管理文件編寫規(guī)定

長沙XX有限公司文件編制管理規(guī)定修訂號(hào)0實(shí)施日期年月日第8頁共8頁1目的規(guī)范公司管理標(biāo)準(zhǔn)編寫的格式和要求，確保形成格式統(tǒng)一的管理體系文件。2范圍本標(biāo)準(zhǔn)對(duì)管理標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)、標(biāo)準(zhǔn)的名稱/結(jié)構(gòu)及內(nèi)容編寫要求、頁面設(shè)置及編輯要求等內(nèi)容做出規(guī)定。適用于所有管理標(biāo)準(zhǔn)的編寫。3職責(zé) 3.1各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織本部門的文件起草和修定。3.2質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、管理制度和技術(shù)文件由總經(jīng)理組織各相關(guān)負(fù)責(zé)人評(píng)審；3.3所有文件由總經(jīng)理批準(zhǔn)后才能正式投入實(shí)施；4管理文件編寫的總要求管理文件編寫時(shí)應(yīng)符合管理“三化”的總要求，即按標(biāo)準(zhǔn)化、程序化、格式化地進(jìn)行公司各項(xiàng)管理活動(dòng)文件化，并形成文件化的管理體系。4.1標(biāo)準(zhǔn)化：即是將公司的各項(xiàng)管理活動(dòng)進(jìn)行歸納和提煉，形成若干中心管理過程，并對(duì)這些過程進(jìn)行定性的描述，規(guī)定其若干控制環(huán)節(jié)和總要求?！皹?biāo)準(zhǔn)”即是指“過程”應(yīng)達(dá)到的“水平”。4.2程序化：是對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化后產(chǎn)生的各項(xiàng)過程按照5W1H的原則通過規(guī)定一定的程序和規(guī)范實(shí)現(xiàn)其要求，從而使公司的各項(xiàng)管理作業(yè)有章可循的過程。程序化的過程也是實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、格式化的過程。規(guī)范化即要求對(duì)某一具體控制環(huán)節(jié)的工作必須規(guī)定如何去做，對(duì)一些關(guān)鍵重要步驟，必須制訂詳細(xì)的作業(yè)指導(dǎo)書，使具體的工作規(guī)范化。4.3格式化：是指流程圖化和表格化。流程圖化是指將各控制程序盡量以流程圖的形式說明控制過程及要求；表格化即對(duì)各種工作記錄與流程盡量以表格的形式來規(guī)定和表達(dá)?！案袷健笔恰俺绦颉钡囊环N體現(xiàn)，格式化即指管理作業(yè)按流程圖控制、按表格流動(dòng)。5文件編號(hào)辦法5.1文件采用以下方式進(jìn)行分類編號(hào)：aa/bbcc--dddd說明：aaGB：質(zhì)量手冊(cè)；GP：管理程序；GZ：管理制度；GJ:技術(shù)規(guī)范bb管理職能塊代碼，見表1；cc文件順序號(hào)：管理程序?yàn)?1-99號(hào)；管理制度和技術(shù)規(guī)范為001－999號(hào);dddd文件編制年份。例如：GZ/QM001-2006：指公司2006年發(fā)布的質(zhì)量管理制度第001號(hào)。表1：管理職能代碼職能分類代碼職能分類代碼職能分類代碼職能分類代碼質(zhì)量管理GM財(cái)務(wù)管理CW采購管理CG外貿(mào)管理WM技術(shù)管理JS生產(chǎn)管理SC倉儲(chǔ)物流CC內(nèi)貿(mào)管理LM人力管理RZ設(shè)備管理SB行政管理XZ其它QT編制:時(shí)間:批準(zhǔn):時(shí)間:6文件的名稱、結(jié)構(gòu)及內(nèi)容編寫要求6．1管理標(biāo)準(zhǔn)各管理標(biāo)準(zhǔn)均以相應(yīng)管理過程名稱來命名。文件內(nèi)容及編寫要求應(yīng)符合《附錄A管理標(biāo)準(zhǔn)編寫格式和要求》。6．2程序文件6．2．1程序文件以“××××控制程序”、“××××管理程序”、“××××程序”等方式來命名，其中“××××”代表相應(yīng)的控制或管理內(nèi)容/活動(dòng)。6．2．2程序文件按《附錄B程序文件編寫規(guī)定》執(zhí)行。6．3支持性文件6．3．1支持性文件一般以“××××管理制度”、“××××規(guī)定”、“××××實(shí)施細(xì)則”等方式來命名。6．3．2技術(shù)規(guī)范和工藝操作等其它支持性文件參照《附錄B程序文件編寫規(guī)定》執(zhí)行。