檔案管理現(xiàn)狀及其改進(jìn)方案樣本

檔案管理現(xiàn)實(shí)狀況及改善方案做好檔案管理工作，是一個(gè)企業(yè)健康連續(xù)發(fā)展需要，檔案管理工作是企業(yè)管理工作一部分，是提升企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率必需條件，是維護(hù)歷史真實(shí)面貌一項(xiàng)關(guān)鍵工作。董事長(zhǎng)在經(jīng)營(yíng)工作會(huì)議上講話中強(qiáng)調(diào)，“要本著規(guī)范化、信息化、安全化標(biāo)準(zhǔn)，完善集團(tuán)及下屬企業(yè)檔案管理體系，完善相關(guān)管理制度，尤其是協(xié)議談判相關(guān)工作步驟”。所以，檔案管理工作是目前行政工作重中之重，現(xiàn)將檔案管理工作現(xiàn)實(shí)狀況及改善措施整理以下。一、集團(tuán)企業(yè)檔案管理現(xiàn)實(shí)狀況1、行政檔案由行政管理部整理、歸檔、保留2、財(cái)務(wù)檔案由財(cái)務(wù)部整理、歸檔、保留3、人事檔案由人力資源部整理、歸檔、保留4、監(jiān)審檔案由監(jiān)察審計(jì)法務(wù)部整理、歸檔、保留5、項(xiàng)目資料（包含工程資料和營(yíng)銷資料）由項(xiàng)目部整理、保留二、存在問題1、檔案管理分散，沒有集中管理，不便查找。2、部分檔案歸檔不立即，造成檔案遺失。3、項(xiàng)目資料保留不完整，部分報(bào)批報(bào)建資料不齊全，部分批閱件原件查找困難。4、檔案密級(jí)設(shè)定和保管未根據(jù)未《檔案管理要求》實(shí)施，部分關(guān)鍵檔案保留不夠安全（如財(cái)務(wù)憑證等）。4、檔案管理工作不夠?qū)I(yè)，沒有經(jīng)過系統(tǒng)培訓(xùn)。三、改善措施1、強(qiáng)化檔案意識(shí)。檔案意識(shí)是對(duì)檔案性質(zhì)和價(jià)值認(rèn)識(shí)，和對(duì)檔案工作地位和作用認(rèn)識(shí)。包含各分子企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、各部室工作人員及檔案管理員全部要強(qiáng)化檔案意識(shí)。作為檔案員，不管是專職，還是兼職，全部要了解自己工作關(guān)鍵性，要熱愛自己工作。2、召開專題會(huì)議安排布署檔案工作。提議借3月份月度會(huì)議契機(jī)，召集專題工作布署會(huì)議，安排布署集團(tuán)檔案管理工作。四、工作布署方案1、管理部門和崗位：集團(tuán)企業(yè)檔案管理工作由行政管理部負(fù)責(zé)，行政管理部增設(shè)檔案管理員崗位（可招聘專職，也可內(nèi)部兼職），設(shè)置專門檔案室，全部檔案資料全部按年限歸檔。2、集團(tuán)企業(yè)檔案管理分工：①行政檔案、人事檔案、監(jiān)審檔案、項(xiàng)目檔案（包含工程資料和營(yíng)銷資料）由各分管部門整理，按步驟登記審批后交檔案室分類歸檔、保留；②財(cái)務(wù)檔案分別由人力資源部、財(cái)務(wù)總部整理，歸類，存檔案室保管。3、歸檔步驟：各部門將需歸檔資料立即整理，提交檔案管理員處，填寫《檔案歸檔記錄表》，經(jīng)辦人和檔案管理員共同簽字確定后歸檔。4、歸檔材料要求：①歸檔文件材料應(yīng)為原件。②歸檔文件材料內(nèi)容必需齊全、完整、正確、系統(tǒng)。③文件材料應(yīng)字跡清楚，圖樣清楚，圖表整齊，簽字蓋章手續(xù)完備。④圖紙應(yīng)折疊或A4（297×210mm）幅面。⑤組卷所用多種目錄、表格、封面（底）、卷盒一律采取檔案行政部門監(jiān)制產(chǎn)品。5、具體要求見《檔案管理制度》。6、物流企業(yè)檔案管理工作：暫由集團(tuán)企業(yè)行政管理部進(jìn)行檔案管理工作，由物流企業(yè)前期工作人員，對(duì)前期項(xiàng)目資料進(jìn)行整理、分類后，交集團(tuán)企業(yè)檔案室存檔。7、其它各企業(yè)檔案管理工作：各子企業(yè)應(yīng)高度重視檔案管理工作，安排專員負(fù)責(zé)。