外貿(mào)交貨規(guī)章制度

外貿(mào)交貨規(guī)章制度

篇一：外貿(mào)業(yè)務員管理規(guī)章制度_規(guī)范

關(guān)于業(yè)務員的管理工作，如果要做到完善制度，必須嚴格按以下制度執(zhí)行，以確保公司的利益最大化。

（一）日常工作

1.上班第一件事打開電腦查收郵件，查看詢價信息。

2.綜合整理一天要做的事情，列出每天的六點計劃，把要處理的事情分為

四類：

（1）緊急；（2）重要；（3）日常（4）臨時

3.和在線的客戶進行及時溝通，聊天記錄要進行文檔保存。重要信息要摘

出來存入備忘錄。

4.每周一上午10:00點部門經(jīng)理給業(yè)務員開晨會，安排本周工作計劃及做

上一周的工作反饋和總結(jié)。

總結(jié)內(nèi)容應包括：

（1）所有在跟蹤的客戶名稱，國家，感興趣產(chǎn)品，本周進程，下周計劃。

（2）總結(jié)一周內(nèi)遇到的技術(shù)性問題。

（3）總結(jié)在業(yè)務上遇到的問題

5.每月對自己的訂單進行總結(jié)，列明合同號，合同金額，合同數(shù)量，價格條款，交貨期，目前進行狀態(tài)，下一步該怎么進行，對本月簽單量，款項回收情況進行總結(jié)。

6對客戶進行總結(jié)，對于每一個客戶的要求，對產(chǎn)品，單據(jù)，包裝的要求作總結(jié)，進行客戶評價分析。

7.對自己的整體業(yè)務進行匯總，做自我分析評價，制訂半年的工作目標和計劃。

（二）客戶開發(fā)前期工作

1.收到詢盤及報價時，要及時跟部門經(jīng)理確認是否已有同事聯(lián)系，如沒有，及時跟蹤和處理。

2.在與客戶商談過程中，有涉及到技術(shù)指標的問題，即時與部門經(jīng)理或研發(fā)部門溝通，并記錄該信息。如有客戶要求公司沒有的證書，需要跟公司及辦證機構(gòu)聯(lián)系，進行辦理。

3.業(yè)務員在郵寄樣品前，必須向客戶收取樣品費用，快遞費或取得客戶到付帳號。不能取得樣品費又不能到付，須經(jīng)部門經(jīng)理及總經(jīng)理批準才可郵寄。并將郵寄信息，快遞單據(jù)整理存檔。確認客戶收到樣品后一個星期，須跟蹤樣品測試結(jié)果。

（三）報價及合同簽定

1.收到客戶詢盤及報價時，原則上按報價單報價，如最終報價低于報價單，應與部門經(jīng)理確認相關(guān)信息后在給客戶報價，做報價單或形式發(fā)票給客戶，并要求客戶簽字回傳。

2.收到客戶簽字確認形式發(fā)票后，嚴格按照公司合同范本制作銷售合同。銷售合同必須包含全部客戶所需單據(jù)，需支付的訂金。需支付傭金需與客戶簽定傭金協(xié)議。

3.將填寫完整的合同，傭金協(xié)議等遞交部門經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批。

4.合同蓋章后，掃描發(fā)給客戶確認簽字。

5.如客戶對銷售合同有異議，合同修改后重新確認。

6.雙方簽字蓋章后，合同簽訂完畢，須將簽字蓋章原件備案。

（四）安排生產(chǎn)（備貨）

1.業(yè)務員在收到財務確認預付款已收到或信用證原件已收到通知后，通知跟單員及時制作銷售訂單，經(jīng)部門經(jīng)理簽字后，安排生產(chǎn)。

2.業(yè)務員需要和生產(chǎn)部計劃好生產(chǎn)包裝，發(fā)貨和單據(jù)制作的時間表。

3.業(yè)務員應每天與跟單員溝通生產(chǎn)狀況和相關(guān)商檢，保險，定船定航班情況。

4.業(yè)務員需要根據(jù)合同內(nèi)容提前準備發(fā)票箱單給跟單員安排發(fā)貨。

5.跟單員負責統(tǒng)計每天的發(fā)貨記錄，并公布在部門白板統(tǒng)計本上。

（五）發(fā)貨

1.Fob條款下，客戶如指定貨代，及時與客戶確認貨代信息，如果是cIF條款，或Fob條款但由我公司負責確認貨代公司，須及時聯(lián)系貨代，確認合適的輪班和發(fā)貨時間。

2.貨物報關(guān)出口后，把所有單據(jù)包括商業(yè)發(fā)票，箱單，原產(chǎn)地證，提單等掃描存檔，并發(fā)給客戶，進行確認。

（六）文件資料管理

業(yè)務人員正在處理的合同訂單，以及已經(jīng)完成的訂單（合同，發(fā)票，箱單等），必須保留紙質(zhì)復印件，并分類歸檔到桌面不同的文件夾中，文件夾應注明標識已完成訂單，待處理訂單。以便當事人不在場的情況下，其他人能盡快幫助處理緊急事件。

