《數(shù)據(jù)庫原理與應(yīng)用(Access)》第6章：創(chuàng)建和使用報表

第六章創(chuàng)立和使用報表1、報表的作用，類型及組成2、報表的創(chuàng)建方法、報表中的計算3、報表的打印知識重點本章學(xué)習(xí)內(nèi)容6.1報表6.2創(chuàng)立報表6.1報表報表是數(shù)據(jù)庫的對象，它是專門為打印而設(shè)計的特殊窗體。窗體主要用于顯示查詢數(shù)據(jù)的結(jié)果，報表那么著重于數(shù)據(jù)的打印，兩者之間的本質(zhì)區(qū)別在于：前者最終顯示在屏幕上，并且可以與用戶進行信息交流，而后者沒有交互信息功能，可以將結(jié)果打印出來。6.1.1報表的作用報表是Access中專門為數(shù)據(jù)計算、歸類、匯總、排序而設(shè)計的整理打印數(shù)據(jù)的一種工具。在報表中可以按照一定的要求和格式對數(shù)據(jù)加以概括和匯總，并將結(jié)果打印出來或者直接輸出到文件中。如果要打印大量的數(shù)據(jù)或者對打印的格式要求比較高的時候，必須使用報表的形式?？傊?，報表是Access數(shù)據(jù)庫對象之一，其主要作用是比較和匯總數(shù)據(jù)，顯示經(jīng)過格式化且分組的信息，并打印出來。6.1.2報表的類型數(shù)據(jù)是Access提供的常見的報表類型有4種，分別是：縱欄式報表、表格式報表、圖表報表和標簽報表。1.縱欄式報表也稱之為窗體報表。在縱欄式報表中，每個字段的信息單獨用一行來顯示，其中左邊是一個標簽控件〔字段名〕，右邊是字段中的值，如圖6-1所示。其特點是創(chuàng)立方法簡單，并且可以完整顯示表或查詢對象中的字段。圖6-1縱欄式報表

2．表格式報表在表格式報表中，一行顯示一條記錄，字段的標題名顯示在報表的頂端，如圖6-2所示。其特點是可一次顯示表或查詢對象的所有字段和記錄圖6-2表格式報表

3．圖標報表

圖標報表是將表或查詢中的數(shù)據(jù)變成直觀的圖形表示形式，如圖6-4所示。Access提供了多種圖表，包括柱形圖、餅形圖、三維圖、環(huán)形圖等。圖標報表是將表或查詢中的數(shù)據(jù)變成直觀的圖形表示形式，如圖6-4所示。Access提供了多種圖表，包括柱形圖、餅形圖、三維圖、環(huán)形圖等。圖6-3圖標報表

4．標簽報表標簽報表是將數(shù)據(jù)表示成郵件標簽，如圖6-4所示。標簽報表主要用于一些較特殊的用途，比方商品標簽、客戶的郵件標簽、學(xué)生的登記卡等。使用一般的文字處理軟件也可以實現(xiàn)這些功能，但當印制的數(shù)量非常大，且從數(shù)據(jù)表中取數(shù)據(jù)時，使用Access系統(tǒng)提供的標簽報表，要比文字處理軟件方便。圖6-4標簽報表

圖6-4標簽報表

6.1.3報表的組成在Access中，報表有三種視圖方式，分別是：設(shè)計視圖、打印預(yù)覽視圖和版面預(yù)覽視圖。設(shè)計視圖主要用于創(chuàng)立和編輯報表的結(jié)構(gòu)，打印預(yù)覽視圖用于查看報表的輸出結(jié)果，版面預(yù)覽視圖用于查看報表的版面設(shè)置。在報表設(shè)計視圖中其結(jié)構(gòu)與窗體對象的結(jié)構(gòu)十分相似，也是由5個節(jié)組成。它們分別是：報表頁眉節(jié)、頁面頁眉節(jié)、主體節(jié)、頁面頁腳節(jié)和報表頁腳節(jié)，如圖6-5所示。圖6-5報表設(shè)計視圖1．