尤其是建設(shè)企業(yè)，要處理好長(zhǎng)沙總部和張家界本部檔案關(guān)系，避免出現(xiàn)未歸檔資料。五、附件：《檔案管理要求》行政管理部二〇一二年二月二十四日檔案管理要求第一條為了加強(qiáng)集團(tuán)檔案管理工作，有效地推行檔案服務(wù)于集團(tuán)各項(xiàng)工作職能，依據(jù)《檔案法》和相關(guān)檔案管理工作要求，結(jié)合集團(tuán)企業(yè)實(shí)際，制訂本措施。第二條檔案管理工作是企業(yè)工作關(guān)鍵組成部分，擔(dān)負(fù)著服務(wù)其它工作和統(tǒng)計(jì)企業(yè)歷史關(guān)鍵任務(wù)，全企業(yè)全部要高度重視，嚴(yán)格遵守相關(guān)要求。第三條行政管理部負(fù)責(zé)集團(tuán)企業(yè)范圍內(nèi)檔案管理工作，各部室負(fù)責(zé)本部門檔案搜集、整理，按年度上交行政管理部。第四條檔案分類集團(tuán)檔案分為行政檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、監(jiān)審檔案。行政檔案包含：企業(yè)章程、企業(yè)證照、企業(yè)文件、會(huì)議（股東會(huì)、董事會(huì)、總裁辦公會(huì)、監(jiān)事會(huì)等）統(tǒng)計(jì)、上級(jí)發(fā)文、企業(yè)制度、訴訟卷宗、大事統(tǒng)計(jì)（音像、圖片、報(bào)刊）、企業(yè)榮譽(yù)、相關(guān)合相同，由集團(tuán)檔案室整理、分類、歸檔。人事檔案包含：個(gè)人檔案（勞動(dòng)協(xié)議、履歷、培訓(xùn)、獎(jiǎng)勵(lì)、處罰、晉升、降職、異動(dòng)）、基礎(chǔ)檔案（職員名冊(cè)、定編定崗、人事異動(dòng)、步驟監(jiān)控、招聘培訓(xùn)、績(jī)效考評(píng)、工資發(fā)放、勞動(dòng)保險(xiǎn)等臺(tái)帳），由人力資源部整理、分類，交檔案室存檔。財(cái)務(wù)檔案包含：會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、稅務(wù)相關(guān)資料、和其它基礎(chǔ)檔案（股本結(jié)構(gòu)、授信額度、貸款數(shù)量、企業(yè)擔(dān)保、固定資產(chǎn)等臺(tái)帳）等，由財(cái)務(wù)部整理、分類，交檔案室存檔。監(jiān)審檔案包含：舉報(bào)信函、案件卷宗、審計(jì)匯報(bào)、監(jiān)察提議和監(jiān)察決定等，由監(jiān)察審計(jì)部整理、分類，交檔案室存檔。工程檔案包含：項(xiàng)現(xiàn)在期文件（立項(xiàng)、可研、設(shè)計(jì)）、項(xiàng)目管理文件（招投標(biāo)、協(xié)議、協(xié)議、征地、施工管理）、施工文件（開工匯報(bào)、技術(shù)交底、材質(zhì)證實(shí)設(shè)計(jì)變更、質(zhì)量評(píng)定、工程統(tǒng)計(jì)、設(shè)備調(diào)試統(tǒng)計(jì)、完工驗(yàn)收匯報(bào)等）、項(xiàng)目完工文件（完工驗(yàn)收匯報(bào)、完工圖、項(xiàng)目質(zhì)量評(píng)審材料、工程聲象材料等）及其它資料，由工程部整理、分類，交檔案室存檔。營(yíng)銷檔案包含：基礎(chǔ)資料（購(gòu)房合相同）、業(yè)主資料、按揭資料、活動(dòng)資料（文案、宣傳資料、圖片信息）、策劃方案、招商資料等，由營(yíng)銷部整理、分類，交檔案室存檔。歸檔文件材料必需完整、正確地反應(yīng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中真實(shí)內(nèi)容。平時(shí)歸檔文件材料，要依據(jù)事先擬好類目，進(jìn)行整理，并歸入相關(guān)卷內(nèi)。第五條密級(jí)設(shè)定檔案資料按密級(jí)分類，應(yīng)分為絕密、機(jī)密、秘密和通常四類。