（七）電腦管理

1.電腦密碼一律在部門經(jīng)理，總經(jīng)理處備案。

2.業(yè)務人員的電腦e盤統(tǒng)一設置為業(yè)務盤，部門經(jīng)理，總經(jīng)理有權(quán)查看。

（八）e盤文件管理

1.所有與客戶往來及與發(fā)貨有關(guān)文件，必須保留掃描件。掃描文件與往來電子文件，按固定格式統(tǒng)一存放在e盤，保證所有資料在e盤對應的文件夾下都能找到。

e盤：高級客戶：客戶----businessReport----customer

File----packing----shippingdocument

低級客戶：客戶-----郵件

潛在客戶：客戶-----郵件

2.文件存放說明：businessReport下存放業(yè)務進展，工作總結(jié)。customerFile下存放來往郵件，傳真，及報價。packing下放置與包裝有關(guān)的文件，圖片。shippingdocument下按合同號設置文件夾，分別存放各合同與出貨有關(guān)的單據(jù)。保證所有與客戶有關(guān)的往來文件，原件及復印件能在對應的文件夾都能找到。

（九）郵件管理

統(tǒng)一使用Foxmail管理。郵件記錄需在F盤保存?？偨?jīng)理，部門經(jīng)理有權(quán)查看工作郵箱。

（十）產(chǎn)品報價程序

業(yè)務人員對外報價不得低于底價，如有特殊情況低于底價時，需要向總經(jīng)理，主管，提出書面或郵件申請，審批單價后才可對外報價。

（十一）合同號登記本

業(yè)務員簽訂合同后，必須及時在合同號登記本上進行登記，并將合同交于部門經(jīng)理歸檔于公共文件柜。具體包括：合同簽訂日期，合同號，客戶名稱，產(chǎn)(:外貿(mào)交貨規(guī)章制度)品名稱，數(shù)量，預計發(fā)運日期，目的地。

合同號登記本電腦共享，以確保所有信息公開透明。

（十二）單證保管

貨物發(fā)出十日后，收齊所有單證復印件，裝訂成冊，存檔保管。

業(yè)務員應嚴格按照以上規(guī)定執(zhí)行

篇二：外貿(mào)部管理制度

外貿(mào)部管理制度

一、基本管理制度

1、工作時間管理

上班與下班時間按公司行政規(guī)定執(zhí)行，上午8:00-12:00，下午1:30-5:30，每周上班5天半。（鑒于外貿(mào)部具有特殊的工作時間，涉及到與國外買家溝通的時間差，經(jīng)部門經(jīng)理許可可適當調(diào)整作息時間）

2、部門行政管理

（1）、為了確保公司對外通訊聯(lián)系的通暢及避免公司電話費用的浪費，公司員工上班時應盡量避免撥、接私人電話，嚴禁打電話聊天；公司員工應避免、減少使用各種無關(guān)緊要的查詢聲訊電話；

（2）、上班時不翻閱與工作無關(guān)的書刊、雜志、報紙、網(wǎng)頁，QQ/msn等聊天工具可使用，但不準上網(wǎng)聊天、玩游戲、看電影等做其他任何與工作無關(guān)的事。對工作態(tài)度惡劣，不服從管理，無理取鬧或消極怠工的員工，公司將予以重罰或辭退；

（3）、嚴守公司機密，謹言慎行，不得泄露公司有關(guān)產(chǎn)品策劃、技術(shù)、客戶資源等機密性信息，否則追究法律責任；

（4）、注意個人衛(wèi)生，保持臺面整潔，垃圾及時處理，共同營造綠色辦公環(huán)境；

二、付費平臺管理（公司暫提供的網(wǎng)絡平臺：阿里巴巴）

1、按照團隊分工合作的精神：付費平臺由外貿(mào)業(yè)務員自行更新及維護，要求每周更新及發(fā)布20個產(chǎn)品。（試用期的外貿(mào)業(yè)務員要求每周發(fā)布50個產(chǎn)品）

2、客戶區(qū)域劃分：不分區(qū)域，個人賬號下的客戶資料歸個人跟進。經(jīng)理有權(quán)分配個人賬號下未成交的客戶資料。

三、展會平臺管理

原則上公司提倡機會均等，每人可均想?yún)⑴c展會，但如經(jīng)公司考核某外貿(mào)人員工作不積極、態(tài)度不端正等原因，公司享有調(diào)配權(quán)，外貿(mào)人員不得有異議。展會所得客戶資料歸公司所有，公司按情況分配給外貿(mào)人員跟進。

四、客戶資料管理制度

各外貿(mào)人員跟進的客戶，資料必須及時登記。每月月底將客戶資料遞交公司（所有客戶資料的錄入必須盡量詳細，尤其在客戶描述里，進行該客戶的詳細說明，包括產(chǎn)品意向、實力分析，誠意度分析、成交機會分析等）；

