合同管理制度

合同管理制度本文提供公司合同管理制度和大學(xué)合同管理辦法，歡迎參考。公司合同管理制度第一章總則第一條為統(tǒng)一、規(guī)范、完善集團(tuán)合同管理工作和審批流程，防范集團(tuán)合同風(fēng)險(xiǎn)，有效控制并維護(hù)整個(gè)集團(tuán)的合法權(quán)益，集團(tuán)法律事務(wù)部根據(jù)《中華人民共和國合同法》及其他有關(guān)法律法規(guī)制定本制度。第二條本制度適用范圍為：集團(tuán)及所屬公司對外簽訂、履行建立民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的各類民商事合同、協(xié)議的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)(勞動(dòng)合同除外)。集團(tuán)及所屬公司之間簽訂、履行合同參照本制度執(zhí)行。第三條集團(tuán)及所屬公司對外簽訂、履行合同時(shí)應(yīng)當(dāng)做到：遵守法律，誠實(shí)守信，維護(hù)集團(tuán)利益。第二章合同管理職責(zé)第四條集團(tuán)合同管理由集團(tuán)及各公司法律事務(wù)部、合同主辦部門、其它部門分別行使職權(quán)，各部門之間行使職權(quán)應(yīng)遵循職責(zé)明確、相互配合、嚴(yán)禁推諉等原則。第五條集團(tuán)法律事務(wù)部為集團(tuán)公司的合同法律審核部門，職責(zé)如下：(一)負(fù)責(zé)審核集團(tuán)的對外合同以及集團(tuán)董事局、總經(jīng)理要求審核的其他合同。(二)負(fù)責(zé)制定集團(tuán)合同管理制度，并根據(jù)國家合同法律法規(guī)的修改對本制度進(jìn)行修改、補(bǔ)充;(三)負(fù)責(zé)根據(jù)《合同法》解釋本合同管理規(guī)章制度;(四)負(fù)責(zé)制定、修改集團(tuán)統(tǒng)一合同范本;(五)負(fù)責(zé)審查、修改、備案下屬公司的合同范本;(六)負(fù)責(zé)監(jiān)督、跟蹤本制度規(guī)定的由集團(tuán)審核的重大合同的履行情況，對各公司日常合同的履行抽查;(七)負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查下屬公司執(zhí)行本制度的情況;(八)負(fù)責(zé)對集團(tuán)法律事務(wù)部審核的合同的原件或復(fù)印件的存檔、備案工作;(九)負(fù)責(zé)集團(tuán)合同的訴訟、仲裁工作;(十)指導(dǎo)各公司合同管理人員的工作;(十一)其他由集團(tuán)負(fù)責(zé)的合同管理工作。第六條各公司法律事務(wù)部為本公司的合同法律審核部門，職責(zé)如下：(一)負(fù)責(zé)審核本公司對外簽訂的合同、協(xié)議;(二)負(fù)責(zé)合同管理工作的指導(dǎo)和合同管理規(guī)章制度的解釋工作;(三)負(fù)責(zé)擬定、修改和解釋本公司合同示范文本;(四)協(xié)助或者參與合同的談判和簽訂;(五)負(fù)責(zé)合同的法律審核;(六)協(xié)助辦理合同公證和抵(質(zhì))押物登記;(七)負(fù)責(zé)合同的登記和保管，對應(yīng)由法律事務(wù)部保存的合同做好存檔工作，對其他已審核的合同的復(fù)印件進(jìn)行存檔;(八)負(fù)責(zé)合同履行的監(jiān)督和檢查;(九)負(fù)責(zé)合同糾紛的仲裁和訴訟;(十)其他相關(guān)合同管理工作。各公司應(yīng)當(dāng)設(shè)立法律事務(wù)部門，并設(shè)置合同管理崗位。各公司如果確有困難經(jīng)公司總經(jīng)理同意后可以外聘律師完成合同審核管理工作。第七條集團(tuán)及各公司職能部門及業(yè)務(wù)部門為合同主辦部門，其職責(zé)如下：(一)負(fù)責(zé)起草本部門合同;(二)負(fù)責(zé)調(diào)查合同的對方當(dāng)事人資信;(三)負(fù)責(zé)進(jìn)行合同的談判;(四)負(fù)責(zé)辦理合同簽訂的內(nèi)部審批手續(xù)和外部的登記、鑒證等工作;(五)負(fù)責(zé)監(jiān)督、跟蹤合同的履行;(六)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)合同糾紛;(七)負(fù)責(zé)保管、存檔合同;(八)其他相關(guān)合同管理工作。第八條合同主辦部門為最終簽約部門，其它部門應(yīng)當(dāng)在本部門職責(zé)和權(quán)限范圍內(nèi)對合同進(jìn)行審核，并協(xié)助、配合、監(jiān)督合同的簽訂和履行。第三章合同的審批流程第九條集團(tuán)及各公司內(nèi)部審批流程：合同主辦部門負(fù)責(zé)合同的談判和起草工作，然后依次經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、法律事務(wù)部門、其他有關(guān)部門確認(rèn)同意后報(bào)總裁或總經(jīng)理簽字蓋章。第十條法律事務(wù)部門已經(jīng)提供合同范本，主辦部門僅需在合同中填寫金額、數(shù)量等基本情況的，可以不經(jīng)法律事務(wù)部門審核。具體事宜由各法律事務(wù)部門規(guī)定。第四章合同的簽訂第十一條合同簽訂前，合同主辦部門應(yīng)當(dāng)對合同對方當(dāng)事人進(jìn)行必要的資信調(diào)查。必要時(shí)，報(bào)由公司法律事務(wù)部指派法務(wù)人員或者聘請律師協(xié)助進(jìn)行。