公司企業(yè)年會(huì)策劃籌備手冊(cè)模板

企業(yè)企業(yè)年會(huì)策劃籌備手冊(cè)尋求最適宜年會(huì)場(chǎng)所？尋求最好年聚餐飲方案？尋求最新年會(huì)娛樂(lè)節(jié)目？尋求最棒年會(huì)服務(wù)企業(yè)？想舉行一個(gè)不一樣平常特色年會(huì)？一．做好預(yù)算計(jì)劃年會(huì)有多種不一樣類型，有是答謝用戶，有是職員總結(jié)大會(huì)，所以在計(jì)劃之前需要明確職責(zé)任務(wù)，不一樣會(huì)議需要不一樣環(huán)境，召開(kāi)會(huì)議是要達(dá)成一定目標(biāo)和目標(biāo)。所以第一個(gè)關(guān)鍵步驟是搜集方方面面信息，經(jīng)過(guò)搜集這些信息能夠制訂出手頭眾多工作計(jì)劃。制訂完善會(huì)議計(jì)劃確定必需要做事項(xiàng)以滿足會(huì)議需要并達(dá)成會(huì)議預(yù)期目標(biāo)。制訂預(yù)算：制訂可行預(yù)算或按既定預(yù)算安排相關(guān)工作；確定各項(xiàng)工作時(shí)間安排。通常而言，年會(huì)預(yù)算包含以下多個(gè)方面：1、交通費(fèi)用交通費(fèi)用能夠細(xì)分為：(1)、出發(fā)地至?xí)?wù)地交通費(fèi)用——包含航班、鐵路、公路、客輪，和目標(biāo)地車站、機(jī)場(chǎng)、碼頭至住宿地交通(2)、會(huì)議期間交通費(fèi)用——關(guān)鍵是會(huì)務(wù)地交通費(fèi)用，包含住宿地至?xí)煌?、?huì)所到餐飲地點(diǎn)交通、會(huì)所到商務(wù)交際場(chǎng)地交通、商務(wù)考察交通和其它和會(huì)人員可能使用預(yù)定交通。(3)、歡送交通及返程交通——包含航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機(jī)場(chǎng)、車站、港口交通費(fèi)用。2、會(huì)議室/廳費(fèi)用具體可細(xì)分為：(1)、會(huì)議場(chǎng)地租金——通常而言，場(chǎng)地租賃已經(jīng)包含一些常見(jiàn)設(shè)施，譬如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺(tái)、白板或黑板、油性筆、粉筆等，但部分很規(guī)設(shè)施并不涵蓋在內(nèi)——比如投影設(shè)備、臨時(shí)性裝飾物、展架等，需要加裝非主席臺(tái)講話線路時(shí)也可能需要另外預(yù)算。(2)、會(huì)議設(shè)施租賃費(fèi)用——此部分費(fèi)用關(guān)鍵是租賃部分特殊設(shè)備，如投影儀、筆記本電腦、移動(dòng)式同聲翻譯系統(tǒng)、會(huì)場(chǎng)展示系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、攝錄設(shè)備等，租賃時(shí)通常需要支付一定使用確保金，租賃費(fèi)用中包含設(shè)備技術(shù)支持和維護(hù)費(fèi)用。值得注意是，在租賃時(shí)應(yīng)對(duì)設(shè)備各類功效參數(shù)作出具體要求（通?？上?qū)I(yè)會(huì)議服務(wù)企業(yè)咨詢，方便取得最適宜性價(jià)比），不然可能影響會(huì)議進(jìn)行。另外，這些會(huì)議設(shè)施因?yàn)槠放?、產(chǎn)地及新舊不一樣，租賃價(jià)格可能相差很大。(3)、會(huì)場(chǎng)部署費(fèi)用——假如不是特殊要求，通常而言此部分費(fèi)用包含在會(huì)場(chǎng)租賃費(fèi)用中。假如有特殊要求，能夠和專業(yè)會(huì)議服務(wù)商協(xié)商。(4)、其它支持費(fèi)用——這些支持通常包含廣告及印刷、禮儀、秘書服務(wù)、運(yùn)輸和倉(cāng)儲(chǔ)、娛樂(lè)保健、媒介、公共關(guān)系等。