6．4工作記錄表6．4．1工作記錄是管理體系文件的一部分，并以樣表的形式附在文件后，以便隨該標(biāo)準(zhǔn)同時(shí)受控。表頭設(shè)計(jì)一般應(yīng)包括“長沙XX有限公司”標(biāo)識(shí)及表格名稱。6．4．2各部門如需使用有關(guān)表格時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按樣表規(guī)定的格式和內(nèi)容要求填寫，但不拘泥于表格及其各單元格具體大小。6．6．3表格一般采用A4紙?jiān)O(shè)計(jì)，頁面設(shè)置為：上邊界：20mm、下邊界：20mm、左邊界：20mm、右邊界：7正文的層次、編輯要求及頁面設(shè)置7．1正文編輯時(shí)層次劃分按表2規(guī)定。表2層次名稱編號(hào)示例節(jié)1．小節(jié)1．1條1．1．1小條1．1．1．a(chǎn)段（無編號(hào)）標(biāo)準(zhǔn)的附錄附錄A提示的附錄附錄17．2正文采用宋體，字體大小一般采用五號(hào)（必要時(shí)可采用更小號(hào)）。7．3正文的段落格式：1.5倍行距，段前段后均為0磅；正文頁面分一欄:欄寬46字符，間距2字符。7．4正文中圖/表的編排7．4．1當(dāng)文中附圖表時(shí)，應(yīng)在正文中明確說明何處引用，圖表的編號(hào)從阿拉伯?dāng)?shù)字1開始，與正文章節(jié)號(hào)無關(guān)，只有一幅圖也應(yīng)標(biāo)明。例如：“圖1采購控制流程”。編制:時(shí)間:2006-9-21批準(zhǔn):時(shí)間:7．4．2圖/表的標(biāo)題應(yīng)放在圖/表的左上角。7．5頁眉設(shè)置所有管理標(biāo)準(zhǔn)均應(yīng)設(shè)置頁眉，頁眉的設(shè)置按表3，文件未尾書寫編制人、時(shí)間，審批人、時(shí)間，批準(zhǔn)人、時(shí)間。7．6頁面設(shè)置7.6.1張貼文件正文頁面設(shè)置一般為上邊界：20mm，下邊界：20mm，左邊界：20mm，右邊界：207.6.2裝訂文件正文頁面設(shè)置一般為上邊界：20mm，下邊界：20mm，左邊界：25mm，右邊界：15mm，并按8附加說明本標(biāo)準(zhǔn)由質(zhì)量部起草，并負(fù)責(zé)解釋和歸口管理。表3說明：頁眉兩邊豎靠左、右頁面邊界；“文件名稱”為二~三號(hào)宋體并加粗；頁眉其余文字為五號(hào)宋體；編制:時(shí)間:批準(zhǔn):時(shí)間:附錄A管理標(biāo)準(zhǔn)編寫格式和要求1目的[描述該管理過程控制的目的。]2范圍[描述該管理過程的主要控制環(huán)節(jié)、內(nèi)容及該過程控制所適用的場(chǎng)合。]3職責(zé)[描述控制該過程所涉及的各部門/崗位的職責(zé)。]4原則[描述該管理過程控制的整體指導(dǎo)思想和要求。（注：必要時(shí)才予以描述）]5要求[對(duì)該管理過程所應(yīng)控制的中心環(huán)節(jié)及所應(yīng)達(dá)到的狀態(tài)進(jìn)行描述。]6相關(guān)文件[該過程所涉及的外來文件、內(nèi)部管理程序文件、管理制度等的清單。][備注：當(dāng)管理標(biāo)準(zhǔn)中同時(shí)包括流程或操作細(xì)則描述時(shí)，其格式應(yīng)同時(shí)滿足附件B的相關(guān)要求。]附錄B〈程序文件〉的編寫格式和要求1目的[描述實(shí)施本制度的目的。][注：可選節(jié)，建議一般不采用。]2范圍[描述本制度描述的主要內(nèi)容及適用的場(chǎng)合。]3定義[描述本程序中涉及到的并需特別說明的術(shù)語和名詞。][注：必要時(shí)采用。]4職責(zé)[描述由哪些部門/崗位人員實(shí)施此程序及其權(quán)責(zé)、接口和相互關(guān)系。][備注：可選節(jié)，當(dāng)文件涉及程序性內(nèi)容及不同組織/崗位分工時(shí)應(yīng)對(duì)職責(zé)劃分進(jìn)行說明。]5要求[描述實(shí)施本制度的工作流程、操作細(xì)節(jié)等。][本節(jié)中若涉及描述工作流程的內(nèi)容時(shí)應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：a在每一控制環(huán)節(jié)，明確輸入和輸出內(nèi)容，其中物資、人員、信息和環(huán)境等方面應(yīng)具備的條件，與其它活動(dòng)接口處的協(xié)調(diào)措施。