調(diào)查內(nèi)容包括：(一)對方當(dāng)事人是否具備《中華人民共和國合同法》所規(guī)定的合同主體資格;(二)合同標(biāo)的涉及國家特許經(jīng)營的，對方當(dāng)事人是否具有相應(yīng)的許可或者資質(zhì)證書;(三)非對方當(dāng)事人本人或者法定代表人簽署合同的，代理人是否具有完全民事行為能力和代理簽署合同的合法授權(quán);(四)對方當(dāng)事人是否具有履行合同的實(shí)際能力;(五)對方當(dāng)事人的履約信用是否良好，現(xiàn)時(shí)是否涉及重大經(jīng)濟(jì)糾紛或者重大經(jīng)濟(jì)犯罪案件;(六)涉及保證擔(dān)保的，保證人是否具備《中華人民共和國擔(dān)保法》所規(guī)定的保證人資格，是否具有代為清償債務(wù)的能力;(七)涉及抵押擔(dān)保的，抵押物是否屬于《中華人民共和國擔(dān)保法》所規(guī)定的可以抵押的財(cái)產(chǎn)，是否真實(shí)存在;(八)涉及質(zhì)押擔(dān)保的，質(zhì)物是否屬于《中華人民共和國擔(dān)保法》所規(guī)定的可以質(zhì)押的動(dòng)產(chǎn)或者權(quán)利，是否真實(shí)存在;(九)其他必要的和相關(guān)的資信信息及資料。第十二條資信調(diào)查報(bào)告及調(diào)查過程中獲取的下列資料，作為合同檔案資料進(jìn)行保管：(一)對方當(dāng)事人、保證人的身份證、戶口簿或者其他有效身份證件的復(fù)印件;(二)對方當(dāng)事人、保證人的《企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照》、《事業(yè)單位法人證書》、《社會團(tuán)體法人登記證書》、《營業(yè)執(zhí)照》及其他有效主體資格證件的復(fù)印件;(三)對方當(dāng)事人的涉及國家特許經(jīng)營的許可證及相應(yīng)資質(zhì)證書的復(fù)印件;(四)對方當(dāng)事人本人或者法定代表人出具的合同簽訂授權(quán)書;(五)經(jīng)法定會計(jì)師事務(wù)所或者審計(jì)師事務(wù)所審計(jì)的對方當(dāng)事人、保證人的驗(yàn)資報(bào)告、資金證明、資產(chǎn)負(fù)債表、損益表等資料;(六)對方當(dāng)事人、保證人現(xiàn)時(shí)涉及重大經(jīng)濟(jì)糾紛或者重大經(jīng)濟(jì)犯罪案件的證明材料;(七)抵押物、質(zhì)物的權(quán)屬、價(jià)值、存放資料;(八)其他相關(guān)資料。上述所列各種資料為復(fù)印件的，應(yīng)當(dāng)由調(diào)查人與原件核對無誤后在復(fù)印件上予以注明并簽名;無法或者不便核對原件的，應(yīng)當(dāng)在資信調(diào)查報(bào)告中說明原因。第十三條公司簽訂合同，必須遵守國家法律法規(guī)、相關(guān)政策，貫徹平等自愿、互惠互利、協(xié)商一致、擇優(yōu)簽約的原則。第十四條合同談判由合同主辦部門負(fù)責(zé);必要時(shí)，可以請求法律事務(wù)部指派法務(wù)人員參與合同談判。合同談判涉及其他部門的，其他部門應(yīng)當(dāng)予以積極配合和協(xié)助。前款所稱合同談判，是指合同當(dāng)事人對合同標(biāo)的的數(shù)量和質(zhì)量、合同當(dāng)事人的權(quán)利和義務(wù)以及合同的條款內(nèi)容等進(jìn)行協(xié)商。合同談判時(shí)應(yīng)當(dāng)爭取合同文本的起草權(quán)。取得合同文本起草權(quán)的，由合同主辦部門負(fù)責(zé)準(zhǔn)備合同草案。第十五條合同一律采用書面形式。以傳真、公文信件或者電子郵件等方式簽訂合同的，應(yīng)當(dāng)隨即以正式的書面合同予以確認(rèn)。公司有統(tǒng)一格式文本的，應(yīng)使用格式文本;如無統(tǒng)一格式文本又需多次重復(fù)使用的合同文本，由合同主辦部門負(fù)責(zé)起草，經(jīng)法律事務(wù)部審定后，公布使用。第十六條合同對當(dāng)事人權(quán)利、義務(wù)的規(guī)定必須明確、具體，合同文本用語應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、嚴(yán)謹(jǐn)、簡練、規(guī)范。合同一般應(yīng)當(dāng)包括以下條款：(一)部首部分：當(dāng)事人的一般狀況載明當(dāng)事人各方的全稱、簽約時(shí)間和簽約地點(diǎn)。訂立合同的主體是公司，不得以部門名義簽訂合同。合同當(dāng)事人的名稱、法定代表人、住所、公章應(yīng)當(dāng)與對方當(dāng)事人的有效證件等資信材料載明的情況保持一致。(二)正文部分：1、合同標(biāo)的合同標(biāo)的應(yīng)具有唯一性、準(zhǔn)確性，買賣合同應(yīng)詳細(xì)約定規(guī)格、型號、商標(biāo)、生產(chǎn)廠家、等級等內(nèi)容;服務(wù)合同應(yīng)約定詳細(xì)的服務(wù)內(nèi)容及要求;對合同標(biāo)的無法以文字描述的應(yīng)將圖紙作為合同的附件。2、數(shù)量條款合同應(yīng)采用國家標(biāo)準(zhǔn)的計(jì)量單位，一般應(yīng)約定標(biāo)的物數(shù)量，常年經(jīng)銷合同無法約定確切數(shù)量的應(yīng)約定數(shù)量的確定方式(如電子郵件、傳真、送貨單、發(fā)票等)。3、質(zhì)量條款合同應(yīng)包括質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量異議期。有國家標(biāo)準(zhǔn)，部門行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的，應(yīng)約定所采用標(biāo)準(zhǔn)的代號;化工產(chǎn)品等可以用指標(biāo)描述的產(chǎn)品應(yīng)約定主要指標(biāo)要求(標(biāo)準(zhǔn)已涵蓋的除外);憑樣品支付的應(yīng)約定樣品的產(chǎn)生方式及樣品存放地點(diǎn)。4、價(jià)款或報(bào)酬條款及可能發(fā)生費(fèi)用的分擔(dān)條款①價(jià)款或者報(bào)酬應(yīng)在合同中明確約定金額及貨幣幣種，采用折扣形式的應(yīng)約定合同的實(shí)際價(jià)款;②價(jià)款的支付方式如轉(zhuǎn)帳支票、匯票(電匯、票匯)、信用證、現(xiàn)金等應(yīng)予以明確;③價(jià)款或報(bào)酬的支付期限應(yīng)約定確切日期或約定在一定條件成就后多少日內(nèi)支付。