公司項目采購與合同管理制度

公司項目采購與合同管理制度一、總則為了規(guī)范公司項目采購和合同管理工作，確保資金使用效率和風(fēng)險掌控，提高項目管理水平，特訂立本制度。二、項目采購管理2.1項目采購策劃項目負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)項目需求、預(yù)算、風(fēng)險評估等因素，訂立項目采購策劃。項目采購策劃中應(yīng)包含采購需求明確、采購方式、采購預(yù)算、采購進度等內(nèi)容。2.2供應(yīng)商選擇項目負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)采購策劃，對供應(yīng)商進行合理的篩選和評估。供應(yīng)商評估應(yīng)綜合考慮供應(yīng)商的信譽、技術(shù)本領(lǐng)、交貨本領(lǐng)、價格競爭力等因素。選擇供應(yīng)商時，應(yīng)采取公開、公平、公正的原則，確保采購過程的透亮度和合規(guī)性。2.3采購合同簽訂與履行項目負(fù)責(zé)人應(yīng)依照公司的采購流程，與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方權(quán)責(zé)、貨物/服務(wù)規(guī)格、數(shù)量、價格、付款方式、售后服務(wù)、違約責(zé)任等條款。采購合同履行過程中，應(yīng)嚴(yán)格依照合同商定進行采購、驗收、付款等流程。若顯現(xiàn)采購合同執(zhí)行中的問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，確保采購合同的履行和項目進度的順利推動。2.4采購文件管理全部項目采購相關(guān)的文件和資料應(yīng)按規(guī)定進行歸檔和保管。采購文件包含采購需求書、供應(yīng)商評估報告、采購策劃、采購合同、采購過程記錄等。采購文件應(yīng)依照年度進行分類存檔，并標(biāo)注文件名稱、存檔日期、保管責(zé)任人等信息。2.5采購本錢掌控項目負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)采購預(yù)算和實際情況，嚴(yán)格掌控項目采購本錢。在采購過程中，應(yīng)優(yōu)先選擇性價比較高的供應(yīng)商，避開過高的采購本錢造成資源揮霍。三、合同管理3.1合同管理流程項目負(fù)責(zé)人在合同簽訂后應(yīng)建立合同管理臺賬，并指定專人負(fù)責(zé)合同管理工作。合同管理流程包含合同備案、履行監(jiān)督、更改管理、索賠處理等環(huán)節(jié)。合同管理工作需要及時記錄和跟蹤合同的履行情況，確保各方按合同商定履行義務(wù)。3.2合同更改管理合同更改應(yīng)符合合同商定和相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，更改前需要經(jīng)過相關(guān)部門的審批。更改管理工作應(yīng)及時記錄更改事項、更改原因及影響、更改金額等相關(guān)信息，并及時通知供應(yīng)商和相關(guān)部門。3.3合同履行監(jiān)督合同履行監(jiān)督工作應(yīng)確保供應(yīng)商依照合同商定的要求履行合同義務(wù)。監(jiān)督工作包含供貨質(zhì)量檢查、工程進展把控、支出情況核對等。3.4合同索賠處理若合同履行中發(fā)生供應(yīng)商違約或合同糾紛，項目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時處理。索賠處理應(yīng)依據(jù)合同商定和相關(guān)法律法規(guī)進行，確保公司權(quán)益得到保護。四、監(jiān)督和考核4.1監(jiān)督機制公司設(shè)立內(nèi)部審計部門，負(fù)責(zé)對項目采購和合同管理工作進行監(jiān)督和檢查。內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對項目采購和合同管理過程進行抽查和核實，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改看法并跟蹤處理結(jié)果。4.2考核制度公司訂立項目采購和合同管理績效考核指標(biāo)，對相關(guān)責(zé)任人進行考核。考核指標(biāo)包含項目采購過程合規(guī)性、本錢掌控情況、合同履行情況等。五、附則5.1本制度自發(fā)布之日起施行，由公司負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)解釋和修訂。5.2公司員工應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度，并搭配執(zhí)行。5.3對于嚴(yán)重違反本制度的行為，公司將予