商務(wù)禮儀7-會議禮儀

——商務(wù)會議禮儀1

商務(wù)會議禮儀

知識點：職業(yè)素質(zhì)：

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知識點掌握公司會議的工作流程了解會議準(zhǔn)備的內(nèi)容掌握會議座次安排的原則了解商務(wù)談?wù)勁械亩Y儀規(guī)范3

職業(yè)素質(zhì)組織能力策劃能力協(xié)調(diào)能力溝通能力4本講內(nèi)容第一節(jié)公司會議第二節(jié)商務(wù)談判

第三節(jié)簽約禮儀第四節(jié)慶典禮儀5第一節(jié)公司會議公司會議公司會議的工作流程會議的座次安排6

公司會議的工作流程安排

工作會議的會前工作流程

工作會議的會中工作流程

工作會的會后工作流程7

會務(wù)工作流程圖（會前）確定會議主題與議題確定會議名稱

確定會議時間與會期明確會議所需設(shè)備和工具選擇會議地點安排會議議程和日程制發(fā)會議通知確定會議規(guī)模與規(guī)格布置會場

準(zhǔn)備會議文件材料安排食住行制定會議經(jīng)費預(yù)算方案

制作會議證件

會場檢查明確會議組織機構(gòu)確定與會者名單8

會務(wù)工作流程圖（會中）做好會議記錄組織簽到做好會議值班保衛(wèi)工作

報到及接待工作做好后勤保障工作

編寫會議簡報或快報做好會議保密工作

會議信息工作9

會務(wù)工作流程圖（會后）撰寫會議紀(jì)要

催辦與反饋工作

安排與會人員離會

會議總

結(jié)會議文書的立卷歸

檔會議的宣傳報道

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會議準(zhǔn)備工作

指導(dǎo)會務(wù)工作的原則

準(zhǔn)備充分組織嚴(yán)密服務(wù)周到確保安全1、２、３、４、112、確定會議名稱會議名稱一般由“單位+內(nèi)容+類型”構(gòu)成,應(yīng)根據(jù)會議的議題或主題來確定。

會前準(zhǔn)備工作1、確定會議主題與議題要有切實的依據(jù)；必須要結(jié)合本單位的實際；要有明確的目的。

124、確定會議時間、會期

會議的最佳時間，要考慮主要領(lǐng)導(dǎo)是否能出席，確定會期的長短應(yīng)與會議內(nèi)容緊密聯(lián)系。3、確定會議規(guī)模與規(guī)格

本著精簡效能的原則會議的規(guī)模有大型、中型、小型。會議的規(guī)格有高檔次、中檔次和低檔次。135、確定會議所需用品和設(shè)備

（1）必備用品是指各類會議都需要的用品和設(shè)備，包括文具、桌椅、茶具、擴音設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、投影和音像設(shè)備等。（2）特殊用品是指一些特殊類型的會議，例如談判會議、慶典會議、展覽會議等所需的特殊用品和設(shè)備。146、建立會議組織機構(gòu)

會務(wù)組、宣傳組、秘書組、文件組、接待組、保衛(wèi)組。7、確定與會人員名單

出席會議和列席會議的有關(guān)人員。應(yīng)根據(jù)會議的性質(zhì)、議題、任務(wù)來確定與會人員。159、安排會議議程與日程會議日程是指會議在一定時間內(nèi)的具體安排，對會議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號將其清晰地表達出來。

8、確定會議地點

要根據(jù)會議的規(guī)模、規(guī)格和內(nèi)容等要求來確定。有時也考慮政治、經(jīng)濟、環(huán)境等因素。1610、制發(fā)會議通知

會議通知的內(nèi)容包括名稱、時間、地點、與會人員、議題及要求等。會議通知的種類有書信式和柬帖式。會議通知的發(fā)送形式有正式通知和非正式通知。會議通知的方式有書面、口頭、電話、郵件。17

