全過程工程咨詢服務合同管理

一、合同管理目標 1二、合同管理原則 1三、合同管理程序 8四、合同管理方法 10一、合同管理目標根據(jù)招標文件及我公司的現(xiàn)場勘察，經(jīng)初步分析，我公司將運用成熟、有效的合同管理方法和手段，以確保實現(xiàn)如下合同管理目標：1、合同管理以法律為依據(jù)，在合法的前提下最大限度地通過合同手段維護業(yè)主的合法利益。2、合同管理以該項目的實際情況為出發(fā)點和突破點，保證項目在實現(xiàn)質量、進度、成本三大目標的前提下順利竣工并投入使用。3、合同管理以預防為主，減少甚至避免糾紛和索賠的發(fā)生，在發(fā)生糾紛、索賠時最大限度地保護業(yè)主利益。4、最大限度地將工作中的各種問題納入到合同管理的范圍中，使參與項目建設的任何一方都能以合同為依據(jù)，享有權利，履行義務，共同保證工程項目的順利竣工和投入使用。二、合同管理原則1、合同管理在工程實施的全過程中，無論是業(yè)主、總承包商、設計還是監(jiān)理單位都必須遵守全面履行和實際履行的原則，切實維護合同嚴肅性、權威性、各方都應做到“重合同、守信譽”，使得工程實施始終處于良好的在合同約束下的管理狀態(tài)之中。2、還應采取預控在先，深入調查的方法，經(jīng)常根據(jù)合同執(zhí)行情況及施工中違反合同的問題，及時通過不同方式(如會議、通知、函件)督促和糾正總承包商、業(yè)主違反合同約定的行為和提前向業(yè)主和總承包商發(fā)出預示，防止各方行為有偏離合同事件的發(fā)生。3、工程合同是經(jīng)濟合同的一種，它將工程中的技術、經(jīng)濟、法津三方面有機地結合，并以合同的形式加以固定，在項目過程中各方將依據(jù)合同進行工作。4、投標人認為合同管理的關鍵在于如何選用合適的合同類型及發(fā)包方式減少今后施工過程中的爭議，并利用合同對工程項目的質量目標、進度目標、成本目標加以控制，同時在發(fā)生爭議時，如何運用合同條款解決爭端，保證工程項目目標的實現(xiàn)5、采取預先分析、調查的方法經(jīng)常跟蹤合同執(zhí)行情況和施工中問題，及時通過《監(jiān)理通知》督促和糾正承包商不符合合同約定的行為和提前向承包商發(fā)出預示，防止偏離合同約定事件的發(fā)生。6、采取預先調查、分析的方法，經(jīng)常跟蹤合同執(zhí)行情況和施工中的問題，及時通知《監(jiān)理通知》督促和糾正承包單位不符合合同約定的行為并提前向建設單位和承包單位發(fā)出預示，防止偏離合同約定事件的發(fā)生，簡單地說就是預控和守約的原則。7、根據(jù)工程需要，本工程可能簽署多項合同，在工程管理過程中，將對工程合同的履行和實施進行控制，要對合同的內容進行深入的研究，在合同執(zhí)行的過程中，或處理各類糾紛的過程中，要以工程合同為依據(jù)，通過合同雙方的努力，及監(jiān)理人員的在效配合，使合同的履約率達到100%7、建設單位提供的圖紙，在工程準備階段應完成施工圖設計文件的審查，施工圖紙經(jīng)過審核簽認后，在合同約定的日期前發(fā)放給施工單位，以保證施工單位及時編制施工組織設計和組織施工。8、由施工單位負責設計的圖紙(如裝飾)應在合同約定的時間內將按規(guī)定的審查程序，批準的設計文件提交給審核，經(jīng)過簽認后才可以使用。9、開工前，合同雙方還應當做好其他各項準備工作，發(fā)包人使施工現(xiàn)場具備施工條件、開通施工現(xiàn)場公共道路，承包人應當做好施工人員和設備的調配工作，提交施工組織設計和工程進度計劃。