大學(xué)會(huì)議管理辦法

大學(xué)會(huì)議管理辦法第一章總則

一、目的與依據(jù)

為確保大學(xué)會(huì)議的有序、高效進(jìn)行，提高決策效能，規(guī)范會(huì)議管理，依據(jù)《中華人民共和國高等教育法》、《高校內(nèi)部管理規(guī)定》以及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合我校實(shí)際情況，特制定本辦法。

二、適用范圍

本辦法適用于大學(xué)內(nèi)各類會(huì)議的組織、召開、記錄及跟蹤落實(shí)等工作。

三、基本原則

1.會(huì)議應(yīng)遵循民主集中制原則，充分發(fā)揚(yáng)民主，確保決策的科學(xué)性、合理性。

2.會(huì)議應(yīng)注重實(shí)效，減少形式主義，嚴(yán)格控制會(huì)議數(shù)量、規(guī)模和時(shí)長(zhǎng)。

3.會(huì)議組織應(yīng)遵循保密原則，確保會(huì)議內(nèi)容的安全。

四、會(huì)議類別

1.學(xué)校層面會(huì)議：全校性工作會(huì)議、專題會(huì)議等。

2.部門層面會(huì)議：各部門內(nèi)部工作會(huì)議、部門間協(xié)調(diào)會(huì)議等。

3.系統(tǒng)性會(huì)議：如學(xué)術(shù)會(huì)議、研討會(huì)等。

五、會(huì)議組織與管理

1.會(huì)議的組織與管理由會(huì)議主持人負(fù)責(zé)，會(huì)議主持人應(yīng)確保會(huì)議的順利進(jìn)行。

2.會(huì)議組織者應(yīng)提前做好會(huì)議準(zhǔn)備工作，包括會(huì)議通知、會(huì)議材料準(zhǔn)備、會(huì)場(chǎng)布置等。

3.參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加，遵守會(huì)議紀(jì)律，積極參與討論。

六、會(huì)議決策

1.會(huì)議決策應(yīng)充分聽取與會(huì)人員意見，確保決策的民主性、科學(xué)性。

2.會(huì)議決策結(jié)果應(yīng)明確、具體，形成會(huì)議紀(jì)要，并按照規(guī)定程序進(jìn)行審批、發(fā)布。

3.會(huì)議決策的實(shí)施應(yīng)加強(qiáng)跟蹤落實(shí)，確保決策的執(zhí)行力。

七、本辦法的解釋權(quán)歸大學(xué)校長(zhǎng)辦公會(huì)。

八、本辦法自發(fā)布之日起實(shí)施。如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以修訂。各部門應(yīng)根據(jù)本辦法，制定具體的實(shí)施細(xì)則。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題：根據(jù)工作需要，明確會(huì)議主題，確保會(huì)議目標(biāo)清晰。

2.制定會(huì)議方案：包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程安排等，必要時(shí)需提前向相關(guān)部門報(bào)備。

3.發(fā)送會(huì)議通知：通過郵件、電話等方式，提前通知參會(huì)人員，確保參會(huì)人員了解會(huì)議相關(guān)信息。

4.準(zhǔn)備會(huì)議材料：整理與會(huì)議主題相關(guān)的資料，提前分發(fā)給參會(huì)人員，以便于會(huì)前預(yù)習(xí)。

二、會(huì)議召開

1.會(huì)議簽到：會(huì)議開始前，由會(huì)務(wù)組負(fù)責(zé)參會(huì)人員的簽到工作，確保參會(huì)人員準(zhǔn)時(shí)到場(chǎng)。

2.會(huì)議主持人開場(chǎng)：會(huì)議主持人介紹會(huì)議主題、議程和參會(huì)人員，明確會(huì)議目標(biāo)，宣布會(huì)議紀(jì)律。

3.會(huì)議發(fā)言：按照議程安排，各發(fā)言人依次進(jìn)行發(fā)言，其他參會(huì)人員可就發(fā)言內(nèi)容進(jìn)行提問或討論。

4.會(huì)議決策：針對(duì)會(huì)議議題，充分討論，形成決策意見，并進(jìn)行表決。

三、會(huì)議記錄

1.會(huì)議紀(jì)要：指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，詳細(xì)記錄會(huì)議討論內(nèi)容、決策結(jié)果等。

2.會(huì)議紀(jì)要整理：會(huì)后，及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，明確責(zé)任人和完成時(shí)限，確保會(huì)議決策的落實(shí)。

3.會(huì)議紀(jì)要審批：會(huì)議紀(jì)要經(jīng)會(huì)議主持人審批后，分發(fā)給相關(guān)部門和人員。

四、會(huì)議總結(jié)與反饋

1.會(huì)議總結(jié)：會(huì)議結(jié)束后，主持人對(duì)會(huì)議成果進(jìn)行總結(jié)，強(qiáng)調(diào)會(huì)議決策的執(zhí)行和落實(shí)。

2.參會(huì)人員反饋：參會(huì)人員就會(huì)議組織、會(huì)議內(nèi)容等方面提出建議和意見，會(huì)務(wù)組負(fù)責(zé)收集、整理。

3.改進(jìn)措施：根據(jù)參會(huì)人員的反饋，對(duì)會(huì)議組織和管理進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)。