11、制作會議證件

代表證出席證

會議正式證件列席證來賓證

會議證件旁聽證工作證會議工作證件記者證出入證

會議證件的內(nèi)容有會議名稱、與會者單位、姓名、職務(wù)、證件號碼等。有些重要證件還貼上本人照片，加蓋印章。18

12、準(zhǔn)備會議文件資料

主要有議程表和日程表、會場座位分區(qū)表和主席臺及會場座次表、主題報告、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、其他發(fā)言材料、開幕詞和閉幕詞、其他會議材料等。

19會場內(nèi)外的布置：

會標(biāo)、會徽、臺幕、標(biāo)語、桌簽、坐簽、色調(diào)、燈光、氣味、旗幟、花卉。

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第二節(jié)商務(wù)談判商務(wù)談判

出席談判的儀態(tài)儀表禮儀主方談判的接待準(zhǔn)備

21一、主方談判的接待準(zhǔn)備

（1）主座談判的接待準(zhǔn)備主座談判，作為東道主一方出面安排各項談判事宜時，一定要在迎送、款待、場地布置、座次安排等各方面精心周密準(zhǔn)備，盡量做到主隨客便，主應(yīng)客求，以獲得客方的理解、信賴和尊重。

①成立接待小組成員由后勤保障(食宿方面)、交通、通訊、醫(yī)療等各環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)人員組成，涉外談判還應(yīng)備有翻譯。22②了解客方基本情況，收集有關(guān)信息可向客方索要談判代表團成員的名單，了解其性別、職務(wù)、級別及一行人數(shù)，以作食宿安排的依據(jù)。掌握客方抵離的具體時間、地點、交通方式，以安排迎送的車輛和人員及預(yù)訂、預(yù)購返程車船票或飛機票。23③擬訂接待方案根據(jù)客方的意圖、情況和主方的實際，擬訂出接待計劃和日程安排表。日程安排還要注意時間上緊湊。日程安排表擬出后，可傳真給客方征詢意見，待客方無異議確定以后，即可打印。24如涉外談判，則要將日程安排表譯成客方文字，日程安排表可在客方抵達后交由客方副領(lǐng)隊分發(fā)，亦可將其放在客方成員住房的桌上。主座談判時，東道主可根據(jù)實際情況舉行接風(fēng)、送行、慶祝簽約的宴會或招待會，客方談判代表在談判期間的費用通常都是由其自理的。25（2）主座談判迎送工作主方應(yīng)確定與客方談判代表團的身份、職位對等。準(zhǔn)確掌握對方抵離的時間，主方所有迎送人員都應(yīng)先于客方到達指定地點迎候。主方應(yīng)主動到機場、車站、碼頭迎接，在到達前15分鐘趕到。對于客方身份特殊或尊貴的領(lǐng)導(dǎo)，還可以安排獻花。

26迎接的客人較多的時候，主方迎接人員可以按身份職位的高低順序列隊迎接，雙方人員互相握手致意，問候寒暄。如果主方主要領(lǐng)導(dǎo)陪同乘車，應(yīng)該請客方主要領(lǐng)導(dǎo)坐在其右側(cè)。最好客人從右側(cè)門上車，主人從左側(cè)門上車，避免從客人座前穿過。Nicetoseeyou!27（3）談判室的布置與座次安排

