采購管理信息系統(tǒng)方案

采購管理系統(tǒng)信息化設計方案2項目名稱：采購管理平臺目前，美國倉倉庫使用了WMS系統(tǒng)。雖然通過系統(tǒng)相應功能的應用，對商品出入庫業(yè)務和流程進行了規(guī)范和管理。但是由于業(yè)務前端的采購人員和財務人員沒有使用相應的信息化工具，造成采購部門、財務部門和倉庫的數(shù)據(jù)不能及時共享、單據(jù)重復錄入以及采購、財務、倉庫三個部門對賬困難等現(xiàn)象，不僅給工作帶來了很大的影響，也使得采購成本無法準確的得到管控。2、采購管理系統(tǒng)缺失，不能完全滿足業(yè)務發(fā)展需要現(xiàn)有的信息化系統(tǒng)，采購部分缺少財務部分缺少應付款管理模塊，從而財務與采購的資金流信息斷開，采購的應付款、付款數(shù)據(jù)不能及時更新、查詢，需要新增加應付款管理模塊才能滿足當前業(yè)務管理的需要。3、現(xiàn)有系統(tǒng)業(yè)務模式存在漏洞由于現(xiàn)有系統(tǒng)業(yè)務上只有庫存管理系統(tǒng)和訂單管理系統(tǒng)，對于采購成本無法及時的進行記錄和分析，對于成本管控可能會造成嚴重的管理漏洞。本次采購管理系統(tǒng)實施的目標是：1、補充完善業(yè)務完整閉環(huán)中缺少的模塊：供應商管理、采購管理、應付款管理，通過采購管理系統(tǒng)的實施以及和WMS系統(tǒng)的對接，實現(xiàn)采購、庫房、財務之間完整的物流、資金流、信息流的實時傳遞和有效共享。使目前業(yè)務通過采購信息化的完善達到管理體制的改進實現(xiàn)對交付商品質(zhì)量、成本與風險的全局控制，提升企業(yè)競爭力。32、通過采購管理系統(tǒng)的實施，實現(xiàn)完整的采購業(yè)務流程管理：采購申請-采購訂單-采購到貨-采購入庫-采購發(fā)票-采購付款-財務憑證3、通過采購系統(tǒng)到貨、和WMS系統(tǒng)入庫兩個環(huán)節(jié)的分開處理，實現(xiàn)到貨后、入庫前的信息記錄，填補這一潛在的管理漏洞。通過以上舉措，真正完善公司的信息化管理系統(tǒng)，從而使公司信息化水平達同行業(yè)管理先進水平，實現(xiàn)企業(yè)資源計劃、財務管理、供應鏈管理的有效統(tǒng)一，可以系統(tǒng)地利用信息化網(wǎng)絡平臺,打造高效信息管理企業(yè)，同時實現(xiàn)以下預期的效益：l通過信息在企業(yè)各部門的快速傳遞和各管理環(huán)節(jié)對信息的響應，預防和及時發(fā)現(xiàn)管理瓶頸，優(yōu)化資源調(diào)度，降低運營成本，提高企業(yè)對市場的響應速度。從而提升企業(yè)的l加強公司財務管理、通過資金流、物流、票據(jù)流、信息流的有效鏈接，理順公司的業(yè)務流程及信息數(shù)據(jù)流程，及時提供準確的企業(yè)經(jīng)營狀況及分析預測資料，為經(jīng)營者提供真實、準確的輔助決策數(shù)據(jù)。l加快信息數(shù)據(jù)的更改傳遞，實現(xiàn)采購、財務、庫房等部門信息共享，避免多次、多人更改造成的人為錯誤，減少不必要的運營成本。使業(yè)務數(shù)據(jù)能夠迅速轉(zhuǎn)化企業(yè)信息，提高企業(yè)核心競爭力。l通過建立完善的采購管理體系、倉儲物流管理體系，通過與財務體系的有效集成，進一步規(guī)范并完善企業(yè)的綜合管理體系，使之全面反映公司在長期經(jīng)營運作過程當中總結出的管理精華，并通過動態(tài)可控的信息系統(tǒng)進一步優(yōu)化、發(fā)展管理實踐和管理精華，使其成為企業(yè)智慧資產(chǎn)的重要組成部分。444ValuesValues3采購協(xié)同22采購執(zhí)行管理采購執(zhí)行管理11采購策略管理品類管理、供應商管理、戰(zhàn)略尋源、開支分析、預算管理2.