基于這些支持均為臨時(shí)性質(zhì)，假如會(huì)議主辦方分別尋求這些行業(yè)支持話，其成本費(fèi)用可能比市場(chǎng)行價(jià)要高，假如讓專業(yè)會(huì)議服務(wù)商代理，將取得價(jià)格相對(duì)比較低廉且服務(wù)專業(yè)支持。對(duì)于這些單項(xiàng)服務(wù)支持，主辦方應(yīng)盡可能細(xì)化各項(xiàng)要求，并單獨(dú)簽署服務(wù)協(xié)議。3、住宿費(fèi)用住宿費(fèi)用應(yīng)該很好了解——值得注意只是住宿費(fèi)里面有些價(jià)格是完全價(jià)格，而有點(diǎn)是需要另外加收政府稅金。對(duì)于會(huì)議而言，住宿費(fèi)可能是關(guān)鍵開(kāi)支之一。找專業(yè)會(huì)展服務(wù)商通常能取得很好折扣。正常住宿費(fèi)除和酒店星級(jí)標(biāo)準(zhǔn)、房型等原因相關(guān)外，還和客房?jī)?nèi)開(kāi)放服務(wù)項(xiàng)目相關(guān)——譬如客房?jī)?nèi)長(zhǎng)途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網(wǎng)、水果提供等服務(wù)是否開(kāi)放相關(guān)。會(huì)議主辦方應(yīng)明確酒店應(yīng)該關(guān)閉或開(kāi)放服務(wù)項(xiàng)目及范圍。4、餐飲費(fèi)用會(huì)議餐飲費(fèi)用能夠很簡(jiǎn)單，也能夠很復(fù)雜，這取決于會(huì)議議程需要及會(huì)議目標(biāo)。(1)、早餐早餐通常是自助餐，當(dāng)然也能夠采取圍桌式就餐，費(fèi)用按人數(shù)計(jì)算即可（但考慮到會(huì)議就餐特殊性及原材料預(yù)備，所以估計(jì)就餐人數(shù)不得和實(shí)際就餐人數(shù)相差到15％，不然餐館有理由拒絕按實(shí)際就餐人數(shù)結(jié)算——而改為按預(yù)定人數(shù)收取費(fèi)用）(2)、中餐及午餐中餐及午餐基礎(chǔ)屬于正餐，能夠采取人數(shù)預(yù)算——自助餐形式，按桌預(yù)算——圍桌式形式。假如主辦方期望酒水消費(fèi)自行采購(gòu)而非由餐館提供，餐館可能會(huì)收取一定數(shù)量服務(wù)費(fèi)用。(3)、酒水及服務(wù)費(fèi)通常，假如在高星級(jí)酒店餐廳就餐，餐廳是拒絕主辦方自行外帶酒水消費(fèi)，假如能夠外帶酒水消費(fèi)，餐廳通常需要加收服務(wù)費(fèi)。在高星級(jí)酒店舉行會(huì)議宴會(huì)，通常在基礎(chǔ)消費(fèi)水準(zhǔn)基礎(chǔ)上加收15％左右服務(wù)費(fèi)。(4)、會(huì)場(chǎng)茶歇此項(xiàng)費(fèi)用基礎(chǔ)上是按人數(shù)預(yù)算，預(yù)算時(shí)可提出不一樣時(shí)段茶歇食物、飲料組合。承接者通知茶歇價(jià)格通常包含服務(wù)人員費(fèi)用，假如主辦方需要非程序服務(wù)，可能需要而外預(yù)算。通常情況下，茶歇種類可分為西式和中式兩種——西式基礎(chǔ)上以咖啡、紅茶、西式點(diǎn)心、水果等為主，中式則以開(kāi)水、綠茶或花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點(diǎn)心為主。(5)、聯(lián)誼酒會(huì)/舞會(huì)實(shí)際上，聯(lián)誼酒會(huì)/舞會(huì)預(yù)算可能比單獨(dú)宴會(huì)復(fù)雜，宴會(huì)只要設(shè)定好餐標(biāo)和規(guī)模，預(yù)算很輕易計(jì)算。但酒會(huì)/舞會(huì)預(yù)算設(shè)計(jì)到場(chǎng)地和節(jié)目支持，其預(yù)算可能需要比較長(zhǎng)時(shí)間確定。