10、施工單位應當在專用條款約定的日期將施工組織設計和施工進度計劃提交給，接到施工單位提交的進度計劃后，予以確認或者提出修改意見。11、承包人不能按時開工，應在不遲于協(xié)議書約定的開工日期前7天，以書面形式向提出延期開工的理由和要求。12、因發(fā)包人的原因施工現(xiàn)場尚不具備施工條件，影響了承包人不能按照協(xié)議書約定的日期開工時，應以書面形式通知承包人推遲開工日期，執(zhí)行合同約定的相關工期、費用條款。13、經(jīng)過發(fā)包人同意的分包工程，承包人選擇的分包人需要提請審查分包人是否具備施工分包工程的資質和能力，未經(jīng)同意分包人不得進入現(xiàn)場參與施工。14、合同約定有工程預付款的，發(fā)包人應按規(guī)定的時間和數(shù)額支付預付款，在施工過程中采用巡視、旁站、平行檢驗等方式監(jiān)督檢查承包人的施工工藝和產(chǎn)品質量，對建筑產(chǎn)品的生產(chǎn)過程進行嚴格控制。15、承包人施工的工程質量應當達到合同約定的標準，依據(jù)合同約定的質量標準對承包人的工程質量進行檢查，達到或超過約定標準的，給予質量認可，達不到要求時，則予以拒收。16、隱蔽工程必須在隱蔽前進行檢查驗收，對于中間驗收應在專用條款中約定，對需要進行中間驗收的部位及時進行檢查、試驗，不應影響后續(xù)工程的施工。17、開工后，應按照批準確認的進度計劃對施工進度進行檢查、監(jiān)督，因施工單位自身的原因造成工程實際進度滯后于計劃進度，所有的后果都應由承包人自行承擔。18、施工中發(fā)包人需對原工程設計進行變更，應提前14天以書面形式向承包人發(fā)出變更通知，變更超過原設計標準或批準的建設規(guī)模時，發(fā)包人應報規(guī)劃管理部門和其他有關部門重新審查批準，并由原設計單位提供變更的相應圖紙和說明。19、施工單位在施工中提出的合理化建議被發(fā)包人采納，若建議涉及到設計圖紙或施工組織設計的變更及對材料、設備的換用必須經(jīng)同意。20、設計變更、洽商管理的基本程序，設計變更、洽商的具體管理方法，設計變更、洽商無論由誰提出和批準，均須按設計變更、洽商的基本程序進行，變更必須經(jīng)監(jiān)理單位簽認后，承包單位方可執(zhí)行。21、變更的內容必須符合有關規(guī)定、規(guī)程和技術標準，變更填寫的內容必須表述準確、圖式規(guī)范，變更內容應及時反映在原施工圖紙上，分包工程的設計變更、洽商應通過總承包單位辦理。22、設計變更、洽商的費用由承包單位填寫報審表報項目管理部，由進行審核后，總簽認，設計變更、洽商的項目施工完成并經(jīng)驗收合格后，應按正常的支付程序辦理變更工程費用的支付手續(xù)，通常與當月的工程進度款一起報審與支付。23、對導致索賠的原因有充分的預測和防范，通過有力的合同管理，防止干擾事件的發(fā)生，對已發(fā)生的干擾事件及時采取措施，以降低它的影響及損失，參與索賠和處理過程，審核索賠報告，反駁承包單位不合理的索賠要求或索賠要求中不合理的部分，使索賠得到圓滿解決。24、因特殊風險，致使工程、材料或承包單位的其他財產(chǎn)遭到破壞或損壞而引起的更換和修復所發(fā)生的費用，有經(jīng)驗的承包單位無法預見的不利自然條件造成施工費用的增加25、合同糾紛發(fā)生后，糾紛一方可書面通知項目管理部，請求予以調解，沒有書面通知的糾紛，可不參加調解，項目管理部收到書面通知后，應在合同規(guī)定的期限內進行調查和取證，與雙方協(xié)商后對糾紛做出處理決定。