檔案管理案例

-6-夯實(shí)檔案管理基礎(chǔ)提升資源利用水平為高質(zhì)量發(fā)展提供有力支持檔案工作龐大而復(fù)雜，專業(yè)性極強(qiáng)。檔案管理作為企業(yè)管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，對(duì)于企業(yè)充分運(yùn)用和挖掘各類經(jīng)營(yíng)管理等方面的信息資源，促進(jìn)企業(yè)科學(xué)發(fā)展、創(chuàng)新發(fā)展和高質(zhì)量發(fā)展具有十分重要的意義。如何扎實(shí)做好“管理”和“服務(wù)”兩篇文章，打牢檔案管理工作的基石，不斷推進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新步伐，早日實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理模式，切實(shí)提升檔案管理和利用水平，是中心檔案管理工作的目標(biāo)，也是實(shí)施檔案管理創(chuàng)新的動(dòng)力。一、案例分析中心劃歸二級(jí)單位以來(lái)，盡快建立健全檔案管理制度和管理機(jī)制也擺上了工作日程，三年以來(lái)，中心檔案管理從“零”起步，堅(jiān)持從實(shí)際出發(fā)，積極順應(yīng)公司檔案管理工作的新形勢(shì)、新任務(wù)、新要求，大力提升依法治檔意識(shí)、主動(dòng)服務(wù)意識(shí)和學(xué)習(xí)創(chuàng)新意識(shí)，強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)，完善工作機(jī)制，扎實(shí)基礎(chǔ)建設(shè)，提升隊(duì)伍素質(zhì)，目前，已經(jīng)建立中心檔案室，實(shí)現(xiàn)“文檔一體化”，檔案管理體系進(jìn)一步健全，融入數(shù)字化檔案信息平臺(tái)扎實(shí)起步，有力促進(jìn)了檔案管理的規(guī)范化、制度化和數(shù)字化水平，為高質(zhì)量發(fā)展提供了有力的檔案支持。二、實(shí)施背景中心檔案管理起步以來(lái)，存在思想認(rèn)識(shí)不夠、基礎(chǔ)建設(shè)薄弱、管理體系不全、人員配備不足、設(shè)備設(shè)施缺乏等方面的問(wèn)題，制約著檔案管理的健康發(fā)展。一是對(duì)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足。檔案管理起步之時(shí)，正是中心管理體制變化、管理機(jī)制急待創(chuàng)新完善的時(shí)刻，安全、經(jīng)營(yíng)、后勤保障等各項(xiàng)工作面臨著新的形勢(shì)任務(wù)，檔案工作作為局部和幕后服務(wù)性工作，容易被忽視，造成對(duì)檔案工作人、財(cái)、物等方面的投入不足。二是檔案管理的制度機(jī)制不完善。檔案管理作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性管理工作，長(zhǎng)期以來(lái)存在認(rèn)識(shí)不足、重視不夠的問(wèn)題，導(dǎo)致檔案管理的責(zé)任機(jī)制不完善、管理制度不健全，設(shè)備設(shè)施和管理人員配備不足，檔案資料由各相關(guān)科室分類保管，存在檔案資料和信息資源流失等方面的風(fēng)險(xiǎn)。三是檔案管理與日常管理工作結(jié)合不緊密。檔案形成的過(guò)程就是企業(yè)日常管理工作的沉淀，檔案的最終目的是要服務(wù)于安全生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理和企業(yè)發(fā)展。中心檔案管理觸角延伸不深，目前，僅限于文書檔案管理方面的收集整理，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案、技術(shù)檔案、工程檔案、人資檔案等方面的管理還存在短板。