2024年度-ERP采購管理模塊培訓手冊

ERP采購管理模塊培訓手冊1目錄ERP采購管理模塊概述基礎數(shù)據(jù)設置與維護采購需求與計劃編制采購訂單處理與執(zhí)行跟蹤供應商評價與選擇策略庫存管理與采購協(xié)同優(yōu)化采購數(shù)據(jù)分析與報表生成系統(tǒng)操作演示與實操練習201ERP采購管理模塊概述Chapter3ERP采購管理模塊是企業(yè)資源計劃（ERP）系統(tǒng)中的重要組成部分，主要負責采購業(yè)務的全面管理，包括供應商管理、采購訂單管理、收貨管理、發(fā)票管理等功能。該模塊定位于為企業(yè)提供一套完整、高效的采購管理流程，幫助企業(yè)實現(xiàn)采購業(yè)務的規(guī)范化、標準化和自動化，降低采購成本，提高采購效率。功能定位模塊功能與定位401020304包括供應商基本信息維護、供應商評估、供應商分類等。供應商管理從采購申請到采購訂單生成、審批、執(zhí)行、關閉等全流程管理。采購訂單管理對采購訂單中的貨物進行收貨確認，包括數(shù)量、質量等方面的核對。收貨管理對采購過程中的發(fā)票進行管理，包括錄入、審核、付款等。發(fā)票管理采購業(yè)務流程簡介501020304與庫存管理模塊集成采購管理模塊與庫存管理模塊緊密集成，實現(xiàn)庫存信息的實時共享，確保采購計劃的準確性和及時性。與銷售管理模塊集成與銷售管理模塊集成，實現(xiàn)銷售訂單與采購訂單的關聯(lián)，確保銷售業(yè)務的順暢進行。與財務管理模塊集成與財務管理模塊集成，實現(xiàn)采購業(yè)務的財務核算和成本控制，確保采購業(yè)務的合規(guī)性和經(jīng)濟性。與生產(chǎn)管理模塊集成與生產(chǎn)管理模塊集成，實現(xiàn)生產(chǎn)計劃與采購計劃的協(xié)同，確保生產(chǎn)所需物料的及時供應。與其他模塊集成關系602基礎數(shù)據(jù)設置與維護Chapter7

供應商信息維護供應商基本信息錄入包括供應商名稱、地址、聯(lián)系方式等。供應商資質管理上傳和管理供應商的營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證等資質文件。供應商評價管理對供應商的服務質量、交貨期、價格等進行綜合評價。8包括物料名稱、規(guī)格、單位等。物料基本信息錄入物料分類管理物料庫存管理按照不同的分類標準對物料進行分類管理。實時更新物料的庫存數(shù)量，確保庫存數(shù)據(jù)的準確性。030201物料信息維護9記錄不同物料的采購價格。采購價格錄入設置采購價格的有效期限，確保價格信息的及時性。價格有效期管理對同一物料在不同供應商之間的價格進行比較分析，選擇最優(yōu)采購方案。價格比較分析采購價格管理10記錄與供應商簽訂的采購協(xié)議內容。采購協(xié)議錄入實時跟蹤采購協(xié)議的執(zhí)行情況，確保雙方按照協(xié)議履行。協(xié)議執(zhí)行跟蹤對采購協(xié)議的變更情況進行記錄和管理，確保變更信息的可追溯性。協(xié)議變更管理采購協(xié)議管理1103采購需求與計劃編制Chapter1203預測需求基于市場趨勢、歷史銷售數(shù)據(jù)和生產(chǎn)計劃，預測未來一段時間內的物料需求。01銷售訂單與生產(chǎn)計劃根據(jù)銷售訂單和生產(chǎn)計劃，確定所需物料、數(shù)量及需求時間。02庫存狀況結合現(xiàn)有庫存量、安全庫存和庫存周轉周期，分析需采購的物料及數(shù)量。需求來源分析13收集需求信息需求分析與評估供應商選擇與詢價編制采購計劃采購計劃編制流程匯總各部門、車間的物料需求，形成采購需求清單。根據(jù)物料需求，選擇合適的供應商，并進行詢價、比價和談判。對采購需求進行分析，評估需求的合理性、緊急程度和采購風險。結合供應商報價、交貨期等信息，編制采購計劃，明確采購物料、數(shù)量、價格、交貨期等。14定期對采購計劃執(zhí)行情況進行監(jiān)控，確保采購進度符合計劃要求。監(jiān)控采購計劃執(zhí)行情況計劃調整與變更溝通與協(xié)調記錄與歸檔根據(jù)實際情況，對采購計劃進行調整或變更，如需求變更、供應商變更、交貨期變更等。及時與相關部門、供應商溝通協(xié)調，確保計劃調整與變更的順利實施。對計劃調整與變更的記錄進行歸檔，以便后續(xù)查詢和分析。