國際業(yè)務部(外貿(mào)部)管理制度

PAGE1管理制度國際業(yè)務部管理制度文件號版次編制審核批準共頁日期日期日期生效日期目錄TOC\o"1-1"\h\z1 目的、綱要及適用范圍 22 部門組織設(shè)置和崗位職責 33 業(yè)務工作管理 34 客戶管理 55 應收賬款管理 96 單證管理 127 合同管理 138業(yè)務用章管理 149業(yè)務流程管理 1510 附則 15目的、綱要及適用范圍為了規(guī)范與提升*******公司（以下簡稱****）國際業(yè)務部業(yè)務管理，提高公司運營效率與質(zhì)量，促進公司戰(zhàn)略計劃的實現(xiàn)，特制定本制度。本制度由公司國際業(yè)務部負責擬定，其解釋權(quán)及修改權(quán)屬國際業(yè)務部。本制度從20年月日起執(zhí)行。部門組織設(shè)置和崗位職責公司國際業(yè)務部部門經(jīng)理為本部門總負責人，下屬業(yè)務專員若干，部門經(jīng)理的直屬領(lǐng)導是總經(jīng)理。部門經(jīng)理崗位職責：2.2.1依照公司的整體發(fā)展戰(zhàn)略和銷售目標，制定外貿(mào)部門的發(fā)展戰(zhàn)略、銷售計劃，確保完成部門的銷售任務；2.2.2搜集和積累信息資料，分析國際市場形式，選擇適合的銷售市場，積極推進公司國際業(yè)務；2.2.3根據(jù)國際市場發(fā)展戰(zhàn)略，制定部門參展規(guī)劃，確保參展效果，提升品牌在國際市場的知名度和市場份額；2.2.4督促部門業(yè)務專員建立健全各類業(yè)務臺賬，加強各類業(yè)務合同、協(xié)議的規(guī)范化管理；2.2.5組織部門內(nèi)部專業(yè)知識培訓，提高團隊綜合素質(zhì)，培養(yǎng)能適應不斷發(fā)展的國際貿(mào)易形勢的能力。2.3業(yè)務專員崗位職責：2.3.1負責國際市場客戶開發(fā)，及時處理客戶詢盤，對客戶提出的需求進行專業(yè)的介紹和引導；2.3.2負責外貿(mào)訂單從計劃、生產(chǎn)、包裝、運輸?shù)冗^程的跟蹤；2.3.3根據(jù)客戶訂單需求，制作符合國際標準的出口單證；2.3.4制作各類相關(guān)業(yè)務臺賬，包括客戶信息、跟蹤進展、采購訂單（數(shù)量、價格、貨期、貨款等），整理歸檔；2.3.5收集市場信息和用戶意見，及時反饋給公司相關(guān)部門，對公司市場開發(fā)、售后服務、產(chǎn)品質(zhì)量、新產(chǎn)品開發(fā)等提供參考。業(yè)務工作管理工作計劃及執(zhí)行匯報目的為了配合業(yè)務計劃的實施，加強工作管理的規(guī)范性，有效控制工作進度與質(zhì)量，為相關(guān)領(lǐng)導進行工作指導或檢查提供依據(jù)，各位員工均需制定工作計劃并記錄實際執(zhí)行情況。計劃制定時間工作計劃以周為計劃單位周期，每周六制定下一周計劃。計劃的內(nèi)容主要工作內(nèi)容、涉及人員、時間安排等等。計劃撰寫及提交程序每周六，業(yè)務部所有人員根據(jù)部門月度業(yè)務計劃及相關(guān)業(yè)務發(fā)展情況撰寫個人工作計劃，提交部門經(jīng)理審閱；部門經(jīng)理審核后執(zhí)行。計劃執(zhí)行匯報每周最后一個工作日進行工作交流與總結(jié)目的為了對階段性工作情況及時總結(jié)與回顧，交流方法和經(jīng)驗，以提高工作效率及質(zhì)量，并對下階段工作開展提供指導，定期進行工作交流與總結(jié)。類型工作交流與總結(jié)分年度與月度兩類。每月最后一個工作日對上月工作進行小結(jié)，每年一月對上年工作做總結(jié)。