報表頁眉報表頁眉出現(xiàn)在報表的頂端，并且只能在報表的開頭出現(xiàn)一次，用來記錄關(guān)于此報表的一些主體性信息，即該報表的標題。2．頁面頁眉顯示報表中各列數(shù)據(jù)的標題，報表的每一頁有一個頁面頁眉。3．主體是報表顯示數(shù)據(jù)的主要區(qū)域，用來顯示報表的根底表或查詢的每一條記錄的詳細內(nèi)容。其字段必須通過文本框或者其它控件綁定顯示。4．頁面頁腳出現(xiàn)在報表的底部，通過文本框和其他類型的控件，顯示頁碼或本頁的匯總說明。報表的每一頁有一個頁腳。5．報表頁腳顯示整份報表的匯總說明，每個報表對象只有一個報表頁腳。如果對報表的記錄進行了分組，報表還可以包括組頁眉和組頁腳。6.2創(chuàng)立報表

創(chuàng)立報表的一般過程是：根據(jù)根底表和查詢，利用自動報表和報表向?qū)?chuàng)立報表的根本框架，然后根據(jù)實際情況在報表設(shè)計視圖中進行修改。創(chuàng)立報表有多種方法：自動創(chuàng)立報表、使用向?qū)?chuàng)立報表、使用向?qū)?chuàng)立圖表報表、使用向?qū)?chuàng)立標簽報表等，同時還可以在報表中創(chuàng)立子報表。6.2.1自動創(chuàng)立報表“自動報表”功能是一種迅速創(chuàng)立報表的方法。當需要打印縱欄式或表格式報表時，使用自動創(chuàng)立報表最為簡單。設(shè)計時先選擇表或查詢作為報表的數(shù)據(jù)來源，然后選擇報表類型為縱欄式或表格式，最后系統(tǒng)會自動生成報表，顯示數(shù)據(jù)源的所有字段。1．縱欄式報表【例6.1】以“圖書管理”數(shù)據(jù)庫中的“讀者”表為數(shù)據(jù)源，使用自動創(chuàng)立報表的方法創(chuàng)立一個縱欄式報表。方法與步驟：〔1〕翻開要創(chuàng)立報表的“圖書管理”數(shù)據(jù)庫?！?〕在數(shù)據(jù)庫窗口中，單擊“對象”列表中的“報表”選項，然后單擊工具欄中的【新建】按鈕，彈出“新建報表”對話框。〔3〕在“新建報表”對話框中，選擇“自動創(chuàng)立報表：縱欄式”選項；在“數(shù)據(jù)來源表或查詢”列表框中，選擇報表所需要的數(shù)據(jù)源“讀者”表。如圖6-6所示：圖6-6新建報表對話框〔4〕單擊“確定”按鈕，系統(tǒng)將自動創(chuàng)立一個“縱欄式”報表，將數(shù)據(jù)源的所有字段顯示在該報表中。如圖6-1所示：〔5〕如果要保存該報表，單擊菜單欄【文件】中的【保存】命令，系統(tǒng)彈出“另存為”對話框，如圖6-8所示。在該對話框中輸入報表名稱，然后單擊【確定】按鈕。圖6-7另存為對話框2．表格式報表使用Access中的自動創(chuàng)立報表還可以創(chuàng)立另一種格式的報表，就是經(jīng)常使用的表格?！纠?.2】以“圖書管理”數(shù)據(jù)庫中的“班級”表為數(shù)據(jù)源，使用自動創(chuàng)立報表的方法創(chuàng)立一個表格式報表。方法與步驟：〔1〕翻開要創(chuàng)立報表的“圖書管理”數(shù)據(jù)庫?！?〕在數(shù)據(jù)庫窗口中，單擊“對象”列表中的“報表”選項，然后單擊工具欄中的【新建】按鈕，彈出“新建報表”對話框，如圖6-6所示?！?〕在“新建報表”對話框中，選擇“自動創(chuàng)立報表：表格式”選項；在“數(shù)據(jù)來源表或查詢”列表框中，選擇報表所需要的數(shù)據(jù)源“班級”表?！?〕單擊“確定”按鈕，系統(tǒng)將自動創(chuàng)立一個“表格式”報表，它將每條記錄的所有字段顯示在同一行中，如圖6-8所示。