5、履行期限、地點(diǎn)和方式及履行過程中各方義務(wù)及風(fēng)險(xiǎn)責(zé)任的劃分①履行期限應(yīng)具體明確定，無法約定具體時(shí)間的，應(yīng)在合同中約定履行期間的方式;②合同履行地點(diǎn)應(yīng)力爭作對本方有利的約定，如買賣合同一般約定交貨地點(diǎn)為本公司倉庫或本公司的住所地;約定具體地名應(yīng)明確至市轄區(qū)或縣一級;③買賣合同在合同中一般應(yīng)約定交付的手續(xù)，即合同履行的標(biāo)志，如運(yùn)單、倉庫保管員簽單等。6、合同的擔(dān)保條款合同中對方當(dāng)事人要求提供擔(dān)保的，應(yīng)根據(jù)公司規(guī)定的程序報(bào)批且經(jīng)有權(quán)確認(rèn)人員簽字確認(rèn)。我方要求對方提供擔(dān)保的,業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)審查對方提供標(biāo)的物的的真實(shí)情況和保證人的資信情況。7、合同的解釋條款合同文本中所有文字應(yīng)具有排他性的解釋，對可能引起歧義的文字和某些非法定專用詞語應(yīng)在合同中進(jìn)行解釋。8、根據(jù)法律或者合同性質(zhì)必須具備的其他條款;9、合同各方當(dāng)事人共同認(rèn)為必須明確的其他條款;對技術(shù)類合同和其他涉及經(jīng)營信息、技術(shù)信息的合同，應(yīng)約定保密承諾與違反保密承諾時(shí)的違約責(zé)任。履行期限1年以上的重大經(jīng)濟(jì)合同應(yīng)當(dāng)約定合同雙方聯(lián)系制度。10、違約責(zé)任及其承擔(dān)方式對新客戶、情況不了解或曾有輕微違約行為的客戶，在簽約時(shí)應(yīng)設(shè)置擔(dān)保?？刹捎帽ＷC、抵押、質(zhì)押、定金等形式。有法定違約金的，應(yīng)按規(guī)定寫明，法律沒規(guī)定或規(guī)定不具體的，應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國合同法》作具體寫明約定的違約金數(shù)額、比例及計(jì)算方法。11、解決爭議的方式解決爭議的方式可選擇協(xié)商、調(diào)解、仲裁或起訴。選擇仲裁方式的，應(yīng)明確約定仲裁機(jī)構(gòu)的名稱。選擇訴訟方式的，簽約時(shí)應(yīng)優(yōu)先選擇公司所在地人民法院管轄。12、合同生效的條件簽訂合同的批準(zhǔn)和授權(quán)。(三)結(jié)尾部分雙方都必須使用合格的印章——公章或合同專用章，不得使用財(cái)務(wù)章或業(yè)務(wù)部門章等不合格印章;注明合同有效期限。第十七條合同中涉及的時(shí)間，應(yīng)當(dāng)使用年月日形式，其中年份不得縮寫，也不得省略。第十八條示范合同中未選擇的項(xiàng)目或者未約定的空白欄，應(yīng)當(dāng)填寫“無”字樣。第十九條除緊急或者特殊情況外，合同文本應(yīng)當(dāng)打印或者印刷制成。第二十條非示范文本的合同草案提供對方當(dāng)事人之前或者對方當(dāng)事人提供的合同文本，應(yīng)當(dāng)由合同主辦部門送公司法律事務(wù)部進(jìn)行文本預(yù)審。第二十一條合同談判達(dá)成一致簽署合同之前，合同經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)按照內(nèi)部審批流程將合同依次報(bào)送合同審核部門進(jìn)行業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、法律審核，最后經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后簽訂合同。合同審核部門進(jìn)行合同審核時(shí)，可以根據(jù)需要，要求合同主辦部門提供與合同簽訂有關(guān)的材料。第二十二條合同的業(yè)務(wù)審核由公司相關(guān)職能管理部門或者業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)，審核內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括：(一)技術(shù)、業(yè)務(wù)的可行性和經(jīng)濟(jì)性;(二)技術(shù)、業(yè)務(wù)的可靠性和操作性;(三)技術(shù)、業(yè)務(wù)方面權(quán)利義務(wù)的全面性;(四)技術(shù)、業(yè)務(wù)術(shù)語的準(zhǔn)確性;(五)其他相關(guān)內(nèi)容。第二十三條合同的財(cái)務(wù)審核由公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)，審核內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括：(一)資金、資產(chǎn)的合法合規(guī)性;(二)價(jià)款或者酬金結(jié)算方式的可行性;(三)當(dāng)事人雙方特別是對方是否具備履行合同的能力、條件，資信情況;預(yù)計(jì)取得的經(jīng)濟(jì)效益和可能承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn);合同非正常履行時(shí)可能受到的經(jīng)濟(jì)損失。(四)其他相關(guān)內(nèi)容。第二十四條合同的法律審核由公司法律事務(wù)部負(fù)責(zé)，審核內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括：(一)合同主體、內(nèi)容、形式、簽訂程序的合法性;包括：當(dāng)事人有無簽訂、履行該合同的權(quán)利能力和行為能力;合同內(nèi)容是否符合國家法律、政策和公司制度規(guī)定;當(dāng)事人的意思表示是否真實(shí)、一致，權(quán)利、義務(wù)是否平等;簽約程序是否符合法律、法規(guī)的規(guī)定。