(6)、其它——點(diǎn)心、水果及調(diào)制色酒5、視聽(tīng)設(shè)備除非在室外進(jìn)行，不然視聽(tīng)設(shè)備費(fèi)用通常能夠忽略。假如為了公共關(guān)系效果而不得不在室外進(jìn)行，視聽(tīng)設(shè)備預(yù)算就比較復(fù)雜，包含：●設(shè)備本身租賃費(fèi)用，通常按天計(jì)算●設(shè)備運(yùn)輸、安裝調(diào)試及控制技術(shù)人員支持費(fèi)用，可讓會(huì)展服務(wù)商代理●音源——關(guān)鍵是背景音樂(lè)及娛樂(lè)音樂(lè)選擇，主辦者可自帶，也可委托代理6、演員及節(jié)目通常能夠選定節(jié)目后按場(chǎng)次計(jì)算——預(yù)算金額通常和節(jié)目演出難度及參與人數(shù)正相關(guān)。在適宜地點(diǎn)假如有固定演出，那預(yù)算就很簡(jiǎn)單，和觀看演出人數(shù)正相關(guān)——專場(chǎng)或包場(chǎng)除外。7、雜費(fèi)雜費(fèi)是指會(huì)展過(guò)程中部分臨時(shí)性安排產(chǎn)生費(fèi)用，包含打印、臨時(shí)運(yùn)輸及裝卸、紀(jì)念品、模特和禮儀服務(wù)、臨時(shí)道具、傳真及其它通訊、快遞服務(wù)、臨時(shí)保健、翻譯和向?qū)?、臨時(shí)商務(wù)用車、匯兌等等。雜費(fèi)預(yù)算極難計(jì)劃，通常能夠在會(huì)務(wù)費(fèi)用預(yù)算中增列不可預(yù)見(jiàn)費(fèi)用作為機(jī)動(dòng)處理。二．尋求年會(huì)優(yōu)化方案地點(diǎn)選擇：選擇適合會(huì)議場(chǎng)所，必需依據(jù)當(dāng)?shù)乜商峁?huì)議資源情況及該會(huì)議程序、估計(jì)和會(huì)人數(shù)、和會(huì)人員背景情況，和最關(guān)鍵會(huì)議目標(biāo)、目標(biāo)和和會(huì)者偏好等原因綜合考慮。◆按類型劃分商務(wù)型酒店：這類酒店不管在外部設(shè)計(jì)，還是在內(nèi)部裝修，和可提供優(yōu)異通訊工具、適合會(huì)務(wù)商用場(chǎng)地上（有特定商務(wù)樓層），通常全部充足表現(xiàn)了現(xiàn)代商務(wù)高效、快捷內(nèi)涵。酒店既能接待小型會(huì)議也能接待大型會(huì)議，有一個(gè)或多個(gè)多功效廳，二十四小時(shí)全天候辦公，有較強(qiáng)服務(wù)能力，另外還有多個(gè)中、西式餐廳、多種商店、健身房、游泳池等設(shè)施。度假型酒店：這類酒店通常建在旅游勝地或海邊，外部設(shè)計(jì)、園林計(jì)劃、內(nèi)部裝修全部充足表現(xiàn)了當(dāng)?shù)靥厣?，集休閑、娛樂(lè)于一體。同時(shí)伴隨社會(huì)發(fā)展，度假型酒店也能提供對(duì)應(yīng)會(huì)議設(shè)施、美食和多種代表地方和季節(jié)特色活動(dòng)，這些無(wú)疑大大方便了會(huì)議單位?！舭吹乩砦恢弥行木频辏涸谶x擇在市中心酒店時(shí)需考慮酒店和機(jī)場(chǎng)距離（包含交通是否擁擠）。假如和會(huì)者來(lái)自中國(guó)或當(dāng)?shù)赜?，那么選擇這么酒店是明智。會(huì)議計(jì)劃者通常喜愛(ài)選擇在理想城市里且設(shè)施和功效齊全市中心酒店，這么和會(huì)者隨行家眷便有很多活動(dòng)可做。市郊酒店：對(duì)于當(dāng)?shù)乜沈?qū)車前往和會(huì)者來(lái)說(shuō)，這類酒店是大受歡迎。比較價(jià)格：在確定數(shù)家會(huì)議場(chǎng)因以后需要同會(huì)議場(chǎng)所銷售部門直接聯(lián)絡(luò)，進(jìn)行一個(gè)很具體報(bào)價(jià)咨詢，給予比較后從中選擇最優(yōu)方案并做進(jìn)會(huì)議整體計(jì)劃中，同時(shí)需要同1、2個(gè)會(huì)議場(chǎng)所保持聯(lián)絡(luò)以備急需時(shí)調(diào)整。