5秘書(shū)辦事篇課件

秘書(shū)辦事篇第一章創(chuàng)造良好的工作環(huán)境一、辦公環(huán)境的內(nèi)容:

辦公環(huán)境主要包括硬環(huán)境和軟環(huán)境

1、硬環(huán)境：綠化環(huán)境；空氣環(huán)境；光線環(huán)境；聲音環(huán)境。

2、軟環(huán)境：工作場(chǎng)所人際環(huán)境；接待人員個(gè)人素質(zhì)；二、優(yōu)化辦公設(shè)備的基本要求

1、合理布局：根據(jù)工作需要和工作職能布局、保障公共空間和私人空間的獨(dú)立

2、優(yōu)化設(shè)備：光源；辦公桌；辦公椅；隔音玻璃；隔音板；百葉窗；檔案柜；屏風(fēng)；空調(diào)；電腦、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備。三、整理辦公桌

辦公桌必備物品：電話、電腦、參考書(shū)、文具用品盒、文件夾、辦公桌抽屜。

整理辦公桌的技巧：1、將不常用的東西轉(zhuǎn)移到其他地方；2、清理過(guò)期的文件；3、注意電腦顯示器；4、充分利用辦公空間；5、清理舊的閱讀資料。四、設(shè)備規(guī)范保養(yǎng)的基本要求1、嚴(yán)格遵守基本維護(hù)保養(yǎng)規(guī)范2、排除常見(jiàn)設(shè)備干擾合理放置辦公室設(shè)備及物品電腦是辦公室空間里的重要辦公設(shè)備，一般應(yīng)有獨(dú)立的存放空間；設(shè)備資料應(yīng)放置在既方便他人工作，又不妨礙自己工作的地方；

