檔案保管責(zé)任書填寫規(guī)定示例

檔案保管責(zé)任書填寫規(guī)定示例合同編號：__________甲方（保管方）：__________乙方（委托方）：__________根據(jù)《中華人民共和國合同法》、《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，甲乙雙方在平等、自愿、公平、誠實信用的原則基礎(chǔ)上，就甲方為乙方提供檔案保管服務(wù)事宜，達(dá)成如下協(xié)議：一、檔案范圍及內(nèi)容1.1乙方應(yīng)當(dāng)將下列檔案交付甲方保管：（1）乙方的公司章程、股東會決議、董事會決議、監(jiān)事會決議等公司重要決策文件；（2）乙方的合同文件、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、簽訂的各類協(xié)議、意向書等；（3）乙方的各類證照、資質(zhì)文件、許可文件、批準(zhǔn)文件、備案文件等；（4）乙方的財務(wù)報表、會計憑證、會計賬簿、會計報表、審計報告等財務(wù)會計文件；（5）乙方的知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)文件，如專利證書、商標(biāo)證書、著作權(quán)登記證書等；（6）乙方的員工檔案、人力資源管理相關(guān)文件，如勞動合同、入職登記表、離職登記表等；（7）乙方的訴訟文件、仲裁文件、行政處罰文件、行政復(fù)議文件等；（8）乙方認(rèn)為需要甲方保管的其他檔案。1.2乙方應(yīng)當(dāng)確保交付甲方保管的檔案內(nèi)容真實、完整、準(zhǔn)確，并對檔案的真實性、完整性、準(zhǔn)確性承擔(dān)責(zé)任。二、檔案保管期限2.1甲乙雙方協(xié)商確定檔案的保管期限，如無特別約定，一般檔案的保管期限為十年。2.2甲乙雙方可以在合同終止后，協(xié)商確定繼續(xù)保管檔案的期限。三、檔案保管方式3.1甲方應(yīng)當(dāng)為乙方檔案設(shè)立獨立的檔案室或者檔案柜，確保檔案的安全、保密、防火、防盜、防潮、防蟲蛀、防霉?fàn)€、防丟失。3.2甲方應(yīng)當(dāng)指定專門的檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的接收、保管、查閱、復(fù)制、銷毀等工作。3.3甲方應(yīng)當(dāng)建立完善的檔案管理制度，包括檔案的接收、保管、查閱、復(fù)制、銷毀等各個環(huán)節(jié)的操作規(guī)程，并定期對檔案管理員進(jìn)行培訓(xùn)。四、檔案查閱與復(fù)制4.1乙方需要查閱或者復(fù)制檔案的，應(yīng)當(dāng)向甲方提出書面申請，說明查閱或者復(fù)制的檔案名稱、編號、查閱或者復(fù)制的目的等內(nèi)容。4.2甲方收到乙方申請后，應(yīng)當(dāng)在五個工作日內(nèi)決定是否同意查閱或者復(fù)制，并通知乙方。4.3甲方同意乙方查閱或者復(fù)制檔案的，乙方應(yīng)當(dāng)按照甲方的要求支付查閱或者復(fù)制的費用。五、檔案的返還與銷毀5.1合同終止后，乙方應(yīng)當(dāng)在甲方協(xié)助下及時辦理檔案的返還手續(xù)。5.2甲乙雙方可以協(xié)商確定繼續(xù)保管檔案的期限，期限屆滿后，甲方應(yīng)當(dāng)將剩余檔案返還乙方。5.3甲乙雙方可以協(xié)商確定檔案的銷毀方式，甲方應(yīng)當(dāng)按照乙方的要求進(jìn)行檔案的銷毀，并辦理銷毀手續(xù)。六、保密與責(zé)任6.1甲方應(yīng)當(dāng)對乙方交付保管的檔案予以保密，不得泄露給第三方。6.2甲方應(yīng)當(dāng)對因故意或者重大過失導(dǎo)致檔案遺失、損壞的，承擔(dān)賠償責(zé)任。6.3乙方應(yīng)當(dāng)對因故意或者重大過失導(dǎo)致檔案遺失、損壞的，承擔(dān)賠償責(zé)任。七、爭議解決7.1因履行本合同發(fā)生的爭議，甲乙雙方應(yīng)當(dāng)協(xié)商解決；協(xié)商不成的，可以向合同簽訂地的人民法院提起訴訟。八、其他約定8.1本合同自甲乙雙方簽字或者蓋章之日起生效，一式兩份，甲乙雙方各執(zhí)一份。8.2本合同未盡事宜，可以另行協(xié)商補充。甲方（蓋章）：__________乙方（蓋章）：__________簽訂日期：__________一、附件列表：1.甲方（保管方）的企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件2.乙方（委托方）的企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件3.甲方（保管方）的檔案保管資質(zhì)證明文件4.乙方（委托方）的檔案清單5.雙方簽訂的保密協(xié)議6.檔案查閱與復(fù)制申請表7.檔案返還與銷毀申請表二、違約行為及認(rèn)定：1.甲方未按照約定保管乙方檔案，導(dǎo)致檔案遺失、損壞的，構(gòu)成違約。2.甲方未按照約定期限返還檔案的，構(gòu)成違約。3.甲方未按照約定方式銷毀檔案的，構(gòu)成違約。4.乙方未按照約定交付檔案的，構(gòu)成違約。5.乙方未按照約定支付查閱或復(fù)制費用的，構(gòu)成違約。三、法律名詞及解釋：1.檔案：指乙方交付甲方保管的所有文件和資料。2.保管期限：指甲乙雙方協(xié)商確定的檔案保管的時間長度。3.檔案保管資質(zhì)：指甲方具備的從事檔案保管業(yè)務(wù)的資格和能力。4.保密協(xié)議：指甲乙雙方簽訂的關(guān)于保守檔案內(nèi)容和信息秘密的協(xié)議。5.查閱：指乙方對保管在甲方處的檔案進(jìn)行查看的行為。6.復(fù)制：指乙方對保管在甲方處的檔案進(jìn)行抄寫、打印或者復(fù)印的行為。四、執(zhí)行中遇到的問題及解決辦法：1.檔案遺失或損壞：立即查找原因，采取補救措施，如有必要，向公安機關(guān)報案。2.檔案返還延遲：雙方協(xié)商確定合理的返還時間，加快返還進(jìn)度。3.檔案銷毀不符合約定：重新協(xié)商確定銷毀方式，按照約定進(jìn)行銷毀。4.乙方未支付查閱或復(fù)制費用：通知乙方支付費用，乙方支付后方可進(jìn)行查閱或復(fù)制。5.甲方未按約定保管檔案：甲方應(yīng)及時采取措施改正，必要時承擔(dān)賠償責(zé)任。五、所有應(yīng)用場景