辦公軟件培訓

1常用辦公軟件培訓誠信勤奮合作敬業(yè)何謂辦公軟件

辦公軟件：顧名思義就是用于辦公的一種軟件，辦公軟件的科學定義是可以進行文字處理、表格制作以及幻燈片制作和圖像處理的軟件?，F(xiàn)在的辦公軟件得應用是非常廣泛的，我們的社會統(tǒng)計、回憶記錄以及數(shù)字化的辦公都會使用到辦公軟件；辦公軟件的發(fā)展經(jīng)歷了繁榮復雜到現(xiàn)在的簡單實用。辦公軟件的發(fā)展方向也是朝著操作簡單，功能細化的方向發(fā)展。1.微軟Office系列：說到辦公軟件我們第一個想到的就是微軟Office系列，因為這是市場上最好的、最受人們歡迎的一款辦公軟件。同時它也是目前使用率最高的辦公軟件。微軟Office系列包括World文字處理、PPT以及表格制作三個方面的軟件。微軟Office系列的功能是非常全面的，基本上可以滿足任何的辦公使用。

2.金山WPS系列：除了微軟辦公軟件，其次較好的就是金山WPS系列了。金山WPS系列的功能和作用基本上和微軟差不多，都是對文字處理的軟件。但是金山WPS系列的使用率沒有微軟的高。

3.永中Office系列：永中Office系列也是現(xiàn)在使用比較好的一種辦公軟件，相比于微軟和WPS系列來說，永中Office系列是比較差一點的。永中Office系列也是文字處理軟件，同時可以完成表格制作。定義常用辦公軟件系列

目錄一Office簡介二Word操作基礎教程三PowerPoint操作基礎教程四Excel操作基礎教程五實際工作演示、技巧分享一、Office簡介1.1Office家族1.2Office發(fā)展史1.3Office常用快捷鍵1.4Office2007安裝與卸載1.5Office2007啟動與關閉1.1Office家族1.2Office發(fā)展史1.3Office常用快捷鍵1.4安裝Office2007

將Office2007光盤放入光驅中，系統(tǒng)將自動彈出，在界面中輸入產(chǎn)品密鑰，再單擊“繼續(xù)”按鈕。按照安裝提示進行安裝，即可完成軟件的安裝。1、打開“控制面板”窗口，雙擊“添加/刪除程序”的圖標，打開“添加或刪除程序”對話框，單擊“MicrosoftOffice2007”選項。2、單擊“刪除”命令，則可開始卸載。1.4卸載Office2007方法一：單擊“開始”按鈕，然后選擇“所有程序/MicrosoftOffice/MicrosoftOfficeWord2007”命令，選擇所需的軟件，即可啟動軟件。1.5啟動Office2007方法二：如果操作系統(tǒng)桌面上創(chuàng)建有Word2007的程序圖標，雙擊圖標即可啟動該程序。1.5關閉Office2007

當不再使用Office2007的某個組件時，應退出應用程序，以減少對系統(tǒng)內存的占用。退出Office2007的常用方法有如下4種：1、單擊標題欄右邊的“關閉”按鈕，可以快速退出應用程序。2、單擊左上角的控制菜單圖標，在彈出的窗口控制菜單中選擇“關閉”命令。3、選擇“文件”菜單，再單擊左側菜單中的“退出”命令，即可退出該程序。4、按下Alt+F4組合鍵即可退出程序。二、Word操作基礎教程2.1Word操作基礎簡介2.2Word操作窗口介紹2.3Word常用功能介紹2.1Word操作基礎簡介1、WORD的啟動與關閉

啟動：開始→程序→MicrosoftWord

關閉：文件→退出、關閉按鈕

2、WORD窗口的組成標題欄、菜單欄、工具欄、文檔窗口、狀態(tài)欄3、打開或關閉工具欄

“視圖”菜單→工具欄→選擇工具選項（右擊工具欄→選擇工具選項）2.2Word操作窗口介紹2.3常用功能介紹—查找與替換

對于長篇或包含多處相同及共同文本的文檔來講，修改某個單詞或修改具有共同性的文本時，顯得特別麻煩。為了解決這個問題，就需要用到查找與替換文本的功能。查找：編輯→查找→查找內容→查找下一處替換：編輯→替換→查找內容、替換為→查找下一處→替換（全部替換）2.3常用功能介紹—設置文本、字體格式