五、會(huì)議資料的歸檔與保管

1.會(huì)后，將會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議材料等相關(guān)資料進(jìn)行歸檔，確保資料的安全和完整性。

2.按照規(guī)定期限，對(duì)會(huì)議資料進(jìn)行保管，以備查閱。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布與傳達(dá)

1.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)主持人審批通過后，應(yīng)及時(shí)以書面形式發(fā)布，并確保傳達(dá)到所有相關(guān)部門和人員。

2.會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布應(yīng)采取適當(dāng)方式，如內(nèi)部郵件、公告板等，確保相關(guān)人員能夠及時(shí)查閱。

二、責(zé)任分解與任務(wù)分配

1.根據(jù)會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容，明確各項(xiàng)決策的責(zé)任人和完成時(shí)限，將任務(wù)分解到具體單位和個(gè)人。

2.對(duì)于重大決策和復(fù)雜任務(wù)，應(yīng)制定詳細(xì)的執(zhí)行計(jì)劃，明確階段性目標(biāo)和檢查節(jié)點(diǎn)。

三、執(zhí)行情況的監(jiān)督與檢查

1.設(shè)立監(jiān)督機(jī)制，對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行定期或不定期的檢查。

2.責(zé)任單位或個(gè)人應(yīng)按時(shí)報(bào)告執(zhí)行進(jìn)度和存在的問題，確保決策的順利實(shí)施。

四、問題反饋與協(xié)調(diào)解決

1.在執(zhí)行過程中遇到的問題，應(yīng)及時(shí)反饋給會(huì)議組織者或主持人，以便于及時(shí)協(xié)調(diào)解決。

2.對(duì)于重大問題，應(yīng)召開專題會(huì)議進(jìn)行研究，確保問題得到有效解決。

五、會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行結(jié)果的評(píng)估與反饋

1.對(duì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行評(píng)估，包括任務(wù)完成情況、目標(biāo)達(dá)成情況等。

2.將評(píng)估結(jié)果反饋給相關(guān)部門和人員，對(duì)執(zhí)行效果進(jìn)行總結(jié)，為今后的工作提供借鑒。

六、改進(jìn)措施與持續(xù)優(yōu)化

1.根據(jù)會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)的問題和不足，制定相應(yīng)的改進(jìn)措施，完善會(huì)議管理制度。

2.持續(xù)優(yōu)化會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)機(jī)制，提高決策執(zhí)行效率和效果。

七、激勵(lì)機(jī)制

1.對(duì)會(huì)議決策執(zhí)行過程中表現(xiàn)突出的單位和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，激發(fā)工作積極性。

2.建立健全激勵(lì)機(jī)制，鼓勵(lì)各部門和人員積極參與會(huì)議決策的執(zhí)行和落實(shí)。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采取預(yù)約制度，各部門或單位需提前向會(huì)務(wù)管理部門提交會(huì)議室預(yù)訂申請(qǐng)。

2.會(huì)務(wù)管理部門根據(jù)會(huì)議室使用情況，合理安排會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)，并通知預(yù)訂部門或單位。

3.預(yù)訂部門或單位應(yīng)按時(shí)使用會(huì)議室，如需取消或變更，應(yīng)提前通知會(huì)務(wù)管理部門。

二、會(huì)議室布置

1.會(huì)議室布置應(yīng)根據(jù)會(huì)議類型和參會(huì)人數(shù)進(jìn)行合理安排，確保舒適、實(shí)用的會(huì)議環(huán)境。

2.會(huì)務(wù)組負(fù)責(zé)會(huì)議室的清潔、通風(fēng)、照明等工作，并檢查會(huì)議設(shè)施設(shè)備是否正常運(yùn)行。

三、會(huì)議室設(shè)備管理

1.會(huì)議室設(shè)備應(yīng)由專人負(fù)責(zé)管理和維護(hù)，確保設(shè)備狀態(tài)良好，滿足會(huì)議需求。

2.使用會(huì)議室設(shè)備時(shí)，應(yīng)遵循操作規(guī)程，如有故障或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)修。

四、會(huì)議室使用規(guī)范

1.參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議室紀(jì)律，保持安靜，不隨意走動(dòng)，不接打電話，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。

2.嚴(yán)禁在會(huì)議室吸煙、進(jìn)食，保持會(huì)議室整潔。

五、會(huì)議室安全保障

1.會(huì)務(wù)管理部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行安全檢查，確保消防設(shè)施、疏散通道等安全設(shè)施完好。

2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)了解會(huì)場(chǎng)安全設(shè)施位置及使用方法，提高安全意識(shí)。

六、會(huì)議室開放時(shí)間

1.會(huì)議室的開放時(shí)間應(yīng)根據(jù)實(shí)際需求進(jìn)行調(diào)整，確保會(huì)議的正常召開。

2.會(huì)務(wù)管理部門應(yīng)及時(shí)公布會(huì)議室開放時(shí)間，方便各部門或單位預(yù)訂使用。

七、違規(guī)處理

1.對(duì)違反會(huì)議室管理規(guī)定的單位和個(gè)人，會(huì)務(wù)管理部門有權(quán)進(jìn)行制止，并視情節(jié)給予通報(bào)批評(píng)、罰款等處理。

2.對(duì)造成會(huì)議室設(shè)施設(shè)備損壞的，應(yīng)照價(jià)賠償，并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。

第五章附則