常用會議管理制度

常用會議管理制度第一章總則

為了提高會議效率，確保會議內(nèi)容的貫徹落實，加強會議的組織管理，特制定以下常用會議管理制度。

一、會議宗旨

1.會議應圍繞公司戰(zhàn)略目標，緊密結合業(yè)務實際，解決實際問題，推動工作發(fā)展。

2.會議旨在促進溝通交流，集思廣益，提高決策效率，確保決策的正確性和有效性。

二、會議原則

1.精簡會議，嚴格控制會議數(shù)量和規(guī)模，減少無效會議，避免頻繁召開。

2.明確會議主題，提前準備會議材料，確保會議內(nèi)容充實，提高會議效率。

3.會后及時總結，跟蹤落實會議紀要，確保會議成果的轉化。

三、會議分類

1.公司級會議：包括董事會、總經(jīng)理辦公會、全體員工大會等。

2.部門級會議：包括部門例會、專題協(xié)調(diào)會、項目評審會等。

3.其他會議：包括臨時性會議、培訓會議、外部會議等。

四、會議召開權限

1.公司級會議由公司領導層或相關部門提出，報請公司領導審批。

2.部門級會議由各部門負責人或相關人員提出，報請部門負責人審批。

3.其他會議由相關人員提出，根據(jù)實際情況報請相應領導審批。

五、參會人員

1.參會人員應具備與會議主題相關的業(yè)務知識和職責。

2.參會人員應按時參加會議，如有特殊情況不能參加，需提前請假并說明原因。

3.參會人員應遵守會議紀律，積極參與討論，發(fā)表建設性意見。

六、本制度自發(fā)布之日起實施，如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以調(diào)整。全體員工應嚴格遵守本制度，共同維護會議秩序，提高會議效果。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題和目標，明確會議類型和參會人員范圍。

2.制定會議議程，明確會議時間、地點、主持人等基本信息。

3.發(fā)送會議通知，包括會議主題、議程、參會人員、時間地點等，并要求參會人員提前準備相關材料。

4.預訂會議室，確保會議設施齊全，如投影儀、音響、白板等。

二、會議召開

1.主持人開場，介紹會議主題、議程和參會人員。

2.按照會議議程，逐項進行討論。發(fā)言人應提前準備，明確表達觀點，嚴格控制發(fā)言時間。

3.與會人員針對議題展開討論，提出建議和意見。

4.主持人負責引導討論，確保會議內(nèi)容緊扣主題，避免跑題。

三、會議決策

1.針對討論議題，主持人或相關部門負責人提出決策建議。

2.參會人員對決策建議進行充分討論，形成共識。

3.進行表決，如需投票決定，應遵循少數(shù)服從多數(shù)原則。

4.記錄會議決策結果，明確責任人、完成時限等。

四、會議總結

1.主持人對會議內(nèi)容進行總結，梳理討論成果和決策事項。

2.對會議中提出的問題和建議進行歸類，明確后續(xù)跟進措施。

3.感謝參會人員的積極參與，對會議效果進行評價。

五、會議紀要

1.由專人負責整理會議紀要，包括會議主題、議程、參會人員、討論內(nèi)容、決策結果等。

2.會議紀要應在會議結束后盡快完成，并發(fā)送給主持人審核。

3.主持人審核通過后，將會議紀要發(fā)送給參會人員，要求相關人員落實會議決策。

六、會議跟蹤

1.專人負責跟蹤會議紀要的落實情況，定期匯報進度。

2.對未按期完成的任務，應及時了解原因，督促責任人盡快落實。

3.會議決策的落實情況應作為下次會議的討論內(nèi)容之一，以確保決策的執(zhí)行力度。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的發(fā)布與確認

