資材部管理作業(yè)指導(dǎo)書(shū)及考核細(xì)則

采購(gòu)部管理作業(yè)指導(dǎo)書(shū)及考核細(xì)則采購(gòu)部管理制度一總則為了提高公司采購(gòu)效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購(gòu)成本，滿足工公司對(duì)優(yōu)質(zhì)資源的需求，進(jìn)一步規(guī)范物資采購(gòu)流程，加強(qiáng)與各部門(mén)間的配合，特制訂本制度。所有采購(gòu)人員及相關(guān)人員均應(yīng)以本制度為依據(jù)開(kāi)展工作。二目的作用1、可作為采購(gòu)部開(kāi)展工作的規(guī)范依據(jù)。2、可作為公司領(lǐng)導(dǎo)考核采購(gòu)部工作業(yè)績(jī)的衡量依據(jù)。3、可作為部門(mén)人員工作中相互監(jiān)督與協(xié)作配合的依據(jù)。三采購(gòu)部人員職責(zé)管理制度1、熱愛(ài)本職工作，勤于學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)，了解新產(chǎn)品，注意市場(chǎng)信息的積累。2、廉潔奉公，不徇私舞弊，不違法亂紀(jì)，勤儉節(jié)約，講究職業(yè)道德。3、編制采購(gòu)計(jì)劃。負(fù)責(zé)根據(jù)生產(chǎn)、行政、總部及等各部門(mén)物品需求計(jì)劃，編制與之相配套的采購(gòu)計(jì)劃，并組織具體的實(shí)施，保證生產(chǎn)過(guò)程中的物資供應(yīng)。4、負(fù)責(zé)公司生產(chǎn)所需材料的采購(gòu)工作。負(fù)責(zé)原輔材料、包裝材料、設(shè)備、配件、辦公用品等的采購(gòu)供應(yīng)工作。5、負(fù)責(zé)供應(yīng)商的開(kāi)發(fā)、管理及維護(hù)工作。6、堅(jiān)決執(zhí)行各項(xiàng)采購(gòu)工作制度及公司各項(xiàng)規(guī)章制度。7、大型材料必須做招標(biāo)工作，其他材料詢價(jià)必須三家供應(yīng)商以上參與。8、積極了解原輔材料的短缺、發(fā)貨、驗(yàn)收等實(shí)際情況，早知道，早處理。9、及時(shí)協(xié)助財(cái)務(wù)部對(duì)照欠款數(shù)額或者合同要求安排對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行付款。10、加強(qiáng)原輔材料物資供應(yīng)檔案的管理，做好物資信息情報(bào)的工作，建立起牢固可靠的物資供應(yīng)網(wǎng)絡(luò)，并不斷開(kāi)辟和優(yōu)化物資供應(yīng)渠道。11、做到每周一小結(jié)，每月一總結(jié)，每年一審核。物資采購(gòu)管理制度細(xì)則1、物資采購(gòu)應(yīng)遵循的原則（1）物資采購(gòu)必須認(rèn)真貫徹計(jì)劃采購(gòu)的原則，嚴(yán)禁無(wú)審批采購(gòu)和無(wú)計(jì)劃采購(gòu)。（2）物資采購(gòu)必須符合計(jì)劃規(guī)定的品種、規(guī)格、質(zhì)量和數(shù)量要求，按生產(chǎn)進(jìn)度及時(shí)組織進(jìn)貨。（3）采購(gòu)的物資質(zhì)量應(yīng)符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或雙方簽定的合同標(biāo)準(zhǔn)。（4）采購(gòu)物資的價(jià)格應(yīng)符合貨比三家，質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的原則。（5）采購(gòu)物資的渠道，應(yīng)貫徹先近后遠(yuǎn)，先廠家，后供應(yīng)商的原則，杜絕假貨、劣貨的購(gòu)進(jìn)。2、物資采購(gòu)計(jì)劃的編制、審批（1）各車(chē)間日常物資需要在每月28號(hào)前編制出下月采購(gòu)計(jì)劃，經(jīng)審核批準(zhǔn)后，可進(jìn)行采購(gòu)，物資進(jìn)倉(cāng)時(shí)由倉(cāng)庫(kù)保管、采購(gòu)員，采購(gòu)負(fù)責(zé)人、庫(kù)房負(fù)責(zé)人在入庫(kù)單上簽字確認(rèn)后才能入庫(kù)。（2）生產(chǎn)部每周五向庫(kù)房部報(bào)下周急需物資計(jì)劃，周、月計(jì)劃要填寫(xiě)清楚：規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、需要日期，庫(kù)房部審核庫(kù)房存量后上交采購(gòu)部進(jìn)行采購(gòu)。（3）倉(cāng)庫(kù)依照出庫(kù)計(jì)劃核對(duì)后產(chǎn)生缺少物資，由部門(mén)負(fù)責(zé)人報(bào)采購(gòu)部（4）屬于辦公用品通訊器材，由各部門(mén)報(bào)行政審批后，轉(zhuǎn)采購(gòu)部。