出廠檢驗、包裝、運輸、倉儲、性能驗收、資料歸檔、資金結(jié)算及采購總結(jié)及最后移交等。(1)采購計劃項目采購經(jīng)理根據(jù)工程項目總體進度的要求，為實現(xiàn)項目目標，對項目采購的目標任務(wù)、采購原則、采購程序、采購重點和方法等的總體構(gòu)思而編制出項目采購計劃。項目采購計劃是項目計劃在采購方面的深化和補充，應(yīng)當在項目初步設(shè)計審查會之后二周內(nèi)完成。其主要內(nèi)容包括：描述項目采購任務(wù)的范圍，明確公司與項目公司及施工單位在項目采購任務(wù)方面的分工及責任關(guān)系。說明項目公司對項目采購工作的特殊要求，以及項目公司的應(yīng)對措施。對采購原則作出規(guī)定：包括經(jīng)濟原則、質(zhì)量保證原則、安全保證原則、進度保證原則、進口設(shè)備材料的采購原則、分包費用/進度控制要求。項目采購的費用/進度控制目標，應(yīng)服從整個項目的費用/進度控制目標。在項目采購計劃中，應(yīng)明確規(guī)定費用/進度控制的要求和目標。催交、監(jiān)造、檢驗和運輸要求。對關(guān)鍵設(shè)備應(yīng)制定出明確的催交、監(jiān)造計劃，提出具體的檢驗要求，并對運輸和包裝作特殊問題的說明。例如關(guān)鍵設(shè)備的采購，要求提前采購的設(shè)備，超限設(shè)備的采購和運輸，現(xiàn)場組裝的設(shè)備等。降低采購成本的具體措施。為完成項目采購任務(wù)的其他問題說明。物資采購申請單項目請購部門先向物資采購部門提交物資采購申請單。采購申請單需經(jīng)項目經(jīng)理和物資采購部部長審核后報公司分管副總經(jīng)理批準；它是物資采購部進行采購活動的唯一有效的依據(jù)和指令，應(yīng)包括：物資名稱、數(shù)量、規(guī)格型號、技術(shù)要求、質(zhì)量標準、交貨期、交貨地點等，并附上必需的技術(shù)文件，如：圖紙、數(shù)據(jù)表、技術(shù)規(guī)范等。項目設(shè)計人員，依據(jù)項目實施計劃的要求針對項目進行設(shè)計和結(jié)構(gòu)分解，直到提出采購申請單以及相應(yīng)的技術(shù)規(guī)范書。請購部門可提出建議的供方名單或品牌并提出推薦理由。采購申請單必須有編號，編號應(yīng)保證采購申請單有較強的可追溯性。物資采購部門必須按采購申請單的要求，保質(zhì)保量按期采購回所需物資以滿足項目需求和生產(chǎn)經(jīng)營所需。合格供方的選擇及評審物資采購部門根據(jù)請購文件組織物資采購，各類物資的采購必須在公司合格供方名冊中選擇供方，若項目公司提出的供方不在合格供方名冊內(nèi)，則必須先按合格供方的評審程序進行評審，評審合格納入合格供方名冊后，可選為供方。物資采購部門負責收集潛在供方資質(zhì)資料，會同工程技術(shù)部門、質(zhì)量管理部門、物資請購部門等，依據(jù)合格供方的評審和管理規(guī)定，對供方的資質(zhì)證明、質(zhì)量管理體系及綜合實力進行評審，評審?fù)ㄟ^后納入合格供方名冊，建立合格供方檔案。對合格供方采用動態(tài)管理，定期、不定期對供方的質(zhì)量、價格、交貨期、服務(wù)等進行評審，評審不合格者取消合格供方資格。招標、議標、詢價1)物資采購方式包括招標、議標、詢價等。物資采購部門根據(jù)請購物資的特點，按規(guī)定選擇采購方式。各種方式原則上均應(yīng)有三個以上的合格供方參與競爭，并按規(guī)定的程序從中選擇最終合同供方。2)工程重要設(shè)備的采購，單項合同估算價在50萬元人民幣以上的，必須進行招標。3)招標工作由項目公司招投標領(lǐng)導小組統(tǒng)一領(lǐng)導。物資采購部、各事業(yè)部或子公司、工程管理部、投資融資部、審計法規(guī)部、經(jīng)營計劃部、財務(wù)部等部門及項目公司的專業(yè)工程師代表共同協(xié)作完成招標工作，并承擔各自職能范圍內(nèi)的任務(wù)與責任。具體采購招標工作的組織結(jié)構(gòu)如下：招投標領(lǐng)導小組技術(shù)組商務(wù)組會務(wù)組4)招投標領(lǐng)導小組：招投標領(lǐng)導小組是公司招標工作的領(lǐng)導和決策機構(gòu)。