合同簽訂與履約管理制度

合同簽訂與履約管理制度1.前言為了規(guī)范和強化公司內部的合同簽訂與履約管理，保障合同的合法性和有效性，提高企業(yè)的合同管理水平，確保合同的履行和實施，特訂立本《合同簽訂與履約管理制度》。2.適用范圍本制度適用于我公司全部部門、各級管理人員及全部員工。凡和公司簽訂合同的一方（包含供應商、客戶、合作伙伴等）也受本制度的管束。3.合同簽訂流程3.1合同立項任何一個部門在有心訂立合同時，應先向本部門主管匯報，提出合同立項申請，并填寫《合同立項申請表》。該申請表應包含以下內容：—合同類型及內容簡介—合同估計金額—合同對象及聯(lián)系方式—已預留的合同經(jīng)費3.2審批流程合同審批流程應依次經(jīng)過以下部門的審核和確認：1.部門主管審核并簽字確認；2.財務部門審核合同經(jīng)費，并簽字確認；3.法務部門審核合同條款的合法性和風險，并提出看法；4.總經(jīng)理審核并簽字確認。合同的金額超出肯定范圍的，還需要經(jīng)過董事會或股東會的審批。3.3合同簽訂經(jīng)過審核和審批的合同應由法務部門起草或批閱，由相關部門負責人代表公司與合同對方簽訂。簽訂合同時，應注意以下事項：—僅授權部門負責人和法務部門人員可簽訂合同；—應保存原始合同及雙方簽字的復印件，加蓋公章并備案。4.合同履約管理4.1合同文件管理公司應建立合同檔案管理系統(tǒng)，確保合同文件的存檔和保管。具體要求如下：—檀卷管理：每個合同應編制檀卷，并標注清楚的案號、合同名稱及起止日期；—存檔要求：合同文件應密封、完好無損、易于查閱，并存放在防火、防水、防潮的安全地方；—文檔備份：全部合同文件應定期進行電子備份，并存儲在集中的網(wǎng)絡文件服務器上。4.2履約過程管理各部門在履行合同過程中應遵守以下管理要求：—履約責任：各部門負責人應明確合同履行的責任和義務，并將其具體落實到相關員工；—履約計劃：訂立合理的履約計劃，并提前預警可能影響履約進度和質量的風險；—履約監(jiān)控：定期對合同履約進展進行監(jiān)控和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決履約中的問題。4.3合同更改管理在合同履行過程中，如需更改合同內容或增補附加條款，應經(jīng)過以下程序：1.合同更改申請：由提出更改需求的部門填寫《合同更改申請表》，并提交部門主管審批；2.更改審批流程：經(jīng)相關部門審核和確認，由總經(jīng)理最終審批；3.更改通知：雙方應及時以書面形式通知對方更改內容，并要求對方簽署確認。5.合同風險管理5.1風險評估在簽訂合同前，應進行合同風險評估，包含但不限于以下方面：—合同條款的合法性和合規(guī)性；—合同金額和付款方式的風險；—合同履約進度和質量的風險。5.2風險防范在合同履約過程中，應采取以下措施來防范風險：—建立合同風險臺賬，記錄和跟蹤合同履約中的風險；—合同履約人員應具備相關的法律和合同知識，嚴格遵守合同商定；—若發(fā)現(xiàn)可能導致嚴重風險的情況，應及時向相關部門匯報，并尋求法務部門的看法；—如發(fā)生風險事件，應立刻采取措施進行修復，并及時通知合同對方，爭取達成解決方案。6.合同爭議解決6.1協(xié)商解決在合同履行過程中，如因合同解釋、履行或違約等問題發(fā)生爭議，雙方應優(yōu)先通過友好協(xié)商方式解決。6.2強制解決如協(xié)商無法解決爭議，爭議一方有權訴諸法律途徑解決，但應遵守以下規(guī)定：—提交仲裁：雙方商定的仲裁機構有權處理合同糾紛；—狀態(tài)管轄：如涉及到國家利益或公司聲譽的爭議，可提交相關國家機關處理。7.制度執(zhí)行與監(jiān)督7.1執(zhí)行責任本制度的執(zhí)行責任如下：—部門主管負責本部門合同的審核、簽署以及履約進度的監(jiān)督和管理；—法務部門負責對合同的法律合規(guī)性進行審核，并為合同履約供應法律支持；—監(jiān)察部門負責對合同的執(zhí)行情況進行監(jiān)督和檢查，及時發(fā)現(xiàn)和矯正問題。7.2違規(guī)處理對于違反本制度和合同管理要求的行為，應依照公司相關規(guī)定進行嚴厲處理，