（5）各部門(mén)所需的物品，由各主管申請(qǐng)，經(jīng)經(jīng)理審批后轉(zhuǎn)采購(gòu)部。（6）因無(wú)采購(gòu)計(jì)劃而影響生產(chǎn)由生產(chǎn)部門(mén)負(fù)責(zé)，有計(jì)劃而未及時(shí)進(jìn)貨的由采購(gòu)部負(fù)責(zé)。（7）屬追加計(jì)劃，使用部門(mén)應(yīng)在使用前根據(jù)物資采購(gòu)周期提報(bào)追加計(jì)劃。（緊急情況方可使用）3、備品備件及原材料的采購(gòu)（1）采購(gòu)部接到采購(gòu)經(jīng)理簽字后的采購(gòu)單，先分類(lèi)歸總，報(bào)倉(cāng)庫(kù)一份，再進(jìn)行報(bào)價(jià)、比價(jià)，按計(jì)劃的急緩進(jìn)行采購(gòu)。（2）對(duì)長(zhǎng)期使用的大宗原材料，可適當(dāng)采用定期招標(biāo)的辦法，通過(guò)供應(yīng)商之間的競(jìng)爭(zhēng)確定供貨商，或者通過(guò)供應(yīng)商檔案選前三家報(bào)價(jià)，進(jìn)行比價(jià)采購(gòu)，以達(dá)降低采購(gòu)成本之目的。4、物資的入庫(kù)驗(yàn)收及票據(jù)管理：（1）所有物資必須辦理入庫(kù)手續(xù)后方可領(lǐng)用，嚴(yán)禁不入庫(kù)，直接領(lǐng)用，或不入庫(kù)直接使用。（2）采購(gòu)的物品到公司后，由倉(cāng)庫(kù)管理員開(kāi)據(jù)送檢單，檢驗(yàn)合格則按手續(xù)入庫(kù)，不合格者由采購(gòu)員負(fù)責(zé)退回原供應(yīng)商。（兩天之內(nèi)）（3）建立規(guī)范的入庫(kù)驗(yàn)收單票據(jù)，由倉(cāng)庫(kù)保管員逐欄填寫(xiě)清楚，品名、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、進(jìn)貨日期、收貨人。倉(cāng)庫(kù)和采購(gòu)各一份。（4）采購(gòu)的物品經(jīng)驗(yàn)收準(zhǔn)確無(wú)誤后方可入庫(kù)，票與實(shí)物不符的要通知采購(gòu)予以處理。（5）所有物資的送貨單都必須附物資入庫(kù)驗(yàn)收單。（6）設(shè)備物品需要通知設(shè)備部進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后方可入庫(kù)。5、采購(gòu)物資的合同管理：（1）公司確定的供貨商，必須簽定正式的購(gòu)貨合同。（2）合同的內(nèi)容及格式，必須符合＜＜經(jīng)濟(jì)合同法＞＞及公司的有關(guān)規(guī)定。簽署人具備相應(yīng)的職責(zé)和法律資格，并經(jīng)總經(jīng)理審批后，到行政部蓋章方可生效。（3）正式合同一式二份，雙方簽字生效后，供應(yīng)商、公司雙方各留一份，所有合同采購(gòu)員必須分檔管理，于月底付款時(shí)提供于財(cái)務(wù)。（4）按規(guī)定應(yīng)簽而未簽的合同，給公司造成損失的追欠當(dāng)事人的責(zé)任。合同的簽訂及其規(guī)定細(xì)則如下：合同：合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同，受法律保護(hù)。廣義合同指所有法律部門(mén)中確定權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。目前我們的采購(gòu)工作主要涉及供應(yīng)商合同、設(shè)備產(chǎn)品買(mǎi)賣(mài)合同、工程施工合同等。（一）合同正文應(yīng)包含的要素1）合同名稱、編號(hào)、簽訂時(shí)間、簽訂地點(diǎn)；2）采購(gòu)物品/項(xiàng)目的名稱/、規(guī)格、數(shù)量/清單、技術(shù)文件與確認(rèn)圖紙是合同不可分割的部分；3）包裝要求；4）合同總額應(yīng)含稅，含運(yùn)達(dá)公司的總價(jià)，特殊情況應(yīng)注明；5）付款方式；6）質(zhì)量保證期；7）質(zhì)量要求及規(guī)范；8）違約責(zé)任和解決糾紛的辦法；9）雙方的公司信息；10）其他約定。