崗位新版說明書的編寫

第1章崗位說明書編寫1.1崗位說明書內(nèi)容崗位說明書，也稱為工作說明書、職位說明書，它是對一個崗位設(shè)置目標(biāo)、工作范圍、職責(zé)和考評要求、任職資格等進(jìn)行描述。企業(yè)已經(jīng)崗位說明書能夠建立一套職位體系，以滿足自己在薪酬體系、考評、招聘等人力資源管理方面各項(xiàng)要求。一份合格崗位說明書應(yīng)能夠讓職員明確在實(shí)際工作中應(yīng)該做些什么、怎么做、做到什么程度、做到這種程度需要什么能力、工作環(huán)境是怎樣、以后職位通道是什么等。規(guī)范崗位說明書是處理復(fù)雜人力資源管理工作基礎(chǔ)，它包含工作描述和工作范圍兩部分。企業(yè)通常全部會給每個崗位制作崗位說明書，那么崗位說明書在實(shí)際工作中作用關(guān)鍵表現(xiàn)在哪些方面呢？圖1-1列示了崗位說明書在企業(yè)管理中6中用途。1為招聘、錄用職員提供依據(jù)2便于對職員進(jìn)行目標(biāo)管理3為對職員進(jìn)行教育和培訓(xùn)提供依據(jù)4為績效考評提供依據(jù)5為企業(yè)制度薪酬政策提供依據(jù)6為職員普升和發(fā)展提供依據(jù)圖1-1崗位說明書用途工作描述工作描述，又稱職務(wù)描述，是對企業(yè)中各類崗位工作性質(zhì)、工作職責(zé)、工作職務(wù)和工作環(huán)境所做要求，用來說明任職者應(yīng)該做什么、怎么做和在什么條件下去做。它關(guān)鍵包含以下兩個方面內(nèi)容。崗位基礎(chǔ)信息包含工作名稱、部門、隸屬關(guān)系、工作編號、職務(wù)等級等、示列見圖1-2.1工作名稱2所屬部門3直接上級職務(wù)4崗位編號5工資水平6工作性質(zhì)7定員人數(shù)8所轄人數(shù)9普升放心圖1-2崗位說明書----崗位基礎(chǔ)信息示例工作說明工作說明關(guān)鍵包含以下6個方面內(nèi)容。(1)職務(wù)概述又稱工作綜述，用于描述工作整體性質(zhì)。如某企業(yè)人力資源部經(jīng)理工作概述為：對企業(yè)人力資源管理工作進(jìn)行協(xié)調(diào)、指導(dǎo)、監(jiān)督和管理：負(fù)責(zé)企業(yè)人力資源計(jì)劃，職員招聘選拔、培訓(xùn)、績效考評、薪資管理，職員激勵、開發(fā)等工作和相關(guān)制度制訂，確保企業(yè)人力自已供給和職員工作高效率。（2）崗位職責(zé)和權(quán)限說明任職者須完成工作任務(wù)、負(fù)擔(dān)責(zé)任和工作權(quán)限等。（3）工作績效標(biāo)準(zhǔn)說明企業(yè)期望職員完成工作任務(wù)時須達(dá)成標(biāo)準(zhǔn)。（4）工作關(guān)系又稱工作關(guān)系，說明任職者和企業(yè)內(nèi)部或外部人員之間因工作關(guān)系而發(fā)生關(guān)系（5）機(jī)器設(shè)備及其它說明崗位任職者在工作過程中所需用到辦公用具及設(shè)備。（6）工作條件和環(huán)境說明工作地點(diǎn)、光照度、有沒有噪聲干擾、工作中有沒有危險作業(yè)等。1.1.2工作規(guī)范工作規(guī)范，也稱職位規(guī)范或任職資格，指勝任某職位人員在教育水平、工作經(jīng)驗(yàn)等方面應(yīng)含有資格和條件，它為企業(yè)職員招聘和選拔、人員錄用、培訓(xùn)和開發(fā)等決議提供了關(guān)鍵依據(jù)。工作規(guī)范內(nèi)容關(guān)鍵包含以下5個方面。1.知識要求知識要求指勝任本崗位任職者應(yīng)含有知識水平。