首創(chuàng)集團辦公室工作職能及崗位職責說明樣本

首創(chuàng)集團辦公室工作職能及崗位職責闡明（送審稿）一、工作職能概述（一）重要會議、重大活動組織服務(wù)管理職能1．負責集團董事會、集團總經(jīng)理辦公會、集團工作會議及集團關(guān)于專項會議議題程序準備、資料準備、會議告知、會議記錄以及會議決策、紀要起草、印制和分發(fā)。2．負責集團重大活動方案制定、重大活動告知、籌辦、協(xié)調(diào)和組織以及后勤服務(wù)；負責集團重大活動影像制作、文字記載以及信息宣傳等。（二）綜合協(xié)調(diào)管理職能1．依照集團領(lǐng)導授權(quán)，辦公室牽頭組織集團關(guān)于部門、關(guān)于單位開展專項工作，解決、解決專項問題。2．依照集團部門、單位邀約，辦公室牽頭邀請關(guān)于部門、關(guān)于單位開展某項工作，解決、解決某個問題。3．依照集團董事會、總經(jīng)理辦公會、集團工作會議決定、決策和集團領(lǐng)導同志專項批示，對集團各部門、各單位關(guān)于工作進度狀況、貫徹狀況進行詢問、督查、反饋。4．配合集團戰(zhàn)略規(guī)劃部對集團各項規(guī)章制度執(zhí)行狀況進行監(jiān)督檢查，環(huán)繞關(guān)于問題開展專項調(diào)研，為改進公司工作和管理提出建議或方案。5．負責集團與市委市政府關(guān)于部門、社會關(guān)于部門、單位事務(wù)聯(lián)系與解決。（三）文秘和檔案管理職能1．負責董事長、董事、總經(jīng)理、副總經(jīng)理尋常工作安排，并協(xié)助集團領(lǐng)導對內(nèi)對外事務(wù)聯(lián)系、接待。依照領(lǐng)導意圖、批示或授權(quán)解決關(guān)于事務(wù)。2．負責集團領(lǐng)導交辦及辦公室需要文字材料起草、印制。3．負責集團工作動態(tài)、簡報、年報所需信息收集、整頓，并編攥、印發(fā)。4．負責集團大事記編攥、印制及保管。5．制定集團公文制作和文獻管理辦法并組織實行。負責集團系統(tǒng)、上級及關(guān)于單位各種文獻、資料領(lǐng)取、接受、傳閱、轉(zhuǎn)遞、上報。負責集團各部門各單位以集團名義向上級及關(guān)于部門、單位報送文獻文字把關(guān)、校對以及文獻類型、文號、主題詞擬定。負責集團系統(tǒng)文秘工作指引檢查和對集團系統(tǒng)文秘人員業(yè)務(wù)培訓。6．制定集團文書檔案管理規(guī)定并組織實行。負責集團各類文獻、合同、合同、意向書、責任書、文字資料及聲像資料歸檔、保管。負責集團系統(tǒng)文書檔案管理工作指引、檢查，組織集團系統(tǒng)檔案管理達標升級工作。負責集團系統(tǒng)文書檔案人員業(yè)務(wù)培訓。7．制定集團保密工作規(guī)定，檢查、指引集團系統(tǒng)保密工作，負責集團總部機要文獻管理，負責集團系統(tǒng)失密事件調(diào)查解決。8．制定集團總部印章、證件、證信管理辦法并實行，負責集團營業(yè)執(zhí)照、機構(gòu)代碼證書年檢和使用管理。9．負責集團總部前臺接待服務(wù)，涉及總機服務(wù)及集團總部傳真服務(wù)。10．負責與集團參加協(xié)會、學會尋常聯(lián)系及詳細工作事項。（四）信訪、排查調(diào)處管理職能1．制定集團信訪工作條例，健全完善集團系統(tǒng)信訪工作組織體系，檢查、指引集團系統(tǒng)各單位信訪工作。