招投標領(lǐng)導小組由項目公司總經(jīng)理班子全體成員組成。公司總經(jīng)理任組長，分管副總經(jīng)理任副組長。5)委托招標：當需要委托招標代理機構(gòu)代理招標時，應(yīng)報請公司招投標領(lǐng)導小組批準；物資采購部、工程設(shè)計部等應(yīng)協(xié)助招標代理機構(gòu)作好招標工作。6)不具備招標條件時，則參照招投標管理制度的要求和規(guī)定，可采用議標方式，經(jīng)綜合評定后選擇供方。7)對不具備招、議標條件的小額物資采購和應(yīng)急采購，可采用詢價方式，并按質(zhì)優(yōu)價廉的原則選擇供方；工程項目施工現(xiàn)場的零星小額物資采購，經(jīng)項目經(jīng)理批準后，在項目現(xiàn)場按比質(zhì)比價的原則采購。8)工程技術(shù)部門負責對供方報價文件的技術(shù)部分進行評審和確認；物資采購部門會同審計法規(guī)部門、物資請購部門、經(jīng)營計劃管理部門等對供方報價文件的商務(wù)部分進行評審，按公司招投標管理制度的要求和規(guī)定，經(jīng)綜合評定后確定中標供合同評審及簽訂采購合同的評審和簽訂采購合同是物資采購的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。物資采購部門負責依據(jù)國家合同法和相關(guān)的經(jīng)濟法規(guī)起草采購合同文本，并組織相關(guān)部門按合同評審要求及合同管理的規(guī)定，對采購合同提出書面評審意見和結(jié)論。采購合同按合同管理制度的規(guī)定進行審批和管理。(3)監(jiān)造催交1)為保證采購物資的質(zhì)量和交貨進度，需對垃圾發(fā)電廠的主設(shè)備、原材料、外協(xié)加工和重要備件的制造過程進行監(jiān)造和催交。監(jiān)造是促進和協(xié)助設(shè)備供應(yīng)商嚴格把好設(shè)備的質(zhì)量關(guān)，把產(chǎn)品的質(zhì)量缺陷消除在制造廠內(nèi)，防止不合格的產(chǎn)品出廠。監(jiān)造不是代替制造廠的質(zhì)量檢驗；設(shè)備的制造質(zhì)量由制造廠全面負責。催交是督促供方按合同規(guī)定的期限提供技術(shù)文件和設(shè)備以滿足工程設(shè)計和現(xiàn)場施工安裝的要求。項目實施部門負責組織編制催交計劃，物資采購部門依據(jù)催交計劃，視情況通過電話、傳真或?qū)Ｈ诉M行催交工作，及時發(fā)現(xiàn)問題，并采取有效的控制和保證措施，保證設(shè)備的質(zhì)量和交貨期。2)監(jiān)造催交分為駐廠監(jiān)造催交和一般監(jiān)造催交。3)監(jiān)造催交的依據(jù)：業(yè)主與總包方(我公司)簽定的總包合同及相應(yīng)附件、技術(shù)協(xié)議?？偘?我公司)與各設(shè)備制造廠簽定的設(shè)備供貨合同及相應(yīng)附件、技術(shù)協(xié)議。4)監(jiān)造的內(nèi)容及主要控制點：可詳見總包方(我公司)與各設(shè)備制造廠簽定的設(shè)備供貨合同及相應(yīng)附件、技術(shù)協(xié)議。5)監(jiān)造催交的組織形式：監(jiān)造催交管理的歸口部門為物資采購部。其人員配置及組織機構(gòu)圖為：物資采購部部長項目經(jīng)理技術(shù)部部長公司分管副總設(shè)專職監(jiān)造督導經(jīng)理1名，負責監(jiān)造工作的總體協(xié)調(diào)。6)監(jiān)造催交的工作范圍：項目建設(shè)方(我公司)派監(jiān)造人員駐廠隨制造過程進行監(jiān)造催交。設(shè)備制造廠應(yīng)提供生產(chǎn)計劃、相關(guān)標準及工藝方案。駐廠監(jiān)造人員督促制造廠認真執(zhí)行。業(yè)主有權(quán)派代表隨時了解和監(jiān)督設(shè)備制造、試驗和監(jiān)造/交貨等情況并提出意見。