①談判室的選擇與布置小規(guī)模談判還可在會客室，有條件的話最好安排二三個房間，一間作為主要談判室外，另一間作為雙方進行內(nèi)部協(xié)商的密談室，再配一個休息室。談判室布置以高雅、寧靜、和諧為宜，環(huán)境安靜，沒有外人和電話干擾，光線充足，室溫適宜，裝飾陳設(shè)簡潔、實用、美觀。28②談判桌擺放及座次安排長方形或橢圓形.若談判桌橫放，則正面對門為上座，應(yīng)屬于客方，背面對門為下座，屬于主方。若談判桌豎放，則應(yīng)以進門方向為準(zhǔn)，右側(cè)為上，屬客方，左側(cè)為下，屬主方。雙方主談人(首席代表)各在己方一邊的中間就坐，譯員安排在主談人右側(cè)，其余人員則遵循右高左低的原則，依照職位高低自近而遠地分別在主談人兩側(cè)就坐。29二、客座談判的禮儀“入鄉(xiāng)隨俗、客隨主便”，對一些非原則性問題采取寬容的態(tài)度，以保證談判的順利進行。明確告訴主方自己代表團的來意目的、成員人數(shù)、成員組成、抵離的具體時間、航班車次、食宿標(biāo)準(zhǔn)等等，以方便主方的接待安排。可與主方協(xié)商提出自己的參觀訪問、游覽觀光等活動要求，但應(yīng)尊重主方安排。30談判期間，對主方安排的各項活動要準(zhǔn)時參加，通常應(yīng)在約定時間的5分鐘之前到達約定地點。到主方公司做公務(wù)拜訪或有私人訪問要先預(yù)約。對主方的接待，在適當(dāng)?shù)臅r間以適當(dāng)?shù)姆绞奖硎靖兄x。客座談判有時也可視雙方的情況，除談判的日程外，自行安排食宿、交通、訪問、游覽等活動。31三、出席商務(wù)談判的儀表儀態(tài)要求（1）整潔的儀容儀容是指一個人的身體不著裝的部位，主要是頭發(fā)、面部和手部。商界人士儀容的要求是干凈整齊，端莊大方。32①男性頭發(fā)：發(fā)型簡單大方，長短適當(dāng)，干凈整齊，不準(zhǔn)留新潮、怪異的發(fā)型，不準(zhǔn)蓬頭亂發(fā)，亦不準(zhǔn)染發(fā)，最好也不要燙發(fā)。手：談判時，握手問候、交換名片和遞送文件等都會將手展示于人，因此，及時修剪指甲，保持手的干凈整齊也是必要的?！?/p>

33面部：保持干凈清爽，養(yǎng)成每天上班前必剃須的習(xí)慣，不準(zhǔn)留胡子，也不能留大鬢角。談判前，不要進食大蒜、蔥、韭菜、洋蔥、腐乳之類的食物，保持牙齒清潔，沒有食品殘留物，也沒有異味。34②女性♀

出席商務(wù)談判的女性，應(yīng)選擇端莊大方的發(fā)型，過于時髦、怪異的發(fā)型，染發(fā)和不加以固定的長發(fā)，都不適合出現(xiàn)在這種場合，選用的發(fā)卡、發(fā)箍以樸實素雅為佳。臉部應(yīng)化淡雅的日妝，保持妝容的和諧清爽，一般不宜文眉、文眼線，唇膏和眼影也不要過于濃艷，要與服飾協(xié)調(diào)?？蛇m當(dāng)使用清新的淡香水，但香氣不可過于濃烈。35女性手部除保持干凈整齊外，可適當(dāng)使用指甲油美飾一下指甲，不宜涂抹彩色指甲油。36（2）規(guī)范的服飾①男性：應(yīng)穿深色(藍、黑、灰、棕)的三件套或兩件套西裝，白色(或與西裝同色系)襯衣、打素色或條紋領(lǐng)帶，配深色襪子和黑色皮鞋。除結(jié)婚戒指外，一般不戴其他首飾，最好能戴上一只有品味的手表，既能掌握時間，又是最好的裝飾品。在商務(wù)談判場合，男性不應(yīng)穿著茄克衫、牛仔褲、T恤衫、旅游鞋、涼鞋等休閑服裝出席。37