采購執(zhí)行管理申請（計劃）管理、訂單管理、收貨管理、發(fā)票管理、付款管理3.采購協(xié)同尋源協(xié)同、訂單協(xié)同、送貨協(xié)同、財務協(xié)同降低成本、提高效率、保證供應、增強管控、規(guī)范流程5功能架構分兩大部分：采購策略管理和采購執(zhí)行管理采購策略管理：供應商管理、戰(zhàn)略尋源、品類管理、預算管理、開支分析采購執(zhí)行管理：申請管理、訂單管理、收貨管理、發(fā)票管理、付款管理6采購執(zhí)行管理可以提供請購、詢報價、訂貨、收貨、開票的完整采購流程，支持普通采購、受托代銷、固定資產(chǎn)等多種類型的采購業(yè)務。采購執(zhí)行管理涵蓋了供應商管理，價格管控，采購過程，采購成本計算以及大量采購分析和統(tǒng)計。n采購申請管理：從源頭控制采購需求和計劃，最大限度減少不合理的采購情況，規(guī)范采購申請過程，減少人為干預而造成的損失。滿足美國倉庫多種采購途徑產(chǎn)生的采購需求?？梢蕴嵘ぷ餍屎筒少徲媱潨蚀_性，降低采購資金占用。多途徑產(chǎn)生采購申請申請審批流程進行管控可按照物料，供應商信息進行采購申請合并支持采購價格及歷史價格、庫存查詢提供價格管理，可以按供應商、物料、數(shù)量、時間設定價格；提供訂單變更功能n采購訂單管理：完整的訂單管理功能，可有效的規(guī)范采購訂單作業(yè)流程，提高采購業(yè)7務處理效率。同時提供嚴格的價格管理、訂單按比例允收控制等多種控制方式，幫助管理人員有效的管理采購業(yè)務。提供統(tǒng)一格式的訂單申請訂單審批流程進行管控支持合并PR下單支持采購價格及歷史價格、庫存查詢提供訂單的價格管理提供訂單變更功能提供訂單執(zhí)行情況跟蹤報表n收貨管理：收貨管理是保證訂單執(zhí)行的重要環(huán)節(jié)。是付款的依據(jù)。收貨過程信息化管理可以確保收貨動作的準確，提高收貨人員工作效率。降低人工成本。發(fā)貨提醒發(fā)貨管理收貨管理退換貨管理n發(fā)票和付款管理：發(fā)票和付款作為采購執(zhí)行管理的最后一個環(huán)節(jié)，對公司現(xiàn)金流管理是非常重要的組成部分。完善的采購信息化管理系統(tǒng)可保證正確付款，現(xiàn)金流預測。開票通知發(fā)票登記/確認發(fā)票提醒預付款管理結算管理采購信息化管理系統(tǒng)可以提供從尋緣到采購策略管理的能力。利用開支分析管理可以對采購開支情況進行分析，確立公司采購支出的目標。利用品類管理，確定采購各種物資的采購策略及采購方法，流程；利用戰(zhàn)略尋源管理，確定供應商和供應策略；利用供應商管理，跟蹤管理供應商的績效及風險。保證供應的安全；利用預算管理模塊，定義公司支出的方向和范圍。8n開支分析：開支分析對采購流程的采購數(shù)據(jù)進行監(jiān)控和分析，識別問題，支持更好的便于監(jiān)控采購開支情況比對采購支出KPI執(zhí)行情況跟蹤預算使用情況了解資金使用情況預測未來支出n供應商關系管理：供應商全生命周期的管理?？梢约皶r管理供應商的績效及風險，及時發(fā)現(xiàn)問題，規(guī)避供應風險。供應商檔案供應商開發(fā)供應商認證供應商評估供應商績效考核n品類管理：提供采購對象的管理能力，不僅能管理采購的對象，也能管理對應的供應商。還能管理與供應商達成的采購協(xié)議。同時也為采購再選品過程中提供了決策管理9分類管理品類采購策略管理協(xié)議管理n戰(zhàn)略尋源管理：如何確定供應商及采購價格是采購工作中的一個重要組成部分。戰(zhàn)略尋源管理可以幫助采購降低采購成本，減少尋源執(zhí)行成本，提高尋源執(zhí)行效率。尋源項目管理招投標管理跟蹤預算使用情況詢報價管理n預算管理：嚴格的控制和管理好預算才能提升戰(zhàn)略優(yōu)勢。改變了資金管理方式，由事后管理變成了事前控制。