26、在總簽發(fā)《監(jiān)理通知》后，如果建設單位或施工單位在合同規(guī)定的期限內對項目管理部做出的決定未提出異議，則此決定為最后決定，雙方必須認真執(zhí)行。27、不同意項目管理部的決定時，可按合同約定解決(或仲裁、或起訴)。28、在仲裁(或起訴)過程中，項目管理部有資格，有義務作為證人，公正地向仲裁機關(或法院)提供與爭議有關的證據(jù)。29、對工程承包、共同承擔風險的合同條款、法律條款分別進行仔細分析，對于那些與業(yè)主有關的活動都必須分別存檔，以防漏項，合同分析和工程檢查等工作要同工期聯(lián)系起來，它是解釋雙方合同責任的依據(jù)。30、項目管理部將安排專人負責合同的管理工作，建立合同管理組織機構，工程的合同進行登記注冊，分類管理，建立合同數(shù)據(jù)檔案。31、將對合同雙方進行有效的協(xié)調和監(jiān)督，保護合同當事人的合法權益，在施工過程中，在監(jiān)督檢查分包單位的合同履行情況時，將同時檢查施工單位是否履行了承包人的責任與義務，是否對分包單位規(guī)定進行管理。32、研究、解釋各類合同條款，提出需解決的問題，對引起合同變化的事件分析研究，采取相應措施，合同管理專責與其他人員積極配合，跟蹤處理合同事件，分別進行合同管理中的質量、進度、投資、安全控制。33、建立合同臺帳(建立合同目錄、編碼、檔案等)，實行合同動態(tài)管理，經(jīng)常檢查往來文函、項目法人指示等，確認是否符合合同要求和對合同的影響，以采取相應對策，根據(jù)監(jiān)督檢查信息進行分析，發(fā)現(xiàn)費用變化、履約情況、變更情況及違約原因，為目標控制和信息管理服務。34、制定和采取防止索賠措施，最大限度減少索賠數(shù)量，協(xié)助項目法人處理好索賠事件，項目管理部設專人負責管理合同，加強對合同文件的完成情況預測和統(tǒng)計分析，保證與質量、計量等的合同信息傳遞及時。35、明確受項目法人委托管理的合同范圍，協(xié)助項目法人擬定委托管理范圍內的合同結構、條款，按項目法人要求起草合同文本并參與合同談判、簽訂，檢查工程有關合同的合法性、規(guī)范性、完整性和有效性。36、協(xié)助項目法人和建設管理單位科學、準確、全面地策劃合同條件，并動態(tài)地補充、修改、完善，盡力回避項目法人和建設管理單位的合同風險。37、指導承包商準確、完整地理解合同，督促承包商認真、準確、全面地履行合同，杜絕或減少合同糾紛的發(fā)生，制定項目管理部合同管理辦法，對各類合同實行分類管理，對合同執(zhí)行情況進行跟蹤管理，代行履約或監(jiān)督履約。38、協(xié)助項目法人處理有關的合同糾紛，變更或索賠事件發(fā)生后，參與有關合同的補充、修改，協(xié)助項目法人簽訂補充合同，應用合同事務管理軟件，利用計算機輔助進行工程各類合同管理和自身事務管理。39、項目管理部將依據(jù)委托監(jiān)理合同、業(yè)主與承包商簽定的施工合同以及材料與設備的采購合同對項目進行管理，監(jiān)理人員必須要有良好的職業(yè)道德、高度的責任感和與之相適應的業(yè)務能力。40、在實施監(jiān)理的過程中必須不折不扣地履行委托監(jiān)理合同中規(guī)定的義務，同時要認真學習有關法律知識，樹立市場經(jīng)濟法制化管理和依照合同進行管理的新理念。41、認真學習和掌握建筑法、合同法等法律武器，才能公正地進行合同糾紛的調解，總之就是用先進的管理思想為業(yè)主服務。42、向委托人索取各類合同副本，要熟悉掌握合同內容，認真分析合同文件，特別是建設工程施工合同和材料設備供應合同，是項目管理部開展監(jiān)理業(yè)箅的重要依據(jù)，全體人員必須逐條逐款仔細推敲，合同是協(xié)調合同糾紛的重要的工具，必須要讀通，且運用自如，以便在實施過程中監(jiān)督雙方全面履行合同。