（1）教育背景：從事該崗位需含有最低學(xué)歷。(2)技能水平：從事該崗位應(yīng)含有基礎(chǔ)技能和能力。（3）專業(yè)知識：從事該崗位應(yīng)含有相關(guān)專業(yè)方面知識。（4）外語水平。（5）其它相關(guān)專業(yè)知識。2、工作經(jīng)驗(yàn)3、能力要求4、身體情況（1）身體素質(zhì)：包含身高、體重、身體健康情況等。（2）心里素質(zhì)：包含觀察能力、記憶能力、了解能力、學(xué)習(xí)能力、問題處理能力、語言表示能力、邏輯思維能力、愛好和珍惜等。5、個性特質(zhì)要求崗位說明書要依據(jù)企業(yè)實(shí)際情況編制，要關(guān)鍵文字簡練明了、淺顯易懂，內(nèi)容越具體越好，避免形式化、書面化。伴隨企業(yè)規(guī)模不停擴(kuò)大，崗位說明書應(yīng)在一定實(shí)際內(nèi)進(jìn)行修正和補(bǔ)充，一便和企業(yè)發(fā)展保持同時。1.2崗位說明書編制1.2.1編制方法和技巧1.崗位說明書編制步驟編制崗位說明書是企業(yè)進(jìn)行工作分析和崗位研究時最關(guān)鍵工作之一。編制崗位說明書關(guān)鍵有以下6個步驟。（1）做好前期宣傳動職員作在開展崗位說明書編寫工作之前，人力資源部應(yīng)和企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通，讓她們輸了起崗位責(zé)任制意識；在編寫過程中，應(yīng)動員各部門主動配合人力資源部工作，共同完成崗位說明熟編寫工作。（2）明確崗位說明書內(nèi)容崗位說明書由工作描述和工作規(guī)范兩部分組成。工作描述是對相關(guān)崗位工作職責(zé)、工作內(nèi)容、工作條件和工作環(huán)境等工作本身特征進(jìn)行書面描述，而工作規(guī)范責(zé)描述了崗位對任職者知識、能力、素質(zhì)、教育背景和工作經(jīng)歷等方面要求。（3）明確崗位說明書編寫要求崗位說明書編寫需符合圖1-3所表示3點(diǎn)要求。邏輯性崗位說明書中包含多項(xiàng)內(nèi)容。如編寫工作職責(zé)一欄時，一個職位通常有多項(xiàng)職責(zé)，在編寫過程中，其次序應(yīng)清楚，條例應(yīng)清楚，并非隨意地堆砌在那兒就能夠了。通常，能夠根據(jù)各項(xiàng)職責(zé)關(guān)鍵程度或所需花費(fèi)時間和精力多少來安排次序正確性崗位說明書應(yīng)清楚地說明該崗位工作情況，描述用語應(yīng)盡可能正確，避免使用籠統(tǒng)或含糊不清語言實(shí)用性崗位說明書必需客觀、真實(shí)地反應(yīng)崗位職責(zé)和任職條件，方便作為開展人員招聘、考評等工作依據(jù)，并可依據(jù)企業(yè)發(fā)展適時進(jìn)行修改和完善圖1-3崗位說明書編寫要求（4）搜集崗位信息相關(guān)資料通常來說，獲取崗位信息渠道關(guān)鍵有一下3種。了解企業(yè)已經(jīng)有管理制度；和企業(yè)內(nèi)部工作人員進(jìn)行溝通；有選擇地參考同行業(yè)其它崗位說明書。（5）崗位信息處理在這一階段，分析人員對搜集來信息進(jìn)行處理，篩選出崗位說明書所需內(nèi)容。如碰到什么問題，應(yīng)和對應(yīng)崗位工作人員或其上級領(lǐng)導(dǎo)溝通，以確保其內(nèi)容正確性。（6）編寫崗位說明書工作人員依據(jù)所搜集整理信息，從工作職責(zé)、工作權(quán)限、工作關(guān)系及崗位任職資格等方面來完成職位說明書編寫工作。2.