負責集團總部信訪、電話訪、網(wǎng)上訪和集體來訪協(xié)調(diào)接待解決；負責人大代表、政協(xié)委員專項提案、工作建議協(xié)調(diào)解決和答復(fù)；負責集團系統(tǒng)信訪干部業(yè)務(wù)培訓。2．制定集團排查調(diào)處工作規(guī)定，健全完善集團系統(tǒng)排查調(diào)處工作組織體系，檢查指引集團系統(tǒng)排查調(diào)處工作。定期排查集團系統(tǒng)重點矛盾糾紛和不穩(wěn)定因素，對重大問題或重點問題，協(xié)調(diào)集團關(guān)于部門和單位研究調(diào)處辦法、方案，包案完畢調(diào)處任務(wù)。負責集團系統(tǒng)排查調(diào)處工作干部業(yè)務(wù)培訓。3．負責協(xié)調(diào)集團系統(tǒng)關(guān)于部門和單位以及集團外關(guān)于部門和單位，妥善解決集團系統(tǒng)發(fā)生各類重大矛盾和突發(fā)事件以及涉及社會各類突發(fā)事件，涉及涉外重大矛盾糾紛、越級上訪事件或群體越級上訪事件。4．協(xié)助關(guān)于部門調(diào)查解決因人民內(nèi)部矛盾引起各類案件。（五）行政管理職能1．制定集團系統(tǒng)安全生產(chǎn)、安全保衛(wèi)制度，健全完善集團系統(tǒng)安全生產(chǎn)、安全保衛(wèi)組織網(wǎng)絡(luò)，對集團系統(tǒng)安全生產(chǎn)、安全保衛(wèi)進行工作指引。2．組織集團與直屬各單位簽定年度綜合治理、維護社會穩(wěn)定責任書，定期組織集團系統(tǒng)安全生產(chǎn)、安全保衛(wèi)工作大檢查，監(jiān)督各項辦法、制度貫徹。3．負責協(xié)調(diào)關(guān)于部門調(diào)查集團系統(tǒng)發(fā)生安全生產(chǎn)、安全保衛(wèi)事故和案件，并對事故、案件負責人和責任單位提出解決意見，報集團總經(jīng)理辦公會審定。負責集團系統(tǒng)安全生產(chǎn)、安全保衛(wèi)干部業(yè)務(wù)培訓，負責集團總部保安員管理。4．負責與市、區(qū)安全生產(chǎn)、安全保衛(wèi)主管部門及公檢法等部門協(xié)調(diào)聯(lián)系，信息溝通，完畢交辦工作任務(wù)，協(xié)助辦理關(guān)于案件。5．負責集團總部安全生產(chǎn)、安全保衛(wèi)設(shè)備、設(shè)施購買、使用和維護管理。6．負責集團系統(tǒng)節(jié)假日及特殊時期值班管理。7．負責集團產(chǎn)權(quán)房屋和物業(yè)管理以及集團房改工作。8．負責集團總部作息時間、辦公制度、工作紀律制定和監(jiān)管。9．負責集團系記錄劃生育、公共衛(wèi)生、綠化、義務(wù)獻血、防災(zāi)減災(zāi)及社會公益工作管理。（六）后勤保障管理職能1．負責集團總部辦公用品、生活用品、勞保保潔用品、職工福運用品、禮物、紀念品、獎品及藥物采購、分發(fā)和保管。2．負責集團總部辦公、生活設(shè)備、設(shè)施等固定資產(chǎn)購買籌劃編制、報批手續(xù)履行及其購買、建設(shè)、分派、建帳、記帳和維護維修等管理工作，協(xié)調(diào)關(guān)于部門辦理對固定資產(chǎn)處置核銷事項。3．負責集團總部報刊訂閱和員工體檢管理。4．負責集團總部公務(wù)機動車輛更新籌劃編制及其購買、分派、維修和公務(wù)車事務(wù)管理；負責集團總部公務(wù)車使用調(diào)度和油票購買、發(fā)放。負責集團總部專職司機管理及集團總部駕駛?cè)藛T交通安全教誨工作。5．負責集團總部辦公區(qū)域美化以及花木租擺工作。