圖6-8表格式報表6.2.2使用向?qū)?chuàng)立報表利用“自動報表”所創(chuàng)立的報表格式比較單一，僅有“縱欄式”和“表格式”兩種格式，并且沒有圖形等修飾。它的格式在創(chuàng)立報表的過程中是無法設(shè)定的，而且表或查詢中所有字段內(nèi)容都會出現(xiàn)的報表中。想設(shè)計出符合實際需要的報表，可以使用報表向?qū)?chuàng)立報表。使用報表向?qū)Х绞娇梢曰诙鄠€表或查詢創(chuàng)立報表，如果基于多個表，必須建立對應(yīng)表的關(guān)聯(lián)。報表向?qū)峁┝藞蟊淼母静季郑鶕?jù)不同需要可以進一步對報表進行修改。利用“報表向?qū)А笨梢允箞蟊韯?chuàng)立變得更加容易。【例6.3】使用“報表向?qū)А眲?chuàng)立一個“學(xué)生信息”報表方法與步驟：〔1〕翻開“圖書信息”數(shù)據(jù)庫，在數(shù)據(jù)庫窗口中單擊“報表”選項，然后在報表窗口中單擊【新建】按鈕，翻開“新建報表”對話框。在對話框中選擇“報表向?qū)А?，并選擇“學(xué)生信息”作為數(shù)據(jù)源，如圖6-9所示。圖6-9新建報表對話框〔2〕單擊【確定】按鈕，翻開“報表向?qū)А睂υ捒颉惨弧?。根?jù)實際情況，將“可用字段”中的字段選擇性的添加到“選定的字段中”，如圖6-10所示。圖6-10報表向?qū)υ捒颉惨弧场?〕單擊【下一步】按鈕，翻開“報表向?qū)А睂υ捒颉捕?，用來添加分組級別。選擇可以分組的字段，將其添加到右邊的方框中，這里選擇“xb”作為分組字段，如圖6-11所示。提示：并不是所有的字段都可以作為分組字段，只有當該字段的記錄具有重復(fù)取值時，才能將該字段作為分組字段。同時，在該對話框中，單擊【分組選項】按鈕，系統(tǒng)會彈出“分組間隔”對話框，如圖6-12所示。在“分組間隔”對話框中，可以為“組級字段”選擇“分組間隔”。設(shè)置完成后，單擊【確定】按鈕，即可返回。圖6-11報表向?qū)υ捒颉捕硤D6-12分組間隔對話框〔4〕單擊【下一步】按鈕，翻開“報表向?qū)А睂υ捒颉踩?。在該對話框中，可以設(shè)置明細記錄使用的排序次序，如圖6-13所示。在列表一中選擇“xh”字段按升序排序，此時下一個列表框被激活。圖6-13報表向?qū)υ捒颉踩场?〕單擊【下一步】按鈕，彈出“報表向?qū)А睂υ捒颉菜摹常鐖D6-14所示。在這個對話框中可以設(shè)置報表的“布局”和“方向”。在“布局”中選擇“階梯”選項，在“方向”選項中選擇“縱向”。圖6-14報表向?qū)υ捒颉菜摹场?〕單擊【下一步】按鈕，翻開“報表向?qū)А睂υ捒颉参濉?，如圖6-15所示。在這個對話框中可以設(shè)置報表所用樣式，這里選擇“大膽”。圖6-15報表向?qū)υ捒颉参濉场?〕單擊【下一步】按鈕，翻開“報表向?qū)А睂υ捒颉擦常ㄟ^該對話框為新建報表指定一個標題“學(xué)生信息”，如圖6-16所示。圖6-16報表向?qū)υ捒颉擦场?〕單擊【完成】按鈕，翻開預(yù)覽報表的界面，即完成報表的創(chuàng)立工作，如圖6-17所示。圖6-17學(xué)生信息報表6.2.3創(chuàng)立圖報表圖報表有多種樣式，包括柱形圖、線條圖、餅圖、面積圖以及三維圖形等。圖報表可以將數(shù)據(jù)以圖表的方式顯現(xiàn)出來，在報表中利用圖表來表示數(shù)據(jù)，能更直觀地表示出數(shù)據(jù)之間的關(guān)系?！纠?.4】利用圖表向?qū)?，以“圖書管理”數(shù)據(jù)庫中“班級”表為數(shù)據(jù)源，創(chuàng)立一個圖報表。