經(jīng)常使用的物品放置在容易拿到的地方；

內(nèi)部共用的常用物品放在位置明顯的地方。意外事故或緊急情況中人身財(cái)產(chǎn)損失的控制安全工作是秘書(shū)工作的第一要?jiǎng)?wù)1、采取有效措施，控制事物蔓延；2、迅速、準(zhǔn)確地向相關(guān)人員匯報(bào)危險(xiǎn)發(fā)生的情況；3、迅速、準(zhǔn)確的進(jìn)行事后匯報(bào)。第二章如何管理上司時(shí)間管理技巧1、要事第一；2、以最終的結(jié)果來(lái)開(kāi)始行動(dòng)；3、學(xué)會(huì)說(shuō)“不”；4、學(xué)會(huì)對(duì)付不速之客；5、減少冗長(zhǎng)的會(huì)議；6、辦公桌上的“5S”運(yùn)動(dòng)：整理、整頓、清掃、清潔、修養(yǎng)。工作計(jì)劃的擬制1、整理：學(xué)會(huì)分類(lèi)2、排序：時(shí)間管理矩陣圖Ⅰ.重要緊迫Ⅱ.重要不緊迫Ⅲ.不重要緊迫Ⅳ.不重要不緊迫計(jì)劃管理工作一、制定目標(biāo)與計(jì)劃1、確定目標(biāo)2、制定計(jì)劃二、任務(wù)展開(kāi)，組織實(shí)施三、設(shè)置控制點(diǎn)，糾正偏差1、階段性成果2、工作日記安排約見(jiàn)的原則區(qū)分輕重緩急；準(zhǔn)備充分；準(zhǔn)時(shí)赴約約見(jiàn)方法：電話、信函、拜訪或會(huì)議、會(huì)晤中確定約會(huì)事務(wù)的原則1、配合上司的時(shí)間表；2、分辨輕重緩急；3、分析約會(huì)；4、酌留彈性；5、適當(dāng)保密；6、內(nèi)外兼顧；細(xì)心安排有方法：時(shí)間、細(xì)節(jié)、日程表約會(huì)變更：己方變更、對(duì)方變更旅行事物的安排與管理旅行準(zhǔn)備（與上司一同出差）出差事務(wù)（上司出差秘書(shū)留守）公司事務(wù)（上司返回需處理的事項(xiàng)）掌握為上司擋駕的不同方法和技巧電話擋駕（一般事項(xiàng)秘書(shū)代為轉(zhuǎn)告；重要事項(xiàng)向上司請(qǐng)示，由上司決定）接待擋駕（沒(méi)有預(yù)約都要擋駕：秘書(shū)親自接待，問(wèn)明來(lái)意；聽(tīng)取求見(jiàn)人意見(jiàn)，將情況做記錄書(shū)面向上司反映；無(wú)理取鬧堅(jiān)決下逐客令）書(shū)信擋駕（一般工作情況書(shū)信，做出摘要請(qǐng)上司閱讀；要求解決困難和問(wèn)題的，將信件轉(zhuǎn)有關(guān)部門(mén)處理；要求違反原則辦理私事的向上司匯報(bào)以書(shū)信方式予以擋駕）第三章會(huì)管理日常事務(wù)值班工作的主要任務(wù)與要求1、辦理上司交辦的事項(xiàng)；2、上傳下達(dá)，溝通內(nèi)外；3、認(rèn)真處理來(lái)函、來(lái)電；4、負(fù)責(zé)接待工作；5、掌握上司的外出活動(dòng)；6、協(xié)調(diào)處理安全保衛(wèi)工作。值班安排表的制作值班內(nèi)容的記錄值班日志、請(qǐng)示匯報(bào)、來(lái)人登記、記錄制度（接待記錄制度、電話記錄制度）值班事務(wù)處理方法與技巧1、做好公務(wù)接洽工作；2、值夜班時(shí)匯報(bào)情況的技巧；3、突發(fā)事件、緊急情況的處置。印信管理1、印章的種類(lèi)2、印章的樣式印章的刻制、啟用印章的管理與使用要求介紹信的管理和使用成本控制的含義：所謂成本控制，是企業(yè)根據(jù)一定時(shí)期預(yù)先建立的成本管理目標(biāo)，由成本控制主體在其職權(quán)范圍內(nèi)，在生產(chǎn)耗費(fèi)發(fā)生以前和成本控制過(guò)程中，對(duì)各種影響成本的因素和條件采取的一系列預(yù)防和調(diào)節(jié)措施，以保證成本管理目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的管理行為.