(二)合同條款內(nèi)容的齊備性和完整性;(三)合同用語的準(zhǔn)確性和嚴(yán)密性;包括：合同應(yīng)具備的條款是否齊全;當(dāng)事人雙方的權(quán)利、義務(wù)是否具體、明確;文字表達(dá)是否確切無誤。(四)法律風(fēng)險(xiǎn)防范措施的可行性;(五)其他相關(guān)內(nèi)容。第二十五條合同主辦部門向合同審核部門送審合同草案時(shí)，應(yīng)當(dāng)給合同審核部門預(yù)留充分的審核時(shí)間。合同審核部門收到合同草案后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)審核，不得拖延。合同審核、審查部門收到合同草案后，應(yīng)當(dāng)在一個(gè)工作日內(nèi)審核完畢，重要疑難的合同在兩工作日內(nèi)審核完畢，并一次提出全部問題要求主辦部門修改。特殊情況下，經(jīng)法律事務(wù)部部長和主辦部門領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)，合同審核應(yīng)當(dāng)在半日內(nèi)完成。第二十六條合同審核部門審核合同草案后，應(yīng)當(dāng)出具審核意見。審核意見應(yīng)當(dāng)明確、具體，禁止使用“原則同意”、“基本可行”等模糊性語言;一旦使用該類用語，視為對合同草案的否定。審核意見必須有審核人員和審核部門負(fù)責(zé)人的簽名。第二十七條法律審核后，應(yīng)當(dāng)將審核意見連同合同草案退還合同主辦部門，由合同主辦部門按照公司規(guī)定的權(quán)限和程序，報(bào)送有關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。集團(tuán)及所屬公司對外簽訂的合同必須經(jīng)法律事務(wù)部門審核通過后簽訂，未經(jīng)法律事務(wù)部門審核而簽訂合同將根據(jù)集團(tuán)規(guī)定追究責(zé)任人的責(zé)任，給公司造成損失的同時(shí)承擔(dān)賠償責(zé)任。第二十八條合同簽訂實(shí)行法定代表人簽署和授權(quán)委托簽訂相結(jié)合的制度。合同應(yīng)當(dāng)由公司法定代表人或總裁(或總經(jīng)理)簽署。第二十九條特殊情況下業(yè)務(wù)人員經(jīng)公司授權(quán)可以對外簽訂合同。授權(quán)簽署合同的，公司應(yīng)當(dāng)出具加蓋公章的授權(quán)委托書，法定代表人或總經(jīng)理應(yīng)當(dāng)簽字確認(rèn)。第三十條取得由公司出具的書面授權(quán)委托書后，代理人應(yīng)當(dāng)在授權(quán)范圍內(nèi)行使簽約權(quán)。授權(quán)簽署合同的，代理人應(yīng)當(dāng)在“代理人”一欄簽署自己的姓名。合同簽署后，由合同主辦部門報(bào)送公司公章管理部門，填寫《公章使用情況表》后，加蓋合同專用章或者公司印章。未經(jīng)公司授權(quán)，不得以公司職能管理部門或者業(yè)務(wù)部門名義對外簽訂合同，亦不得在合同上加蓋部門印章。合同文本超過一頁的，應(yīng)當(dāng)對整份合同加蓋騎縫章。對于合同文本中的修改、刪除之處，合同主辦部門確定后，應(yīng)蓋章確認(rèn)。第三十一條對方當(dāng)事人對合同的簽署，由合同主辦部門按照本節(jié)規(guī)定予以要求，并確保：(一)對方當(dāng)事人的合同簽署人具有簽署合同的合法權(quán)利或者有效授權(quán);(二)對方當(dāng)事人的合同簽署人的簽名真實(shí);(三)對方當(dāng)事人為法人或者其他組織的，必須在合同上加蓋其合同專用章或者單位公章;(四)合同文本修改、刪除后原則上應(yīng)當(dāng)重新制作，特殊原因在原合同文本上修改、刪除的，必須由對方當(dāng)事人簽名蓋章確認(rèn)。第三十二條依照法律、行政法規(guī)或合同履行的必要性，應(yīng)當(dāng)辦理鑒證、公證或批準(zhǔn)登記等手續(xù)的，法律事務(wù)部依法應(yīng)及時(shí)配合辦理;第五章合同履行的監(jiān)督管理第三十三條合同簽訂完畢以后，合同主管部門應(yīng)當(dāng)立即聯(lián)系有關(guān)部門準(zhǔn)備并完成履行合同工作。第三十四條合同經(jīng)簽字、蓋章，且約定的生效條件成就前，不得實(shí)際履行。合同生效后，一切與合同有關(guān)的部門人員應(yīng)全面、及時(shí)履行合同。合同主辦部門應(yīng)實(shí)施履約跟蹤統(tǒng)計(jì)，如有履行不及時(shí)或其他問題時(shí)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)向有關(guān)部門反映，并要求按合同要求完成履行。合同主辦部門應(yīng)根據(jù)規(guī)定向財(cái)務(wù)部門及各審核部門提供合同正本或副本。第三十五條公司任何部門或者人員發(fā)現(xiàn)對方當(dāng)事人不按照合同約定履行的，應(yīng)當(dāng)立即通報(bào)合同主辦部門。對方當(dāng)事人不按照合同約定履行時(shí)，合同主辦部門應(yīng)當(dāng)在法定或者合同約定期限內(nèi)以法定或者合同約定方式向?qū)Ψ疆?dāng)事人書面催促履行或者提出索賠。前款所稱不按照合同約定履行，包括不能履行，不全面、不適當(dāng)履行，以及不履行合同。催促履行合同和索賠函件送交對方當(dāng)事人之前，應(yīng)當(dāng)經(jīng)合同管理部門法律審核。第三十六條催促履行合同和索賠函件直接送達(dá)對方當(dāng)事人的，應(yīng)當(dāng)由對方當(dāng)事人簽收，簽名并注明簽收時(shí)間;對方當(dāng)事人為單位的，應(yīng)要求對方當(dāng)事人加蓋其單位印章或者接收部門印章。對方當(dāng)事人拒絕簽收直接送達(dá)的前款函件的，應(yīng)當(dāng)使用特快專遞形式立即郵寄送達(dá)對方當(dāng)事人，并應(yīng)當(dāng)在特快專遞詳情單上注明函件內(nèi)容。