輸入完文本之后，為了使整體文檔更具有美觀性與整齊性，需要設置文本的字體格式與段落格式。例如，設置文本的字體、字號、字形與效果等格式，設置段落的對齊方式、段間距與行間距、符號與編號等格式。

在所有Word文檔中，都需要根據(jù)文檔性質設置文本的字體格式?？梢栽凇鹃_始】選項卡【字體】選項組中，設置文本的字體、字形、字號與效果等字體格式。

文字的美化改變字號、字體和顏色：單擊工具欄上的字號、字體和顏色按鈕。改變文字的格式：加粗、傾斜、下劃線、字符邊框、字符底紋、字符縮放使文字產(chǎn)生特殊效果：格式→字體（字體、字型、字號、著重號、效果）→動態(tài)效果改變字間距：格式→字體→字符間距改變文檔中文字的方向：常用工具欄→更改文字方向（格式→文字方向）2.3常用功能介紹—設置段落格式

設置完字體格式之后，還需要設置段落格式。段落格式是指以段落為單位，設置段落的對齊方式、段間距、行間距與段落符號及編號。調整段落的對齊方式：

格式工具欄→居中、右對齊、分散對齊

改變行距：選定段落→格式→段落→行距→確定

設置段落的首行縮進和左右邊界：

水平標尺上的縮進標記改變段間距：

定位段落→格式→段落→縮進和間距→間距（段前、段后）→確定2.3常用功能介紹—設置水印背景

水印是位于文檔背景中的一種文本或圖片。添加水印之后，用戶可以在頁面視圖、全屏閱讀視圖下或在打印的文檔中看見水印。啟用【頁面布局】選項卡【頁面背景】選項組中的【水印】命令，可以通過系統(tǒng)自帶樣式或自定義樣式的方法來設置水印效果。2.3常用功能介紹—設置分欄

Word中的分欄功能可以調整文檔的布局，從而使文檔更具有靈活性。例如，利用分欄功能可以將文檔設置為兩欄、三欄、四欄等格式，并根據(jù)文檔布局的要求控制欄間距與欄寬。同時，利用分欄功能還可以將文檔設置為包含一欄、兩欄與三欄布局的混排效果。2.3常用功能介紹—設置、編輯頁眉頁腳

頁眉與頁腳分別位于頁面的頂部與底部，是每個頁面的頂部、底部和兩側頁邊距中的區(qū)域。在頁眉與頁腳中，主要可以設置文檔頁碼、日期、公司名稱、作者姓名、公司徽標等內容示。

插入完頁眉與頁腳之后，用戶還需要根據(jù)實際情況自定義頁眉與頁腳，即更改頁眉與頁腳的樣式、更改顯示內容及刪除頁眉與頁腳等操作。2.3常用功能介紹—插入頁碼

在使用文檔時，用戶往往需要在文檔的某位置插入頁碼，便于查看與顯示文檔當前的頁數(shù)。在Word2007中，可以將頁碼插入到頁眉與頁腳、頁邊距與當前位置等文檔不同的位置中。2.3常用功能介紹—設置頁邊距

頁邊距是文檔中頁面邊緣與正文之間的距離，用戶可通過【頁面設置】選項組中的【頁邊距】命令，來設置頁邊距。2.3常用功能介紹—設置紙張大小

用戶可通過啟用【頁面設置】選項組中的【紙張大小】命令，在下拉列表中選擇相應的選項即可。另外，用戶也可以在【紙張大小】下拉列表中選擇“其他頁面大小”選項，在彈出的【頁面設置】對話框中的【紙張】選項卡中全面的設置紙張大小與紙張來源等選項。2.3常用功能介紹—插入藝術字體

啟用【插入】選項卡【文本】選項組中的【藝術字】命令，在下拉列表中選擇相符的藝術字樣式。在彈出的【編輯藝術字文字】對話框中輸入文字內容，并設置藝術字的【字體】與【字號】。單擊【確定】按鈕，即可在文檔中插入藝術字。為了使藝術字更具有美觀性，可以像設置圖片格式那樣設置藝術字格式。即設置藝術字的樣式、設置文字方向、間距等藝術字格式。2.3常用功能介紹—插入表格