（二）合同簽訂及其規(guī)定1）如涉及到技術(shù)問(wèn)題及公司機(jī)密的，注意保密責(zé)任；2）以定合同條款時(shí)一定要將各種風(fēng)險(xiǎn)降低到最低；3）為防止合同訂單增加或增加無(wú)依據(jù)，打包采購(gòu)時(shí)要求供貨方提供分項(xiàng)報(bào)價(jià)清單；4）遇貨物訂購(gòu)數(shù)量較多且價(jià)值較大或難清點(diǎn)的情況時(shí)務(wù)必請(qǐng)廠商派代表來(lái)場(chǎng)協(xié)助清點(diǎn)；5）質(zhì)保期一定要明確從什么時(shí)候開(kāi)始并應(yīng)盡量要求廠商延長(zhǎng)產(chǎn)品質(zhì)保期；6）詳細(xì)約定發(fā)票的提供時(shí)間及要求；7）針對(duì)不同的合同約定不同的付款方式，如設(shè)備類(lèi)的合同一般應(yīng)分按照預(yù)付款、驗(yàn)收款，調(diào)試服務(wù)款、質(zhì)量保證金的順序明確付款額度、付款時(shí)間和付款條件等8）與初次合作的單位合作時(shí)，應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款；9）違約責(zé)任一定要詳細(xì)、具體；10）比價(jià)/招標(biāo)匯總表巡簽完畢后方可進(jìn)行合同的簽訂工作；11）合同簽定簽應(yīng)按照附表七（合同審查批準(zhǔn)單）的格式對(duì)合同初稿進(jìn)行巡簽審查；12）合同巡簽審查通過(guò)后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，加蓋公司合同章方可生效；13）簽訂的所有合同應(yīng)及時(shí)報(bào)送財(cái)務(wù)部門(mén)。（三）、合同執(zhí)行（1）已簽訂合同由采購(gòu)部項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進(jìn)，由采購(gòu)部負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督，如出現(xiàn)問(wèn)題，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)提出建議或補(bǔ)救措施，并及時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部門(mén)及公司領(lǐng)導(dǎo)；（2）已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應(yīng)及時(shí)掌握合作單位對(duì)于合同義務(wù)和責(zé)任的履行情況，跟蹤并督促其保質(zhì)保量，按時(shí)履約；（3）合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴(yán)格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應(yīng)及時(shí)協(xié)商并簽訂補(bǔ)充合同；采購(gòu)部考核細(xì)則1、接到審批單后，要先急后緩進(jìn)貨，并依照供貨商交貨周期表，提報(bào)具體到貨時(shí)間，影響生產(chǎn)一次扣5分2、有進(jìn)貨計(jì)劃出現(xiàn)漏進(jìn)、忘進(jìn)的貨物，一次扣2分。3、出現(xiàn)進(jìn)的貨物的規(guī)格、型號(hào)和申請(qǐng)單不符，一次扣2分，數(shù)量不符，一次扣2分。4、開(kāi)車(chē)外出購(gòu)物，完成任務(wù)不及時(shí)返回，或不請(qǐng)示私自他用，發(fā)現(xiàn)一次扣5分。5、每月28--30號(hào)需提報(bào)下月付款計(jì)劃，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，未完成扣5分。6、進(jìn)的備品備件價(jià)格未經(jīng)比價(jià)就采購(gòu)，進(jìn)的價(jià)格偏高，又找不出原因所在一次扣5分。7、每月15號(hào)前未交當(dāng)月供應(yīng)商質(zhì)量分析表，則扣2分，信息誤差大，不詳細(xì)扣5分。8、若出現(xiàn)材料質(zhì)量不合格時(shí)，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系供應(yīng)商2天內(nèi)必須解決，需退貨必須在2個(gè)工作日內(nèi)退回，否則扣5分/次。9、建立完善的供應(yīng)商帳目管理，賬目有誤一次扣2分。10、月末與供應(yīng)商對(duì)帳并于30日匯報(bào)，漏對(duì)扣2分，如帳目不符及時(shí)查對(duì)核實(shí)，否則一次扣5分。11、對(duì)于帳物的記錄，做到日事日畢，否則發(fā)現(xiàn)一次扣2分。12、與各部門(mén)之間合作做到相互尊重，如發(fā)現(xiàn)爭(zhēng)吵一次扣5分。13、每月30號(hào)前匯總供應(yīng)商余額明細(xì)表，報(bào)采購(gòu)經(jīng)理、總經(jīng)理各一份，否則一次扣5分。14、建立所有物料價(jià)格表，每天將價(jià)格填入表內(nèi)，一次未填扣2分。15、對(duì)入庫(kù)單詳細(xì)核對(duì)價(jià)格