吉林省會議管理制度

吉林省會議管理制度第一章總則

第一條目的與原則

本制度旨在規(guī)范吉林省各級會議的管理工作，確保會議的高效、有序進(jìn)行，提高決策質(zhì)量和執(zhí)行效率。制定和執(zhí)行會議管理制度應(yīng)遵循以下原則：

1.科學(xué)規(guī)范，便于操作；

2.嚴(yán)謹(jǐn)高效，注重實(shí)效；

3.公開透明，接受監(jiān)督；

4.持續(xù)改進(jìn)，不斷完善。

第二條適用范圍

本制度適用于吉林省內(nèi)所有政府部門、企事業(yè)單位及社會組織舉辦的各類會議，包括但不限于工作會議、座談會、討論會、匯報(bào)會等。

第三條會議分類

根據(jù)會議的性質(zhì)、內(nèi)容和目的，將會議分為以下幾類：

1.日常會議：解決日常工作中的問題，部署日常工作；

2.專題會議：針對特定問題或項(xiàng)目進(jìn)行討論決策；

3.緊急會議：應(yīng)對突發(fā)事件或緊急情況；

4.定期會議：按照規(guī)定周期召開的會議，如年度、季度、月度會議等；

5.其他會議：根據(jù)實(shí)際需要召開的其他類型會議。

第四條會議召開原則

1.必要性原則：會議應(yīng)緊扣工作需要，確保議題重要、緊急；

2.精簡原則：嚴(yán)格控制會議規(guī)模和次數(shù)，減少無效、重復(fù)會議；

3.議題明確原則：會議議題應(yīng)明確具體，便于討論和決策；

4.計(jì)劃性原則：會議召開應(yīng)提前做好計(jì)劃，避免臨時(shí)動議。

第五條責(zé)任與權(quán)限

1.會議的組織者負(fù)責(zé)會議的籌備、召開和總結(jié)工作；

2.會議參與者應(yīng)按時(shí)參加，積極參與討論，認(rèn)真履行職責(zé)；

3.各級領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)對會議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行督促檢查；

4.各相關(guān)部門負(fù)責(zé)會議紀(jì)要的起草、分發(fā)和跟蹤落實(shí)。

第六條保密與公開

1.會議內(nèi)容涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行保密；

2.非涉密會議內(nèi)容，應(yīng)按照信息公開的要求，及時(shí)向社會公開，接受監(jiān)督。

第七條制度修訂

本制度根據(jù)工作需要和實(shí)際情況適時(shí)修訂，修訂程序按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。修訂后的制度報(bào)吉林省人民政府審批后公布實(shí)施。

第二章會議流程

第一條會議籌備

1.確定會議主題和目標(biāo)：根據(jù)工作需要，明確會議的主題、目標(biāo)和預(yù)期成果。

2.擬定會議方案：包括會議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會人員、資料準(zhǔn)備等。

3.報(bào)批：將會議方案報(bào)請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。

4.發(fā)送會議通知：在獲得批準(zhǔn)后，及時(shí)向參會人員發(fā)送會議通知，明確會議主題、時(shí)間、地點(diǎn)等信息。

5.會議資料準(zhǔn)備：根據(jù)會議議程，準(zhǔn)備相關(guān)資料，提前分發(fā)給參會人員。

第二條會議召開

1.會議簽到：參會人員按時(shí)到達(dá)會場，進(jìn)行簽到。

2.會議主持人：由主持人宣布會議開始，介紹會議主題、議程和參會人員。

3.討論與決策：按照會議議程，對各個(gè)議題進(jìn)行充分討論，形成決策。

4.記錄：指定專人負(fù)責(zé)記錄會議內(nèi)容，包括討論要點(diǎn)、決策結(jié)果等。

第三條會議決策與表決

1.提出決策方案：對會議議題進(jìn)行充分討論后，提出決策方案。

2.表決：參會人員對決策方案進(jìn)行表決，表決通過后形成會議決議。

3.決議公示：將會議決議進(jìn)行公示，接受監(jiān)督。

第四條會議總結(jié)

1.主持人總結(jié)：會議結(jié)束時(shí)，主持人對會議成果進(jìn)行簡要總結(jié)。

2.分工與落實(shí)：明確責(zé)任人和完成時(shí)間，對會議決議進(jìn)行分工落實(shí)。

3.反饋與改進(jìn)：收集參會人員對會議的意見和建議，不斷改進(jìn)會議組織工作。

第五條會議記錄與紀(jì)要

1.會議記錄整理：會后，將會議記錄進(jìn)行整理，形成會議紀(jì)要初稿。

2.會議紀(jì)要審核：將會議紀(jì)要初稿提交給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核。

3.發(fā)布會議紀(jì)要：審核通過后，將會議紀(jì)要發(fā)送給參會人員和相關(guān)部門，以便跟蹤落實(shí)。

第六條會議資料的歸檔與保管

1.會后及時(shí)將會議資料、紀(jì)要等進(jìn)行歸檔，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行保管。