計劃調整與變更管理15實施效果通過實施上述方案，該企業(yè)成功制定了合理的采購計劃，有效降低了采購成本，提高了采購效率，滿足了生產(chǎn)需求。案例背景某制造企業(yè)面臨原材料采購問題，需制定合理的采購計劃以滿足生產(chǎn)需求。案例分析通過對該企業(yè)歷史銷售數(shù)據(jù)、生產(chǎn)計劃、庫存狀況等進行分析，發(fā)現(xiàn)其采購需求存在波動大、預測難度高等問題。解決方案建立科學的采購計劃編制流程，加強需求分析與評估，選擇合適的供應商并建立良好的合作關系，同時加強計劃執(zhí)行監(jiān)控和調整變更管理。案例分析：如何制定合理采購計劃1604采購訂單處理與執(zhí)行跟蹤Chapter17審批流程采購訂單需經(jīng)過相關部門審批，包括采購部門、財務部門等，確保訂單符合公司政策和預算要求。創(chuàng)建采購訂單根據(jù)采購需求，在ERP系統(tǒng)中錄入采購信息，生成采購訂單。訂單修改與取消若需修改或取消訂單，需經(jīng)過相應審批流程，確保操作合規(guī)。采購訂單創(chuàng)建及審批流程18訂單狀態(tài)跟蹤實時更新訂單狀態(tài)，包括已下單、已發(fā)貨、已收貨等，方便隨時了解訂單進度。物流信息監(jiān)控與物流公司對接，實時獲取物流信息，確保貨物按時到達。異常處理對訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)的異常情況進行及時處理，如延遲發(fā)貨、貨物損壞等。訂單執(zhí)行過程跟蹤監(jiān)控19對收到的貨物進行驗收，確保貨物數(shù)量、質量等符合采購要求。收貨驗收對不符合要求的貨物進行退貨處理，并與供應商協(xié)商解決方案。退貨處理如需換貨，與供應商協(xié)商換貨流程，并確保新?lián)Q貨物符合要求。換貨流程收貨、退貨和換貨處理20根據(jù)采購合同和供應商要求，選擇合適的結算方式，如預付款、貨到付款等。結算方式提交付款申請，并經(jīng)過相關部門審批，確保付款符合公司政策和預算要求。付款申請與審批按照審批通過的付款申請進行付款操作，并記錄付款信息，方便后續(xù)查詢和對賬。付款執(zhí)行與記錄訂單結算與付款管理2105供應商評價與選擇策略Chapter22評估供應商的售后服務、技術支持等?；诔杀痉治龊褪袌稣{研，設定價格合理范圍。包括產(chǎn)品合格率、退貨率、樣品檢驗等?？疾旃痰臏蕰r交貨率、訂單滿足率等。價格指標質量指標交貨指標服務指標供應商評價指標體系建立23供應商選擇方法及策略制定根據(jù)供應商信息庫和市場調研，初步篩選出潛在供應商。向潛在供應商發(fā)出詢價單，收集報價信息并進行對比分析。對重要供應商進行實地考察，了解其生產(chǎn)能力和管理水平?；谠u價指標體系，對供應商進行綜合評估，選擇最優(yōu)供應商。初步篩選詢價與報價分析實地考察綜合評估與選擇24設定績效考核指標定期評估與反饋持續(xù)改進計劃獎懲機制建立供應商績效考核與持續(xù)改進01020304根據(jù)采購需求和供應商特點，設定合理的績效考核指標。定期對供應商進行績效考核，將評估結果反饋給供應商，并督促其改進。針對供應商存在的問題，制定持續(xù)改進計劃，并監(jiān)督其實施。根據(jù)供應商績效考核結果，建立獎懲機制，激勵供應商提高績效。25介紹某企業(yè)成功選擇優(yōu)秀供應商的背景和過程。案例背景介紹總結該企業(yè)在供應商選擇過程中的成功經(jīng)驗和方法。成功經(jīng)驗總結分析該企業(yè)在供應商選擇過程中遇到的困難和教訓，并提出改進措施。教訓與反思從該案例中提煉出對ERP采購管理模塊用戶有益的啟示和展望。啟示與展望案例分析：優(yōu)秀供應商選擇經(jīng)驗分享2606庫存管理與采購協(xié)同優(yōu)化Chapter27庫存管理定義01庫存管理是對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中所需的各種物料進行規(guī)劃、組織、控制和協(xié)調的過程，旨在保持合理的庫存水平，避免庫存積壓和缺貨現(xiàn)象。庫存分類方法02根據(jù)物料的特性、需求和供應情況，對庫存進行分類管理，如原材料、半成品、成品等。庫存控制參數(shù)03設定庫存控制參數(shù)，如安全庫存、最高庫存、最低庫存等，以指導庫存的補充和調配。庫存管理基本概念和方法介紹28ABC分類法按照物料的重要性和價值進行ABC分類，對不同類別的物料采取不同的庫存控制策略。