掛墻上的會(huì)議管理制度

掛墻上的會(huì)議管理制度第一章總則

一、目的與原則

本會(huì)議管理制度旨在規(guī)范公司會(huì)議的組織、召開(kāi)及管理，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議決策的科學(xué)性、合理性和及時(shí)性。制定本制度時(shí)，遵循以下原則：

1.實(shí)事求是，公正公平；

2.簡(jiǎn)潔高效，注重實(shí)效；

3.保密原則，確保信息安全；

4.環(huán)保原則，節(jié)能減排。

二、適用范圍

本制度適用于公司內(nèi)部各類(lèi)會(huì)議，包括但不限于董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、部門(mén)例會(huì)、項(xiàng)目協(xié)調(diào)會(huì)等。

三、會(huì)議類(lèi)別

1.定期會(huì)議：按照規(guī)定的時(shí)間、周期召開(kāi)的會(huì)議，如周例會(huì)、月度總結(jié)會(huì)等；

2.臨時(shí)會(huì)議：因工作需要，臨時(shí)召集的會(huì)議；

3.專(zhuān)題會(huì)議：針對(duì)特定主題或問(wèn)題召開(kāi)的會(huì)議。

四、會(huì)議組織

1.會(huì)議召集人：負(fù)責(zé)組織、召開(kāi)會(huì)議，并對(duì)會(huì)議結(jié)果進(jìn)行跟蹤、落實(shí)；

2.會(huì)議主持人：負(fù)責(zé)主持會(huì)議，確保會(huì)議按照既定議程進(jìn)行；

3.會(huì)議記錄人：負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容，整理會(huì)議紀(jì)要；

4.與會(huì)人員：參加會(huì)議的人員，包括參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人及工作人員。

五、會(huì)議紀(jì)律

1.會(huì)議時(shí)間：準(zhǔn)時(shí)召開(kāi)，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束，與會(huì)人員應(yīng)提前5分鐘入場(chǎng)；

2.會(huì)議期間，與會(huì)人員應(yīng)保持手機(jī)靜音或振動(dòng)，如有緊急事項(xiàng)需離場(chǎng)，應(yīng)向主持人請(qǐng)假；

3.會(huì)議內(nèi)容：與會(huì)人員應(yīng)積極參與討論，發(fā)表建設(shè)性意見(jiàn)，禁止發(fā)表與會(huì)議主題無(wú)關(guān)的言論；

4.會(huì)議保密：與會(huì)人員應(yīng)遵守保密原則，不得泄露會(huì)議內(nèi)容。

六、本制度的解釋權(quán)歸公司董事會(huì)所有，自發(fā)布之日起執(zhí)行。如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充、修改。各部門(mén)應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行本制度，共同維護(hù)公司會(huì)議秩序。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題：會(huì)議召集人根據(jù)工作需要，明確會(huì)議主題，制定會(huì)議議程；

2.確定與會(huì)人員：會(huì)議召集人根據(jù)會(huì)議主題，確定與會(huì)人員名單，提前通知相關(guān)人員；

3.確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)：會(huì)議召集人根據(jù)與會(huì)人員的時(shí)間安排，選擇合適的會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)，并提前通知；

4.準(zhǔn)備會(huì)議材料：會(huì)議召集人負(fù)責(zé)準(zhǔn)備與會(huì)議主題相關(guān)的資料、報(bào)告等，并于會(huì)前分發(fā)至與會(huì)人員。

二、會(huì)議召開(kāi)

1.會(huì)議簽到：與會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始前進(jìn)行簽到，確保會(huì)議出席情況；