四是檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的步伐不快。面對(duì)當(dāng)前檔案管理一體化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的形勢(shì)和要求，中心檔案仍采用傳統(tǒng)人工收集整理，保存方式也以紙質(zhì)及實(shí)體檔案的形式存放，檔案整理工作量大、工作效率低下，檔案保管制約條件多，檔案長(zhǎng)期頻繁查閱利用也容易造成原件損壞。三、創(chuàng)新做法?根據(jù)公司當(dāng)前對(duì)檔案管理工作的新要求新任務(wù)，針對(duì)檔案管理存在的主要問(wèn)題，中心積極聚集檔案管理，根據(jù)實(shí)際情況，分析形勢(shì)，剖析原因，研究對(duì)策，積極加強(qiáng)法律法規(guī)學(xué)習(xí)、完善組織機(jī)構(gòu)、健全管理制度、明確責(zé)任分工、延伸管理觸角、推動(dòng)數(shù)字建檔，在促進(jìn)檔案管理理念創(chuàng)新、機(jī)制創(chuàng)新、管理創(chuàng)新和利用創(chuàng)新等方面邁出了堅(jiān)定的步伐。具體做法如下：1.正視問(wèn)題，明確思路，充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性。中心針對(duì)中心檔案管理工作中存在的問(wèn)題和薄弱環(huán)節(jié)，以及工作實(shí)際情況，堅(jiān)持把檔案管理工作作為一項(xiàng)經(jīng)常性、基礎(chǔ)性的工作擺上日程，定期研究分析檔案管理工作情況，積極加強(qiáng)檔案法律法規(guī)的宣傳學(xué)習(xí)，使廣大職工對(duì)檔案工作的重要性有了進(jìn)一步的認(rèn)識(shí)，并充分利用現(xiàn)有條件，為促進(jìn)檔案管理增加必要投入，創(chuàng)造必要條件，有效解決了檔案管理場(chǎng)所缺乏、人員配備不齊等方面的問(wèn)題，將檔案管理納入常態(tài)化管理，為檔案管理工作創(chuàng)造了良好的環(huán)境。2.依法規(guī)范，健全機(jī)制，積極完善檔案管理工作機(jī)制。中心從建立到管理機(jī)制更為二級(jí)單位之后，各項(xiàng)基礎(chǔ)性工作提上日程，建立健全檔案管理機(jī)制制度迫在眉睫。按照公司關(guān)于檔案管理的各項(xiàng)要求，中心切實(shí)將檔案擺上決策議事日程，及時(shí)建立了檔案管理的工作機(jī)制，確定了檔案管理的組織機(jī)構(gòu)，明確了分管領(lǐng)導(dǎo)，由綜合辦負(fù)責(zé)檔案管理的具體事宜，為檔案管理逐步規(guī)范化提供了有力的機(jī)制保證。3.緊貼實(shí)際，健全隊(duì)伍，努力提升檔案管理專業(yè)素質(zhì)。針對(duì)檔案管理工作人員缺失、無(wú)專業(yè)管理人員的現(xiàn)狀，中心及時(shí)配備了兼職檔案管理人員，根據(jù)檔案管理工作實(shí)際需要，積極開展檔案管理人員專業(yè)培訓(xùn)，委派人員參加公司檔案管理培訓(xùn)班，系統(tǒng)學(xué)習(xí)了文書檔案管理方面的知識(shí)，委派人員參加數(shù)字檔案建設(shè)項(xiàng)目視頻培訓(xùn)班。目前，中心兼職檔案管理員已取得檔案管理員資格證，為中心推進(jìn)檔案管理規(guī)范化、信息化建設(shè)提供了有力的人才支持。4.系統(tǒng)完善，積極創(chuàng)新，大力推進(jìn)“文檔一體化”管理?！拔臋n一體化”是實(shí)現(xiàn)文秘管理與檔案管理高效結(jié)合的必由之路，推進(jìn)“文檔一體化”，能夠有效保證文件內(nèi)容的完整性、原始數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的一致性，實(shí)現(xiàn)文件生成、辦理到檔案歸檔的全過(guò)程管理。