部門(mén)聯(lián)席會(huì)議管理制度

部門(mén)聯(lián)席會(huì)議管理制度第一章總則

為確保部門(mén)聯(lián)席會(huì)議的高效、有序進(jìn)行，提高會(huì)議質(zhì)量，明確會(huì)議職責(zé)，特制定本管理制度。

一、目的與原則

1.本制度旨在規(guī)范部門(mén)聯(lián)席會(huì)議的組織、召開(kāi)及管理，加強(qiáng)部門(mén)間的溝通與合作，提高決策效率。

2.會(huì)議應(yīng)遵循公開(kāi)、公平、公正的原則，充分發(fā)揚(yáng)民主，確保各部門(mén)合法權(quán)益。

二、適用范圍

1.本制度適用于公司內(nèi)部各部門(mén)之間的聯(lián)席會(huì)議。

2.各部門(mén)可根據(jù)本制度，結(jié)合實(shí)際情況，制定具體的實(shí)施細(xì)則。

三、會(huì)議類型

1.定期會(huì)議：按照公司規(guī)定的時(shí)間、周期召開(kāi)，如每周、每月、每季度等。

2.臨時(shí)會(huì)議：根據(jù)工作需要，由相關(guān)部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后召開(kāi)。

四、會(huì)議組織

1.會(huì)議主持人：由會(huì)議召集人或委托的主持人負(fù)責(zé)會(huì)議的組織、主持和總結(jié)。

2.會(huì)議記錄人：由會(huì)議主持人指定，負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容、整理會(huì)議紀(jì)要。

3.參會(huì)人員：包括各部門(mén)負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員。

五、會(huì)議紀(jì)律

1.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)保持手機(jī)靜音，如有緊急事項(xiàng)需離開(kāi)會(huì)場(chǎng)，應(yīng)向主持人請(qǐng)假。

2.會(huì)議內(nèi)容應(yīng)嚴(yán)格保密，未經(jīng)允許，不得泄露會(huì)議討論事項(xiàng)。

3.會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)離開(kāi)會(huì)場(chǎng)，不得在會(huì)場(chǎng)內(nèi)逗留。

六、本管理制度的解釋權(quán)歸公司管理部門(mén)，自發(fā)布之日起實(shí)施。如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充、修改。各部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度，共同維護(hù)會(huì)議秩序，提高會(huì)議效果。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.會(huì)議主題及議程：會(huì)議召集人應(yīng)根據(jù)工作需要，確定會(huì)議主題，擬定會(huì)議議程，并于會(huì)議召開(kāi)前至少3個(gè)工作日通知參會(huì)人員。

2.會(huì)議資料準(zhǔn)備：各部門(mén)應(yīng)根據(jù)會(huì)議議程，提前準(zhǔn)備相關(guān)資料，并于會(huì)議召開(kāi)前至少2個(gè)工作日提交給會(huì)議主持人。

3.會(huì)議通知：會(huì)議召集人應(yīng)通過(guò)郵件、電話等方式，通知參會(huì)人員會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等信息。

二、會(huì)議召開(kāi)

1.會(huì)議簽到：參會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始前10分鐘到達(dá)會(huì)場(chǎng)，進(jìn)行簽到。

2.會(huì)議主持人宣布會(huì)議開(kāi)始，介紹會(huì)議主題、議程及參會(huì)人員。

3.各部門(mén)負(fù)責(zé)人按照議程，匯報(bào)相關(guān)工作，并提出需要解決的問(wèn)題。

4.會(huì)議討論：參會(huì)人員就會(huì)議議題展開(kāi)討論，提出意見(jiàn)和建議。

三、會(huì)議決策

1.會(huì)議主持人根據(jù)討論情況，總結(jié)各方意見(jiàn)，形成決策。

2.對(duì)于重大事項(xiàng)，應(yīng)進(jìn)行表決。表決方式可以采用口頭表決、舉手表決或投票表決。

3.表決結(jié)果由會(huì)議記錄人記錄在案，并作為會(huì)議紀(jì)要的附件。

四、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議主持人對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié)，概括會(huì)議成果，明確責(zé)任人和完成時(shí)間。

2.會(huì)議主持人宣布會(huì)議結(jié)束，對(duì)參會(huì)人員表示感謝。

五、會(huì)議記錄

1.會(huì)議記錄人應(yīng)詳細(xì)記錄會(huì)議內(nèi)容，包括議題、討論情況、決策結(jié)果等。

2.會(huì)議記錄應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)整理完畢，并提交給會(huì)議主持人審核。

