如何正確編寫Excel格式的需求文檔

如何正確編寫Excel格式的需求文檔？需求文檔是以一種文檔記錄的方式，Excel需求文檔的優(yōu)勢在于能夠幫助更好地查閱信息。如何編寫Excel格式的需求文檔？作者根據(jù)自身經(jīng)驗，并結(jié)合案例分享了相關(guān)經(jīng)驗，希望對你有用。之前參加枯葉講師的公開課，提到了Excel需求文檔的優(yōu)勢，剛好目前工作中也是通過Excel來編寫需求文檔，于是總結(jié)如下通過Excel來編寫需求文檔的經(jīng)驗和技巧。一、需求文檔的常見問題產(chǎn)品經(jīng)理的日常工作中，編寫需求文檔是一項必備的技能。需求文檔的重要性是不言而喻的，對團(tuán)隊的研發(fā)和測試人員，他們需要產(chǎn)品經(jīng)理提供詳情的需求文檔，以便以此為依據(jù)，開展開發(fā)和系統(tǒng)測試的工作。但是往往由于時間緊迫、產(chǎn)品經(jīng)驗不足等原因，提供的需求文檔，常常出現(xiàn)需求描述不清楚、邏輯不通、需求遺漏等問題，這些問題很容易在研發(fā)和測試工作中發(fā)現(xiàn)，例如：研發(fā)抱怨需求文檔中沒有描述清楚：比如：文檔中寫到：點擊新增按鈕，打開新增頁面。前端就會跑過來疑問：這里新增頁面是新開頁面，還是當(dāng)前頁面打開。研發(fā)在開發(fā)過程中，發(fā)現(xiàn)需求邏輯不通，找產(chǎn)品經(jīng)理反饋，產(chǎn)品經(jīng)理發(fā)現(xiàn)確實如此，趕緊補救。從而導(dǎo)致在研發(fā)過程中產(chǎn)生需求變更，引起眾怒，還是引起研發(fā)人員質(zhì)疑產(chǎn)品經(jīng)理的能力。需求有遺漏，不完整。產(chǎn)品在驗收的時候，發(fā)現(xiàn)某個功能的排序規(guī)則不對，然后讓研發(fā)修改。結(jié)果研發(fā)抱怨你的需求文檔中，沒有定義這個列表的排序規(guī)則，從而會產(chǎn)生團(tuán)隊矛盾。那么，我們?nèi)绾尾拍馨研枨笳f明清楚，盡量減少需求不清、需求遺漏、需求質(zhì)量問題呢？二、Excel需求文檔需求文檔是以一種文檔記錄的方式，進(jìn)行信息的溝通和傳遞。以便有跡可循，有理可依。前面出現(xiàn)的：需求不清、需求遺漏、需求質(zhì)量問題，我們可以通過編寫Excel形式的需求文檔，逐漸減少此類情況的發(fā)生，從而提升需求文檔質(zhì)量。需求文檔也是一個迭代的過程中，通過多次的迭代過程，一方面我們可以形成思考的方式，然后查漏補缺，進(jìn)而逐漸可以完成出完整的需求文檔。另一方面我們可以積累出需求文檔庫，便于后期的復(fù)用。1.歷史迭代可追溯首先Excel的需求文檔，可以很清楚每個版本迭代的功能有哪些。產(chǎn)品不斷的迭代更新，或是人員的交接，經(jīng)常需要回溯之前的線上邏輯，需求文檔的缺失或不完善，會導(dǎo)致線上邏輯不明確，甚至后續(xù)的產(chǎn)品需求設(shè)計的邏輯與線上矛盾或沖突，為項目的開發(fā)帶來麻煩。Excel需求文檔中，可以通過sheet保留每一個迭代版本的需求內(nèi)容。方便進(jìn)行信息的查閱！2.需求顆粒度細(xì)我們經(jīng)常會很糾結(jié)，需求到底要寫到多細(xì)，常常以為寫的很詳細(xì)了，結(jié)果研發(fā)還是有很多疑問。通過Excel的需求文檔，對每一個元素進(jìn)行描述，這樣細(xì)化之后的需求，可以防止遺漏，思考就更加清楚，方便檢查，查漏補缺，從而提升需求文檔的質(zhì)量。