2.會(huì)議主持人宣布會(huì)議開(kāi)始，介紹會(huì)議主題、議程及與會(huì)人員；

3.會(huì)議按照既定議程進(jìn)行，各議題負(fù)責(zé)人進(jìn)行匯報(bào)、討論；

4.會(huì)議主持人把控會(huì)議節(jié)奏，確保會(huì)議高效、有序進(jìn)行；

5.會(huì)議期間，如有緊急事項(xiàng)需離場(chǎng)的人員，應(yīng)向主持人請(qǐng)假并說(shuō)明原因。

三、會(huì)議決策

1.會(huì)議主持人根據(jù)討論情況，提出決策建議；

2.與會(huì)人員對(duì)決策建議進(jìn)行充分討論，發(fā)表意見(jiàn)；

3.會(huì)議主持人綜合討論意見(jiàn)，形成會(huì)議決策；

4.會(huì)議決策需經(jīng)過(guò)與會(huì)人員的表決，半數(shù)以上同意即可通過(guò)；

5.會(huì)議記錄人詳細(xì)記錄會(huì)議決策內(nèi)容，包括決策事項(xiàng)、表決結(jié)果等。

四、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議主持人對(duì)本次會(huì)議進(jìn)行總結(jié)，強(qiáng)調(diào)會(huì)議決策的執(zhí)行及落實(shí)；

2.與會(huì)人員對(duì)本次會(huì)議的效果、組織等方面進(jìn)行評(píng)價(jià)，提出改進(jìn)建議；

3.會(huì)議記錄人整理會(huì)議紀(jì)要，包括會(huì)議議程、討論情況、決策結(jié)果等，并于會(huì)議結(jié)束后及時(shí)發(fā)送給與會(huì)人員；

4.會(huì)議召集人負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議紀(jì)要的落實(shí)情況進(jìn)行跟蹤、督促。

五、會(huì)議后續(xù)工作

1.與會(huì)人員根據(jù)會(huì)議決策，開(kāi)展相關(guān)工作；

2.會(huì)議召集人定期檢查會(huì)議決策的執(zhí)行情況，對(duì)存在的問(wèn)題及時(shí)協(xié)調(diào)、解決；

3.會(huì)議記錄人根據(jù)會(huì)議決策執(zhí)行情況，更新會(huì)議紀(jì)要，并于下次會(huì)議時(shí)匯報(bào)；

4.會(huì)議相關(guān)人員對(duì)會(huì)議效果、組織等方面進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)，提高會(huì)議質(zhì)量。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要的整理，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確、完整；

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議主題、議程、討論重點(diǎn)、決策結(jié)果、責(zé)任人和完成時(shí)限等關(guān)鍵信息；

3.會(huì)議紀(jì)要整理完畢后，應(yīng)提交給會(huì)議主持人審核；

4.會(huì)議主持人審核通過(guò)后，會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在48小時(shí)內(nèi)發(fā)送給所有與會(huì)人員，并抄送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。

二、會(huì)議決策的分解與落實(shí)

1.與會(huì)人員接收到會(huì)議紀(jì)要后，應(yīng)立即對(duì)涉及自身的決策進(jìn)行梳理，明確任務(wù)目標(biāo)和完成時(shí)限；

2.各責(zé)任人根據(jù)會(huì)議決策，制定詳細(xì)的工作計(jì)劃，并將計(jì)劃及時(shí)上報(bào)給會(huì)議召集人；

3.會(huì)議召集人負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，確保各項(xiàng)工作按計(jì)劃推進(jìn)；

4.如在執(zhí)行過(guò)程中遇到問(wèn)題，責(zé)任人應(yīng)及時(shí)向會(huì)議召集人反饋，尋求支持和協(xié)調(diào)。

三、會(huì)議紀(jì)要的更新與匯報(bào)

1.會(huì)議記錄人應(yīng)根據(jù)會(huì)議決策的執(zhí)行情況，定期更新會(huì)議紀(jì)要，確保紀(jì)要內(nèi)容的實(shí)時(shí)性；

2.更新的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)及時(shí)發(fā)送給與會(huì)人員，以便大家了解工作進(jìn)展；

3.在下次會(huì)議召開(kāi)時(shí)，會(huì)議記錄人應(yīng)向與會(huì)人員匯報(bào)會(huì)議紀(jì)要的落實(shí)情況；

4.會(huì)議召集人應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要的落實(shí)情況，對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行評(píng)估和調(diào)整。