②女性：端莊、典雅的套裙是商界女性出席談判場合的最佳選擇。以體現(xiàn)著裝者的穩(wěn)重、端莊，配上肉色的長筒或連褲絲襪和黑色的高(中)跟鞋。與服飾配搭，適當(dāng)點綴一兩件首飾或胸針(花)、絲巾等。出席商務(wù)談判的女性，切忌穿得太緊、太透、太花、太露、太短的休閑裝或牛仔裝、運動裝，也不要佩戴太多的首飾，否則既顯得沒有教養(yǎng)，也顯得沒有品味。(Yes)(No)38（3）文明得體的言談舉止①說話商務(wù)談判人員要求說話表達準(zhǔn)確，口齒清晰，言詞有禮，要多用敬語和謙語，盡量采用委婉的表達方式。商務(wù)談判時，還要善于傾聽對方的意見，要求準(zhǔn)確把握對方的意圖。

說話速度不宜太快，涉外談判時，更應(yīng)照顧到翻譯的方便。

說話的態(tài)度要友好、和善，面帶微笑，以有助于促使問題的解決。39②舉止出席談判人員的舉止要自然大方，優(yōu)雅得體：站

坐

走

握手40

四、談判過程中的禮儀

商務(wù)談判過程中，自始至終都貫穿一定的禮儀規(guī)范:主方準(zhǔn)時迎候。主方人員應(yīng)先于客方到達談判地點，當(dāng)客方人員到達時，主方人員在大樓門口迎候，亦可指定專人在大樓門口接引客人，主方人員只在談判室門口迎候。雙方由主談人介紹各自成員，互相握手、問候、致意。然后由客方先行進入談判室或賓主雙方同時進入談判室，主方人員待客方人員落座后再坐下。41重要的談判，在正式開始前，雙方作簡短致辭，互贈紀(jì)念品，安排合影后再入座。合影位置排列，通常主方主談人居中，其右側(cè)是客方主談人，客方其余代表依次排列，主方其余代表一般站在兩端。42雙方人員入座后談判正式開始，這時非談判人員應(yīng)全部離開談判室；在談判進行中，雙方要關(guān)閉所有的通訊工具(或調(diào)到靜音)，人員也不要隨便進出。談判中，主方應(yīng)提供茶水、咖啡等飲料，服務(wù)人員添茶續(xù)水要小心動作，可在休會或某一方密談時進行。43談判結(jié)束后，主方人員應(yīng)將客方人員送至電梯口或送到大樓門口上車，握手告別，目送客人汽車開動后再離開。如果安排了與談判內(nèi)容密切相關(guān)的參觀考察活動，則應(yīng)在參觀點安排專門的接待人員，并懸掛歡迎性的標(biāo)語橫幅。44簽約儀式是組織與對方組織經(jīng)過會談、協(xié)商，形成某項協(xié)議或協(xié)定，再互換正式文本的儀式。它是一種比較隆重的活動，禮儀規(guī)范也比較嚴(yán)格。第三節(jié)簽約禮儀45一、簽約儀式的準(zhǔn)備禮儀1．要布置好簽字廳簽字廳有常設(shè)專用的，也有臨時以會議廳、會客廳來代替的。布置的總原則是要莊重、整潔、清凈。一間標(biāo)準(zhǔn)的簽字廳，應(yīng)當(dāng)室內(nèi)鋪滿地毯。除了必要的簽字用桌椅外，其他一切的陳設(shè)都不需要。46

正規(guī)的簽字桌應(yīng)為長桌，橫放在室內(nèi)，其上最好鋪設(shè)深綠色的臺呢并在桌上擺好簽字人姓名牌和待簽的合同以及簽字筆吸墨器等物品。與外商簽署涉外合同時，還需在簽字桌上按照禮賓順序插放有關(guān)各方的國旗。其后可擺放適量桌椅，簽雙邊性合同時，可放置兩張座椅供簽字人就座，簽署多邊合同時，可以僅放一張桌椅，供各方簽字人簽字時輪流就座，也可為每一位簽字人各準(zhǔn)備一張座椅。47482．確定出席簽約儀式的人數(shù)一般來說，參加簽約儀式的雙方或多方的人數(shù)應(yīng)大致相同。但為了表示簽約的協(xié)議、協(xié)定或條約的重視，往往由更高或更多的領(lǐng)導(dǎo)人出席簽約儀式，此時就不應(yīng)機械地堅持“對等、相當(dāng)”的原則。