6．負責集團總部衛(wèi)生保潔工作以及保潔員管理。7．負責集團總部通訊、飲水及工作餐、業(yè)務(wù)招待餐管理。8．負責集團總部辦公、物業(yè)及文體活動等費用報銷審核管理。9．負責與集團總部所在地區(qū)關(guān)于部門、與靜安中心大廈聯(lián)系、溝通，對關(guān)于事項協(xié)調(diào)解決。二、崗位設(shè)立、崗位職責及任職條件（一）崗位——辦公室主任1．崗位職責：負責辦公室全面管理工作，側(cè)重抓文秘檔案、督查催辦、協(xié)調(diào)管理工作。（1）按照集團領(lǐng)導規(guī)定，負責集團董事會、總經(jīng)理辦公會、集團工作會議及集團專項會議籌辦和會務(wù)工作，督辦董事會、總經(jīng)理辦公會、集團工作會議及集團專項會議關(guān)于決策貫徹，并向集團領(lǐng)導反饋狀況。（2）按集團領(lǐng)導委托、授權(quán)或集團部門、下屬單位邀約，協(xié)調(diào)督促集團各部門、下屬各單位工作，牽頭組織完畢集團部門之間、部門與下屬單位之間、下屬單位之間需配合開展工作任務(wù)。（3）負責集團系統(tǒng)辦公室工作狀況溝通，工作研討、工作經(jīng)驗總結(jié)、交流、推廣，協(xié)調(diào)配合集團關(guān)于部門，組織監(jiān)督檢查集團各項規(guī)章制度執(zhí)行狀況。（4）經(jīng)集團領(lǐng)導授權(quán)代表集團對外接待、參加會議、解決事務(wù)并負責與政府機關(guān)、關(guān)于單位聯(lián)系、協(xié)調(diào)工作。（5）提出集團辦公室工作思路和規(guī)定，組織集團辦公室人員制定年度工作籌劃和年度預(yù)算。（6）負責集團重要文獻、材料起草、修改、把關(guān)及集團公文、檔案管理制度建設(shè)，負責文秘檔案人員業(yè)務(wù)培訓。（7）負責集團辦公室人員尋常管理、崗位調(diào)節(jié)、人員調(diào)動、培養(yǎng)規(guī)劃等；負責組織制定辦公室各項工作管理制度，檢查執(zhí)行制度狀況；負責審定辦公室重要工作方案，聽取辦公室各項工作總結(jié)報告，提出改進工作辦法。（8）負責制定集團辦公室及辦公室人員績效指標，負責考核集團辦公室人員績效，提出評價意見。（9）負責集團與關(guān)于協(xié)會、學會聯(lián)系，解決關(guān)于事務(wù)。（10）定期并及時向主管副總經(jīng)理報告工作，完畢集團領(lǐng)導交辦其他工作。2．任職資格和條件：（1）理解公司使命、經(jīng)營理念、公司文化；忠誠敬業(yè)、成熟自信、進取心強、有較強再學習能力和創(chuàng)新精神。（2）有國家機關(guān)、大型公司以上工作經(jīng)歷，5年以上部門管理工作經(jīng)歷。（3）有本科以上學歷和公司管理、辦公室有關(guān)專業(yè)知識，從事辦公室工作3年以上經(jīng)歷。（4）有較高理論政策水平，較強思維能力、把握全局能力、應(yīng)變能力、組織協(xié)調(diào)能力和較強親和力。（5）有較高文字表達和口頭表達能力，較強團隊領(lǐng)導能力和勉勵、溝通能力。（6）做過外聯(lián)工作，同政府部門有良好關(guān)系。（7）有經(jīng)濟、管理類高檔專業(yè)技術(shù)職稱。（二）崗位——辦公室副主任1．崗位職責：協(xié)助辦公室主任工作，側(cè)重負責辦公室人員尋常管理；信訪、排查調(diào)處、突發(fā)事件管理；安全生產(chǎn)、安全保衛(wèi)和行政后勤管理工作。