43、根據(jù)合同條款對三項控目標實施跟蹤監(jiān)控，通過會議紀要和監(jiān)理月報及時向各單位反映合同執(zhí)行情況。44、項目管理部的合同管理是四大目標管理之一，監(jiān)督施工合同的履行是項目管理部全體監(jiān)理人員的共同責任，而不能不局限于項目總監(jiān)和合同管理工程師的事情。45、弄清合同每項內容，明確各單位責、權、利，正確處理各方關系，將合同分解為若干個合同事件和若干個方面，凡屬于授權范圍內的合同事件都應該落實到每個監(jiān)理人沒身上。46、結合施工合同，編制規(guī)劃，制定監(jiān)理程序，結合施工合同，制定一系列的過程管理制度，并調整監(jiān)理人員的崗位責任制。47、本項目管理部將依據(jù)施工方編制的工程計劃并按分項工程制定合同事件表，落實責任，則按合同事件表進行監(jiān)督，控制處理合同事項，重點是解決存在違約和變更的合同事件，而一般正常的合同事件則進行統(tǒng)計。48、工期違約事件的處理：要深入現(xiàn)場，充分掌握現(xiàn)場實際情況，包括真實的窩工人數(shù)，機械設備數(shù)量，分析違約原因，介定拖延的工期性質(屬誤期還是延期)，確定工期順延的天數(shù)，或與施工方商定追回工期的措施，或賠償金額。49、掌握現(xiàn)場實際情況，分析違約原因，明確違約責任，確定處理方案，必要時還要核算相關費用，工程變更分為設計變更和其它變更。三、合同管理程序1、協(xié)助業(yè)主確定本工程項目的合同結構，協(xié)助業(yè)主起草與本工程項目有關的各類合同(包括施工、材料和設備定貨合同)，并參加與各類合同談判。2、進行上述各類合同的跟蹤管理，包括合同各方執(zhí)行合同情況的檢查，協(xié)助業(yè)主處理與本工程項目有關的索賠事宜及合同糾紛事宜。3、向業(yè)主遞交有關合同管理的報表和報告，制定項目合同網(wǎng)絡圖，審核合同文件及其補充協(xié)議，參與合同談判，制定合同談判方案、策略。4、協(xié)助業(yè)主完成合同、補充協(xié)議的簽署工作，合同履行、文件記錄的起草、審查，合同履行、文件記錄的收集、整理，合同執(zhí)行情況檢查、分析、總結，工程變更、索賠處理，合同交底、解釋、合同爭議處理，合同資料的整理、歸檔。5、工程變更可由承包人、原設計單位、業(yè)主或任何一方提出，無論哪方提出變更，都需要提出變更原因、設計圖紙和有關增減工程量，影響工程費用的計算書。6、監(jiān)理合同規(guī)定監(jiān)理權限內的變更設計由項目管理部負責審批報業(yè)主備案，超過監(jiān)理權限范圍的變更設計由項目管理部初審報業(yè)主組織審批。7、限額內變更設計項目管理部應在收到之日起7天內批復，限額外變更設計項目管理部應在收到之日起3天內完成初步審查并報業(yè)主審批。8、不允許簡單的一句話的變更，變更文件該畫圖的要畫圖，工程數(shù)量、工程費用等支持材料必須齊全，會議記錄不能取代變更文件，會議中決定的具體事項仍需按變更的程序履行審批手續(xù)。9、減少不必要的變更，有些項目不屬于變更的范疇，則不必產(chǎn)生變更文件，如工程數(shù)量的自然增減，或指令承包人完成的零星工程等，防止凡是費用變化一律歸結到變更范疇里。10、嚴格按規(guī)定的下達變更令的時間表處理變更文件，勤政辦公對于未下達變更令的項目，不許先行施工，杜絕先斬后奏的作法，嚴格履行監(jiān)理程序。