7)監(jiān)造的方式：設(shè)備的監(jiān)造分文件見證、現(xiàn)場見證和停R點：設(shè)備制造廠出具證實文件原件或復(fù)印件(包括原材料報告、復(fù)檢報告、試驗/檢驗記錄等，進口原材料及配套件須提供中文資料),監(jiān)造代表核對確認后，雙方在見證表上簽W點：項目建設(shè)監(jiān)造代表或業(yè)主代表參加的檢驗或試驗項目，檢驗或試驗符合要求后，制造廠提供檢驗或試驗記錄，雙方(或三方)在見證表上簽字，即現(xiàn)場見證。H點：停工待檢。制造廠在進行至該點時必須停工等待項目建設(shè)監(jiān)造代表或業(yè)主代表參加的檢驗或試驗項目，檢驗或試驗符合要求后，制造廠提供檢驗或試驗記錄，雙方(或三方)在見證表上簽字。檢查的手段包括巡查、抽查、旁查、跟蹤及試驗。8)監(jiān)造的時間安排：制造廠在現(xiàn)場見證項目開始前10天通知總包方監(jiān)造代表(我公司)及業(yè)主，通知方式以書面方式為準(傳真或電報),并電話聯(lián)絡(luò)落實。如未通知，監(jiān)造代表(我公司)及業(yè)主有要求制造廠在停工待檢點必須提前10天通知總包方監(jiān)造代表(我公司)及業(yè)主參加。停止見證點原則上必須有業(yè)主代表參加，如業(yè)主代表未如期參加，可再次商定更改見證日期，如業(yè)主聲明不參加或更改時間后仍未按時參加，即由監(jiān)造人員完成?？偘郊皹I(yè)主接到質(zhì)量見證通知后，應(yīng)及時派代表到制造廠參加現(xiàn)場見證。如果總包方及業(yè)主代表不能按期參加，W點自動轉(zhuǎn)為R點，但H點沒有總包方及業(yè)主書面通知同意轉(zhuǎn)為R點時，制造廠不得自行轉(zhuǎn)入下道工序，應(yīng)與總包方及業(yè)主聯(lián)系商定更改見證日期，如果更改時間后，總包方及業(yè)主仍未按時到達，則H點自動轉(zhuǎn)為R點。每次監(jiān)造內(nèi)容完成后，幾方代表均須在見證表上履行簽字現(xiàn)場見證和停止點見證前制造廠配合總包方完成相應(yīng)的文不同設(shè)備的各見證點的預(yù)計時間需與制造廠協(xié)商后確定。9)監(jiān)造資料的交接：每項監(jiān)造內(nèi)容完成后，制造廠將總包方需要的見證資料整理齊全后，按《監(jiān)造項目實施表》中規(guī)定的內(nèi)容和時間提供給總包方代表?？偘皆诠こ炭⒐ひ平粫r，將完整的見證資料移10)監(jiān)造中出現(xiàn)質(zhì)量問題的處理：總包方在監(jiān)造過程中發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，要及時通知制造廠盡快解決，避免將質(zhì)量問題帶到安裝現(xiàn)場。如發(fā)現(xiàn)較大質(zhì)量問題，總包方向制造廠發(fā)出《監(jiān)造通知單》備案，并督促制造廠解決，制造廠提出的用于該臺設(shè)備的新工藝、新材料、新技術(shù)應(yīng)征得監(jiān)造方和業(yè)主的確認。監(jiān)造中如出現(xiàn)意見不一致時，各方本著質(zhì)量第一、為業(yè)主負責的原則，以合同、標準、規(guī)程為依據(jù)，組織專題會議或其他形式友好協(xié)商解決。如仍有分歧，可報各自主管部門協(xié)調(diào)或提請上級仲裁機關(guān)裁決。(4)出廠檢驗1)對工程項目影響較大的主設(shè)備或關(guān)鍵性的設(shè)備備件制造結(jié)束后、發(fā)運現(xiàn)場前必須進行出廠前的質(zhì)量、試驗、檢驗、資料等方面的驗收，避免不合格的產(chǎn)品發(fā)往現(xiàn)場而造成返修。2)組織部門為物資采購部，參加的部門有項目經(jīng)理部、事業(yè)部、技術(shù)安監(jiān)部、國際合作部(進口設(shè)備)等相關(guān)部門。3)物資采購部采購經(jīng)理負責組織主設(shè)備出廠前的質(zhì)量驗4)驗收的標準按驗收大綱內(nèi)容進行。5)驗收范圍：制造外形尺寸、外觀是否符合圖紙要求、數(shù)量是否齊全見證組裝后整體試驗(動平衡試驗、壓力試驗等)檢查所有試驗、檢驗、質(zhì)量見證是否完成出現(xiàn)的問題是否整改吊運、運輸方案是否制定資料圖紙是否完整6)產(chǎn)品驗收質(zhì)量和技術(shù)文件如下：產(chǎn)品檢驗合格證書主要零部件材料試驗、檢驗合格證各種試驗、檢驗、檢測、探傷等報告質(zhì)量控制計劃、措施安裝、使用、維護說明本體設(shè)備及附屬設(shè)備總圖及相關(guān)圖紙7)設(shè)備驗收經(jīng)雙方簽字合格后方可發(fā)運。