程序每月最后一個工作日前，業(yè)務人員對上月工作情況做簡單的書面總結(jié)，交部門經(jīng)理；年度總結(jié)應在按照公司統(tǒng)一要求的時間點前完成并提交。部門經(jīng)理組織開展內(nèi)部交流會，對本月工作完成情況進行梳理和回顧，提出工作建議，撰寫部門月度/年度工作總結(jié)?？蛻艄芾砜蛻舻耐卣狗N類客戶拓展包括新客戶的發(fā)展和原有客戶業(yè)務范圍的發(fā)展兩類。原則客戶的拓展應本著成本效益原則，并重視行業(yè)優(yōu)勢的培養(yǎng)與發(fā)展。對于現(xiàn)有業(yè)務量較大、未來發(fā)展?jié)摿^大或客戶所處行業(yè)是公司未來發(fā)展重心的客戶應進行重點拓展。為了降低經(jīng)營成本與風險，客戶的信用狀況、地域分布、地理位置（周邊基礎(chǔ)設(shè)施狀況）等應作為是否列為開拓重點的依據(jù)之一。責任各業(yè)務人員負責客戶拓展工作；部門經(jīng)理進行督導，必要時提供一定的支持。對于非常重要或發(fā)展難度較高的客戶，可向總經(jīng)理申請支持?？蛻魴n案管理原則對所有的客戶都應建立相應的檔案；客戶檔案必須及時、完整、真實地反映客戶信息：每筆交易都必須按實際進度及時全面地記錄；客戶基本信息的變化也應及時反映，并提出相應的措施。內(nèi)容客戶檔案包括客戶基本信息、交易記錄、客戶政策記錄等內(nèi)容。（見客戶管理檔案）責任人業(yè)務人員負責做好客戶檔案的記錄與整理，并按時向部門經(jīng)理提交；部門經(jīng)理負責督導業(yè)務人員做好客戶檔案管理，并完成本部門客戶檔案的匯總與管理，接受總經(jīng)理審查，同時確保客戶檔案的安全性?？蛻舴治雠c評審種類客戶評審分年度定期評審與特殊要求評審兩類。對于長期穩(wěn)定的客戶，在每年年底進行統(tǒng)一分析與評審；對重要的新客戶，或業(yè)務量發(fā)生反常波動的客戶，應組織特殊要求評審。責任人部門經(jīng)理根據(jù)客戶檔案，主持分析、評審工作的開展。業(yè)務員及財務主管應配合提供必要的客戶信息及評審意見。部門經(jīng)理對客戶評審結(jié)果及相應的分析與改善措施進行審核，確定本部門客戶等級及相應的實施措施?？蛻粽叩闹贫▋?nèi)容客戶政策包括提供給客戶的價格、結(jié)算方式、服務及其他待遇等內(nèi)容。依據(jù)客戶政策應根據(jù)客戶評審的結(jié)果、公司發(fā)展戰(zhàn)略及相關(guān)管理制度而制定。原則根據(jù)不同的客戶評級，制定差異化措施。應重視重點客戶的維護與發(fā)展，為其提供附加值較高的服務。必要時，部門經(jīng)理或技術(shù)研發(fā)部相關(guān)負責人應親自拜訪或接洽。責任人部門經(jīng)理負責主持客戶政策的制定；外貿(mào)業(yè)務財務負責人可提出相關(guān)建議或意見；總經(jīng)理負責對客戶政策進行審核，提出改善建議。客戶服務種類客戶服務包括售前、售中和售后三部分?？蛻舴諆?nèi)容售前：主動拜訪或聯(lián)系客戶，建立合同關(guān)系；禮貌地接受客戶詢問或調(diào)價等要求，并及時給予回復；售中：合同執(zhí)行過程中，與客戶保持較密切的聯(lián)系，就合同進展情況進行必要的溝通；對客戶提出的質(zhì)詢進行解答或說明；售后：追蹤產(chǎn)品情況及客戶需求，提供必要的支持。應收帳款管理定義應收帳款泛指貨款、稅款、運費、倉儲費等在合同中規(guī)定由客戶支付給公司公司的款項。責任人業(yè)務人員應對每筆業(yè)務所涉及的應收賬款進行記錄；根據(jù)合同，提示客戶按時付款，并及時通知財務部準備收款；根據(jù)財務主管的反饋，對到期未付或逾期未付賬款進行催討。