崗位說明書編寫（1）崗位名稱和上、下級關(guān)系編寫職位名稱要統(tǒng)一，確保職位名稱和前一部分“職位設(shè)置”中名稱一致。每個職位只能有一個上級，不能有多個上級，但能夠有多個下級。在填寫“下屬人員”一欄內(nèi)容時，還要注明是直接領(lǐng)導(dǎo)還是間接領(lǐng)導(dǎo)。（2）職位概述職位概述是對某一崗位總體工作職責(zé)和工作性質(zhì)進(jìn)行簡明說明，表明了該崗位特點(diǎn)和工作概況。（3）職位目標(biāo)在“職位目標(biāo)”一欄中，關(guān)鍵是說明設(shè)置這個職位目標(biāo)及完成該職位工作對實(shí)現(xiàn)組織戰(zhàn)略和目標(biāo)意義。（4）工作職責(zé)每個職位責(zé)任范圍應(yīng)依據(jù)職位所在部門或單位職能分解來確定。一個部門經(jīng)理通常要對本部門全部職能負(fù)責(zé)，而下屬一個職員可能只對本部門某幾項(xiàng)職能負(fù)責(zé)。每個職位工作職責(zé)根據(jù)任職人員負(fù)責(zé)程度可分為權(quán)責(zé)、部分、支持3種。全責(zé)是指本職位對該項(xiàng)任務(wù)負(fù)全部責(zé)任；部分是指本職位對該項(xiàng)職務(wù)只負(fù)一部分責(zé)任；支持是指本職位對該項(xiàng)任務(wù)支持或保障責(zé)任。（5）企業(yè)內(nèi)外部溝通關(guān)系在職位說明書中，要明確本職位企業(yè)內(nèi)外部溝通關(guān)系。在企業(yè)內(nèi)部要明確它和企業(yè)內(nèi)部其它職位，如上級、平級之間溝通關(guān)系；在企業(yè)外部要明確它和社會上其它單位，如相關(guān)政府部門、上下游或關(guān)聯(lián)企業(yè)、用戶企業(yè)、社會團(tuán)體、學(xué)術(shù)單位等之間溝通關(guān)系。（6）提議考評內(nèi)容除明確了本職位責(zé)任范圍和責(zé)任程度外，還要明確某一責(zé)任提議考評內(nèi)容。針對某項(xiàng)責(zé)任考評內(nèi)容通常要求為2-3項(xiàng)，而且盡可能選擇很好量化指標(biāo)，比如完成工作量、要求完成時間等。（7）任職資格和條件任職資格和條件關(guān)鍵從受教育程度、知識水平、工作能力和專業(yè)技能、工作經(jīng)驗(yàn)等方面來撰寫，如在“所受教育程度”一欄，應(yīng)注明最低學(xué)歷要求或最好學(xué)歷要求。3.崗位說明書編制中需注意問題（1）注意職位描述和組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)、職能設(shè)置一致性和銜接性職位描述和組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)、職能分解、職位設(shè)置是人力資源管理多個親密相關(guān)步驟，要注意這幾項(xiàng)工作一致性和銜接性。1）職位描述依據(jù)是組織機(jī)構(gòu)設(shè)計(jì)、職能分解、職位設(shè)置。2）各個職位職責(zé)應(yīng)和部門或單位只能分解相一致，職位職責(zé)不應(yīng)該超出部門或單位只能分解表中要求職責(zé)范圍。3）部門或單位里各個職位職責(zé)總和應(yīng)和部門或單位分解表中要求職責(zé)相吻合。4）職位描述里職位名稱應(yīng)和職位設(shè)置表中名稱相一致。(2)對任職條件中學(xué)歷、經(jīng)驗(yàn)等要求要掌握適度對任職條件中學(xué)歷、經(jīng)驗(yàn)等要求不可過于苛求，掌握適度為好。