18個購物中心籌備期財務管理要點參考

18個購物中心籌備期財務管理要點參考一、正文1.高度重視預算編制工作，為開業(yè)后進行成本控制、節(jié)能工作打好基礎分析：全面預算管理是以數量和金額的形式來反映和指導公司未來一定時期的活動,適合酒店、寫字樓租賃、商場、物業(yè)管理費等工作按流程執(zhí)行、費用支出相對固定的行業(yè)。風險點1:費用控制不住,對應事項沒有做完;或則預算沒有突破,但對應事項沒有做完。業(yè)務部門預算簡單,不完整,沒有具體明細項目,也沒有按月編制,財務部門過程中無法控制。風險點2:首次編制預算,物業(yè)管理費預算水份大。例如:機電設備處于維保期,應該沒有維保費開支;綠化處于施工單位養(yǎng)護期,相應不存在養(yǎng)護費,保安、保潔員工實際人數是否和預算一致。審計建議1:預算編制要細化,以修理費為例,要統(tǒng)計購物中心現有多少不同規(guī)格的燈管,估計每年要更換多少根不同規(guī)格的燈管;以清潔用品為例,一年需要多少量的垃圾袋,石材地面保養(yǎng)使用的晶化粉數量估算:要統(tǒng)計需要晶化保養(yǎng)的面積,不同區(qū)域的保養(yǎng)頻率;中央空調水電費:根據空調制冷時間、是否變頻空調、分機組、水泵、水塔、末端設備等分別計算后匯總,不同籠統(tǒng)估計,這也是為下一步制定節(jié)能措施打好基礎。審計建議2:財務人員除做好本職工作外,還要學習物業(yè)管理知識和商業(yè)管理知識,才能對財務報表進行科學分析,做好成本控制工作。2.制定并完善各項財務管理與財務控制流程收費控制流程,包括:物業(yè)費、租金、停車場收費、增值服務收費等。財產管理制度,包括:辦公用品、低值易耗品、固定資產、勞保用品、工程用工具、保安用品。支出管理制度,可以參照公司制度進行完善。審計建議:重點放在收費控制流程與財產管理制度的梳理上,制作出工作流程與制度后,在籌備期便通過培訓等方法貫徹到各個部門,按營運期的需求嚴格執(zhí)行。3.能源費:包括水、電、煤氣、空調費、取暖費、水電損風險點:在工程部與項目公司、工程部與主力店進行工作對接時,財務部分要求工程部明確能源費的區(qū)分、計量、收費等,做出符合財務管理需求的規(guī)劃。在實際操作中,水、煤氣能分戶計量的區(qū)域比較明確,容易實現精確的計量與收費。重點關注的是公攤電費與空調費、取暖費,各職能區(qū)域、店與店之間容易區(qū)域重疊,為開業(yè)后準確計量與收費造成障礙。審計建議1:明確公共區(qū)域與非公共區(qū)域能源費計量;明確商鋪與商鋪之間的能源費計量;明確公攤的計算與分攤方法。審計建議2：明確能源費的繳費方式，在采用IC卡預收費、抄表收費等方式中提出明確財務意見，對于IC預收款方式，要充分考慮到大客戶的能源需求量及各種緊急情況財務收款方式;而對于抄表收費方式，要充分考慮商管公司代墊資金量及應收款的風險控制4、裝修及收費，包括開業(yè)初裝及開業(yè)后二次重新裝修風險點：在工程部等業(yè)務部門制定裝修手冊的同時，財務部門應主動參與，對裝修手冊中涉及財務管理的模塊提出規(guī)范化管理建議，并納入裝修管理制度或裝修手冊審計建議1：明確裝修進場需繳納各項費用：裝修期能源計量方法與繳納方式;裝修管理費的標準及繳納時間、方式;垃圾清運費的標準及繳納時間、方式;商戶違紀罰款的標準及繳納時間、方式審計建議2：明確裝修各項收費流程，保證各項費用應收盡收，此項工作控制關鍵點為裝修許可證的.發(fā)放流程控制，在與各業(yè)務部門工作對接時，財務部門對裝修許可證的發(fā)放提出明確的財務管理意見，需財務收費復核后方可發(fā)放。