（1）負責集團系統(tǒng)信訪工作組織網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，對集團信訪工作提出思路和辦法，對下屬單位信訪工作指引、督促和檢查，總結(jié)推廣信訪工作經(jīng)驗，提出改進信訪工作意見。（2）負責集團系統(tǒng)排查調(diào)處工作組織網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，傳達上級精神，理解掌握集團系統(tǒng)排查調(diào)處工作狀況，對下屬單位排查調(diào)處工作指引、督促和檢查，協(xié)調(diào)集團內(nèi)外關(guān)于部門、關(guān)于單位解決排查調(diào)處工作問題和矛盾。（3）負責協(xié)調(diào)集團內(nèi)外關(guān)于部門和單位解決集團系統(tǒng)發(fā)生突發(fā)事件，協(xié)助關(guān)于部門辦理有關(guān)案件。（4）負責集團系統(tǒng)安全生產(chǎn)、安全保衛(wèi)即綜合治理工作組織網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，對集團綜合治理工作提出思路和辦法，對下屬單位綜合治理工作指引、督促和檢查，總結(jié)推廣綜合治理工作經(jīng)驗，提出改進工作意見，協(xié)調(diào)關(guān)于部門、單位調(diào)查解決安全生產(chǎn)、安全保衛(wèi)事故和案件。（5）詳細負責集團總部信訪、排查調(diào)處和解決突發(fā)事件工作。詳細負責集團總部安全生產(chǎn)、安全保衛(wèi)及交通安全工作，協(xié)調(diào)解決關(guān)于事故、案件。（6）協(xié)助主任負責集團公文、材料文字把關(guān)，文獻和文書檔案管理及保密管理工作。（7）負責集團系統(tǒng)行政后勤管理工作指引、督促和檢查，全面負責集團總部行政后勤管理工作。組織制定集團總部行政后勤各項工作籌劃、工作制度、年度預(yù)算并詳細組織實行，督促檢查貫徹狀況，提出改進工作思路和意見。（8）把握行政后勤管理政策規(guī)定，把握開支范疇及開支額度，嚴格費用報銷手續(xù)，按職權(quán)控制、審批辦公、生活、各項活動及物業(yè)等費用支出。（9）協(xié)助主任負責文秘員隊伍、保潔員隊伍、保安員隊伍和專職司機隊伍建設(shè)及人員調(diào)節(jié)、調(diào)動。（10）協(xié)助主任負責集團辦公室人員尋常管理，集團系統(tǒng)辦公室人員業(yè)務(wù)培訓、人才培養(yǎng)。協(xié)助主任制定集團辦公室人員績效指標，實行績效考核。（11）完畢集團領(lǐng)導和主任交辦其他工作。2．任職資格和條件：（1）理解公司使命、經(jīng)營觀念、公司文化，忠誠敬業(yè)、成熟自信、進取心強、有較強再學習能力和創(chuàng)新精神。（2）有國家機關(guān)、大型公司8年以上工作經(jīng)歷，4年以上部門管理工作經(jīng)歷。（3）有本科以上學歷和公司管理、辦公室有關(guān)專業(yè)知識，從事辦公室工作3年以上經(jīng)歷。（4）有較高理論政策水平、較強思維能力、把握全局能力、應(yīng)變能力、組織協(xié)調(diào)能力和較強親和力。（5）有較高文字表達和口頭表達能力，較強團隊領(lǐng)導能力和勉勵、溝通能力。（6）有經(jīng)濟、管理類高檔專業(yè)技術(shù)職稱。（三）崗位——秘書1．崗位職責（1）負責董事長、總經(jīng)理文獻、資料接受、傳遞及保管。