b明確每個(gè)環(huán)節(jié)控制的各項(xiàng)因素，包括由誰做，什么時(shí)間做，什么場(chǎng)合（地點(diǎn)）做，做什么，做到什么程度、怎么做，即遵循5W1H原則和滿足規(guī)范化要求，必要時(shí)應(yīng)制訂具體的作業(yè)指導(dǎo)書，作為程序文件的支持性文件；適當(dāng)時(shí)也可以編制附錄，作為程序文件的一部分。c程序描述一般以流程圖為主線的方式來表達(dá)，必要時(shí)在流程圖中采用注解的形式對(duì)某一過程進(jìn)行說明。對(duì)用流程圖的方式無法表達(dá)清楚的內(nèi)容，也可直接在正文中用文字描述。流程圖的編制應(yīng)滿足下列要求：流程圖應(yīng)明確規(guī)定管理事項(xiàng)的運(yùn)行空間及先后順序；流程圖的流線應(yīng)按管理事項(xiàng)運(yùn)行的方向流動(dòng)，一般從左到右，自上而下；流程圖的圖形符號(hào)按《附錄C流程圖表示方法》規(guī)定。d程序描述的內(nèi)容應(yīng)符合相應(yīng)要素管理標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，同時(shí)滿足程序化、格式化的要求。]6相關(guān)文件[描述本程序所引用的文件及其支持性文件。][注：可選節(jié)，當(dāng)有引用文件或支持性文件時(shí)必須采用。]7工作記錄[明確實(shí)施該程序時(shí)所產(chǎn)生的記錄表格清清單及其保存場(chǎng)所和年限等內(nèi)容。][備注：可選節(jié)，當(dāng)有工作記錄時(shí)必須說明以上規(guī)定內(nèi)容。附錄C流程圖的表示方法開始、結(jié)束過程決策選擇文檔說明可選過程離頁連接符數(shù)據(jù)或工作記錄匯總連接圖片合同管理制度1范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了龍騰公司合同管理工作的管理機(jī)構(gòu)、職責(zé)、合同的授權(quán)委托、洽談、承辦、會(huì)簽、訂閱、履行和變更、終止及爭議處理和合同管理的處罰、獎(jiǎng)勵(lì)；本標(biāo)準(zhǔn)適用于龍騰公司項(xiàng)目建設(shè)期間的各類合同管理工作，廠內(nèi)各類合同的管理，廠內(nèi)所屬各具法人資格的部門，參照本標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。2規(guī)范性引用《中華人民共和國合同法》《龍騰公司合同管理辦法》3定義、符號(hào)、縮略語無4職責(zé)4.1總經(jīng)理：龍騰公司經(jīng)營管理的法定代表人。負(fù)責(zé)對(duì)廠內(nèi)各類合同管理工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。以法人代表名義或授權(quán)委托他人簽訂各類合法合同，并對(duì)電廠負(fù)責(zé)。4.2工程部：是發(fā)電廠建設(shè)施工安裝等工程合同簽訂管理部門；負(fù)責(zé)簽訂管理基建、安裝、人工技術(shù)的工程合同。4.3經(jīng)營部：是合同簽訂管理部門，負(fù)責(zé)管理設(shè)備、材料、物資的訂購合同。4.5合同管理部門履行以下職責(zé)：4.5.1建立健全合同管理辦法并逐步完善規(guī)范；4.5.2參與合同的洽談、起草、審查、簽約、變更、解除以及合同的簽證、公證、調(diào)解、訴訟等活動(dòng)，全程跟蹤和檢查合同的履行質(zhì)量；4.5.3審查、登記合同對(duì)方單位代表資格及單位資質(zhì)，包括營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍、技術(shù)裝備、信譽(yù)、越區(qū)域經(jīng)營許可等證件及履約能力（必要時(shí)要求對(duì)方提供擔(dān)保），檢查合同的履行情況；4.5.4保管法人代表授權(quán)委托書、合同專用章，并按編號(hào)歸口使用；4.5.5建立合同管理臺(tái)帳，對(duì)合同文本資料進(jìn)行編號(hào)統(tǒng)計(jì)管理；4.5.6組織對(duì)法規(guī)、制度的學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行，定期向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門報(bào)告工作；4.5.7在總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下，做好合同管理的其他工作，4.6工程技術(shù)部：專職合同管理員及材料、燃料供應(yīng)部兼職合同管理員履行以下職責(zé)：4.6.1在主任領(lǐng)導(dǎo)下，做好本部門負(fù)責(zé)的各項(xiàng)合同的管理工作，負(fù)責(zé)