1.會議紀要經(jīng)主持人審核通過后，由專人通過電子郵件或公司內(nèi)部通訊系統(tǒng)發(fā)布給所有參會人員。

2.發(fā)布會議紀要時，應明確要求參會人員對紀要內(nèi)容進行確認，以確保各方對會議決策的理解一致。

3.參會人員應在規(guī)定時間內(nèi)反饋對會議紀要的意見或疑問，若有爭議或不明之處，應由主持人或相關人員及時澄清。

二、會議決策任務的分配與執(zhí)行

1.會議紀要中明確的決策任務應詳細分配給具體的責任人和執(zhí)行部門。

2.責任人應按照會議紀要的要求，制定詳細的執(zhí)行計劃，包括任務分解、時間節(jié)點、資源需求等。

3.執(zhí)行過程中，責任人應定期向會議跟蹤人報告進度，確保任務按計劃推進。

三、會議紀要的跟蹤與監(jiān)督

1.會議跟蹤人負責對會議紀要的執(zhí)行情況進行定期跟蹤，確保決策事項得到有效落實。

2.對于關鍵任務和重大決策，會議跟蹤人應增加跟蹤頻率，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題。

3.會議跟蹤人應建立會議決策跟蹤記錄，記錄任務執(zhí)行情況、遇到的問題及解決措施。

四、會議紀要落實情況的反饋與評估

1.責任人完成決策任務后，應向會議跟蹤人提交完成報告，包括實際執(zhí)行結果與預期目標的對比分析。

2.會議跟蹤人根據(jù)完成報告，評估會議紀要的落實情況，總結經(jīng)驗教訓，為后續(xù)會議提供參考。

3.定期將會議決策的落實情況向公司領導層匯報，以便于領導層了解決策執(zhí)行情況，進行工作指導。

五、會議紀要的歸檔與管理

1.會議紀要及其執(zhí)行報告應作為公司重要文件進行歸檔，以備后續(xù)查詢。

2.歸檔的會議紀要應按照一定的分類和編號規(guī)則進行管理，便于檢索和利用。

3.對于涉及公司機密信息的會議紀要，應嚴格按照公司保密制度進行管理，確保信息安全。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂

1.會議室預訂采用預約制度，由專人負責管理。

2.需要召開會議的部門或個人應提前向會議室管理員提交預訂申請，包括會議時間、參會人數(shù)、所需設備等。

3.會議室管理員根據(jù)預訂申請情況，合理安排會議室使用，確保會議順利進行。

二、會議室設施與維護

1.會議室應配備必要的設施，如投影儀、音響、白板、會議桌椅等。

2.定期對會議室設施進行檢查和維護，確保設備正常運行。

3.會議室應保持干凈整潔，提供良好的會議環(huán)境。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議召開期間，參會人員應遵守會議室紀律，不大聲喧嘩，不隨意離開座位。

2.愛護會議室設施，不得隨意損壞，使用完畢后應將設備歸位，關閉電源。

3.嚴禁在會議室吸煙、進食，保持會議室衛(wèi)生。

四、會議室安全管理

1.會議室管理員負責會議室的安全管理，確保消防設施齊全，安全通道暢通。

2.會議召開前，管理員應檢查會議室的安全狀況，排除安全隱患。

3.會議期間，參會人員應了解緊急疏散路線，遇有緊急情況，有序撤離。

五、會議室鑰匙與資料管理

1.會議室鑰匙由管理員負責保管，借用鑰匙需登記，用畢及時歸還。

2.會議室內(nèi)的資料、設備使用手冊等應妥善保管，不得隨意攜帶出會議室。

3.管理員定期對會議室鑰匙、資料進行檢查，確保無誤。

六、會議室使用反饋

1.會議結束后，會議室管理員應收集參會人員對會議室設施、環(huán)境等方面的反饋意見。

2.針對反饋意見，及時進行改進，提高會議室管理水平，為后續(xù)會議提供更好的服務。

七、違規(guī)處理

1.對于違反會議室管理規(guī)定的行為，將視情節(jié)輕重給予相應的處罰，如通報批評、罰款等。

2.損壞會議室設施或資料者，應照價賠償。

3.會議室管理員有權對違規(guī)行為進行制止，并報告上級處理。

第五