（2）負責董事長、總經(jīng)理尋常工作安排、內(nèi)外事務(wù)聯(lián)系、客人接待安排。（3）經(jīng)授權(quán)，代表董事長、總經(jīng)理接待客人，解決事務(wù)。（4）完畢董事長、總經(jīng)理及辦公室主任交辦其他事項。2．任職資格和條件（1）理解公司使命、經(jīng)營理念、公司文化、忠于職守，作風正派，勤奮好學，事業(yè)心強。（2）有3年以上政府或大公司領(lǐng)導秘書工作經(jīng)驗。（3）熟悉集團所經(jīng)營業(yè)務(wù)，具備豐富專業(yè)知識。（4）有較高文字表達和口頭表達能力。（5）純熟使用相應(yīng)辦公軟件、有較強公文寫作、文字解決能力。（6）有研究生以上學歷，有較高英語表達能力，能翻譯普通英文資料。（7）有較強溝通能力。（四）崗位——文秘主管1．崗位職責（1）負責集團董事會、總經(jīng)理辦公會、集團工作會議以及集團關(guān)于專項會議籌辦、會務(wù)工作。涉及議題收集、會議告知，會議安排組織，會議紀錄，會議文獻、紀要起草等。（2）協(xié)助主任對會議決定事項和集團領(lǐng)導交辦工作進行督辦及狀況反饋。（3）負責集團及辦公室關(guān)于文獻、材料起草工作。（4）負責集團大事記采集、整頓、編印，集團工作動態(tài)、簡報編撰、印發(fā)以及集團年報編撰制作管理工作。（5）負責集團文獻接受、登記、傳閱、轉(zhuǎn)遞、互換、報送、發(fā)放工作。負責以集團名義發(fā)出各類文獻材料審核、校對，文號、主題詞擬定。（6）負責集團總部各種文獻、資料、材料、合同、合同、意向書、責任書收集歸檔、保管及集團總部檔案管理。（7）負責集團機要文獻管理以及保密工作。（8）負責集團印章、證件、證信管理，負責集團營業(yè)執(zhí)照、機構(gòu)代碼證書年檢和使用管理。（9）負責集團總部文秘員管理以及集團總部前臺接待服務(wù)、傳真服務(wù)管理。（10）協(xié)助辦公室主管領(lǐng)導制定文獻、文印、檔案管理辦法、規(guī)章以及集團系統(tǒng)辦公室文秘人員培訓籌劃、方案及實行等。（11）負責辦公室領(lǐng)導交辦其她事項。2．任職資格和條件（1）有大學本科以上學歷，學過文秘專業(yè)知識。（2）能純熟使用辦公自動化設(shè)備，有較強公文寫作能力和文字表達、解決能力。（3）具備一定協(xié)調(diào)溝通能力。（4）具備一定檔案管理知識和檔案管理經(jīng)驗。（5）具備3年以上文秘、檔案管理工作經(jīng)歷。（6）有事業(yè)心、責任感，對公司忠誠、淡薄名利、肯于吃苦，工作認真細致、踏實務(wù)實，刻苦學習、不斷進取和創(chuàng)新精神。（五）崗位——行政后勤主管1．崗位職責（1）負責集團總部辦公用品、生活福運用品、藥物、勞保保潔用品、禮物、紀念品、獎品等物品購買預(yù)算及采購、分發(fā)、保管工作。負責集團總部辦公設(shè)備、通訊設(shè)備、生活設(shè)備購買預(yù)算、采購、維護維修和管理。（2）負責集團總部固定資產(chǎn)購買籌劃、采購和臺帳管理，協(xié)調(diào)關(guān)于部門辦理固定資產(chǎn)解決核銷手續(xù)。（3）負責集團產(chǎn)權(quán)房屋和物業(yè)管理以及集團房改工作。（4）負責集團總部作息時間、辦公制度、工作紀律制定和監(jiān)管，負責集團系統(tǒng)節(jié)假日及特殊時期值班督察。（5）負責集團系統(tǒng)及集團總部籌劃生育、公共衛(wèi)生、綠化、義務(wù)獻血、防災(zāi)減災(zāi)以及社會