中心針對(duì)當(dāng)前工作實(shí)際，積極推進(jìn)OA辦公系統(tǒng)調(diào)試應(yīng)用，確定OA系統(tǒng)管理員，按照要求完善文檔處理流程，充分發(fā)揮了OA辦公系統(tǒng)潛力，促進(jìn)了文檔信息化管理水平，為公司OA辦公系統(tǒng)與華能數(shù)字化檔案館順利接口，有序推進(jìn)數(shù)字化檔案管理奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。5.融合資源，促進(jìn)共享，不斷提升檔案資料的利用水平。中心在積極推進(jìn)檔案管理的過(guò)程中，積極克服各種困難，充分利用現(xiàn)有條件，在檔案管理人員的努力下，已經(jīng)完成了文件、各類會(huì)議記錄資料、各類合同資料和行政電子文件的收集工作，整理歸檔文書檔案，建立了檔案查閱登記制度，強(qiáng)化檔案查閱管理的審批程序，有力提升了檔案資料的利用水平。四、效果及影響1.為進(jìn)一步完善檔案管理制度機(jī)制奠定了基礎(chǔ)。檔案管理制度和管理機(jī)制具有很強(qiáng)的針對(duì)性，有利于推進(jìn)檔案工作責(zé)任落實(shí)，保證檔案管理工作有法可依有章可循，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。信息化是當(dāng)代發(fā)展的主要特點(diǎn)，檔案管理需要適應(yīng)新時(shí)代新特點(diǎn)新領(lǐng)域新要求，需要針對(duì)變化積極適應(yīng)，中心檔案管理制度機(jī)制的建立健全，有效防止了檔案管理決策不規(guī)范、責(zé)任不明確、機(jī)制不健全、流程不順暢、管理不專業(yè)等方面的根本問(wèn)題，為進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理工作適應(yīng)信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展形勢(shì)奠定了堅(jiān)實(shí)的制度機(jī)制基礎(chǔ)。2.為進(jìn)一步推進(jìn)數(shù)字化檔案建設(shè)奠定了基礎(chǔ)。數(shù)字化檔案是檔案資源實(shí)現(xiàn)整合發(fā)展和共享利用的必然途徑。中心在推進(jìn)“文檔一體化”的過(guò)程中，針對(duì)當(dāng)前紙介質(zhì)檔案為主要載體的檔案管理現(xiàn)狀，積極推進(jìn)紙質(zhì)檔案向數(shù)字化檔案的轉(zhuǎn)化，充分利用攝影、掃描等器具，開展數(shù)字化檔案信息的制作、歸類、錄入等方面的工作，同時(shí)，進(jìn)一步擴(kuò)大檔案信息資源收集范圍，讓檔案資源逐步拓展到語(yǔ)音、視頻、圖形圖像等方面，切實(shí)做好檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)性工作，保證了數(shù)字化檔案建設(shè)工作穩(wěn)步實(shí)施。3.為進(jìn)一步提高檔案共享利用水平搭建了平臺(tái)。檔案利用是檔案核心價(jià)值的體現(xiàn)。只有實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)高效利用，才能為檔案工作創(chuàng)新發(fā)展找到原動(dòng)力和出發(fā)點(diǎn)。中心檔案管理工作立足于公司檔案管理工作的大框架之中，也只有積極投身于公司檔案工作的大局，才能為中心檔案的保存和利用開拓更廣闊的天地，才能在一體化管理、網(wǎng)絡(luò)化共享中發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，更好地滿足社會(huì)、企業(yè)和職工需要，提高檔案信息資源開發(fā)利用的科學(xué)性、合理性、系統(tǒng)性。4.為進(jìn)一步推動(dòng)高質(zhì)量發(fā)展提供了有力的支持。檔案信息作為大數(shù)據(jù)時(shí)代的基礎(chǔ)管理信息，為企業(yè)實(shí)現(xiàn)超前決策、科學(xué)決策和高效決策提供了不可缺