物資運輸按合同要求包裝和標識，采取與貨物體積重量相適應(yīng)且經(jīng)濟安全的運輸方式，在規(guī)定的期限內(nèi)運達指定的工程1)采購的設(shè)備/材料的包裝要能經(jīng)受多次裝卸和搬運，包括長途海運、空運和陸運，為此，必須采用良好的防潮、防濕、防塵、防銹、防震和固定等保護措施進行包裝，以確保采購設(shè)備安全無損地運抵安裝現(xiàn)場。2)國內(nèi)項目運輸包裝收發(fā)貨標志必須符合GB6388《運輸包裝收發(fā)貨標志》的規(guī)定；進出口設(shè)備的運輸包裝收發(fā)貨標志必須符合國際通用標準和規(guī)則。嘜頭必須清晰明了(包括收貨人名稱、收貨人地址、發(fā)貨人名稱、設(shè)備/材料名稱、及數(shù)量等)3)物資采購部根據(jù)包裝標準和合同規(guī)定的特殊運輸包裝條款，在裝貨點逐條檢查采購產(chǎn)品包裝是否符合包裝標準和合4)在裝卸、運輸、貯存過程中，要根據(jù)包裝標志的示意及存放要求處理，以便開箱檢驗、移交和庫房管理。5)包裝箱內(nèi)的各散裝部件均應(yīng)系加標簽，注明合同號、主機名稱、本部件名稱以及該部件在裝配圖中的位號、零件號。7)隨機文件的包裝要求：裝箱單數(shù)份和質(zhì)量證明書數(shù)份應(yīng)采用防水文件袋密封包裝，并可靠固定在包裝箱內(nèi)壁上。裝箱單一份采用塑料文件袋密封包裝，并用鍍鋅薄板覆蓋釘扣在8)大型項目設(shè)備/材料的運輸按招投標管理制度，選擇運9)普通設(shè)備/材料的運輸按多家報價擇優(yōu)錄取的原則，選10)物資采購部按項目合同及采購進度計劃的要求，組織編制項目的設(shè)備/材料運輸計劃，重點提出大型關(guān)鍵設(shè)備的運輸安排(包括進出口設(shè)備/材料),提出運輸申請，由物資采購部負責人審批，會同有關(guān)部門組織設(shè)備的發(fā)運。對由供方負責運輸?shù)拇笮驮O(shè)備，必須先同設(shè)備制造廠共同制定好包裝及運11)不論是由供方負責運輸和由我方負責運輸，根據(jù)設(shè)備的性能、結(jié)構(gòu)尺寸、重量大小等特點，確定設(shè)備從貨源地運輸至合同交貨地點的路線；選擇安全可靠、方便快捷、成本經(jīng)濟的方式，確定采用的運輸工具、車型和數(shù)量、裝車方式、保護措施、起運和到達時間等。12)設(shè)備在裝箱發(fā)運時，必須對以下項目進行檢查；包裝符合合同和相關(guān)標準規(guī)定的要求；設(shè)備的重心吊裝點明確；收發(fā)貨標記正確和清楚；13)根據(jù)運輸任務(wù)，確定承運單位的主要工作是：考察承運實力、運輸條件、服務(wù)、信譽和進行運費談判等，最后落實14)承運單位必須在運輸前對運輸?shù)呢浳镞M行110%的保險，并將保單的復(fù)印件交物資采購部經(jīng)辦人。15)檢查供方運輸計劃和貨運文件的準備情況。16)對于進出口設(shè)備/材料可委托運輸單位辦理報關(guān)、保17)編制到貨臺帳及運輸狀態(tài)報告。18)對超限設(shè)備的運輸按安全可靠、萬無一失的原則，加強管理和協(xié)調(diào)，委托給交通運輸部門或項目施工單位組織實施。審定其運輸部門的運輸方案。通過調(diào)查收集數(shù)據(jù)和資料，做好運輸前準備工作。審核交通運輸部門或項目施工單位編制的運輸方案。做好運輸實施中聯(lián)絡(luò)和現(xiàn)場接貨準備工作。19)交通運輸部門或項目施工單位完成設(shè)備/材料運輸?shù)睦斫Y(jié)算手續(xù).20)國際運輸按國際通用規(guī)則和公司有關(guān)規(guī)定實施。1)物資采購部負責公司采購物資的驗收入庫、領(lǐng)用出庫及倉儲管理工作。并配合質(zhì)檢部門進行采購物資的質(zhì)量檢驗工2)在項目實施中，項目經(jīng)理負責批準現(xiàn)場物資的驗收及相關(guān)資料的移交。項目現(xiàn)場工程師負責組織采購物資的檢查驗收，并負責聯(lián)系采購物資現(xiàn)場交貨的時間、地點、接受人和物資的貯存方式，物資采購部依據(jù)項目經(jīng)理提供的設(shè)