方法與步驟：〔1〕翻開“圖書管理”數(shù)據(jù)庫，單擊“報表”選項。然后單擊工具欄上的【新建】按鈕，彈出如圖6-18所示的“新建報表”對話框。選擇“報表向?qū)А?，并在?shù)據(jù)來源表下拉框中選擇“班級”作為數(shù)據(jù)源。圖6-18新建對話框〔2〕單擊【確定】按鈕，翻開“圖表向?qū)А睂υ捒颉惨弧?，如圖6-19所示。在“可用字段”列表框中選擇字段，將其添加到“用于圖表的字段”列表框中。可以從不同的表中選擇圖表所需要的字段。圖6-19圖表向?qū)υ捒颉惨弧场?〕單擊【下一步】按鈕，彈出“圖表向?qū)А睂υ捒颉捕?，如圖6-20所示。在對話框的左半局部選擇圖表的類型，在對話框的右半局部就會顯示相應(yīng)圖形的類型說明。圖6-20圖表向?qū)А捕场?〕單擊“下一步”按鈕，翻開“圖表向?qū)А睂υ捒颉踩?，如圖6-21所示。選擇數(shù)據(jù)在圖表中的布局方式。圖6-21圖表向?qū)А踩场?〕單擊【下一步】按鈕，翻開“圖表向?qū)А睂υ捒颉菜摹?，如圖6-22所示。在文本框中輸入圖表的標題，單擊【完成】按鈕，創(chuàng)立的圖報表如圖6-23所示圖6-23圖表向?qū)υ捒颉菜摹硤D6-24圖表報表6.2.4創(chuàng)立標簽報表【例6.5】以“學(xué)生信息”表作為數(shù)據(jù)源，使用標簽向?qū)?chuàng)立一個標簽式報表方法與步驟：〔1〕翻開“圖書信息”數(shù)據(jù)庫，單擊“報表”選項。然后單擊工具欄上的【新建】按鈕，彈出“新建報表”對話框，如圖6-24所示。選擇“標簽向?qū)А保⒃跀?shù)據(jù)來源表下拉框中選擇“學(xué)生信息”作為數(shù)據(jù)源。圖6-24新建報表對話框〔2〕單擊【確定】按鈕，翻開“標簽向?qū)А睂υ捒颉惨弧?，如圖6-25所示。指定標簽尺寸及其相應(yīng)設(shè)置完成后，單擊【下一步】按鈕，翻開“標簽向?qū)А睂υ捒颉捕?，然后設(shè)置文本的字體和顏色，如圖6-26所示。圖6-25標簽向?qū)υ捒?一)圖6-26標簽向?qū)υ捒颉捕场?〕單擊【下一步】按鈕，翻開“標簽向?qū)А睂υ捒颉踩?，如圖6-27所示，該對話框用來確定標簽顯示的內(nèi)容。在“可選字段”中選擇要在標簽上顯示的內(nèi)容，然后將其添加到右邊的“原型標簽”中。如果要添加多個字段到“原型標簽”中，可以在添加完一個字段之后，按回車鍵再繼續(xù)添加下一個字段，這樣在預(yù)覽報表時，系統(tǒng)會分行顯示各個字段的值。這里直接從可用字段中選擇：xm、xb、xh，作為標簽顯示的內(nèi)容。添加到“原型標簽”中的字段會用大括號將其括起來。在預(yù)覽報表時，大括號和里面的字符不會顯示在報表中，在報表中顯示的是字段名中的值。可以直接在“原型標簽”中輸入需要顯示在標簽報表上的內(nèi)容。例如，可以在{xm}、{xb}、{xh}的前面分別輸入姓名、性別、學(xué)號等相關(guān)字符，在預(yù)覽報表時，這些字符會顯示在標簽報表中。圖6-27標簽向?qū)υ捒颉踩场?〕單擊【下一步】按鈕，翻開“標簽向?qū)А睂υ捒颉菜摹?。將“xh”字段添加到“排序依據(jù)”列表框中，如圖6-28所示。圖6-28標簽向?qū)υ捒颉菜摹场?〕單擊【下一步】按鈕，翻開“標簽向?qū)А睂υ捒颉参濉?，如圖6-29所示。圖6-29標簽向?qū)υ捒颉参濉场?〕指定報表的名稱為“學(xué)生信息”，單擊【完成】按鈕，系統(tǒng)自動生成一個標簽報表，如圖6-30所示。圖6-30學(xué)生信息標簽報表6.2.5創(chuàng)立子報表子報表是插在其他報表中的報表。在合并報表時，兩個報表中的一個必須是主報表。