電話與傳真管理制度

電話與傳真管理制度1.前言為了有效管理企業(yè)電話和傳真資源，提高溝通效率，確保信息的準(zhǔn)確傳遞和保管，訂立本《電話與傳真管理制度》。2.適用范圍本制度適用于本企業(yè)全體員工使用電話和傳真設(shè)備的管理。3.職責(zé)與權(quán)限3.1管理部門(mén)的職責(zé)與權(quán)限負(fù)責(zé)電話和傳真設(shè)備的采購(gòu)、配置和維護(hù)工作；訂立電話和傳真使用規(guī)范；監(jiān)督電話和傳真設(shè)備的使用情況。3.2員工的職責(zé)與權(quán)限遵守電話和傳真使用規(guī)范；合理使用電話和傳真設(shè)備，不得濫用或私自撥打長(zhǎng)途電話；確保電話和傳真信息的準(zhǔn)確、完整、保密。4.電話使用管理4.1分機(jī)號(hào)碼的調(diào)配與管理管理部門(mén)將依據(jù)各部門(mén)的需要，統(tǒng)籌規(guī)劃分機(jī)號(hào)碼的調(diào)配；員工因工作需要申請(qǐng)新增或修改分機(jī)號(hào)碼，需經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后方可執(zhí)行；分機(jī)號(hào)碼的調(diào)整由管理部門(mén)統(tǒng)一負(fù)責(zé)。4.2呼叫外線管理全部撥打長(zhǎng)途電話的員工需填寫(xiě)《長(zhǎng)途電話申請(qǐng)表》，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后交給管理部門(mén)；部門(mén)負(fù)責(zé)人需審查申請(qǐng)表上的撥打事由、撥打?qū)ο蟮刃畔⑹欠窈侠?，并確保撥打費(fèi)用與當(dāng)月預(yù)算相符合；在接受呼叫時(shí)，員工應(yīng)禮貌、熱誠(chéng)地回答對(duì)方的問(wèn)題，不得由于電話內(nèi)容不合理或?qū)Ψ綉B(tài)度不佳而對(duì)其進(jìn)行欠妥回應(yīng)。4.3電話接聽(tīng)管理全部員工應(yīng)遵守電話接聽(tīng)規(guī)范，盡快接聽(tīng)來(lái)電；在接聽(tīng)電話前，必需向?qū)Ψ綀?bào)上部門(mén)和個(gè)人的姓名；如無(wú)法立刻解決問(wèn)題，應(yīng)樂(lè)觀留言或記錄對(duì)方的聯(lián)系方式，并及時(shí)回復(fù)對(duì)方。4.4電話內(nèi)容管理電話內(nèi)容應(yīng)保持專(zhuān)業(yè)、禮貌、簡(jiǎn)潔、準(zhǔn)確的原則，嚴(yán)禁顯現(xiàn)涉密、虛假、詆毀他人等欠妥言論；電話內(nèi)容涉及緊要事宜的，應(yīng)及時(shí)記錄并報(bào)告給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。4.5電話轉(zhuǎn)接管理電話接聽(tīng)人有權(quán)依據(jù)情況將來(lái)電轉(zhuǎn)接給其他員工；轉(zhuǎn)接電話時(shí)，應(yīng)事先征得來(lái)電人同意，并做好記錄。4.6電話保密管理全部員工對(duì)接聽(tīng)到的電話內(nèi)容應(yīng)嚴(yán)格保密，不得擅自泄露；如遇涉及機(jī)密或敏感信息的電話，應(yīng)及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。5.傳真使用管理5.1傳真發(fā)送管理發(fā)送傳真前，應(yīng)核對(duì)傳真號(hào)碼和文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性；需要發(fā)送大量傳真的情況下，應(yīng)提前與接收方溝通，避開(kāi)對(duì)方接收不到傳真；發(fā)送傳真后，應(yīng)及時(shí)確認(rèn)對(duì)方是否已經(jīng)成功收到傳真。5.2傳真收取管理接收到傳真后，應(yīng)及時(shí)歸檔并通知相關(guān)人員；如有緊要傳真，應(yīng)及時(shí)將其轉(zhuǎn)交給相關(guān)人員，并做好記錄。5.3傳真保密管理全部員工接收到的傳真文件應(yīng)嚴(yán)格保密，不得擅自泄露或非授權(quán)轉(zhuǎn)發(fā)；如遇涉及機(jī)密或敏感信息的傳真，應(yīng)及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。6.管理制度的宣傳與培訓(xùn)管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)員工進(jìn)行電話與傳真管理制度的宣傳與培訓(xùn)；新員工入職時(shí)，應(yīng)進(jìn)行電話與傳真管理制度的培訓(xùn)。7.違規(guī)處理對(duì)于違反本制度的員工，將依照公司規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)的紀(jì)律處分，包含但不限于口頭警告、書(shū)面警告、通報(bào)批判、經(jīng)濟(jì)懲罰、降職或辭退等處理。8.附則本制度的修訂和解釋權(quán)歸企業(yè)管理負(fù)責(zé)人全部。以上為《電話與傳