對于裝修費用的收取，財務部門需仔細閱讀主力店合同條款，主力店由于是招商中心直接與商家業(yè)務對接，對于裝修費用可能會有差別性的合同條款審計建議3：裝修押金退還及控制流程，明確驗收流程與相關表格的傳遞，明確退還審批流程，明確扣款審批5、租金及物業(yè)管理費風險點：免租期是否收取物業(yè)管理費，惡意客戶在免租期后退租，商管公司租金受到損失，合同中違約條款只能彌補商管公司還要重新招商承擔商鋪閑置損失審計建議1：免租期是否收取物業(yè)管理費需要說明審計建議2：在違約責任中約定：如承租方在合同履行期間根本違約，承租方應向出租方支付免租期內的房租!或者可以約定一個比例，比如如承租方根本違約，承租方應該根據未履行合同的期限占合同履行期限的比例向出租方支付免租期內的租金必須在籌備期規(guī)劃好收費相關事宜：物業(yè)費標準、物業(yè)收費面積、物業(yè)管理合同、物業(yè)管理合同臺帳、收費的流程等6、停車場收費分析：停車場收費的內部控制工作一向是商管公司的重點工作，其它收款工作都是財務部收款臺收取的風險點1：地上停車位的劃分及管理，按營業(yè)額流水比例收取租金的主力店是否收費及相關優(yōu)惠條款風險點2：部分商戶租用固定車位，按月繳納租金，但是商戶車輛數量大于其租用的車位數量，就是多張IC卡對應多個車位，在停車電腦系統(tǒng)不支持情況下，租戶占用其它停車位，會造成停車場管理混亂審計建議1：參與制定收費標準，收費系統(tǒng)的規(guī)劃，停車收費區(qū)域的劃分與管理，收費控制管理流程，停車場發(fā)票領購、核銷，與產權方分成比例等審計建議2：明確要求一線收費人員票款一致，并及時正確的錄入收費系統(tǒng)，出納嚴格按照規(guī)定和流程，接收一線收費人員交來的現金和票據。并及時簽認交接表格，根據交接表格，形成數據庫可以利用的電子文檔7、廣告收入管理風險點：商管公司提供廣告服務，業(yè)務部門直接收取現金形成小金庫審計建議：財務部參與規(guī)劃外墻廣告點位，明確經營方式，是采用整體外包還是自營，如自營需辦理相關證件;明確分成比例;需業(yè)務部在規(guī)劃廣告位時，明確分成收入的繳納方式;明確公共區(qū)域廣告位收益權屬;明確主力店免費使用的廣告位;根據主力店合同建立臺帳備查8、內、外廣場公共區(qū)域經營風險點：業(yè)務部門直接收取現金形成小金庫審計建議：財務部要參與點位規(guī)劃，多種經營合同要按商管公司文件編號，財務部參與合同審核，財務部建立點位臺帳。例：公共區(qū)域堆頭、活動如何收費要有明確標準9、保潔費支出風險點1：實際保潔人數和合同不符，實際清掃次數、保養(yǎng)和合同不符;使用的高檔材料和合同不符風險點2：保潔部自行對租戶提供增值服務，收取現金作為小金庫審計建議1：明確保潔區(qū)域，測算保潔費，為運營期保潔合同招標或自營做準備審計建議2：提供增值清潔服務要簽訂合同10、押金風險點：押金保障不足，只考慮租金和物業(yè)管理費，沒有考慮取暖費、公攤電費、空調電費等審計建議1：押金標準要包括取暖費和公攤水電費審計建議2：要收取商戶經營保證金，商品質量出現問題可以先行賠付11、租賃軟件發(fā)現：財務中心目前沒有使用物業(yè)費管理軟件，而是使用EXCEL表手工計算物業(yè)費和其它收費，勞動強度大，容易出現差錯風險點：商管公司租戶眾多，并且租戶定期調整，租戶面積也可能增減，部分租戶可能會出現拖欠全部或部分租金,不欠物業(yè)費;或者提前退租退部分押金，或商戶人去樓空，部分商品折抵租金。