主報表可以包含子報表，而且能夠包含多個子報表。子報表中還可以包含子報表，但一個主報表最多只能包含兩級子報表。在創(chuàng)立子報表之前，要確保主報表和子報表之間建立了正確的聯(lián)系，這樣才能保證主報表中數(shù)據(jù)和子報表中的數(shù)據(jù)有正確的聯(lián)系?！纠?.6】在“學(xué)生信息”報表中建立一個“班級”子報表。方法與步驟：〔1〕建立一個如圖6-31所示的“學(xué)生信息”報表。。圖6-31學(xué)生信息報表〔2〕單擊“工具箱”中的【子窗體/子報表】按鈕，將光標移動到“主體”區(qū)域，按住鼠標左鍵并拖動鼠標，然后釋放鼠標，系統(tǒng)會彈出“子報表向?qū)А睂υ捒颉惨弧?。選擇該對話框中的“使用現(xiàn)有的表和查詢”單項選擇按鈕，如圖6-32所示。圖6-33子報表向?qū)υ捒颉惨弧场?〕單擊【下一步】按鈕，系統(tǒng)彈出“子報表向?qū)А睂υ捒颉捕?，從“?查詢”下拉列表框中選擇“班級”，將“bjmc”字段添加到“選定字段”列表中，如圖6-33所示圖6-33子報表向?qū)υ捒颉捕场?〕單擊【下一步】按鈕，選中“從列表中選擇”單項選擇按鈕，如圖6-34所示。圖6-34子報表向?qū)υ捒颉踩场?〕單擊【下一步】按鈕，將子報表命名為“班級子報表”，如圖6-35所示。單擊【完成】按鈕。圖6-35子報表向?qū)υ捒颉菜摹场?〕翻開報表的設(shè)計視圖，系統(tǒng)在主報表“學(xué)生信息”中生成“班級”子報表，如圖6-36所示。圖6-36子報表設(shè)計視圖〔7〕單擊工具欄中的“預(yù)覽視圖”按鈕，切換到報表的打印預(yù)覽視圖，如圖6-37所示。圖6-37子報表預(yù)覽視圖6.3報表的計算

在實際應(yīng)用中，報表不僅僅是顯示和打印數(shù)據(jù)的工具，報表還可以對數(shù)據(jù)進行分析和計算，計算結(jié)果可以通過標簽和文本框添加在報表對象中，以提供更多的數(shù)據(jù)信息。例如，可以在報表中計算記錄的總計和平均數(shù)以及記錄數(shù)據(jù)占總數(shù)的百分比等。

6.3.1在報表中添加計算字段要想在報表中進行數(shù)值計算，必須先在報表中創(chuàng)立用于計算數(shù)據(jù)并顯示計算結(jié)果的控件，該類控件稱為計算控件。常用的控件有文本框和標簽。在報表中添加計算字段的具體方法與步驟是：〔1〕翻開報表的“設(shè)計”視圖?！?〕單擊工具箱中要作為計算字段的控件按鈕，單擊設(shè)計視圖中要放置控件的位置?！?〕如果計算控件是文本框，直接輸入以“=”開始的表達式?！?〕如果計算控件不是文本框，翻開該控件的“屬性”對話框，單擊【數(shù)據(jù)】選項卡，在“控件來源”文本框中輸入表達式。如圖6-38所示圖6-38文本框?qū)傩詫υ捒颉?〕修改新控件的標簽名稱，然后單擊【保存】按鈕，將報表保存。6.3.2計算報表中記錄的平均值【例6.7】根據(jù)“學(xué)生成績”表創(chuàng)立一個“成績單”報表，并在報表中計算數(shù)學(xué)成績的平均值。方法與步驟：〔1〕建立“學(xué)生成績”表，以“學(xué)生成績”表為數(shù)據(jù)源創(chuàng)立“成績單”報表。在報表頁腳中添加一個“文本框”控件，也可以將“文本框”控件添加到報表頁眉中?！?〕翻開文本框“屬性”對話框，選擇“數(shù)據(jù)”選項卡，然后單擊“控件來源”文本框右邊的命令按鈕，系統(tǒng)彈出“表達式生成”對話框，如圖6-39所示。從左下角的文本框中選擇“內(nèi)置函數(shù)”，在中間的文本框中選擇“SQL聚類函數(shù)”，然后選中右邊文本框中的Avg函數(shù)，最后單擊【粘貼】按鈕，將函數(shù)粘貼到表達式生成器中。