保密文件應(yīng)在首頁(yè)右上角注明密級(jí)；以電腦形式存放保密文檔須設(shè)置密碼，專員專用。絕密檔案：①集團(tuán)開發(fā)項(xiàng)目、施工項(xiàng)目標(biāo)設(shè)計(jì)、工藝、技術(shù)等資料；②市場(chǎng)營(yíng)銷方案；③股東會(huì)或董事會(huì)重大戰(zhàn)略決議和布署；④其它在企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展中直接影響企業(yè)權(quán)益尤其關(guān)鍵文檔。機(jī)密檔案：①還未公開招投標(biāo)文件及相關(guān)資料；②企業(yè)發(fā)展生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、技術(shù)、管理關(guān)鍵決議計(jì)劃和步驟；③企業(yè)財(cái)務(wù)檔案；④其它對(duì)企業(yè)產(chǎn)生關(guān)鍵影響合相同文檔。秘密檔案：①包含企業(yè)利益情報(bào)資料、調(diào)研匯報(bào)；②企業(yè)內(nèi)部基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)、專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)；③企業(yè)章程、關(guān)鍵文件、會(huì)議等內(nèi)容；④開發(fā)項(xiàng)目、施工項(xiàng)目標(biāo)地形、地質(zhì)、水文勘測(cè)科技資料及供電、供水、供氣、排水等管路系統(tǒng)完工圖；⑤企業(yè)財(cái)務(wù)計(jì)劃、概算、預(yù)算、決算資料；⑥企業(yè)未對(duì)外公開各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表；⑦其它一切應(yīng)該保守秘密文檔。通常檔案：通常事務(wù)性文件。第六條檔案入庫(kù)各部門將需歸檔資料立即整理，提交檔案管理員處，填寫《檔案歸檔記錄表》，經(jīng)辦人和檔案管理員共同簽字確定后歸檔；入檔文件，由檔案管理員負(fù)責(zé)建立電子文檔編號(hào)管理方便查閱；檔案歸檔時(shí)應(yīng)依據(jù)密級(jí)設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)（見第五條）設(shè)定密級(jí)，必需時(shí)可請(qǐng)示集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)設(shè)定密級(jí)。第七條檔案查借因工作需要查、借檔案人員，必需先填寫《查借申請(qǐng)單》，通常資料由部門責(zé)任人審批后查借；財(cái)務(wù)檔案、集團(tuán)聘用人員人事檔案等保密檔案必需由實(shí)施總裁同意后方可查閱，如需借出只許可使用復(fù)印件，不得借出原件；絕密資料只許可本企業(yè)相關(guān)關(guān)鍵人員借閱，不準(zhǔn)摘抄、復(fù)印、攝錄等，如確實(shí)需要，必需經(jīng)董事長(zhǎng)同意，并注明復(fù)印部門、時(shí)間。檔案管理員進(jìn)行查借登記，并立即收回檔案，查借人員必需嚴(yán)守機(jī)密。第八條補(bǔ)救和處罰檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)守職責(zé)，不停提升業(yè)務(wù)水平，做好檔案防潮、防火、防蟲、防盜工作，確保檔案質(zhì)量和安全，一旦發(fā)覺泄露或遺失秘密文件，要立即匯報(bào)集團(tuán)行政總監(jiān)及實(shí)施總裁，并立即采取補(bǔ)救方法，最大程度地降低損失。若相關(guān)鍵檔案遺失，根據(jù)《職員獎(jiǎng)懲要求》實(shí)施處罰。第九條本制度自公布之日起實(shí)施。附表1：《檔案歸檔記錄表》附表2：《檔案查借申請(qǐng)單》附表3：《檔案查借記錄表》附表1：檔案歸檔記錄表序號(hào)日期來文單位文件字號(hào)文件標(biāo)題/內(nèi)容份數(shù)編號(hào)經(jīng)辦人接收人備注原件復(fù)印件