493．要預(yù)備好待簽的合同文本簽約儀式是一樁嚴(yán)肅而莊重的大事，因此在決定正式簽署合同時，就應(yīng)當(dāng)擬訂定好正式的、不再進行更改的標(biāo)準(zhǔn)文本。負(fù)責(zé)提供合同文本的主辦方應(yīng)會同有關(guān)各方一道指定專人，共同負(fù)責(zé)合同的定稿、校對、印刷和裝訂。還應(yīng)為在合同上正式簽字的有關(guān)各方均提供一份待簽的合同文本，必要時，還要在向各方提供一份副本。50簽署涉外商務(wù)合同時，比照國際慣例，待簽的合同文本應(yīng)同時使用有關(guān)各方法定的官方語言或使用國際上通行的英文、法文，也可并用。

51待簽的合同文本，應(yīng)以精美的白紙印刷而成，按大8開的規(guī)格裝訂成冊，并以高檔質(zhì)地，如真皮、金屬、軟木等作為其封面。524．要求簽字人員的服飾按照規(guī)定，簽字人、助簽人以及隨員，在出席簽字儀式時，應(yīng)當(dāng)穿著具有禮服性質(zhì)的深色西裝套裝、中山裝套裝或西服套裙，并且配以白色襯衫和深色皮鞋。男式還必須要系上單色領(lǐng)帶，以示正規(guī)。在簽字儀式上露面的禮儀人員、接待人員，可以穿自己的工作制服或旗袍一類的禮儀性服裝。

53二、簽字儀式的正式程序1.簽字儀式的正式開始有關(guān)各方人員進如簽字廳。542.簽字人正式簽署合同文本在簽署合同文本時每個簽字人在由己方保留的合同文本簽字時，按慣列應(yīng)當(dāng)名列首位。因此每個簽字人均應(yīng)首先簽署己方保存的合同文本，然后再交由他方簽字人簽字。這一做法被稱為“輪換制”553.簽字人正式交換正式簽署的合同文本此時，各方簽字人應(yīng)熱烈握手，互致祝賀，并相互交換各自一方使用過的簽字筆以示紀(jì)念。全場人員應(yīng)鼓掌，表示祝賀。564.共飲香檳互相道賀交換已簽的合同文本后，有關(guān)人員，尤其是簽字人當(dāng)場干一杯香擯酒，是國際上通行的用以增添喜慶色彩的做法。575.禮畢退場主辦方宣布儀式結(jié)束后，應(yīng)讓雙方最高領(lǐng)導(dǎo)及賓客先退場，然后東道主再退場。在一般情況下，商務(wù)合同在正式簽署后，應(yīng)提交有關(guān)方面進行公證。此后才正式生效。儀式后，也可以安排與會者觀看文藝節(jié)目、參觀展覽等。58說明應(yīng)說明的是，簽約儀式不一定非搞不可，盡管它可以制造聲勢，增添影響。但是對于簽字本身，卻是必須鄭重對待、不可草草收場，商界人士對此必須切切注意。

59第四節(jié)慶典禮儀

慶典是圍繞重大事件或重大節(jié)日、紀(jì)念日而舉行的慶?；顒觾x式，是各種慶祝儀式的統(tǒng)稱。一、慶典儀式的準(zhǔn)備1.做好輿論宣傳工作2.擬出賓客人員名單思考：參加慶典儀式的人員應(yīng)包括哪些？60除媒體記者外，參加慶典儀式的人員還應(yīng)包括：

（1）政府相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)。主要是表達對上級機關(guān)的感謝并希望能繼續(xù)得到支持。