五、郵件管理制度

對客戶的詢盤，必須當天及時回復，如未回復視為自動放棄該客戶的跟進權(quán)，公司將把該客戶轉(zhuǎn)交其他外貿(mào)人員跟進。除遇特殊原因，可向部門領導說明；

六、會議

1、周會議：每周六上午匯報這周所做的工作及下周的工作安排（開發(fā)信、平臺維護工作）

2、月會議：每月月底召開會議

A、總結(jié)該月跟蹤的客戶、拿下的訂單，下月的預計成交量；

b、工作碰到的難題、建議等。

篇三：外貿(mào)公司規(guī)章制度

國隆外貿(mào)規(guī)章制度

為了使公司的發(fā)展蒸蒸日上，每個人的做事能力更加專業(yè)，特制定如下公司規(guī)章制度：

一．考勤制度

1．工作時間

周一至周六，每天上班時間為早上8:00到下午11:30，下午12:30到晚上5:00。其他節(jié)假日和國家統(tǒng)一規(guī)定的一樣。

2．獎懲制度

根據(jù)上述工作時間，無故缺席者按日工資的金額從月工資中扣除（日工資=月工資/26）；遲到或早退者按10元/小時計算從月工資中扣除（少于1小時而多于半小時的按1小時計算，特殊情況在1小時之內(nèi)的除外）；晚上5:30以后加班的按10元/小時的加班費在月工資中給予補貼（少于1小時而多于半小時的按1小時計算，特殊情況在1小時之內(nèi)的除外）；正常情況下每月請假不能超過兩次（遇到周六的可以考慮有三次），否則按缺席或遲到計算；每月考勤表在月底時會讓每個人知道。

二．工作業(yè)務制度

1．業(yè)務范圍

跟單業(yè)務者：詢盤—找產(chǎn)品—報價—確認訂單—跟進訂單—安排運輸（商

檢）—對單—做單據(jù)給客戶。正常的這整個流程都是由一個人全部跟進下來，部分不清楚或不確認的地方可以找老板或經(jīng)理確認。不斷的跟進老客戶等。

網(wǎng)絡負責者：按時完成上級交代的工作任務，及時更新網(wǎng)站內(nèi)容，維護整個辦公室的電腦及網(wǎng)絡。

財務，辦公室日常生活負責者：及時安排付款（老板或經(jīng)理確認的款項），跟進收款，安排報銷，購買辦公室的日常用品，處理老板的出差機票和日常生活，處理來訪客戶的酒店及機票的訂購等。

經(jīng)理：負責老板的一些大單的跟進，監(jiān)督和執(zhí)行整個辦公室的運作，定期對老板作辦公室的運作報告。

2．獎懲制度

跟單業(yè)務者：由于自身原因而非無法控制或預料而導致的任何環(huán)節(jié)出錯（包括簡單錯誤和老板或經(jīng)理曾經(jīng)提到要注意的錯誤）及沒有計劃好等，從而造成其訂單虧損或少賺的情況，虧損或少賺金額的5%-10%（根據(jù)不同情況而定）將作為對出錯者的懲罰（罰款將從當月工資中扣除）。出現(xiàn)小問題但可以解決并未影響到老板利潤的情況下一次罰款20元。

網(wǎng)絡負責者：不能在老板規(guī)定的時間內(nèi)完成所安排的工作的一次罰款20元（前提是自己答應或正常能在規(guī)定時間內(nèi)完成的工作）。

財務，辦公室及老板之日常生活負責者：安排付款時出錯而導致延誤正事的，辦公室所需用品說過兩次要買而因為自己忘記沒買的，安排老板日常生活及票務事宜出錯等，每發(fā)現(xiàn)一次罰款50元。

經(jīng)理：有些老板告訴的事情或客戶提到的事情而忘了傳達給大家，由于自身原因而非無法控制或預料而導致的任何環(huán)節(jié)出錯等，發(fā)現(xiàn)一次罰款50元。

另外，每個人自己職責范圍內(nèi)的事連續(xù)三個月內(nèi)未出現(xiàn)錯誤的獎勵300元（根據(jù)每月出錯記錄及三個月的營業(yè)額核對）；委托他人辦理自己份內(nèi)的事而出錯的懲罰將由自己承擔。

三．外出報銷制度

1．珠三角范圍內(nèi)出差并且當天回來的，路費，和餐費實報實銷。

2．外省出差或珠三角出差當天不回來的，路費，和餐費實報實銷。住宿費由公司安排訂好或公司規(guī)定一個具體消費金額（根據(jù)不同地方的消費情況而定），住宿時間也由公司規(guī)定，超出規(guī)定時間住宿的公司不予報銷。出差時間在兩天以上的（不包括兩天），公司要給予出差補助費，補助費為100元/天。

四．雇人制度

1．試用期

試用期為3月，帶薪（但試用期的薪水比期望的薪水低一些，具體低多少要看這三周試用期內(nèi)的具體表現(xiàn)而定）。試用期滿后愿意簽訂勞動合同的就簽訂勞動合同。

2．試用