11、在延誤事件發(fā)生后的28天之內，承包人向項目管理部提出工程延期申請，填報延期申請書應附詳細的說明及所有與此項工程延期事件有關的文件、信函、原始資料等證明材料。12、如果某項延誤事件具有連續(xù)性，承包人不能在28天之內提出詳細報告，承包人應在不超過7天的時間間隔向提交臨時報告，并在事件結束后的14天之內提交詳細報告，則工程延期申請可被接受。13、對承包人的工程延期申請所提供的各種資料、數(shù)據(jù)應認真調查核實，并依據(jù)的監(jiān)理日志和原始記錄提供證明材料和審核工程延期事件是否屬實，理由是否符合合同條款，判斷延誤是否有效合理(是否發(fā)生在關鍵線路上)等，審查并與業(yè)主協(xié)調后審批，批準后送業(yè)主簽字備案后生效。14、承包人費用索賠的申報程序是：提出費用索賠意向、按月提供清單、正式上報費用索賠申請。15、在收到承包人的費用索賠意向通知后，及時調查費用索賠事件發(fā)生的原因，經(jīng)過做出記錄并要求承包人提供有關資料記錄數(shù)據(jù)等處理索賠時必不可少的歷史證據(jù)，并依據(jù)監(jiān)理日志、原始記錄和合同規(guī)定提出審查意見，在與業(yè)主協(xié)商后批準，費用索賠批準后，報業(yè)主簽字備案生效。四、合同管理方法(一)工程變更1、工程變更可由承包人、原設計單位、業(yè)主或任何一方提出，無論哪方提出變更，都需要提出變更原因、設計圖紙和有關增減工程量，影響工程費用的計算書。2、監(jiān)理合同規(guī)定監(jiān)理權限內的變更設計由項目管理部負責審批報業(yè)主備案。3、超過監(jiān)理權限范圍的變更設計由項目管理部初審報業(yè)主組織審批。4、限額內變更設計項目管理部應在收到之日起7天內批復，限額外變更設計項目管理部應在收到之日起3天內完成初步審查并報業(yè)主審批。5、不允許簡單的一句話的變更，變更文件該畫圖的要畫圖，工程數(shù)量、工程費用等支持材料必須齊全，會議記錄不能取代變更文件，會議中決定的具體事項仍需按變更的程序履行審批手續(xù)。6、減少不必要的變更，有些項目不屬于變更的范疇，則不必產(chǎn)生變更文件，如工程數(shù)量的自然增減，或指令承包人完成的零星工程等，防止凡是費用變化一律歸結到變更范疇里。7、嚴格按規(guī)定的下達變更令的時間表處理變更文件，勤政辦公對于未下達變更令的項目，不許先行施工，杜絕先斬后奏的作法，嚴格履行監(jiān)理程序。8、協(xié)助業(yè)主確定本工程承包商的合同結構，參與合同談判工作，因為選擇理想的施工單位和簽訂好合同是管理好合同的重要環(huán)節(jié)，對已簽訂的各類合同應由進行復查，出現(xiàn)問題向建設單位提出建議。9、監(jiān)理建立合同管理檔案，記錄執(zhí)行情況，并對合同進行責任分析和風險預測和評價，建立合同管理體系。10、嚴格控制合同的分包，如確實需分包，需經(jīng)建設單位同意，嚴格合同倒手轉包及再分包。11、合同中的質量控制，應按合同規(guī)定的標準對其工程技術、設備材料及其形式質量的過程進行全程性的監(jiān)督和強制性的貫徹，按合同或補充協(xié)議的約定進行考核、檢驗和獎罰。12、合同中的進度控制是在保證工程質量的基礎上進行，監(jiān)理在保證合理施工狀態(tài)下，進行進度調整，正確處理趕工、暫停等問題，合同中應有獎罰條款。13、合同中的投資控制，按合同規(guī)定的價款進行監(jiān)理的總目標控制，合理、公正處理價款調整、預付款、進度款等。