插入表格即是運用Word2007中的菜單或命令，按照固定的格式在文檔中插入行列不等的表格。在此，主要講解【表格】菜單法與【插入表格】命令法、插入Excel表格、等4種插入表格的方法。2.3常用功能介紹—插入對象

在文檔中將光標放置于需要插入菜單下選擇對象即可按照自己的需求將對象插入當前的Word文檔中，便于打開瀏覽和更改。三、PowerPoint操作基礎教程

3.1PPT簡介3.2PPT操作窗口介紹3.3PPT制作注意事項3.1PPT操作基礎簡介

PPT，是PowerPoint的簡稱。PowerPoint是微軟公司的演示文稿軟件。用戶可以在投影儀或者計算機上進行演示，也可以將演示文稿打印出來，制作成膠片，以便應用到更廣泛的領域中。MicrosoftOfficePowerPoint做出來的東西叫演示文稿，其格式后綴名為：ppt、pptx；演示文稿中的每一頁就叫幻燈片，每張幻燈片都是演示文稿中既相互獨立又相互聯(lián)系的內容。PowerPoint2007為用戶提供了普通、幻燈片瀏覽、備注頁與幻燈片放映4種視圖方式。用戶可通過啟用【視圖】選項卡【演示文稿視圖】選項組中各項的命令，在各個視圖之間進行切換。（打開、關閉同Word）3.2PPT操作窗口介紹3.2PPT操作窗口介紹3.2PPT操作窗口介紹3.2PPT操作窗口介紹課件不是講稿不要把PowerPoint當Word使用課件不只是提綱不要把PowerPoint當黑板使用，要體現(xiàn)思路課件不是動畫演示不要把PowerPoint當作動畫軟件，只是將想法與設計實現(xiàn)的一種工具3.3PPT制作注意事項—三個概念3.3PPT制作注意事項—文本排版常見問題滿習慣在一張幻燈片上放太多內容亂字體多顏色雜文字色彩或背景使用不當文字與背景顏色相近，難以辨別3.3PPT制作注意事項—

達到如下效果顏色統(tǒng)一個性化設置字體和效果的統(tǒng)一3.3PPT制作注意事項—

簡化文字的方法不超過5行分解到多張幻燈片上每行不超過5個關鍵詞概括關鍵詞分享交流使用動畫控制文字內容圖示-一圖勝千言使用備注3.3PPT制作注意事項—

使文字有序的方法分享交流統(tǒng)一字體統(tǒng)一顏色注意文字對齊少用藝術字3.3PPT制作注意事項—美化文字的方法分享交流安裝第三方字體改變文字間距陰影效果雙色字效果4.12003-2007新增功能介紹4.2Excel2007操作窗口介紹4.3Excel函數(shù)公式的應用4.4Excel常用函數(shù)分享四、Excel操作基礎教程4.12003-2007新增功能介紹

面向結果的用戶界面命令和功能邏輯組的、面向任務的選項卡更多行和列以及其他新限制65536行256列1048576行和16000列

（XFD）列(.xls.xlsx)

Office主題和Excel樣式

豐富的條件格式漸變色、數(shù)據(jù)柱線和圖標集4.12003-2007新增功能介紹改進的排序和篩選功能按顏色和3個以上級別排序，按顏色日期篩選

Excel表格的增強功能應用表格樣式共享的圖表Office家庭共享更佳的打印體驗“普通”、“分頁預覽”與“頁面”視圖4.2Excel2007操作窗口介紹4.2工作簿、工作表及單元格工作簿（.xlsx）?在Excel中創(chuàng)建的文件稱為工作簿。工作簿是工作表的容器，一個工作簿可以包含一個或多個工作表。一個excel文件。工作表（sheet1，sheet2，sheet3）?工作表是在Excel中用于存儲和處理各種數(shù)據(jù)的主要文檔，也稱電子表格。工作表始終存儲在工作簿中。單元格（A1，A2）?在工作表中，行和列相交構成單元格。單元格中可以包含文本、數(shù)字、日期、時間或公式等內容。若要在某個單元格中輸入或編輯內容，可以在工作表中單擊該單元格，使之成為活動單元格。4.3Excel函數(shù)公式的應用—分類函數(shù)的分類