成本控制的主要內(nèi)容1、合理使用辦公文具；2、正確使用辦公設(shè)備；3、利用網(wǎng)絡(luò)辦公。接打電話流程接聽(tīng)電話的禮儀規(guī)范；處理好電話投訴；處理好點(diǎn)好咨詢；如何傳電話。郵件的處理1、郵件的收進(jìn)2、郵件的發(fā)出3、郵件信息系統(tǒng)第四章迎接八方來(lái)客接待工作物質(zhì)準(zhǔn)備與心理準(zhǔn)備的主要內(nèi)容1、物質(zhì)準(zhǔn)備：必備接待用品的準(zhǔn)備；輔助用品的準(zhǔn)備；良好環(huán)境的保持。2、心理準(zhǔn)備：誠(chéng)懇、尊重、公平、風(fēng)度、效率。接待工作的原則誠(chéng)懇熱情、講究禮儀、細(xì)致周到、按章辦事、檢省節(jié)約、保守秘密接待工作的基本環(huán)節(jié)1、迎客：站立迎接，禮貌招呼；親切詢問(wèn)，恰當(dāng)應(yīng)對(duì)；熱情有度，舉止規(guī)范；2、待客：行走引導(dǎo)；進(jìn)入房門(mén)注意事項(xiàng)；安排座位；準(zhǔn)備茶水。3、送客：起立相送；握手告別；“下次再來(lái)”；目送離去。接待工作計(jì)劃的制定1、了解來(lái)訪者的基本情況；2、擬定接待計(jì)劃：制定接待方針；確定接待規(guī)格；安排接待日程；明確接待形式；擬定接待人員名單；準(zhǔn)備接待經(jīng)費(fèi)開(kāi)支。開(kāi)展接待工作的內(nèi)容1、填寫(xiě)來(lái)賓情況表，擬定接待計(jì)劃，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批示；2、根據(jù)來(lái)賓情況，安排食宿、交通；3、根據(jù)來(lái)訪的目的，組織參觀、學(xué)習(xí)、游覽、娛樂(lè)等活動(dòng)；4、根據(jù)情況、安排領(lǐng)導(dǎo)看望來(lái)賓；5、視來(lái)賓身份及來(lái)訪意義，安排新聞單位采訪報(bào)道；6、預(yù)定返程車(chē)、船票或飛機(jī)票；7、安排好對(duì)來(lái)訪者的迎送工作；8、做好接待經(jīng)費(fèi)的結(jié)算工作；9、做好接待工作的總結(jié)評(píng)估工作。接待工作的注意事項(xiàng)：1、不要過(guò)分熱情；2、不可冷漠尷尬；3、不可小節(jié)無(wú)禮4、不可人走茶涼接待咨詢工作的流程和內(nèi)容1、為來(lái)訪者提供本單位的有關(guān)情況；2、認(rèn)真聽(tīng)、記意見(jiàn)要求；3、妥善處理或解決來(lái)訪者的要求和意見(jiàn)。國(guó)際交往中應(yīng)遵循的禮儀原則注重教養(yǎng)；用語(yǔ)禮貌；尊重習(xí)俗；尊重隱私；女士?jī)?yōu)先；不卑不亢。接待外賓的工作程序1、做好準(zhǔn)備工作2、迎接來(lái)賓3、認(rèn)真招待4、熱情送別第五章會(huì)管理信息秘書(shū)信息管理工作的主要內(nèi)容與基本要求1、主要內(nèi)容：收集信息；整理信息；篩選信息；利用信息。2、基本要求：及時(shí)、準(zhǔn)確、充分、適用、經(jīng)濟(jì)。信息收集獲取的途徑與方法1、報(bào)紙雜志；2、內(nèi)部資料。信息篩選分類(lèi)的方法1、捕捉各方面信息；2、分辨處理信息；3、力求廣聞博見(jiàn)。信息整理與保存的內(nèi)容與方法1、主要內(nèi)容：屬于共用的資料；秘書(shū)人員個(gè)人專(zhuān)用資料。2、整理保存的方法：迅速處理、妥善存放、及時(shí)銷(xiāo)毀。信息保密的要點(diǎn)1、要克服高人一籌的優(yōu)越心理；2、要經(jīng)得起誘惑；3、上司要求保密的事一定要保密；4、秘書(shū)人員要善于只聽(tīng)不傳。第六章會(huì)安排活動(dòng)與應(yīng)酬商務(wù)應(yīng)酬的具體內(nèi)容及必要條件1、個(gè)人應(yīng)酬：喜事；喪事。2、工作應(yīng)酬。3、必要條件：注意禮儀服飾；講究談吐禮貌；嚴(yán)守國(guó)家經(jīng)濟(jì)機(jī)密；廉潔奉公、不謀私利。商務(wù)應(yīng)酬前準(zhǔn)備工作的內(nèi)容與要求收集相關(guān)資料；確定接待方式；明確注意事項(xiàng)。宴請(qǐng)應(yīng)酬的基本內(nèi)容：宴會(huì)服飾、赴宴入座、用餐、飲酒、宴會(huì)規(guī)矩、宴請(qǐng)中的儀態(tài)。出席文藝演出活動(dòng)的應(yīng)酬要求1、按時(shí)到達(dá)，準(zhǔn)時(shí)入場(chǎng)；2、保持場(chǎng)內(nèi)安靜；3、衣著也要有講究；4、為演員表演禮貌地鼓掌；5、演出完后獻(xiàn)花表示感謝。各類(lèi)商務(wù)活動(dòng)的準(zhǔn)備、組織與實(shí)施技巧1、慶典活動(dòng)2、展覽活動(dòng)3、股東年會(huì)4、商務(wù)洽談會(huì)5、簽字儀式6、新聞發(fā)布會(huì)溝通方式與技巧溝通的方式：與上司溝通、與同事溝通、部門(mén)間溝通溝通的技巧：學(xué)會(huì)借力；學(xué)會(huì)拒絕；說(shuō)服他人；實(shí)現(xiàn)有效溝通應(yīng)遵循的原則1、與上司溝通的原則：尊重上司；聽(tīng)從指揮；多出主意；講究溝通技巧。