14、對索賠處理，必須收集和獲取憑證，憑證必須真實、客觀、依據(jù)合同條款進行處理，當合同存在缺陷時，應及時提出，由合同雙方解決。15、對執(zhí)行過程中，發(fā)生工程量變更、特殊工藝、不可抗力等引起費用變動，監(jiān)理首先依據(jù)合同條款進行控制，如條款中沒有規(guī)定，首先以有關規(guī)定進行處理，再以習慣做法提出監(jiān)理意見，協(xié)商解決。16、總監(jiān)組織專業(yè)對施工中發(fā)生的工程暫停和工程變更對工期、費用的影響認真進行評估，嚴格進行管理，并按合同規(guī)定與各方進行協(xié)商。17、對合同要進行跟蹤管理，不斷充實合同數(shù)據(jù)庫，準確及時地記錄工程變更、工程暫停、質量缺陷和事故、工程延期及延誤、合同爭議及調解，預測合同風險，及時協(xié)調處理。18、合同中的檔案管理，進行分類，實行動態(tài)管理，對合同執(zhí)行過程中形成的補充合同、文函、協(xié)議、記錄、簽證等進行登記、備用，應及時錄入合同數(shù)據(jù)庫。19、工程合同變更的要求可以由業(yè)主、、施工單位提出，但必須經(jīng)過業(yè)主的批準簽字后才能生效，根據(jù)合同條款，如認為確有必要變更部分工程的形式、質量或數(shù)量，應在征得業(yè)主同意后由項目總監(jiān)向施工單位發(fā)出變更指令，如果這種變量是由于施工單位的過失或違約所致，則所引起的附加費用由施工單位承擔。20、工程變更的指令必須是書面的，如因某種特殊原因，可口頭下達變更令，但必須在48小時內予以書面確認，項目總監(jiān)在決定批準工程變更時，要求征求業(yè)主的意見并確認此變更屬于本工程項目合同范圍，此項變更必須對工程質量有保證，必須符合規(guī)范。21、凡一般因圖紙不完善所造成的設計變更，由項目總監(jiān)會同項目管理部處理，并由項目總監(jiān)征求業(yè)主意見后發(fā)出變更指示，對屬設計漏項、變更技術方案和技術標準，以及因地質條件引起的基礎，結構設計的變更等，不論其投資增減情況，均應由項目總監(jiān)上報業(yè)主共同處理，并報項目管理部備案。22、合同變更的估價由項目總監(jiān)按合同條款的有關規(guī)定會同項目管理部進行，并報業(yè)主認可，由項目總監(jiān)書面通知施工單位，為了中期工期付款方便，項目總監(jiān)可根據(jù)合同條款規(guī)定定出臨時單價或合價，但必須經(jīng)業(yè)主同意批準。(二)工程延期1、在延誤事件發(fā)生后的28天之內，承包人向項目管理部提出工程延期申請，填報延期申請書應附詳細的說明及所有與此項工程延期事件有關的文件、信函、原始資料等證明材料。2、如果某項延誤事件具有連續(xù)性，承包人不能在28天之內提出詳細報告，承包人應在不超過7天的時間間隔向提交臨時報告，并在事件結束后的14天之內提交詳細報告，則工程延期申請可被接受。3、對承包人的工程延期申請所提供的各種資料、數(shù)據(jù)應認真調查核實，并依據(jù)的監(jiān)理日志和原始記錄提供證明材料和審核工程延期事件是否屬實、理由是否符合合同條款、判斷延誤是否有效合理(是否發(fā)生在關鍵線路上)等，審查并與業(yè)主協(xié)調后審批，批準后送業(yè)主簽字備案后生效。3、由于增加額外工作與附加工作，或異常惡劣的氣候條件影響，或由于不是施工單位的過失、違約或其責任范圍內的特殊情況，造成工程不能按原定工期完工，施工單位可按合同有關規(guī)定要求工程延期。4、當項目總收到施工單位的延長工期報告時，要組織有關監(jiān)理人員做好工地實際情況調查和記錄，提出審核意見，報業(yè)