財務部應配合業(yè)務部做好收款工作，由財務主管及時反饋收款情況。部門經(jīng)理督導產(chǎn)品經(jīng)理做好催收工作，并對本部門所有應收帳款情況負責。單證管理單證的分類公司業(yè)務單證分外部單證和內(nèi)部單證兩類。外部單證指由公司以外單位制定并使用的單證，內(nèi)部單證是指由公司制定并在公司內(nèi)部使用和流轉(zhuǎn)的單證。單證的管理要求填寫、審核和備案外貿(mào)業(yè)務相關(guān)單證的制作和填寫應符合國際慣例，填寫完畢后需交給部門經(jīng)理審核，審核通過后發(fā)送給客戶或相關(guān)機構(gòu)。業(yè)務人員需對其制作的單證進行備份歸檔。保管原始單證的保管：外部結(jié)算單證由財務部保管，其他外部單證由相關(guān)業(yè)務部門保管；外部鑒定機構(gòu)出具的出口所需單證，部門經(jīng)理對原件進行保管；內(nèi)部單證由相關(guān)業(yè)務人員和部門經(jīng)理各保存一份。保證單證的完好、不缺失，單證在規(guī)定的時限內(nèi)不得銷毀。查看責任單證保管人應確保單證的保密性和安全性。必須根據(jù)公司權(quán)限規(guī)定，提供查看人員相應的查看內(nèi)容，并做好登記手續(xù)（記錄須留存）。權(quán)限的設(shè)定業(yè)務員只能查看經(jīng)辦業(yè)務的相關(guān)單證；借用無特殊情況，單證不得外借；借用者須辦理借用手續(xù)，由總經(jīng)理簽字認可，借用者在借用過程中須保證單證的完好、不缺失，并按時返還。合同管理合同的簽訂所有與業(yè)務相關(guān)的合同都由法律顧問負責擬定合同范本。業(yè)務部根據(jù)范本填寫數(shù)量、金額、交貨時間與地點、付款方式等內(nèi)容。合同條款的變動或附加條件的提出都需經(jīng)法律顧問審核，報總經(jīng)理批準。部門經(jīng)理作為簽約代表對外簽訂業(yè)務合同。合同的保管所有合同正本由綜合辦統(tǒng)一歸檔保存。國際業(yè)務部和財務部各留一份合同副本，分別由部門經(jīng)理和財務主管負責保管。并確保合同的安全性、保密性和完整性。業(yè)務用章管理外貿(mào)業(yè)務所需使用的印章主要有合同章、報關(guān)專用章、公章及業(yè)務專用章四類。合同章主要在簽訂內(nèi)貿(mào)合同/協(xié)議時使用；報關(guān)專用章用于出口報關(guān)；公章主要用于提單背書、進口分類明細說明、開立介紹信、聯(lián)系單、各類情況說明等；業(yè)務專用章在簽訂外貿(mào)合同時使用。業(yè)務專用章由業(yè)務部門經(jīng)理掌握，必須對相關(guān)合同進行審查后方可蓋章。業(yè)務流程管理9.1原則9.1.1部門所有的程序文件需經(jīng)部門經(jīng)理批準后方可實施。9.1.2各部門各崗位應嚴格按照業(yè)務流程規(guī)定執(zhí)行各項工作。如有特殊情況需調(diào)整，應向部門經(jīng)理匯報，獲得批準后方可執(zhí)行。9.2流程的制定與調(diào)整9.2.1原則9.2.1.1部門所有人員均可提出制定或調(diào)整要求；9.2.1.2流程的制定與調(diào)整須按照公司規(guī)定的程序進行；9.2.1.3新制定或調(diào)整的流程若與公司管理制度的原則性條款相沖突，須報總經(jīng)理審批，得到批準后方可修改有關(guān)制度條款，并報總經(jīng)理審定。若總經(jīng)理對修改制度意見予以否決，則應調(diào)整流程使之符合公司制度