2.對涉密會議資料，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

第一條會議紀(jì)要的發(fā)布與傳達(dá)

1.會議紀(jì)要經(jīng)審核通過后，應(yīng)及時(shí)通過電子郵件、內(nèi)部信息系統(tǒng)等渠道發(fā)布給所有參會人員和相關(guān)責(zé)任部門。

2.對于重要會議紀(jì)要，應(yīng)采取書面形式送達(dá)相關(guān)人員，確保每位責(zé)任人都能清楚了解會議決議和自身職責(zé)。

第二條責(zé)任分解與任務(wù)分配

1.根據(jù)會議紀(jì)要內(nèi)容，將決議事項(xiàng)分解為具體的任務(wù)，明確任務(wù)目標(biāo)、完成標(biāo)準(zhǔn)和時(shí)限。

2.將任務(wù)分配給具體的責(zé)任人和責(zé)任部門，確保每項(xiàng)任務(wù)都有人負(fù)責(zé)。

第三條執(zhí)行監(jiān)控與進(jìn)度報(bào)告

1.建立會議決議執(zhí)行監(jiān)控機(jī)制，定期檢查任務(wù)進(jìn)度，確保決議得到有效執(zhí)行。

2.責(zé)任人需定期向會議組織者報(bào)告任務(wù)進(jìn)展情況，遇到問題應(yīng)及時(shí)上報(bào)并尋求解決方案。

第四條問題協(xié)調(diào)與解決

1.對于在執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，會議組織者應(yīng)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)相關(guān)部門和人員，推動問題的解決。

2.對于重大問題，應(yīng)提交給更高層次的決策者，以便及時(shí)調(diào)整決策或提供支持。

第五條執(zhí)行結(jié)果反饋與評估

1.任務(wù)完成后，責(zé)任人應(yīng)向會議組織者提供執(zhí)行結(jié)果的詳細(xì)報(bào)告。

2.會議組織者應(yīng)對執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行評估，分析存在的問題和不足，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。

第六條后續(xù)措施與持續(xù)改進(jìn)

1.根據(jù)執(zhí)行結(jié)果反饋，采取后續(xù)措施，對未完成的任務(wù)進(jìn)行跟進(jìn)，確保決議最終落實(shí)。

2.結(jié)合會議紀(jì)要跟蹤落實(shí)的經(jīng)驗(yàn)，不斷優(yōu)化會議管理制度，提高會議決策的執(zhí)行效率和質(zhì)量。

第七條問責(zé)機(jī)制

1.對于未按期完成或未達(dá)到預(yù)期效果的任務(wù)，應(yīng)啟動問責(zé)機(jī)制，追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。

2.建立激勵機(jī)制，對于執(zhí)行效果良好的責(zé)任人給予表彰和獎勵，以提高工作積極性。

第四章會議室管理規(guī)定

第一條會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由會議組織者提前向會議室管理部門提交申請。

2.申請內(nèi)容包括會議主題、時(shí)間、預(yù)計(jì)參會人數(shù)、所需設(shè)備等。

3.會議室管理部門根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審核，合理安排會議室資源。

第二條會議室配置與維護(hù)

1.會議室應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如投影儀、音響、白板、會議桌椅等。

2.定期對會議室設(shè)施進(jìn)行檢查、維護(hù)和更新，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

3.會議室布局應(yīng)合理，滿足不同類型會議的需求。

第三條會議室使用規(guī)范

1.會議組織者需在預(yù)定時(shí)間內(nèi)使用會議室，不得隨意占用或更改。

2.會議期間，參會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，保持安靜，不隨意離開座位。

3.愛護(hù)會議室設(shè)施，禁止在會議室內(nèi)吸煙、進(jìn)食，遵守相關(guān)規(guī)定。

第四條會議室清潔與衛(wèi)生

1.會議結(jié)束后，責(zé)任人應(yīng)負(fù)責(zé)清理會議室，確保場地整潔。

2.定期對會議室進(jìn)行深度清潔，保持衛(wèi)生環(huán)境。

3.對于突發(fā)衛(wèi)生事件，應(yīng)立即報(bào)告并采取相應(yīng)措施，確保會議室衛(wèi)生安全。

第五條會議室安全與保密

1.會議室管理部門負(fù)責(zé)制定會議室安全措施，包括防火、防盜等。

2.會議期間，嚴(yán)禁攜帶無關(guān)人員進(jìn)入會議室，確保會議安全。

3.對于涉及保密內(nèi)容的會議，應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施，防止信息泄露。

第六條會議室資源優(yōu)化

1.定期評估會議室使用情況，合理調(diào)整會議室資源配置。

2.鼓勵采用現(xiàn)代化會議技術(shù)，提高會議室使用效率。

3.對會議室資源進(jìn)行動態(tài)管理，實(shí)現(xiàn)資源最大化利用。

第七條違規(guī)處理

1.對違反會議室管理規(guī)定的個(gè)人或單位，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處罰。

2.建立投訴舉報(bào)渠道，鼓勵大家對違規(guī)行為進(jìn)行監(jiān)督和