四、會(huì)議決策的閉環(huán)管理

1.對(duì)于已完成任務(wù)的決策，責(zé)任人需提供完成情況的書(shū)面報(bào)告，由會(huì)議記錄人匯總后報(bào)會(huì)議主持人；

2.會(huì)議主持人對(duì)已完成任務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收，確認(rèn)決策的執(zhí)行效果；

3.對(duì)于未按期完成的任務(wù)，責(zé)任人需說(shuō)明原因，并提出改進(jìn)措施；

4.會(huì)議召集人根據(jù)未完成任務(wù)的實(shí)際情況，制定后續(xù)跟進(jìn)措施，確保會(huì)議決策最終得到有效執(zhí)行。

五、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會(huì)議紀(jì)要整理完畢后，應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，以備查閱；

2.公司員工可根據(jù)工作需要，申請(qǐng)查閱相關(guān)會(huì)議紀(jì)要；

3.會(huì)議紀(jì)要的查閱應(yīng)遵循保密原則，不得隨意泄露會(huì)議內(nèi)容。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，各部門(mén)需提前向行政部門(mén)提交會(huì)議室申請(qǐng)，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人數(shù)等信息；

2.行政部門(mén)負(fù)責(zé)審核會(huì)議室申請(qǐng)，確保會(huì)議室合理安排，避免沖突；

3.預(yù)訂成功后，預(yù)訂人需在會(huì)議開(kāi)始前15分鐘到達(dá)會(huì)議室，進(jìn)行簽到確認(rèn)；

4.如需取消或變更會(huì)議室預(yù)訂，應(yīng)至少提前1個(gè)工作日通知行政部門(mén)。

二、會(huì)議室配置

1.行政部門(mén)負(fù)責(zé)會(huì)議室的基本設(shè)施配置，包括但不限于投影儀、音響、白板、會(huì)議桌椅等；

2.會(huì)議室應(yīng)保持干凈、整潔，設(shè)施設(shè)備完好，如有損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)修；

3.會(huì)議室應(yīng)根據(jù)會(huì)議類(lèi)型和參會(huì)人數(shù)，合理調(diào)整座位布局。

三、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議期間，與會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議室使用規(guī)范，保持安靜，不大聲喧嘩；

2.愛(ài)護(hù)會(huì)議室設(shè)施，不得隨意搬動(dòng)、損壞設(shè)備，使用完畢后應(yīng)恢復(fù)原狀；

3.嚴(yán)禁在會(huì)議室吸煙、進(jìn)食，保持會(huì)議室環(huán)境整潔；

4.會(huì)議結(jié)束后，與會(huì)人員應(yīng)將個(gè)人物品帶走，不得在會(huì)議室留存。

四、會(huì)議室安全管理

1.會(huì)議室使用期間，預(yù)訂人負(fù)責(zé)會(huì)議室的安全管理，確保消防通道暢通，不得私拉亂接電源線；

2.會(huì)議室內(nèi)嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品；

3.如遇緊急情況，與會(huì)人員應(yīng)立即采取措施，組織疏散，并報(bào)告行政部門(mén)；

4.行政部門(mén)定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。

五、會(huì)議室服務(wù)與支持

1.行政部門(mén)負(fù)責(zé)為會(huì)議提供必要的服務(wù)與支持，如茶水、投影設(shè)備調(diào)試等；

2.如會(huì)議需要額外服務(wù)，如速記、翻譯等，預(yù)訂人應(yīng)提前通知行政部門(mén)；

3.行政部門(mén)對(duì)會(huì)議室使用情況進(jìn)行定期評(píng)估，收集用戶反饋，不斷優(yōu)化會(huì)議室管理和服務(wù)。

六、會(huì)議室開(kāi)放時(shí)間

1.會(huì)議室的開(kāi)放時(shí)間根據(jù)公司工作時(shí)間制定，特殊情況需提前申請(qǐng)；

2.會(huì)議室在非工作時(shí)間需關(guān)閉，確保會(huì)議室設(shè)施安全；

3.特殊加班需求使用會(huì)議室時(shí)，預(yù)訂人應(yīng)向行政部門(mén)申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可使用。

第五章附則

一、