經(jīng)濟訂貨批量模型通過平衡采購成本和庫存成本，確定最優(yōu)的訂貨批量，以降低總成本。訂貨點法根據(jù)歷史消耗數(shù)據(jù)和需求預測，設定合理的訂貨點和訂貨量，當庫存量降至訂貨點時觸發(fā)采購流程。庫存控制策略在ERP中應用29123加強供應商、生產(chǎn)商、分銷商之間的協(xié)同合作，實現(xiàn)信息共享和資源整合，提高供應鏈的響應速度和靈活性。供應鏈協(xié)同通過需求預測和計劃協(xié)同，將市場需求轉化為具體的采購計劃和生產(chǎn)計劃，確保庫存的及時補充和調配。需求預測與計劃協(xié)同根據(jù)物料的供應情況和需求特點，制定合理的采購策略和庫存策略，以實現(xiàn)采購成本和庫存成本的雙重優(yōu)化。采購策略與庫存策略協(xié)同采購與庫存協(xié)同優(yōu)化思路探討30某企業(yè)庫存優(yōu)化案例該企業(yè)通過對庫存進行分類管理、設定合理的庫存控制參數(shù)、加強供應鏈協(xié)同等措施，實現(xiàn)了庫存量的降低和資金占用的減少。采購與庫存協(xié)同優(yōu)化效果分析通過對比優(yōu)化前后的數(shù)據(jù)，分析采購與庫存協(xié)同優(yōu)化帶來的效果，如采購成本降低、庫存周轉率提高等。經(jīng)驗總結與啟示總結該企業(yè)在庫存優(yōu)化和采購與庫存協(xié)同優(yōu)化方面的成功經(jīng)驗，為其他企業(yè)提供借鑒和啟示。案例分析：庫存降低和資金占用減少實踐3107采購數(shù)據(jù)分析與報表生成Chapter32將不同時間段的采購數(shù)據(jù)進行對比，分析采購量、價格等變化趨勢。對比分析分析各類物資采購占比，了解采購結構是否合理。結構分析運用統(tǒng)計學方法預測未來采購需求，制定合理采購計劃。趨勢分析挖掘不同物資之間的采購關聯(lián)規(guī)則，優(yōu)化采購組合。關聯(lián)分析采購數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析方法介紹33采購訂單報表展示采購訂單明細，包括訂單號、物資名稱、數(shù)量、價格等信息。供應商評價報表對供應商的服務質量、交貨期、價格等進行綜合評價，為供應商選擇提供參考。采購成本分析報表分析采購成本構成，幫助企業(yè)降低成本。庫存報表實時展示庫存情況，為采購計劃提供數(shù)據(jù)支持。常用報表類型及生成方式說明34柱狀圖用于展示采購量、價格等隨時間變化趨勢。折線圖餅圖散點圖01020403用于展示兩個變量之間的相關關系，如采購量與價格的關系。用于展示各類物資采購量、價格等對比數(shù)據(jù)。用于展示采購結構占比等數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)可視化展示技巧分享3501通過對比分析不同季度采購數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)采購成本上升的原因并提出優(yōu)化建議。020304利用結構分析了解各類物資采購占比，優(yōu)化采購組合以降低庫存成本。運用趨勢分析預測未來采購需求，提前與供應商溝通以確保交貨期。通過關聯(lián)分析挖掘物資之間的采購關聯(lián)規(guī)則，實現(xiàn)批量采購以降低采購成本。案例分析：如何利用數(shù)據(jù)支持決策優(yōu)化3608系統(tǒng)操作演示與實操練習Chapter37登錄流程首頁展示采購管理模塊的整體功能區(qū)域劃分，包括菜單欄、工具欄、左側導航欄、主工作區(qū)等。界面布局功能模塊介紹詳細講解各功能模塊的作用和使用場景，如供應商管理、采購訂單管理、收貨管理等。輸入用戶名和密碼，選擇登錄角色，進行系統(tǒng)驗證，成功登錄后進入ERP采購管理模塊首頁。系統(tǒng)登錄及界面介紹38采購訂單管理操作演示如何創(chuàng)建、修改、刪除采購訂單，包括訂單審批、訂單跟蹤等關鍵業(yè)務操作。收貨管理操作演示如何對采購訂單進行收貨確認，包括數(shù)量核對、質量檢查等收貨流程操作。供應商管理操作演示如何添加、編輯、刪除供應商信息，以及如何查詢和篩選供應商數(shù)據(jù)。關鍵業(yè)務操作演示39實操練習題目發(fā)布供應商信息錄入練習提供一定數(shù)量的供應商數(shù)據(jù)，要求學員按照規(guī)范錄入到系統(tǒng)中。采購訂單處理練習