數(shù)據(jù)庫函數(shù)：分析和處理數(shù)據(jù)清單中的數(shù)據(jù)。日期與時間函數(shù)：在公式中分析和處理日期值和時間值。統(tǒng)計函數(shù)：對數(shù)據(jù)區(qū)域進行統(tǒng)計分析。邏輯函數(shù)：用于進行真假值判斷或者進行復合檢驗。信息函數(shù)：用于確定保存在單元格中的數(shù)據(jù)類型。查找和引用函數(shù)：對指定的單元格、單元格區(qū)域返回各項信息或運算。數(shù)學和三角函數(shù)：處理各種數(shù)學計算。文本函數(shù)：用于在公式中處理文字串。財務函數(shù)：對數(shù)值進行各種財務運算。工程函數(shù)：對數(shù)值進行各種工程上的運算和分析。4.3Excel函數(shù)公式的應用—常用函數(shù)常用的公式介紹數(shù)學函數(shù)日期函數(shù)信息函數(shù)邏輯函數(shù)文本函數(shù)查找與引用函數(shù)4.3Excel函數(shù)公式的應用—相對引用和絕對引用如圖：C1=A1+B1，如果將C1單元格復制粘貼到D1，得到的結果是7而不是原來是單元格的值5，

這是因為復制過程中我們一并也把公式復制到了D1，當計算結果欄位由原來的C1偏移到D1時，則參與計算的其他欄位也會同時發(fā)生偏移，即D1=B1+C1。

倘若將A1、B1絕對引用，那么參與公式計算是相應欄位就被鎖定，若此時將C1復制粘貼到其他欄位，得到的結果就是5如果只是想粘貼數(shù)值，則可在粘貼的時候用“選擇性粘貼”只針對數(shù)值進行粘貼，如下圖在將C1欄位粘貼到D1欄位時，右擊—選擇性粘貼—數(shù)值，則的得到的結果將是原來C1欄位的數(shù)值5（無論是絕對引用還是相對引用）。4.3Excel函數(shù)公式的應用—相對引用和絕對引用

混合引用是有絕對的行或相對的列。絕對引用列是采用$A1、$B1等形式。絕對引用行是采用A$1、B$1等形式。如果公式所在單元格的位置改變，則相對引用的改變而絕對引用的不變。如果多行或多列的復制公式，相對引用自動調整而絕對引用將不做調整。例如，下圖公式中絕對引用了A列和23行，公式復制過程中只對相對引用的部分進行調整。注：相對引用與絕對引用可以通過快捷鍵“F4”進行相互切換。4.4Excel常用函數(shù)分享-數(shù)學函數(shù)條件求和:SUMIF求個數(shù):COUNT求符合條件個數(shù):COUNTIF求和:SUM求算書平均數(shù):AVERAGE四舍五入函數(shù):ROUND排位:RANK4.4Excel常用函數(shù)分享-sum/sumif/count/countifSUM(數(shù)值1,數(shù)值2,…)

A1=6A2=7A3=8=SUM(6,8)=14=SUM(A1,A3)=6+8=14=SUM(A1:A3)=6+7+8=14SUMIF(范圍,條件,要求和范圍)ABC110020100022004020003300603000=SUMIF(A1:A3,“>=200”,B1:B3)=100=SUMIF(A1:A3,“>=200”,C1:C3)=5000COUNT(數(shù)值1,數(shù)值2,…)ABC110020100022004020003300603000

=COUNT(A1:A3)=3

=COUNT(B1:B3)=3COUNTIF(范圍,條件)ABC110020100022004020003300603000

=COUNTIF(A1:A3,“>=200”）=2=COUNTIF(A1:A3,“>200”）=14.4Excel常用函數(shù)分享-average/rankAVERAGE(數(shù)值1,數(shù)值2,…)ABC110020100022004020003300603000

=AVERAGE（A1：A3）=200=AVERAGE（A1：A3，B1）=105RANK(數(shù)值,范圍,數(shù)值)