郵寄送達(dá)后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)查詢對方當(dāng)事人的簽收，并應(yīng)當(dāng)收存由郵遞部門蓋章確認(rèn)的查詢回單。第三十七條催促履行合同和索賠函件復(fù)印件、對方當(dāng)事人的簽收單、特快專遞詳情單和查詢回單應(yīng)當(dāng)作為合同檔案資料予以保存。第三十八條公司任何部門或者人員收到對方當(dāng)事人提出的催促履行合同和索賠函件的，應(yīng)當(dāng)立即送交合同主辦部門，由合同主辦部門商同公司法律事務(wù)部處理。第五章合同糾紛的處理第三十九條合同發(fā)生爭議時(shí)，經(jīng)辦人應(yīng)依照下列程序，提請?zhí)幚砗贤m紛：(一)合同經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)做出糾紛處理意見并附相關(guān)材料，及時(shí)報(bào)告給經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人。經(jīng)辦部門依據(jù)情況及時(shí)安排人員與對方協(xié)商。(二)經(jīng)協(xié)商能夠達(dá)成一致的，應(yīng)當(dāng)按照合同簽訂程序簽訂和解協(xié)議。雙方不愿協(xié)商或者協(xié)商不成時(shí)，經(jīng)辦部門與公司法律事務(wù)部協(xié)商，確定解決方案后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)決定提起訴訟。(三)對方提起訴訟或我方?jīng)Q定提起訴訟時(shí),合同主辦部門應(yīng)將合同有關(guān)材料送交法律事務(wù)部門,其它有關(guān)部門應(yīng)積極配合法律事務(wù)部工作。各公司法律事務(wù)部應(yīng)將其訴訟進(jìn)展情況報(bào)集團(tuán)法律事務(wù)部備案。第四十條對于屬于集團(tuán)法律事務(wù)部處理的合同糾紛，集團(tuán)法律事務(wù)部依據(jù)情況，及時(shí)提出意見，由集團(tuán)總裁對該糾紛及負(fù)責(zé)處理糾紛的單位、人員的處理意見等作出批示意見。第四十一條凡由法律事務(wù)部處理的合同糾紛，有關(guān)單位必須主動(dòng)提供下列證據(jù)材料(原件或復(fù)印件)：(一)合同的文本(包括變更、解除合同的協(xié)議)，以及與合同有關(guān)的附件、文書、電報(bào)、圖表等;(二)出庫、提貨、托運(yùn)、驗(yàn)收、發(fā)票等有關(guān)憑證;(三)貨款的承付、托收憑證，有關(guān)財(cái)務(wù)財(cái)目;(四)產(chǎn)品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、封樣、樣品或鑒定報(bào)告;(五)有關(guān)違約的證據(jù)材料;(六)其他與處理糾紛有關(guān)的材料。第四十二條合同糾紛的提出，加上與對方當(dāng)事人協(xié)商處理糾紛的時(shí)間，應(yīng)在法律規(guī)定的時(shí)效內(nèi)(一般為2年)進(jìn)行。合同主辦部門應(yīng)當(dāng)在合同糾紛發(fā)生之日起(一般為合同到期日)6個(gè)月內(nèi)將有關(guān)材料移交法律事務(wù)部門通過司法程序解決。特殊情況不能按期移交的，合同主辦部門應(yīng)當(dāng)提交書面材料，本部門主管領(lǐng)導(dǎo)和法律事務(wù)部同意可以不移交，但應(yīng)每三個(gè)月向法律事務(wù)部門匯報(bào)一次情況。第四十三條對雙方已經(jīng)簽署的解決合同糾紛的協(xié)議書，有關(guān)主管機(jī)關(guān)或仲裁機(jī)關(guān)的調(diào)解書、仲裁書，在正式生效后，各單位應(yīng)由專人負(fù)責(zé)該文書執(zhí)行的跟蹤或履行。第四十四條對方當(dāng)事人逾期不履行已經(jīng)發(fā)生法律效力的調(diào)解書、仲裁決定書或判決書的，承辦人應(yīng)及時(shí)向主管負(fù)責(zé)人匯報(bào)。經(jīng)協(xié)商無效者，由法律事務(wù)部或者公司外聘律師向人民法院申請執(zhí)行。第四十五條合同糾紛處理或執(zhí)行完畢的，應(yīng)及時(shí)通知有關(guān)單位，并將有關(guān)資料匯總、歸檔。第六章合同檔案管理第四十六條各公司合同主辦部門應(yīng)當(dāng)建立合同檔案。合同檔案是指合同談判、簽訂、變更、履行和爭議處理過程中形成的，具有查考利用價(jià)值的各種書面、電子資料等與合同有關(guān)的所有材料。具體范圍包括：(一)合同正本及附件原件;(二)資信調(diào)查材料;(三)合同審核和審批材料;(四)合同談判、簽訂、變更和履行過程中的往來函件，包括信函(含信封)、電報(bào)、傳真、電子郵件等;(五)合同談判、變更和履行過程中簽訂的意向協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議、備忘錄、會議紀(jì)要等;(六)爭議處理過程中形成的和解協(xié)議書、仲裁調(diào)解書、仲裁裁決書、決定書、民事裁定書、民事判決書等;。(七)合同履行過程中的有關(guān)文件材料;(八)其它應(yīng)當(dāng)存檔的相關(guān)資料。合同履行完畢或合同的權(quán)利義務(wù)終止后，合同主辦部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)整理合同檔案，依照合同編號，確定合同檔案資料齊全，向法律事務(wù)部提交一份材料清單，經(jīng)法律事務(wù)部確認(rèn)后，根據(jù)各公司檔案管理規(guī)定定期向檔案管理部門移交，由檔案管理部門裝訂立卷并予以保管。第四十七條檔案管理部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)合同主辦部門移交的合同原件建立檔案備案。