例如：后臺系統(tǒng)都有導(dǎo)出某個頁面上的數(shù)據(jù)的功能，比如導(dǎo)出用戶列表的數(shù)據(jù)。有些產(chǎn)品經(jīng)理在寫這個導(dǎo)出需求時只有一句話的描述：點擊『導(dǎo)出』按鈕后，將表格中的數(shù)據(jù)導(dǎo)出為excel文檔。但是我們經(jīng)過一步一步拆解到不能再細(xì)的程度，這樣再來審視這句話，會發(fā)現(xiàn)有很多不明確的點：導(dǎo)出的文件格式是什么？xlsx？xls？還是csv？（這三種格式都很常見）導(dǎo)出的表格是否區(qū)分sheet？sheet名稱是什么？導(dǎo)出的表格包含哪些字段？如果還有圖片（頭像）等信息，怎么處理？導(dǎo)出列表數(shù)據(jù)的最大上限值是多少？導(dǎo)出的文件如何命名？上述這些問題，如果在需求文檔中不明確，在需求開發(fā)過程中通常會出現(xiàn)兩種情況：要么是技術(shù)同學(xué)過來問產(chǎn)品經(jīng)理如何定義（可能不止一次的溝通），要么是技術(shù)同學(xué)按自己的想法實現(xiàn)。前者增加了溝通成本，后續(xù)還是要花費時間完善文檔或是再給測試同學(xué)講需求，后者如果實現(xiàn)的方案在測試環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)與產(chǎn)品或測試的想法不同，就需要返工再調(diào)整，兩種情況無論怎樣，都會浪費時間。3.迭代更新，沉淀需求庫需求傳遞到研發(fā)和測試人員之后，通過團(tuán)隊后續(xù)反饋，產(chǎn)品經(jīng)理可以及時補充遺漏的地方，完善需求文檔，并且總結(jié)遺漏的原因，避免后期再出現(xiàn)同樣的問題，從而最終能夠完成一個高質(zhì)量的需求文檔。通過這樣迭代，可以形成一個通用的需求庫。其實在需求中，發(fā)現(xiàn)不同需求所用到的功能很多都是類似的，那么后面如果再碰到這樣的需求，我們可以在這個基礎(chǔ)上面進(jìn)行復(fù)用，從積累的需求庫中，提取出相應(yīng)的功能即可。三、Excel需求文檔的模板介紹下面來介紹Excel形式的需求文檔的模板，定義好模板結(jié)構(gòu)之后，可以快速編寫。1.文檔命名規(guī)范文檔的編號和命名很關(guān)鍵，每個產(chǎn)品都是經(jīng)過若干個迭代才完成的，而每個迭代所完成的產(chǎn)品功能或者升級的需求都可能是不一樣的，因此需要定義清楚該文件屬于產(chǎn)品的哪個迭代，修改了幾個版本。文件命名的方法一般是通過版本號定義，比如簡單的方法是：XX產(chǎn)品V1.0PRD_V2,前面的V1.0是產(chǎn)品迭代的編號，后面的V2PRD的版本號。2.文檔基本信息介紹需求文檔的封面基本信息，需要注明產(chǎn)品名稱、需求文檔的狀態(tài)、當(dāng)前版本、編寫需求文檔的人員和完成的時間。3.文檔修改記錄產(chǎn)品是分多個版本迭代的，關(guān)于需求文檔修改的記錄頁需要記錄下面，包括：版本號、修訂日期、模塊、修訂說明、修訂人、備注。文檔版本號顯示的當(dāng)前修改的內(nèi)容屬于文檔的第幾個版本(當(dāng)前系統(tǒng)的版本XX產(chǎn)品V1.0+修改的版本V1)，模板是具體到修改內(nèi)容屬于的功能模塊，以便閱讀人及時找到修改后的內(nèi)容，修改原因說明為什么要修改該需求，讓閱讀者直觀的了解原因。