項(xiàng)目管理制度會(huì)議

項(xiàng)目管理制度會(huì)議第一章總則

項(xiàng)目管理制度會(huì)議旨在確保公司項(xiàng)目管理的有效性和高效性，提高決策品質(zhì)，加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)協(xié)作，規(guī)范會(huì)議流程，確保會(huì)議成果的落實(shí)。以下為項(xiàng)目管理制度會(huì)議的總則：

一、會(huì)議目的

項(xiàng)目管理制度會(huì)議旨在對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度、問(wèn)題、風(fēng)險(xiǎn)等進(jìn)行全面梳理，為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)提供決策支持，確保項(xiàng)目按照預(yù)定目標(biāo)順利進(jìn)行。

二、會(huì)議原則

1.高效務(wù)實(shí)：會(huì)議應(yīng)圍繞項(xiàng)目關(guān)鍵問(wèn)題進(jìn)行討論，提倡簡(jiǎn)潔明了、直擊要害的發(fā)言，避免無(wú)關(guān)話題，確保會(huì)議高效進(jìn)行。

2.民主集中：充分聽(tīng)取各方意見(jiàn)，鼓勵(lì)暢所欲言，最終形成統(tǒng)一決策。

3.及時(shí)反饋：會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要要求，及時(shí)反饋執(zhí)行情況，確保會(huì)議成果的落實(shí)。

4.保密原則：會(huì)議涉及公司內(nèi)部信息，參會(huì)人員需遵守保密規(guī)定，不得泄露會(huì)議內(nèi)容。

三、參會(huì)人員

1.會(huì)議主持人：由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或指定人員擔(dān)任，負(fù)責(zé)主持會(huì)議、引導(dǎo)討論、總結(jié)發(fā)言。

2.必參會(huì)人員：項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員、相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人及關(guān)鍵崗位人員。

3.特邀參會(huì)人員：根據(jù)會(huì)議議題，可邀請(qǐng)公司高層、外部專家等參加。

四、會(huì)議頻率

項(xiàng)目管理制度會(huì)議分為定期會(huì)議和臨時(shí)會(huì)議。

1.定期會(huì)議：原則上每月召開(kāi)一次，根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度和需求可適當(dāng)調(diào)整。

2.臨時(shí)會(huì)議：根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或會(huì)議主持人決定召開(kāi)。

五、會(huì)議通知

1.會(huì)議通知應(yīng)明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議題、參會(huì)人員等內(nèi)容。

2.會(huì)議通知應(yīng)在會(huì)議召開(kāi)前至少3個(gè)工作日發(fā)送至參會(huì)人員。

六、會(huì)議紀(jì)律

1.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)保持手機(jī)靜音或振動(dòng)，如有緊急事項(xiàng)需離開(kāi)會(huì)場(chǎng)，應(yīng)提前向會(huì)議主持人請(qǐng)假。

2.會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)離場(chǎng)，不得在會(huì)場(chǎng)內(nèi)逗留。

3.會(huì)議紀(jì)要由專人負(fù)責(zé)記錄，參會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議紀(jì)要上簽字確認(rèn)。

七、會(huì)議決策

1.會(huì)議決策應(yīng)充分討論，形成明確意見(jiàn)。

2.會(huì)議決策需由會(huì)議主持人總結(jié)，形成會(huì)議紀(jì)要。

3.會(huì)議決策的執(zhí)行情況應(yīng)納入項(xiàng)目考核，確保決策落實(shí)。

八、本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以調(diào)整。各部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度，共同推進(jìn)項(xiàng)目管理工作。

第二章會(huì)議流程

為確保項(xiàng)目管理制度會(huì)議的高效有序進(jìn)行，以下詳細(xì)闡述會(huì)議流程的各個(gè)階段。

一、會(huì)前準(zhǔn)備

1.確定議題：會(huì)議主持人提前收集項(xiàng)目相關(guān)的關(guān)鍵問(wèn)題、需決策事項(xiàng)、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警等，形成會(huì)議議題。

2.發(fā)送會(huì)議通知：明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議題、參會(huì)人員等，至少提前3個(gè)工作日發(fā)送至相關(guān)人員。