（2）社會知名人士。通過他們的名人效應(yīng)，更好地提升自身的形象層次。

（3）有功人士。

（4）友好單位人士。以增進友誼，共謀發(fā)展。

（5）本單位參加慶典儀式的領(lǐng)導(dǎo)、工作人員的名單。

61出席人員名單a:上級領(lǐng)導(dǎo)b:社會名流c:大眾傳媒d:合作伙伴e:社區(qū)關(guān)系f:單位員工3.布置慶典儀式現(xiàn)場慶典儀式的現(xiàn)場一般選在廣場上或有意義建筑物的正前門?，F(xiàn)場布置要突出喜慶、隆重的氣氛，應(yīng)備有標(biāo)語、彩旗、橫幅、氣球等。此外，還可以準(zhǔn)備鼓樂、飛鴿等加以烘托渲染氣氛。63布置儀式現(xiàn)場注意事項a:地點的選擇b:環(huán)境的美化c:場地的大小d:音箱的調(diào)試注意的幾點是：

（1）現(xiàn)場應(yīng)有慶典儀式的主橫幅；

（2）現(xiàn)場須有擺放來賓贈禮如花籃、賀匾、紀(jì)念物等的位置；

（3）音響或鼓樂聲在節(jié)奏和音量上要加以控制，不可影響周邊地區(qū)正常生活秩序；

（4）慶典儀式的規(guī)模可能會妨礙交通時，應(yīng)約請交通管理部門來人協(xié)調(diào)指揮。654.具體事項（1）請柬的準(zhǔn)備和發(fā)送（2）賀詞(或答詞)的撰寫、討論和審定（3）現(xiàn)場接待人員的安排（4）調(diào)試好設(shè)備（5）準(zhǔn)備好還來賓的胸花、席卡、飲品、禮物等。67二、慶典儀式的程序

主要由這樣幾項構(gòu)成：

1.迎賓。

2.開始。

3.致詞。

4.致賀。

5.致謝。68安排來賓接待工作a:來賓的迎送b:來賓的引導(dǎo)c:來賓的陪同d:來賓的招待慶典程序a：請來賓就座，介紹佳賓b:宣布慶典正式開始，全體起立，奏國歌，唱本單位之歌c:本單位主要負(fù)責(zé)人致辭d:邀請嘉賓講話e:安排文藝演出(可有可無)三、參加者禮儀和賓客禮儀

1.對本單位人員的要求

第一，儀容整潔。第二，著裝規(guī)范。第三，遵守時間。第四，神態(tài)莊重。第五，態(tài)度親切。第六，行為自律。722.賓客禮儀

第一，服飾規(guī)范。第二，準(zhǔn)時到場。第三，帶上賀禮。第四，態(tài)度友善。第五，友好交流。第六，握手話別。73四、剪彩儀式禮儀

剪彩儀式，嚴(yán)格地講，指的是有關(guān)單位，為了慶賀新單位的成立、企業(yè)的開工、賓館的落成、商店的開張、銀行的開業(yè)、大型建筑物的啟用、道路或航線的開通、展銷會或博覽會的開幕等等，而隆重舉行的一項禮儀性程序。因其主要活動內(nèi)容，是約請專人使用剪刀剪斷被稱之為"彩"的紅色緞帶上，故此被人們稱為剪彩。74返回

從操作的角度來進行探討，目前所通行的剪彩的禮儀主要包括剪彩的準(zhǔn)備、剪彩的人員、剪彩的程序、剪彩的作法等四個方面的內(nèi)容。76（一）剪彩儀式的準(zhǔn)備

剪彩儀式可以單獨舉行，也可以在慶典中進行，是整個慶典儀式的高潮。剪彩儀式的準(zhǔn)備工作與前面介紹的慶典儀式的準(zhǔn)備工作相類似，如輿論宣傳、擬定人員、請柬發(fā)送、現(xiàn)場布置等，但剪彩儀式也有自己特殊的準(zhǔn)備