圖6-39表達式生成器對話框〔3〕輸入Avg〔〕函數(shù)的自變量參數(shù)，這里輸入[sx]，然后單擊【確定】按鈕，返回到報表“設(shè)計”視圖中。〔4〕在報表“設(shè)計”視圖中，修改新文本框控件的標簽名稱為“數(shù)學(xué)平均成績”，單擊【保存】，其結(jié)果如圖6-40所示。圖6-40成績表預(yù)覽視圖6.3.3計算報表中記錄的個數(shù)【例6.8】在【例6.7】建立的“成績單”報表中計算記錄的總個數(shù)。方法與步驟：〔1〕翻開“成績”報表的“設(shè)計”視圖?！?〕在報表頁腳中添加“文本框”控件，文本框中直接輸入函數(shù)“=count([xh])”，其中[xh]為函數(shù)的自變量。因為字段“學(xué)號”是主索引，所以有多少個學(xué)號，就代表有多少個記錄。修改文本框的標簽名稱為“記錄總數(shù)：”，如圖6-41所示。圖6-41成績表設(shè)計視圖〔3〕單擊數(shù)據(jù)庫窗口中“預(yù)覽”按鈕，結(jié)果如圖6-42所示。圖6-42成績表預(yù)覽視圖6.3.4在報表中計算百分比在報表中計算百分比，也就是計算滿足條件的記錄數(shù)占總記錄數(shù)的百分比?！纠?.9】在【例6.7】建立的“成績單”報表中計算“數(shù)學(xué)”成績不及格人數(shù)占總?cè)藬?shù)的百分比。方法與步驟：〔1〕翻開“成績”報表的“設(shè)計”視圖。〔2〕將在文本框中的函數(shù)表達式改為“=DCount(”xh“，”成績表“，”[sx]<60“)/Count([xh])*100”，修改本框的標簽名稱為“數(shù)學(xué)成績不及格人數(shù)占總?cè)藬?shù)的百分比：”，如圖6-43所示。提示：使用DCount(expr,domain,[criteria])函數(shù)可以確定特定記錄集中的記錄數(shù)。expr表達式代表要統(tǒng)計其記錄數(shù)的字段；domain字符串表達式，代表組成域的記錄集，可以是表名稱或不需要參數(shù)的查詢名稱；criteria字符串表達式，用于限制DCount函數(shù)執(zhí)行的數(shù)據(jù)范圍。〔3〕單擊數(shù)據(jù)庫窗口中【預(yù)覽】按鈕，結(jié)果如圖6-44所示。圖6-43成績表設(shè)計視圖圖6-44成績表預(yù)覽視圖6.4報表的打印在報表打印之前，還可以對報表使用“自動套用格式”，以及對報表的頁面格式進行設(shè)置等工作。頁面設(shè)置完成后，并在打印預(yù)覽視圖中，沒有發(fā)現(xiàn)報表有什么問題，就可以進行報表打印了。6.4.1設(shè)計報表格式報表設(shè)計好之后，可以使用系統(tǒng)預(yù)定義的格式進行格式設(shè)置，方法如下：〔1〕翻開某個報表的設(shè)計視圖。如果要設(shè)置整個報表的格式，可以單擊相應(yīng)的報表選定按鈕；如果要設(shè)置某個節(jié)的格式，可以單擊相應(yīng)的節(jié)選定按鈕；如果需要設(shè)置控件的格式，可以選定相應(yīng)的控件?！?〕單擊工具欄中的【自動套用格式】按鈕，翻開“自動套用格式”對話框〔一〕，如圖6-45所示。在“報表自動套用格式”列表中選擇所需要的風(fēng)格選項。〔3〕如果需要指定字體、顏色和邊框等屬性，那么單擊【選項】按鈕，對話框底部將顯示“應(yīng)用屬性”選項組，如圖6-46所示。〔4〕設(shè)置完畢后，單擊【確定】按鈕即可。圖6-45自動套用格式對話框〔一〕圖6-46