3.準(zhǔn)備會(huì)議材料：會(huì)議主持人組織相關(guān)人員準(zhǔn)備與議題相關(guān)的背景資料、數(shù)據(jù)報(bào)告等，提前發(fā)放給參會(huì)人員，以便提前了解會(huì)議內(nèi)容。

4.確定會(huì)議議程：根據(jù)議題和參會(huì)人員，制定會(huì)議議程，包括各議題討論時(shí)間、發(fā)言順序等。

二、會(huì)議召開(kāi)

1.會(huì)議簽到：參會(huì)人員按時(shí)到場(chǎng)，完成簽到，確保會(huì)議出席情況的真實(shí)性。

2.會(huì)議主持人開(kāi)場(chǎng)：介紹會(huì)議主題、議程和注意事項(xiàng)，強(qiáng)調(diào)會(huì)議紀(jì)律。

3.議題討論：按照會(huì)議議程，逐一討論議題。每個(gè)議題由相關(guān)負(fù)責(zé)人或?qū)＜疫M(jìn)行主題發(fā)言，隨后展開(kāi)討論。

4.會(huì)議決策：充分討論后，針對(duì)各議題形成明確意見(jiàn)，由會(huì)議主持人進(jìn)行總結(jié)。

5.會(huì)議總結(jié)：會(huì)議主持人對(duì)本次會(huì)議的討論成果、決策事項(xiàng)等進(jìn)行總結(jié)，明確下一步工作要求和責(zé)任分工。

三、會(huì)議紀(jì)要

1.會(huì)議紀(jì)要記錄：專人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議過(guò)程、討論內(nèi)容、決策事項(xiàng)等，形成會(huì)議紀(jì)要。

2.會(huì)議紀(jì)要審核：會(huì)議結(jié)束后，由會(huì)議主持人審核會(huì)議紀(jì)要，確保內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。

3.發(fā)布會(huì)議紀(jì)要：將會(huì)議紀(jì)要發(fā)送給參會(huì)人員，要求其在規(guī)定時(shí)間內(nèi)反饋意見(jiàn)。

四、會(huì)后落實(shí)

1.任務(wù)分配：根據(jù)會(huì)議決策，明確各責(zé)任人和執(zhí)行時(shí)間表，確保決策事項(xiàng)得到落實(shí)。

2.跟蹤反饋：會(huì)議主持人或指定人員對(duì)決策事項(xiàng)的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，定期收集反饋，確保工作進(jìn)度。

3.下次會(huì)議準(zhǔn)備：結(jié)合本次會(huì)議的執(zhí)行情況，提前準(zhǔn)備下次會(huì)議的議題和材料。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

會(huì)議紀(jì)要是確保項(xiàng)目管理制度會(huì)議成果落實(shí)的關(guān)鍵文檔，本章詳細(xì)闡述會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)流程。

一、會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布與確認(rèn)

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后48小時(shí)內(nèi)完成編制，并由會(huì)議主持人審核批準(zhǔn)。

2.審核通過(guò)的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)盡快發(fā)送給所有參會(huì)人員，確保相關(guān)人員及時(shí)了解會(huì)議內(nèi)容和決策事項(xiàng)。

3.參會(huì)人員應(yīng)在收到會(huì)議紀(jì)要后的兩個(gè)工作日內(nèi)確認(rèn)收到，并對(duì)紀(jì)要內(nèi)容提出意見(jiàn)或建議。

二、決策事項(xiàng)的責(zé)任分配

1.會(huì)議紀(jì)要中應(yīng)明確每項(xiàng)決策的責(zé)任人，包括執(zhí)行人、協(xié)助人和監(jiān)督人。

2.責(zé)任人需在會(huì)議紀(jì)要中明確的工作要求和完成時(shí)限內(nèi)，制定詳細(xì)的工作計(jì)劃并開(kāi)始執(zhí)行。

三、執(zhí)行情況的跟蹤與反饋

1.責(zé)任人應(yīng)按照工作計(jì)劃定期向會(huì)議主持人或指定跟蹤人報(bào)告執(zhí)行進(jìn)度。

2.會(huì)議主持人或跟蹤人應(yīng)對(duì)執(zhí)行情況進(jìn)行記錄，并及時(shí)解決執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。