2、與同時(shí)溝通的原則：工作中互相尊重；物質(zhì)往來(lái)一清二楚；生活中互相關(guān)心；不背后議論同事；出現(xiàn)失誤或誤會(huì)，應(yīng)主動(dòng)道歉說(shuō)明。3、與客戶溝通的原則：樹(shù)立“客戶就是上帝”的觀念；堅(jiān)持雙向溝通互利互惠的原則；了解客戶需求，爭(zhēng)取客戶信任。第七章會(huì)管理文檔文檔的分類(lèi)方法1、按文檔的載體可以分為：電子文檔和紙面文檔。2、按照文檔對(duì)應(yīng)的工作性質(zhì)分類(lèi)：技術(shù)文檔、業(yè)務(wù)文檔和行政文檔。3、按照事件的發(fā)展過(guò)程分類(lèi)：開(kāi)發(fā)文檔等。4、按文檔功能進(jìn)行分類(lèi)：培訓(xùn)資料、技術(shù)資料、物料管理、人事管理、考勤管理、流程規(guī)范等。文檔分類(lèi)的要求信息存儲(chǔ)方法，用現(xiàn)有文檔系統(tǒng)存儲(chǔ)信息的技巧：1、電子文檔的保存方法：主要是利用磁盤(pán)備份。光盤(pán)刻錄、備份存入服務(wù)器等方法來(lái)實(shí)現(xiàn)。2、紙面文檔的保存方法：使用文件袋或文件夾分類(lèi)保存。文檔的檢索方法，從現(xiàn)有文檔系統(tǒng)獲取信息的技巧1、按照事件主題進(jìn)行檢索；2、按部門(mén)、機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢索；3、按區(qū)域進(jìn)行檢索；4、作者檢索法；5、時(shí)間檢索法；6、文號(hào)檢索法。文檔分裝、銷(xiāo)毀及保密的內(nèi)容與方法1、分裝：測(cè)脊標(biāo)簽；文件目錄表模板；文件分類(lèi)標(biāo)識(shí)表；文件夾；文件袋。2、銷(xiāo)毀：定期核對(duì)；銷(xiāo)毀文件的類(lèi)型及注意事項(xiàng)；銷(xiāo)毀的條件；銷(xiāo)毀的方式。3、文件的保密：保密文檔的管理；保密文檔的傳遞；版權(quán)及知識(shí)產(chǎn)權(quán)信息的保密；對(duì)外合作文檔的保密。第八章提高調(diào)研能力，成為領(lǐng)導(dǎo)“高參”秘書(shū)調(diào)研的具體內(nèi)容1、基本情況調(diào)查；2、專(zhuān)題性調(diào)查；3、經(jīng)驗(yàn)性調(diào)查；4、突發(fā)事件或事故調(diào)查。調(diào)研課題選擇的具體要求1、尋找信息線索，確定調(diào)查研究的課題；2、根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖確定調(diào)查研究的課題；3、根據(jù)中心工作的需要確定調(diào)查研究課題；4、根據(jù)工作人員反映確定調(diào)查研究課題。各種不同的調(diào)研方式與方法：1、調(diào)研方式：普遍調(diào)查法、典型調(diào)查法、抽樣調(diào)查法、實(shí)地調(diào)查法、個(gè)別調(diào)查法、召開(kāi)調(diào)查會(huì)法、現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查法；2、調(diào)研方法：座談會(huì)、民意測(cè)驗(yàn)、個(gè)別采訪、問(wèn)卷調(diào)查、實(shí)地考察、專(zhuān)家論證、網(wǎng)絡(luò)調(diào)查、文獻(xiàn)法、電話調(diào)查、經(jīng)常性調(diào)查、臨時(shí)性調(diào)查、社區(qū)調(diào)查。調(diào)研程序和步驟1、調(diào)研前的準(zhǔn)備：明確調(diào)查研究的任務(wù)；認(rèn)真學(xué)習(xí)有關(guān)方針、政策等；注意研究已有情況，閱讀已掌握的資料；根據(jù)調(diào)查的任務(wù)，確立調(diào)查的對(duì)象、類(lèi)型和方式；規(guī)定調(diào)查的時(shí)間和地點(diǎn)；制定調(diào)查研究計(jì)劃；擬定調(diào)查提綱。2、調(diào)查工作的實(shí)施：調(diào)查資料的搜集；調(diào)查材料的記錄；調(diào)查材料的整理。3、調(diào)查的研究：調(diào)查過(guò)程中的研究；調(diào)查吼的研究；撰寫(xiě)調(diào)查報(bào)告。市場(chǎng)調(diào)研的流程1、確定市場(chǎng)調(diào)研的必要性；2、定義問(wèn)題；3、確定調(diào)研目標(biāo)；4、確定調(diào)研設(shè)計(jì)方案；5、確定信息的類(lèi)型和來(lái)源；6、確定收集資料的方式；7、問(wèn)卷設(shè)計(jì)；8、確定抽樣法案級(jí)樣本容量；9、收集資料；10、資料分析；11、撰寫(xiě)最終調(diào)研報(bào)告并演示。市場(chǎng)預(yù)測(cè)的方法與要求要從大處著眼；要從小處著手；要換位推想；關(guān)聯(lián)推想。如何成為優(yōu)秀的秘書(shū)