三．現(xiàn)場(chǎng)考察預(yù)訂做好年會(huì)預(yù)算并聯(lián)絡(luò)好幾家會(huì)議場(chǎng)地后，進(jìn)行實(shí)地考察是十分關(guān)鍵，考察后再最終選定一家場(chǎng)地并提前預(yù)定。會(huì)議場(chǎng)所實(shí)地考察：視察選定場(chǎng)所和設(shè)施，檢驗(yàn)并比較各項(xiàng)設(shè)施；協(xié)調(diào)會(huì)務(wù)工作人員活動(dòng)；依據(jù)會(huì)議具體情況，設(shè)計(jì)并安排會(huì)場(chǎng)布局，細(xì)致周到地設(shè)計(jì)好全部細(xì)節(jié)。會(huì)議場(chǎng)所確實(shí)立預(yù)定：依據(jù)會(huì)議等級(jí)，選擇會(huì)議舉行地；依據(jù)會(huì)議具體情況，確定是否將會(huì)議劃分為多個(gè)分會(huì)場(chǎng)，選擇分會(huì)場(chǎng)地點(diǎn)，并提前預(yù)約。依據(jù)需要，準(zhǔn)備會(huì)議所需要全部設(shè)備，并提前安放在指定位置；提前調(diào)試好設(shè)備，并進(jìn)行演練，確保會(huì)議順利進(jìn)行。四．會(huì)議設(shè)施準(zhǔn)備在會(huì)議開(kāi)始前需要依據(jù)會(huì)議具體情況確定會(huì)議設(shè)施，此項(xiàng)十分繁瑣，所以能夠列一個(gè)表，一條一條查對(duì)準(zhǔn)備情況。常見(jiàn)會(huì)議設(shè)施：1、屏幕2、投影儀（膠片投影儀及多媒體投影儀）3、錄像機(jī)4、VCD5、音響6、話筒（有線、無(wú)線、立式、座式及紐扣麥克風(fēng)）7、鐳射筆8、幻燈機(jī)9、講臺(tái)10、舞臺(tái)11、夾紙板12、大白板13、簽到臺(tái)14、名片簿15、馬克筆16、鉛筆17、信簽18、會(huì)議桌椅19、插線板20、彩電21、橫幅22、指示牌23、通告牌24、桌卡25、主席臺(tái)26、盆景27、鮮花28、背景板30、隔板31、燈光照明32、同聲翻譯系統(tǒng)33、產(chǎn)品租賃五．實(shí)施預(yù)期計(jì)劃根據(jù)預(yù)期計(jì)劃推行方案，在實(shí)施過(guò)程中，要做到耐心、細(xì)致和周到……在年會(huì)實(shí)施過(guò)程依據(jù)不一樣年會(huì)形式，需要注意餐飲安排、交通安排、旅游安排、司儀安排、秩序維護(hù)、茶歇安排和攝影攝像等事項(xiàng)。餐飲安排依據(jù)參會(huì)人員喜好，預(yù)定多種形式餐會(huì)包含西餐、中餐、自助餐、宴會(huì)等等；餐飲安排通常有兩種形式——自助餐或圍桌餐。類別有中式、西式及清真系列。統(tǒng)一安排餐飲會(huì)議，對(duì)于成本控制很關(guān)鍵，自助餐通常能夠發(fā)餐券控制，很多酒店對(duì)于自助餐開(kāi)設(shè)有就餐人數(shù)要求，能夠事先制訂餐標(biāo)及餐譜，嚴(yán)格區(qū)分正式代表和隨行人員、家眷，特殊要求者能夠和餐廳協(xié)商。圍桌式餐飲安排比較復(fù)雜——尤其是大型會(huì)議時(shí)候。圍桌式餐飲安排需要考慮問(wèn)題有：開(kāi)餐時(shí)間、每桌人數(shù)、入餐憑證、同桌者安排、特殊飲食習(xí)慣者、酒水種類及付款等。需要提醒是，會(huì)議前期考察時(shí)注意餐廳及用具衛(wèi)生情況，不能讓就餐者出現(xiàn)健康問(wèn)題。假如就餐者無(wú)法按時(shí)集合就餐，可采取那桌夠人數(shù)那桌開(kāi)席做法，以確保就餐者權(quán)益。交通安排關(guān)鍵國(guó)際性會(huì)議、行業(yè)關(guān)鍵會(huì)議、著名企業(yè)全球或大區(qū)會(huì)議，參與者通常人數(shù)較多，身份較高，假如在主辦者所在地，車輛調(diào)度可能不成問(wèn)題，假如在異地舉行，那么車輛調(diào)度就值得好好研究。