合同主辦部門或經(jīng)辦部門可以在其職能管理或者業(yè)務(wù)范圍內(nèi)保存合同檔案材料的復(fù)印件。第四十八條合同文本及有關(guān)資料的保管期限為合同終止后至少三年，重大合同按檔案管理有關(guān)規(guī)定隨工程項(xiàng)目資料歸檔保管。第四十九條檔案的使用，按集團(tuán)及各公司檔案及商業(yè)秘密管理的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第七章其它規(guī)定第五十條本制度由集團(tuán)法律事務(wù)部依照《中華人民共和國合同法》負(fù)責(zé)解釋。第五十一條本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。大學(xué)合同管理辦法第一章總則第一條為實(shí)施依法治校，規(guī)范學(xué)校合同管理行為，維護(hù)學(xué)校各項(xiàng)合法權(quán)益，促進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)的健康發(fā)展，根據(jù)《中華人民共和國教育法》、《中華人民共和國高等教育法》、《中華人民共和國民法通則》、《中華人民共和國合同法》等法律、法規(guī)，參照有關(guān)規(guī)定，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，制定本辦法。第二條本辦法所稱合同，是指學(xué)校及其所屬各單位與其他平等主體自然人、法人和其他組織為實(shí)現(xiàn)一定的經(jīng)濟(jì)、社會目的而訂立的規(guī)范雙方權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議，包括但不限于合同、協(xié)議(書)或其他具有合同性質(zhì)的文件。第三條學(xué)校所屬具有法人資格的單位對外簽訂合同，應(yīng)根據(jù)本辦法制定適合自身的合同管理辦法，報(bào)學(xué)校法律事務(wù)室備案。學(xué)校所屬具有法人資格的單位對外簽訂合同，獨(dú)立承擔(dān)合同責(zé)任，但須接受學(xué)校的監(jiān)督管理。第四條學(xué)校所屬不具有法人資格的單位未經(jīng)授權(quán)不得以自身名義獨(dú)立對外訂立合同。學(xué)校及其所屬各單位的合同管理實(shí)行法定代表人授權(quán)委托制度，學(xué)校的法定代表人是學(xué)校及其所屬各單位簽訂合同的法定簽約人。法定代表人不能親自簽約的，學(xué)校及其所屬各單位在簽訂各類合同前需申請《法定代表人授權(quán)委托書》。第五條學(xué)校合同管理按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分類管理，分工合作，加強(qiáng)監(jiān)督”的原則進(jìn)行，即合同的申報(bào)、審核、簽署、備案、履行等各個(gè)環(huán)節(jié)均應(yīng)按程序辦理，嚴(yán)格制度，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分工負(fù)責(zé)。第二章合同管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)第六條合同管理委員會為合同管理的最高決策機(jī)構(gòu)，其主任委員由校長擔(dān)任，成員由黨政辦公室、紀(jì)委辦公室、監(jiān)察處、財(cái)務(wù)處、審計(jì)處、業(yè)務(wù)歸口管理部門負(fù)責(zé)人、法律事務(wù)室人員及學(xué)校常年法律顧問律師組成。第七條學(xué)校各業(yè)務(wù)歸口管理部門根據(jù)業(yè)務(wù)歸口職責(zé)范圍負(fù)責(zé)合同管理：(一)保衛(wèi)處：負(fù)責(zé)安全、消防設(shè)施建設(shè)及改造等合同的管理;(二)科研處：負(fù)責(zé)科研、技術(shù)(開發(fā)、轉(zhuǎn)讓、服務(wù)、咨詢)等合同的管理;(三)研究生部：負(fù)責(zé)研究生層次的非學(xué)歷教育辦班(例如在職研究生課程班，MBA、MPA進(jìn)修班等)合同的管理,合同應(yīng)在研究生部審核后報(bào)分管校領(lǐng)導(dǎo)審批;(四)人事處：負(fù)責(zé)人事、勞動(dòng)合同的管理;(五)財(cái)務(wù)處：負(fù)責(zé)借貸及對外投資等合同的管理;(六)國際合作交流處：負(fù)責(zé)學(xué)校、院系與國(境)外大學(xué)或機(jī)構(gòu)交流與合作等合同的管理，涉及學(xué)分互認(rèn)的合同應(yīng)在國際合作交流處審核后報(bào)教務(wù)處(本科生)或研究生部(研究生)備案;(七)對外聯(lián)絡(luò)合作處：負(fù)責(zé)學(xué)校校友捐贈合同的管理;(八)資產(chǎn)管理處：負(fù)責(zé)校內(nèi)各類大宗物資、教學(xué)、科研儀器設(shè)備采購，學(xué)校專用設(shè)施采購，學(xué)生公寓家具、辦公家具等固定資產(chǎn)采購，校內(nèi)房屋、場地等財(cái)產(chǎn)租賃合同的管理;(九)基建處：負(fù)責(zé)校園基本建設(shè)和大項(xiàng)、專項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施維修改造合同的管理;(十)后勤管理處：負(fù)責(zé)校園綠化美化，校園維修工程及材料、燃料等消耗材料采購合同的管理;(十一)教育技術(shù)中心：負(fù)責(zé)校園信息化建設(shè)、技術(shù)服務(wù)、軟件購置等合同的管理;(十二)圖書館：負(fù)責(zé)書刊采購、圖書館數(shù)據(jù)庫建設(shè)等合同的管理;(十三)其他部門根據(jù)業(yè)務(wù)歸口職責(zé)范圍負(fù)責(zé)合同管理;(十四)各業(yè)務(wù)歸口管理部門應(yīng)制定本部門合同管理實(shí)施細(xì)則，報(bào)學(xué)校法律事務(wù)室備案。