預算管理可在采購執(zhí)行過程中進行對比控制。成本管理中心預算科目管理預算費用管理預算對比管理采購詢價比價管理規(guī)范備用品，關鍵品采購過程中供應商價格比價，以及供應商的選擇，實現(xiàn)貨比三家控制采購成本。請購歸口統(tǒng)一管理，實現(xiàn)公司多源頭采購，統(tǒng)一歸口控制的要求，同時兼顧產(chǎn)銷配合、庫存規(guī)劃的有效結合。采購訂單通過采購計劃單、請購單、銷售訂單作為采購下達的多種指令依據(jù)，保證采購嚴格按照需求進行執(zhí)行，通過審批流，預算控制保證訂單的內(nèi)部確認和嚴采購過程在執(zhí)行數(shù)量、執(zhí)行時間進度控制系統(tǒng)提供了有效預警機制，保證采購業(yè)務員的跟催，商品到貨檢驗和控制，幫助控制商品質(zhì)量的穩(wěn)定性。通過對供應商進行催貨處理處理采購過程中的發(fā)生的以及預計發(fā)生的例外情況。采購受控于預算系統(tǒng)的管控，尤其在固定資產(chǎn)采購過程中，從請購開始一直到發(fā)票執(zhí)行全過程，完全嚴格的受制于預算的項目控制。能夠有效的保證手工執(zhí)行下，控制力度乏力，甚至缺失的問題。整個采購管理，本著降低企業(yè)采購成本，減少不必要的采購，提高采購過程效率，改進公司正規(guī)采購流程，為公司實現(xiàn)總體的成本及效益分析提供幫助。l供應商管理流程l采購價格管理流程ll采購申請流程ll采購訂單流程ll采購收貨流程l采購退貨流程ll采購發(fā)票結算流程2.采購管理系統(tǒng)信息化涉及人員采購信息化主要涉及采購部、開發(fā)部、財務部、倉庫入庫人員等相關人員。需要對流程有清晰的理解，業(yè)務單據(jù)會熟練的操作，能查詢報表，能理解數(shù)據(jù)來源并能分析數(shù)據(jù)。采購訂單流程操作說明采購部供應商1、采購部業(yè)務員收到申購部門采購申請單2、采購部業(yè)務員選擇供應商，生成采購訂單，并打印。3、業(yè)務員將打印后訂單或電子傳單傳真給供應商，貨真電話聯(lián)系供應商。4、供應商能否在規(guī)定時間內(nèi)規(guī)定數(shù)量的物料，如不能，則更換供應商或者更改訂單。5、回傳給采購部供應商如能按期交貨，則回傳給供應商6、審核采購訂單采購業(yè)務員得到供應商肯定答復后，審收到采購↓生成采購訂單，并打印采購訂單回傳給采購部審核采購訂單審核否<>是否同意<>是否同意傳真給供應商如采購急用，經(jīng)過郵件或電話請示相應領導同意后，可先實施采購，后補交采購申請。采購入庫流程操作說明供應商采購部倉庫1、供應商通知采購部2、采購部根據(jù)供應商提供的訂單號下推生成收料通知單。3、業(yè)務員審核4、采購部業(yè)務員通知倉庫倉管員準備收貨。5、倉庫根據(jù)收料通知單的內(nèi)容，準備場地、人員、設備等。7、倉庫清點實物，并與收料通知單核對。8、如數(shù)量不一致，在部業(yè)務員修改收料通知單。9、生成外購入庫單核并且打印，一式四倉管員在打印好的入庫單上簽字。一聯(lián)留存，另三聯(lián)交與采購部，待采購部發(fā)票來供貨生成收貨通知單審核收貨通知單倉庫準備注：收料通知單須在供應商將要供貨時才生成，切不可一生成采購訂采購價格會自動攜帶到收料通知單上和外如沒有收料通知單，倉庫拒接收料。通知倉庫<>是否一致<>是否一致倉庫收貨供應商交貨簽字后外購入庫核并打印倉管員簽字簽字后外購入庫單簽字后外購入庫單采購結算流程操作說明供應商采購部財務部門供應商開出發(fā)票，送交采購部相關業(yè)務員。2.核對發(fā)票核對發(fā)票與系統(tǒng)數(shù)據(jù)，數(shù)量金額是否正確，有沒有將一張入庫單拆開發(fā)票。3.查找對應入庫單采購業(yè)務員查找發(fā)票所對應的入庫單，并將原打印出來的入庫單附在發(fā)票后面。4.生成采購發(fā)票采購業(yè)務員根據(jù)對應入