秘書(shū)職業(yè)化--從取得領(lǐng)導(dǎo)信賴(lài)開(kāi)始

能文能武--腳踏實(shí)地胸懷全局

默契--心有靈犀一點(diǎn)通

適應(yīng)--一切以上司為中心

職業(yè)素質(zhì)--職業(yè)發(fā)展的CPU

忠誠(chéng)--秘書(shū)的職業(yè)生命

誠(chéng)實(shí)--聰明莫被聰明誤

謙遜--職業(yè)發(fā)展的護(hù)身符

職業(yè)態(tài)度--駿馬無(wú)須揚(yáng)鞭自?shī)^蹄

熱情--冷漠如同麻風(fēng)病

主動(dòng)--無(wú)須揚(yáng)鞭自?shī)^蹄

認(rèn)真--細(xì)節(jié)決定優(yōu)劣

職業(yè)道德--職業(yè)發(fā)展的一米黃色安全線

保密--人事是秘中之秘

守法--首先做合格的公民

守信--言必行行必果

職業(yè)技能--注重細(xì)節(jié)穩(wěn)妥高效

綜合能力--經(jīng)驗(yàn)與智慧的結(jié)晶

辦公室管理--為上司創(chuàng)造良好決策環(huán)境

接打電話--讓上司對(duì)外溝通更加順暢

職業(yè)知識(shí)--領(lǐng)導(dǎo)身邊的“百科全書(shū)”

社會(huì)常識(shí)--工作直覺(jué)的鄰居

制造話題--天南地北包羅萬(wàn)象

自我積累--海綿吸水集腋成裘