第八條校部機(jī)關(guān)各部門、各院系、各教輔單位在簽訂和履行合同時(shí)作為合同承辦部門履行以下職責(zé)：(一)在簽訂合同前，審查合同相對方主體資格和資信情況;(二)組織合同項(xiàng)目談判;(三)起草合同文本;(四)負(fù)責(zé)合同文本審核會簽的流轉(zhuǎn);(五)履行合同備案程序;(六)指定合同承辦人員;(七)監(jiān)督、組織合同履行;(八)負(fù)責(zé)本部門合同統(tǒng)計(jì);(九)保管合同簽訂、履行過程中所產(chǎn)生的文件。第九條財(cái)務(wù)處履行以下管理職責(zé)：(一)審查項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)預(yù)算事項(xiàng)是否符合國家相關(guān)法律法規(guī)及其他規(guī)范性文件的要求;(二)審查合同中資金撥付和使用事項(xiàng)是否符合學(xué)校財(cái)務(wù)管理制度;(三)協(xié)助合同承辦部門監(jiān)督合同執(zhí)行情況;(四)保管合同承辦部門送交的涉及資金往來的合同正本;(五)按照合同約定辦理收支事項(xiàng)。第十條審計(jì)處負(fù)責(zé)監(jiān)督涉及資金往來的合同的執(zhí)行程序和履行情況是否符合國家法律法規(guī)、學(xué)校有關(guān)規(guī)章制度及合同約定。第十一條法律事務(wù)室履行以下管理職責(zé)：(一)審查合同的法律風(fēng)險(xiǎn)，并提出修改意見;(二)保管和使用合同專用章，并建立使用記錄;(三)建立合同登記制度，保管合同承辦部門送交的合同復(fù)印件;(四)保管合同承辦部門送交的不涉及資金往來的合同正本;(五)制訂或協(xié)助各部門制訂、發(fā)布合同示范文本;(六)處理學(xué)校涉及的合同糾紛，參與或委托法律顧問參與仲裁活動(dòng)和訴訟活動(dòng);(七)對學(xué)校各合同承辦部門的合同管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo);(八)處理合同管理的其他日常事務(wù)。第三章合同的訂立第十二條學(xué)校及其所屬各單位對外簽訂的合同除即時(shí)結(jié)清外一律采取書面形式。學(xué)校有合同示范文本的，原則上應(yīng)采用示范文本。不能采用示范文本或根據(jù)情況需要對示范文本條款予以調(diào)整后使用的，應(yīng)按本章其他條款的要求進(jìn)行合同談判。合同承辦部門如采用合同相對方提供的合同文本，應(yīng)按合同審核程序獲得批準(zhǔn)。第十三條合同承辦部門對外簽訂合同，必須按照合同標(biāo)的(以下稱“項(xiàng)目”)具體情況明確約定合同條款。對可能發(fā)生的問題，要約定解決辦法和處理原則。合同應(yīng)具備以下主要內(nèi)容：(一)項(xiàng)目名稱、范圍、內(nèi)容;(二)雙方的權(quán)利、義務(wù);(三)項(xiàng)目期限、進(jìn)度安排或工作計(jì)劃;(四)項(xiàng)目質(zhì)量要求(服務(wù)標(biāo)準(zhǔn))、檢驗(yàn)與驗(yàn)收方法;(五)合同價(jià)款與付款方式;(六)項(xiàng)目變更方式;(七)違約責(zé)任及處置辦法;(八)爭議解決方式。第十四條合同承辦部門應(yīng)掌握項(xiàng)目履行情況(包括但不限于履行進(jìn)度、合同相對方資產(chǎn)情況及履行能力)，并在合同中約定：合同相對方應(yīng)定期將項(xiàng)目履行情況報(bào)送學(xué)校，并根據(jù)學(xué)校提出的需求，及時(shí)提供必要信息。第十五條項(xiàng)目檢驗(yàn)與驗(yàn)收方法。合同承辦部門應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目的具體需求，做好驗(yàn)收工作。合同中約定的驗(yàn)收條款應(yīng)明確且具有可操作性，并應(yīng)約定驗(yàn)收不合格時(shí)我方的救濟(jì)權(quán)利。對于貨物采購項(xiàng)目，可將貨物的驗(yàn)收分為表面驗(yàn)收和質(zhì)量驗(yàn)收;對于咨詢服務(wù)采購項(xiàng)目，可將服務(wù)成果的驗(yàn)收分為初步驗(yàn)收和效果驗(yàn)收;對于技術(shù)開發(fā)類項(xiàng)目，可將工作成果的驗(yàn)收分為階段驗(yàn)收和總體驗(yàn)收等。第十六條保密義務(wù)。合同承辦部門應(yīng)在合同中約定:合同相對方應(yīng)承擔(dān)保密義務(wù)，對屬于合同涉及到的我方的保密信息、事項(xiàng)不能向任意第三方披露、泄漏，必要時(shí)雙方可以另行簽訂保密協(xié)議。第十七條履約保證金。合同如約定履約保證金的，履約保證金的收取比例以能夠控制合同風(fēng)險(xiǎn)為限;合同應(yīng)約定：如果合同如約履行，應(yīng)按照合同約定期限返還履約保證金。第十八條付款方式。對外訂立的合同，原則上采取分期付款的方式，按審核程序獲得批準(zhǔn)可以采取其他付款方式。第十九條合同必須明確項(xiàng)目完成期限，對時(shí)間總量的約定應(yīng)用工作日來核算，對時(shí)間段的約定應(yīng)明確截止日期。第二十條合同應(yīng)約定:合同到期、合同相對方失去其承擔(dān)項(xiàng)目的能力或者違背國家相關(guān)法律、法規(guī)、合同相關(guān)條款時(shí)，我方有權(quán)啟動(dòng)合同相對方退出、再選擇等變更程序以及單方解除合同程序，合同相對方有義務(wù)在約定的交接期限內(nèi)提交相關(guān)項(xiàng)目資料，并配合合同承辦部門另行選擇合同相對方，并與新的合同相對方進(jìn)行工作交接。第二十一條合同中應(yīng)明確約定解決爭議的方式。仲裁或訴訟地點(diǎn)原則上以約定我方住所地仲裁機(jī)構(gòu)或法院(仲裁或訴訟只能選擇其一，如選擇仲裁，選定的仲裁機(jī)構(gòu)應(yīng)明確，如北京仲裁委員會)為宜。