通常，異地舉行會(huì)議基礎(chǔ)上委托當(dāng)?shù)貙I(yè)機(jī)構(gòu)代理，車輛調(diào)度包含到主辦者和代理方溝通，還包含到會(huì)議舉行地車源問(wèn)題。對(duì)于主辦方，通常只提出用車要求及安排要求，而代理企業(yè)則要考慮時(shí)間安排、預(yù)定合理車輛數(shù)量、行走時(shí)間及線路等等。所以，主辦方應(yīng)該提前告訴代理方相對(duì)正確和會(huì)者抵達(dá)時(shí)間、人數(shù)、此時(shí)間段內(nèi)抵達(dá)客人身份及車輛使用標(biāo)準(zhǔn)，并告訴代理方假如出現(xiàn)和預(yù)告情形不符時(shí)期望采取填補(bǔ)方法及愿意為此負(fù)擔(dān)代價(jià)。旅游安排實(shí)際上，年會(huì)考察或旅游大全部是為嘉賓尤其安排、含有公關(guān)性質(zhì)行為，當(dāng)然不排除部分行為是真正商務(wù)考察(為獲取行業(yè)或相關(guān)行業(yè)信息而舉行市場(chǎng)調(diào)研性質(zhì)動(dòng)作)。短線旅行旅程極少離開(kāi)會(huì)展舉行地500公里以上，時(shí)間不會(huì)超出48小時(shí)(大多數(shù)為二十四小時(shí)以內(nèi))。少數(shù)旅程可能超出1000公里以上，時(shí)間能夠長(zhǎng)達(dá)一周——甚至能夠跨國(guó)旅行。此時(shí)中介企業(yè)作用就相當(dāng)于旅行社，將提供線路咨詢、線路包價(jià)購(gòu)置、導(dǎo)游、景點(diǎn)票務(wù)、車輛、住宿餐飲安排、旅游保險(xiǎn)購(gòu)置、落實(shí)異地返程票務(wù)等服務(wù)。司儀安排假如是用戶答謝年會(huì)，必需禮儀顯得溫馨，而職員大會(huì)則能夠較少考慮安排司儀。禮儀工作通常包含模特召集、程序分解、簡(jiǎn)單培訓(xùn)、服裝道具準(zhǔn)備、禮儀實(shí)施等。值得注意是禮儀文化素質(zhì)及外語(yǔ)基礎(chǔ)技能考察，而不能簡(jiǎn)單看形體決定是否聘用，另外一點(diǎn)就是禮儀個(gè)性是否符合工作要求。多種專題會(huì)議對(duì)禮儀要求不一樣，學(xué)術(shù)性會(huì)議、政府性質(zhì)會(huì)議要求模特著裝比較素雅，不能搶了教授及政府要員形象，而銷售類會(huì)展則需要模特為企業(yè)及產(chǎn)品錦上添花，盡可能著裝鮮艷，和企業(yè)或產(chǎn)品品質(zhì)形象要求一致。秩序維護(hù)對(duì)于會(huì)議而言，無(wú)不期望有良好秩序。小型會(huì)議尤其是企業(yè)內(nèi)部會(huì)議秩序基礎(chǔ)不用控制，但大型會(huì)議，秩序控制就顯得很關(guān)鍵。大型會(huì)議能夠采取代表證或入場(chǎng)券方法控制，假如需要保密，代表證能夠特制，印制有代表數(shù)碼身份照片，會(huì)場(chǎng)入口設(shè)置保安來(lái)維護(hù)為好茶歇安排茶歇對(duì)于通常大型會(huì)議而言可能不需要，中、小型會(huì)議，尤其是企業(yè)或組織高層會(huì)議，會(huì)間茶歇是很關(guān)鍵。茶歇定義就是為會(huì)間休息兼氣氛調(diào)整而設(shè)置小型簡(jiǎn)易茶話會(huì)，當(dāng)然提供飲品可能不限于中國(guó)茶，點(diǎn)心也不限于是中國(guó)點(diǎn)心。通常茶歇準(zhǔn)備包含點(diǎn)心要求、飲品要求、擺飾要求、服務(wù)及茶歇開(kāi)放時(shí)間要求等等，通常不一樣時(shí)段能夠更換不一樣飲品、點(diǎn)心組合。大致上茶歇分類是中式和西式。中式飲品包含礦泉水、開(kāi)水、綠茶、花茶、紅茶、奶茶、果茶、罐裝飲料、微量酒精飲料，點(diǎn)心通常是各類糕點(diǎn)、餅干、袋裝食品、時(shí)令水果、花式果盤等等。西式茶歇飲品通常包含各式