1-升序,0-降序

ABC110020100022004020003300603000=RANK(A1,A1:A3,1)=1=RANK(A1,A1:A3,0)=34.4Excel常用函數(shù)分享-日期函數(shù)返回日期序列年份YEAR返回日期序列月份MONTH返回日期序列特定天DATE返回系統(tǒng)今天日期TODAY返回系統(tǒng)今天日期與時間NOW返回對應日期的星期數(shù)WEEKDAY4.4Excel常用函數(shù)分享-year/month/date/today/now/weekdayYEAR(日期)

A1=2019-03-29星期五

=YEAR（A1）=2019

返回到序列年

MONTH(日期)

A1=2019-03-29星期五

=MONTH（A1）=3

返回到序列月

DATE(日期)

A1=2019-03-29星期五

=DATE（A1）=29

返回到特定的天

TODAY()

A1=2019-04-12星期五

=TODAY（）=2019-04-12

返回系統(tǒng)當天的日期NOW()

A1=2003-07-29星期二

=NOW（）=2003-07-2914：55返回系統(tǒng)今天的日期與時間WEEKDAY(日期)

A1=2003-07-29星期二

=WEEKDAY（A1）=3

返回對應日期的星期數(shù)

4.4Excel常用函數(shù)分享-信息函數(shù)(iserror/isna)測試是否為錯誤值函數(shù)ISERROR測試是否為錯誤值#N/A函數(shù)ISNAISERROR()

括號中為：#N/A、#VALUE、#REF、#DIV/0、#NUM、#NAME？或#NULL時為TRUE

=ISERROR（#N/A

）=TRUE測試是否為錯誤值函數(shù)ISNA()

括號中為：#N/A時為TRUE

=ISNA（#N/A

）=TRUE

測試是否為錯誤值#N/A函數(shù)4.4Excel常用函數(shù)分享-邏輯函數(shù)將條件按且方式結合函數(shù)AND將條件按或方式結合函數(shù)OR將條件值反過來函數(shù)NOT執(zhí)行條件函數(shù)IF4.4Excel常用函數(shù)分享-and/or/not/ifAND(條件)

括號中條件值均為TRUE，則為TRUE；如果任一個為FALSE，則為FALSE

=AND（5>3,2>1）=TRUE=AND（1>3,2>1）=FALSE將條件按且方式結合函數(shù)OR(條件)

括號中條件值均為FALSE，則為FALSE；如果任一個為TRUE，則為TRUE

=OR（5>3,2>1）=TRUE=OR（1>3,2>1）=TRUE=OR（1>3,2>5）=FALSE將條件按或方式結合函數(shù)NOT(條件)

括號中條件值為FALSE，則為TRUE；如果為TRUE，則為FALSE

=NOT（5>3）=FALSE=NOT（1>3）=TRUE將條件值反過來函數(shù)IF(條件,執(zhí)行條件真,執(zhí)行條件假)

可以執(zhí)行七層嵌套.=IF（5>3,2,3）=2=IF（5<3,2,3）=3=IF(5>3,IF(1>2,6,7),0)=7執(zhí)行條件函數(shù)4.4Excel常用函數(shù)分享-文本函數(shù)截取函數(shù)LEFTRIGHTMID計算字符長度LEN合并字符函數(shù)CONCATENATE在字符串中查找特定字符FIND比較兩個字符是否完全相符EXACT將數(shù)值轉化為文本TEXT將數(shù)值型字符轉化為數(shù)值VALUE4.4Excel常用函數(shù)分享-left/right/mid/concatena/find/exactLEFT(文本,數(shù)值)

從左邊截取RIGHT(文本,數(shù)值)

從右邊截取MID(文本,開始位，數(shù)值)

從中間截取

=LEFT（“abcdef”,2）=ab=RIGHT（“abcdef”,2）=ef=MID（“abcdef”,2,3）=bcdCONCATENATE(文本1，…)

合并字符串

=CONCATENATE（“a”,“ef”）=aef

查找一個字符在另一個FIND(文本,范圍,數(shù)值)字符串中的位置數(shù)值表示查找第幾個.=