3.定期組織會(huì)議，對(duì)執(zhí)行情況進(jìn)行集中討論，評(píng)估決策實(shí)施效果，并根據(jù)需要調(diào)整后續(xù)工作計(jì)劃。

四、會(huì)議紀(jì)要的更新與閉環(huán)

1.如決策事項(xiàng)在執(zhí)行過(guò)程中發(fā)生變化，需及時(shí)更新會(huì)議紀(jì)要，并通知所有相關(guān)人員。

2.決策事項(xiàng)完成后，責(zé)任人應(yīng)向會(huì)議主持人提交完成報(bào)告，會(huì)議主持人確認(rèn)后，該項(xiàng)決策事項(xiàng)視為閉環(huán)。

3.對(duì)于未能按時(shí)完成的決策事項(xiàng)，應(yīng)分析原因，制定補(bǔ)救措施，并在后續(xù)會(huì)議中重點(diǎn)關(guān)注。

五、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照項(xiàng)目周期和會(huì)議類型進(jìn)行分類歸檔，便于后續(xù)查閱和審計(jì)。

2.公司應(yīng)建立會(huì)議紀(jì)要查閱制度，確保會(huì)議紀(jì)要的透明度和可追溯性。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

為保障項(xiàng)目管理制度會(huì)議的順利進(jìn)行，提供良好的會(huì)議環(huán)境，本章對(duì)會(huì)議室的管理規(guī)定進(jìn)行詳細(xì)闡述。

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由會(huì)議組織者提前向行政部門(mén)或指定的會(huì)議室管理部門(mén)提交申請(qǐng)。

2.預(yù)訂時(shí)應(yīng)提供會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等信息，以便行政部門(mén)進(jìn)行合理安排。

3.行政部門(mén)應(yīng)在收到預(yù)訂申請(qǐng)后及時(shí)反饋會(huì)議室預(yù)訂結(jié)果，并提供必要的會(huì)議服務(wù)。

二、會(huì)議室配置

1.會(huì)議室應(yīng)配備必要的會(huì)議設(shè)施，如投影儀、白板、音響設(shè)備等。

2.會(huì)議室布置應(yīng)考慮舒適性和實(shí)用性，座位安排應(yīng)便于參會(huì)人員交流。

3.會(huì)議室應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行設(shè)備檢查和維護(hù)，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

三、會(huì)議期間管理

1.會(huì)議期間，會(huì)議室門(mén)應(yīng)保持關(guān)閉，避免外界干擾。

2.參會(huì)人員應(yīng)愛(ài)護(hù)會(huì)議室設(shè)施，遵守會(huì)議紀(jì)律，不在會(huì)議室內(nèi)吸煙、進(jìn)食。

3.會(huì)議室內(nèi)嚴(yán)禁私自改動(dòng)設(shè)備設(shè)置，如需調(diào)整，應(yīng)聯(lián)系行政部門(mén)協(xié)助。

四、會(huì)議室使用后處理

1.會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)將個(gè)人物品帶離會(huì)議室，不得遺留。

2.會(huì)議組織者或指定人員應(yīng)負(fù)責(zé)檢查會(huì)議室，確認(rèn)設(shè)施完好、關(guān)閉電源，并通知行政部門(mén)。

3.如會(huì)議室內(nèi)出現(xiàn)損壞或遺失物品，會(huì)議組織者需及時(shí)報(bào)告行政部門(mén)處理。

五、會(huì)議室安全與保密

1.會(huì)議室使用期間，應(yīng)確保消防安全通道暢通，了解消防設(shè)施位置和使用方法。

2.會(huì)議室內(nèi)涉及公司內(nèi)部信息或敏感內(nèi)容的討論，參會(huì)人員需遵守保密規(guī)定，不得泄露。

3.行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行安全檢查，確保會(huì)議環(huán)境的安全可靠。

六、特殊會(huì)議室管理

對(duì)于特殊功能的會(huì)議室（如視頻會(huì)議室、董事會(huì)會(huì)議室等），除遵守以上規(guī)定外，還需根據(jù)其特殊性質(zhì)制定相應(yīng)的管理規(guī)定，確保會(huì)議的高效和專業(yè)性。

第五章附則

為確保項(xiàng)目管理制度會(huì)議相關(guān)規(guī)定的有效執(zhí)行，特制定以下附則：