（3）職責(zé)劃分要清楚編制崗位說明書時，要將每個職位職責(zé)劃分清楚，各個職位間職責(zé)既不能重合，也不能留有空白。為了便于讀者在編制職位說明書時清楚劃分職責(zé)，我們提出以下參考意見。1）部門或單位責(zé)任人職責(zé)標(biāo)準(zhǔn)上和本部門或單位職責(zé)分解表中二級職責(zé)一樣。2）部門或單位里某項(xiàng)業(yè)務(wù)主管職責(zé)標(biāo)準(zhǔn)上是本部門或單位職能分解表中二級職能中幾項(xiàng)：部門或單位里多個業(yè)務(wù)主管職責(zé)總和標(biāo)準(zhǔn)上是本部門或單位職能分解表中全部二級職能。3）部門或單位里通常職員職責(zé)標(biāo)準(zhǔn)上是本部門或單位職能分解表中三級職能中幾項(xiàng)。4、編制崗位說明書需做好工作（1）取得高層領(lǐng)導(dǎo)支持和認(rèn)可讓企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)樹立起崗位責(zé)任意識，有利于崗位說明書編寫工作開展。（2）做好前期宣傳崗位說明書編寫是一個自上而下過程，包含到企業(yè)各個層面。編寫崗位說明書目標(biāo)就是要使職員明確自己崗位工作責(zé)任、工作范圍及任職資格等要求，必需時可向其提供培訓(xùn)、指導(dǎo)說明等，以取得全體職員支持和參與。（3）使用規(guī)范用語標(biāo)準(zhǔn)崗位職責(zé)描述格式為：動車+賓語+結(jié)果。賓語表示該項(xiàng)任務(wù)對象，即工作內(nèi)容：結(jié)果表示完成此項(xiàng)工作應(yīng)達(dá)成目標(biāo)。比如，某企業(yè)財務(wù)科科長職務(wù)描述為：推行財務(wù)科職責(zé)，按時、保質(zhì)、保量地完成部門經(jīng)理下達(dá)任務(wù)；全方面反應(yīng)企業(yè)內(nèi)部財務(wù)情況，為企業(yè)決議提供正確財務(wù)信息。（4）建立動態(tài)管理機(jī)制人力資源部應(yīng)對崗位說明書實(shí)施動態(tài)管理，依據(jù)企業(yè)改變對崗位說明書做出對應(yīng)調(diào)整和更新，確保崗位說明書符合企業(yè)實(shí)際要求。5、崗位說明書編寫誤區(qū)崗位說明書編制工作最終由人力資源部完成，在編寫時，應(yīng)避免出現(xiàn)部分5個錯誤。（1）功效錯誤崗位說明書明確了工作職責(zé)和權(quán)限、工作績效標(biāo)準(zhǔn)、任職資格條件等內(nèi)容，是企業(yè)進(jìn)行人員招聘和選撥關(guān)鍵依據(jù)，反應(yīng)了崗位和崗位任職者全方面信息。人力資源部在編制職位說明書時，有時會側(cè)重于強(qiáng)調(diào)該崗位應(yīng)負(fù)擔(dān)責(zé)任、所需完成工作內(nèi)容，并沒有反應(yīng)崗位全部信息，從而造成出現(xiàn)功效錯位失誤。（2）責(zé)任交叉因企業(yè)發(fā)展需要，當(dāng)某項(xiàng)工作需要多個部門各自派出幾名職員臨時組成一支團(tuán)體開展工作時，遍出現(xiàn)了職責(zé)交叉這種情況。在編制崗位說明書時，很多企業(yè)卻忽略了這一點(diǎn)，結(jié)果造成工作中職責(zé)不清、出現(xiàn)問題時相互推諉等現(xiàn)象，大大降低了企業(yè)辦事效率。（3）脫離實(shí)際因缺乏規(guī)范化管理，有企業(yè)在編制崗位說明書時，編制人員閉門造車，并未