第四章合同審核及簽署相關(guān)流程第一節(jié)申報(bào)第二十二條合同承辦部門簽訂合同金額在10萬元以下(包括10萬元)時(shí)，合同承辦人員須填寫“首都經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)合同審核表”，該審核表需經(jīng)合同承辦部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)歸口管理部門代表人簽署意見后，報(bào)送法律事務(wù)室審核。第二十三條合同承辦部門簽訂合同金額在10萬元以上時(shí)，合同承辦人員應(yīng)認(rèn)真審查合同相對方是否具備法律規(guī)定的簽訂合同的主體資格、資信情況、履約能力、屬于政府采購項(xiàng)目的，審查合同相對方是否符合《政府采購法》第二十二條的要求。合同承辦人員完成上述審查事項(xiàng)后提前3個(gè)工作日填寫“首都經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)合同審核表”，并隨同以下資料：對方簽約單位營業(yè)執(zhí)照(或其他主體資格證明文件)復(fù)印件并加蓋公章;法律、法規(guī)規(guī)定對方簽約單位所需行政許可、行政審批的特許經(jīng)營證復(fù)印件并加蓋公章;對方簽約單位法定代表人授權(quán)委托書(注明授權(quán)范圍)、代理人身份證復(fù)印件;招投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書等，經(jīng)合同承辦部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)歸口管理部門代表人、分管校領(lǐng)導(dǎo)簽署意見后，一并報(bào)法律事務(wù)室審核。第二節(jié)審核第二十四條合同需經(jīng)相關(guān)業(yè)務(wù)歸口管理部門審核的，合同承辦人員應(yīng)先將合同草案及相關(guān)材料報(bào)送相關(guān)業(yè)務(wù)歸口管理部門進(jìn)行審核，由相關(guān)業(yè)務(wù)歸口管理部門代表人在“首都經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)合同審核表”上簽署意見后，報(bào)送法律事務(wù)室審核。第二十五條合同需經(jīng)分管校領(lǐng)導(dǎo)審批的，合同承辦部門應(yīng)報(bào)分管校領(lǐng)導(dǎo)審批，由分管校領(lǐng)導(dǎo)在“首都經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)合同審核表”上簽署意見后，報(bào)送法律事務(wù)室審核。第二十六條合同承辦部門報(bào)送法律事務(wù)室審核時(shí)，應(yīng)至少預(yù)留3個(gè)工作日的審核期限;如遇特殊情況需延長審核時(shí)間時(shí)，由法律事務(wù)室提出，與合同承辦部門進(jìn)行協(xié)商。第二十七條對送審的合同，法律事務(wù)室應(yīng)認(rèn)真審核，必要時(shí)可組織有關(guān)法律專家及學(xué)校法律顧問對合同的合法性、嚴(yán)密性、可行性進(jìn)行審核，提出審核意見及合同修改意見。必要時(shí)可進(jìn)行調(diào)查研究，或通知合同承辦人員補(bǔ)報(bào)材料，最后做出可行、不可行或需進(jìn)一步談判(應(yīng)提出談判的具體要求和注意事項(xiàng))等審核意見。法律事務(wù)室審核的主要內(nèi)容為：(一)是否采用合同范本;(二)項(xiàng)目是否屬于合同承辦部門的職責(zé)范圍;(三)是否有違反法律法規(guī)和學(xué)校合同簽訂原則的條款;(四)是否有損害國家、社會和第三人利益或者其他可能引發(fā)法律糾紛的條款;(五)合同條款是否完備，內(nèi)容是否詳盡、準(zhǔn)確、合理，是否對學(xué)校造成較大風(fēng)險(xiǎn)。第二十八條合同中如涉及重大事項(xiàng)、不確定或有爭議的事項(xiàng)，法律事務(wù)室應(yīng)向分管校領(lǐng)導(dǎo)提示，提請合同管理委員會進(jìn)行討論。第二十九條合同承辦部門必須按照合同審核機(jī)構(gòu)的審核意見與合同相對方協(xié)商修改合同，如相對方不同意修改或未按照要求修改的，合同承辦部門應(yīng)將協(xié)商結(jié)果告知合同審核機(jī)構(gòu)，由其審核是否接受修改內(nèi)容。第三十條合同承辦部門必要時(shí)可就合同中涉及資金的事項(xiàng)征求財(cái)務(wù)處的意見，財(cái)務(wù)處應(yīng)根據(jù)自身職責(zé)對合同相關(guān)條款提出修改意見。第三十一條根據(jù)法律規(guī)定或?qū)嶋H需要，合同需要辦理批準(zhǔn)、鑒證、公證等手續(xù)的，應(yīng)先報(bào)學(xué)校法律事務(wù)室審核，再報(bào)有關(guān)機(jī)構(gòu)辦理相關(guān)手續(xù)。第三節(jié)簽署第三十二條合同經(jīng)審核程序獲得批準(zhǔn)的，合同承辦人員在正式訂立合同前，應(yīng)向法律事務(wù)室申請合同編號。第三十三條合同承辦人員申請合同編號后，須向法律事務(wù)室申請蓋章，法律事務(wù)室按學(xué)校用印管理規(guī)定辦理用印手續(xù)，簽署合同。第三十四條一般情況下，應(yīng)在合同相對方先行簽字、蓋章后，我方再簽字、蓋章。合同承辦人應(yīng)核對相對方在合同上加蓋的公章或合同專用章是否與簽約主體名稱一致，審查應(yīng)由對方提供的重要合同附件是否提供齊全等情況后，方可簽字、蓋章。第三十五條凡以學(xué)校名義簽訂合同必須使用首都經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)合同專用章，校內(nèi)各單位行政公章一律不得以學(xué)校名義對外簽訂合同。合同專用章由黨政辦公室統(tǒng)一管理，任何單位不得擅自刻制和使用，也不得以其他圖章代替。凡未加蓋首都經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)合同專用章的