如何管理好項目范圍

如何管理好項目范圍項目范圍管理藝術啟程之始項目的啟航，如同帆船迎風起錨，標志著組織步入一個新的征程或繼續(xù)航向下一階段的探險。這一過程中的里程碑——項目章程，宛如一張航海圖，正式宣告項目的誕生，并為航行者提供了一個宏觀的視野。項目章程，這一至關重要的文獻，不僅粗略勾勒了項目的輪廓，更是后續(xù)范圍管理工作的燈塔。它明確了項目經理的權杖與團隊成員的職責，以及各利益相關者的角色，為項目的秩序與效率奠定了基石。因此，項目的啟航不容忽視，它是成功航行的第一步。藍圖繪制范圍規(guī)劃，猶如建筑師繪制藍圖，是為了未來的項目決策奠定基石，這些文檔中包含了衡量項目或階段成功與否的標準。在這個過程中，項目團隊將制定范圍說明書和范圍管理計劃，如同繪制出建筑的骨架與脈絡。古人云：“凡事預則立，不預則廢?！币粋€項目經理若要駕馭項目范圍，精湛的技藝與明智的方法是不可或缺的。項目的首要任務，便是精心編制范圍計劃。這一過程是對項目工作（即項目范圍）的逐步明晰與歸檔，如同將模糊的構想轉化為具體的藍圖。在編制過程中，需參考眾多信息，如產品描述，明確最終產品的藍圖后方可規(guī)劃所需工作；項目章程，作為初始的指南針，為范圍計劃提供了粗略的方向。范圍說明書，作為這一過程的產物，是在項目參與者之間建立對項目范圍共識的橋梁，作為未來決策的基準。范圍說明書至少應包含項目論證、項目產品、項目交付成果和項目目標。項目論證是商家的既定目標，為評估未來得失提供基礎；項目產品是產品描述的精煉概覽；項目交付成果通常列出子產品級別的概要表，如軟件開發(fā)項目的主要交付成果可能包括程序代碼、工作手冊、人機交互學習程序等。任何未明確要求的結果，都應視為項目交付成果之外；項目目標，考慮到項目的成功性，至少應包括成本、進度和質量檢測。項目目標應有明確的標識（如成本、單位）和絕對或相對的價值。應避免使用不可量化的目標（如“客戶滿意度”），因為這將使項目面臨高風險。范圍管理計劃，又是什么呢？它是關于如何管理項目范圍、如何使項目范圍變化與項目需求相一致的描述。它應包括對項目范圍預期穩(wěn)定性的評估（如變化的方式、頻率和程度）。范圍管理計劃還應清晰描述如何確定變化的范圍，以及變化應歸入哪一類（在產品特征仍在被詳細描述時，這一點尤為困難但至關重要）。范圍細化范圍定義，是將項目主要交付成果細化為更小、更易管理的組件。在此過程中，項目團隊將構建一個工作分解結構（WBS）。WBS的建立對項目至關重要，它將原本模糊的項目目標轉化為清晰的路標，為項目管理提供了依據，使團隊的工作目標一目了然。若WBS不完善或范圍定義模糊，變更將不可避免，可能導致返工、延誤、士氣低落等一系列不利后果。制定WBS的指導思想是層層深入。首先確定項目成果的框架，然后在每一層下分解工作，這種方式的優(yōu)點是結合進度劃分直觀，時間感強，評審中容易發(fā)現遺漏或多出的部分，也更容易被大多數人理解。范圍確認范圍核實，是對項目范圍的正式認可，項目的主要利益相關者，如客戶和發(fā)起人，在這個過程中正式接受項目交付成果的定義。這一過程是在范圍確定后，實施前的承諾問題。一旦承諾，即表明接受事實，那么就必須按照承諾去實現。這是確保項目范圍得到良好管理和控制的有效措施。PMBOK中的說法與此略有不同。核實的范圍是正式提交的成果，而不是成果的定義。這是與客戶或發(fā)起人一起審查交付的成果，確保正式完成并獲得客戶或發(fā)起人的正式驗收。這涉及項目結束或階段結束過程組。范圍變更管理范圍變更控制，是對項目范圍變更的控制。主要的過程輸出是范圍變更、糾正行動與教訓總結。即使計劃再完美，也難免變化，關鍵在于如何有效控制變更。控制變更需遵循一套規(guī)范的變更管理過程，在變更發(fā)生時，依據規(guī)范的程序進行管理。通常，對于發(fā)生的變更，需要識別其是否在既定項目范圍內。若在范圍內，則需評估變更的影響及應對措施，受影響的各方都應清楚了解