租戶轉租，押金更名、退租時部分收取滯納金等多種情況，繼續(xù)使用手工核算事倍功半審計建議：財務部牽頭，選擇合適的租賃、物業(yè)管理軟件，以適應購物中心開業(yè)后的情況12、實施收銀一體化為商業(yè)物業(yè)增值說明：收銀一體化即商業(yè)管理公司通過收銀軟件系統(tǒng)和POS硬件設備統(tǒng)一采集、匯總和分析商戶銷售數據優(yōu)點：準確掌握商戶的銷售業(yè)績，購物中心與商戶之間的租賃模式將更加豐富和科學，將能夠更多地采取“抽成”、“保底+抽成”、“保底或分成兩者取其高”等租賃模式主流方式：購物中心出租給商戶POS機，商戶自主收銀，購物中心通過系統(tǒng)自動采集商戶的銷售數據審計建議1：以出租POS機的方式為主，實現收銀一體化，對主力店可以免收租金，對其它商戶收取租金與押金，可以保證主力店、影城等流水金額的真實性和準確性，從而保證租金的準確性審計建議2：統(tǒng)一收銀將帶來大量的現金流和資金沉淀，購物中心可以與收單銀行談判刷卡手續(xù)費返點，進一步增加公司收益?zhèn)渥ⅲ恒y行為了賺取顧客刷卡手續(xù)費和商戶銷售資金的沉淀，通常愿意與購物中心合作成為收銀一體化項目的收單銀行，銀行一般能夠向購物中心免費提供POS收銀一體機，這將極大的節(jié)省收銀一體化項目的建設成本13、商戶退租與恢復裝修原狀分析：商場定期調整商戶，這種調整是永遠的循環(huán)風險點1：商管公司提供基本裝修，商戶在取得物業(yè)公司同意后進行個性裝修，承諾在退租時恢復原狀。退租無人負責或者對“原狀”理解產生歧義，事后商管公司只能承擔恢復原狀的成本風險點2：商戶搬遷、裝飾裝修、使用公用設施設備，公用部位，事后沒有恢復審計建議：合同中規(guī)定應事先書面申請，并拍照存檔，造成損失的應予補償14、機電設備、設施管理分析：包括強電、弱電系統(tǒng)、自動化控制系統(tǒng);智能化系統(tǒng)(含停車場系統(tǒng));電梯、空調、給排水系統(tǒng);供暖系統(tǒng)等，LED夜景系統(tǒng)、消防系統(tǒng)、后備發(fā)電機等風險點1：施工單位和物業(yè)公司交接不完善，缺少管線圖紙和設備材料、合格證等;工程部沒有建立臺帳、設備卡片、設備標識、備品備件庫，事后維修困難風險點2：施工單位免費維保期結束后，工程部維保流于形式，結果設備幾年后事故增多，購物中心品質下降審計建議1：設備管理實施預防性措施的基礎是收集整理、歸納和分析各類資料，有針對性的建立各類設備和管線系統(tǒng)的臺帳及運行、保養(yǎng)及檢修記錄等。對于重要的設備，如冷水機組、鍋爐、、電梯等，應按單臺設備建立運行和檢修檔案，建立易損零配件資料庫，制定更換周期審計建議2：設備檔案建立后，對于收集的資料應定期進行分析，特別是反應設備狀況的運行參數，應建立分析報表制度，以便從設備狀態(tài)趨勢，找出故障隱患，有計劃的進行維護檢修，避免維修保養(yǎng)計劃存在疏漏，避免因故障造成停機事故審計建議3：對于管、線等系統(tǒng)，預防性措施的重點是巡檢和定檢，定期保養(yǎng)。15、存貨管理與成本控制風險點：財務部沒有設置存貨科目，購買材料后當月直接進成本。工程部、保潔部自行保管材料，材料的領用脫離監(jiān)督，預算形同虛設審計建議：財務部設置存貨科目，按具體品種設置明細科目，公司設立保管員崗位，工程部、保潔部填領料單領料，材料在發(fā)出的當月進入成本16、實物資產管理實物資產分類：固定資產、低值易耗品、開發(fā)商提供的設施設備、進入建筑成本的機電設施設備等風險點：財務部只管理固定資產，一段時間后帳實不清審計建議：除固定資產外，其它實物資產也要分門別類登記臺帳，財務部每年也要盤點其它實物資產，臺式電腦可以分主機、顯示屏分別記賬17、保險分析：商業(yè)管理公司一般投保財產一切險，物業(yè)公司投保公共責任險、財產險(機器設備險、附加機器設備損害險等)、停車場責任險等風險點：保險選擇不當，保障不足或重復保險，商戶沒有投保自用部位保險或沒有分擔保費審計建議1：建議通過招標的方式確定保險公司(包括提供商戶投保的費率)審計建議2：參考其它商場經驗，管理公司負責為公共部位(包括自行裝修、自用設施設備、租賃區(qū)域的)財產投