日期是指需求文檔修改的時間，修改人是指需求內(nèi)容的修改者。4.模板說明需求文檔的模板參考上圖，需求文檔的關(guān)鍵屬性說明如下：編號：編號就是功能的順序號，主要是需求的唯一性標(biāo)識。模塊：把需求劃分到系統(tǒng)的某個功能模塊，一般只需要劃分到系統(tǒng)的一級菜單。功能名稱：系統(tǒng)化到系統(tǒng)的功能菜單，比如注冊、個人中心、活動管理。功能點：這個功能菜單中具體的功能點，比如修改個人信息、查詢訂單。需求類型：需求類型一般包括：新增功能、功能改進(jìn)、需求變更、界面優(yōu)化、Bug修復(fù)、刪除功能、接口需求等。功能詳細(xì)描述：功能詳情是描述這個功能點的頁面展示、業(yè)務(wù)規(guī)則內(nèi)容。是需求文檔的核心內(nèi)容。參數(shù)：對輸入的參數(shù)信息描述。提示信息的描述。備注：其它任何信息，如：與哪個信息相關(guān)。示例：如何以正確的姿勢編寫需求？在編寫需求文檔的過程中，往往因進(jìn)度緊而來不接寫的完整，這就需要技巧性的簡化文檔，不妨先出一個系統(tǒng)框架，然后再補充每個欄目中的內(nèi)容，最后再來扣細(xì)節(jié)，這樣在檢查的時候，能夠及時發(fā)現(xiàn)需要是否有遺漏。沒有任何文檔是一次能寫好的，所以在初期版本不要一上來就追求完美，有瑕疵是很正常的，在考慮到不影響開發(fā)設(shè)計工作的前提下，將后期迭代的思考加入其中就好了。搭建需求框架，細(xì)化了每個功能點上。針對每個功能點，結(jié)構(gòu)化描述詳情功能。最后整體檢查，補充遺漏、摳細(xì)節(jié)，完善需求文檔。例如：一個活動管理頁面如下，那我們要如何編寫活動管理模板的功能說明。1.搭建框架在寫需求文檔前，需要先搭建框架，首先會把這個模塊盡可能細(xì)化到功能點，其實就是先寫目錄。結(jié)合產(chǎn)品功能的操作，涉及到多個頁面或多個系統(tǒng)的狀態(tài)變化；另一個是大框架下的內(nèi)容是不是有遺漏，有沒有遺漏描述某一項功能邏輯。2.結(jié)構(gòu)化描述通常完成了目錄框架，自己對整個需求就很清晰明朗了，一種一切盡在掌控的感覺，接下來就是挨個補齊具體的需求的功能描述。功能是有邏輯的。而不是只講功能點羅列出來。通過結(jié)構(gòu)化的梳理，也是自己對系統(tǒng)的進(jìn)一步深入思考。所以，產(chǎn)品交付給研發(fā)的，是詳細(xì)的系統(tǒng)功能說明。研發(fā)是實現(xiàn)功能，按照功能清單來，此時產(chǎn)品提供的就是簡明扼要的功能說明。3.摳細(xì)節(jié)工作中我經(jīng)常建議產(chǎn)品同學(xué)寫完需求文檔后自己再讀一遍，自己讀一遍就能發(fā)現(xiàn)很多問題和漏洞。更重要的是，要能代入看需求文檔的人的角色中，以他們的視角來審閱需求。最簡單的，我習(xí)慣于將文檔中我認(rèn)為重要的，擔(dān)心他人閱讀時會忽視的段落文字加下劃線或背景色標(biāo)識，或是特別注明（此處設(shè)計師請注意有多個狀態(tài)）等。代入測試的角色，試想自己看著這份需求文檔在寫測試用例，通常會發(fā)現(xiàn)很多漏洞?？偨Y(jié)需求文檔不僅僅是為了交付給研發(fā)測試而編寫的，是為了降低需求遺漏的風(fēng)險，降低團(tuán)隊的矛盾，確保研發(fā)理解的功能與產(chǎn)品想要