3.會(huì)議主持人審核通過(guò)后，會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在2個(gè)工作日內(nèi)發(fā)送給參會(huì)人員，以便跟蹤落實(shí)。

六、會(huì)議督辦

1.會(huì)議主持人應(yīng)跟蹤督促會(huì)議決策的執(zhí)行，確保各項(xiàng)工作按時(shí)完成。

2.各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)主動(dòng)匯報(bào)工作進(jìn)展，及時(shí)解決工作中遇到的問(wèn)題。

3.對(duì)于未按期完成的任務(wù)，會(huì)議主持人應(yīng)及時(shí)了解原因，采取措施予以解決。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布與傳閱

1.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)會(huì)議主持人審核通過(guò)后，由會(huì)議記錄人通過(guò)郵件、公司內(nèi)部通訊系統(tǒng)等方式發(fā)送給所有參會(huì)人員及相關(guān)部門(mén)。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)明確標(biāo)注緊急程度、執(zhí)行期限和責(zé)任部門(mén)，確保相關(guān)人員及時(shí)了解并執(zhí)行會(huì)議決策。

3.各部門(mén)應(yīng)將會(huì)議紀(jì)要傳閱給相關(guān)人員，確保每位員工了解會(huì)議內(nèi)容。

二、會(huì)議決策的執(zhí)行與監(jiān)督

1.各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要中明確的任務(wù)分工和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，組織人員執(zhí)行會(huì)議決策。

2.會(huì)議主持人或指定專人負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤監(jiān)督，確保各項(xiàng)任務(wù)按期完成。

3.對(duì)于執(zhí)行過(guò)程中遇到的問(wèn)題和困難，責(zé)任部門(mén)應(yīng)及時(shí)向會(huì)議主持人匯報(bào)，尋求支持和協(xié)調(diào)。

三、進(jìn)度匯報(bào)與評(píng)估

1.各責(zé)任部門(mén)應(yīng)定期向會(huì)議主持人匯報(bào)工作進(jìn)度，包括已完成的任務(wù)、正在進(jìn)行的任務(wù)以及存在的問(wèn)題。

2.會(huì)議主持人應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)工作進(jìn)度進(jìn)行評(píng)估，確保會(huì)議決策的執(zhí)行質(zhì)量。

3.對(duì)于未按期完成的任務(wù)，應(yīng)分析原因，制定整改措施，并重新明確完成時(shí)間。

四、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)作為公司重要文件進(jìn)行歸檔，以便日后查閱。

2.會(huì)議紀(jì)要的歸檔應(yīng)按照公司檔案管理制度進(jìn)行，確保資料的完整性和安全性。

3.需要查閱會(huì)議紀(jì)要的人員，應(yīng)向會(huì)議記錄人或管理部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱。

五、會(huì)議紀(jì)要的持續(xù)改進(jìn)

1.會(huì)議主持人應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行情況，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后類似會(huì)議提供借鑒。

2.各部門(mén)應(yīng)積極參與會(huì)議紀(jì)要的改進(jìn)工作，提出優(yōu)化建議，提高會(huì)議決策的執(zhí)行效率。

3.定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行回顧，不斷完善會(huì)議管理制度，提升公司管理水平。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，各部門(mén)需提前向管理部門(mén)預(yù)訂，并注明會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等。

2.管理部門(mén)根據(jù)預(yù)訂情況進(jìn)行統(tǒng)籌安排，確保會(huì)議室合理使用。

3.若出現(xiàn)會(huì)議室沖突，按照“先申請(qǐng)、先使用”的原則進(jìn)行協(xié)調(diào)。

二、會(huì)議室布置

1.會(huì)議室布置應(yīng)根據(jù)會(huì)議類型和參會(huì)人數(shù)進(jìn)行合理安排，確保舒適、實(shí)用的會(huì)議環(huán)境。

2.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)配備必要設(shè)施，如投影儀、音響、白板等。

3.會(huì)議開(kāi)始前，相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)檢查會(huì)議室設(shè)備是否正常運(yùn)行，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

三、會(huì)議室使用

1.會(huì)議室內(nèi)禁止吸煙、進(jìn)食，保持室內(nèi)整潔。

2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，按時(shí)進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，不得隨意離開(kāi)。

3.會(huì)議結(jié)束后，各部門(mén)負(fù)責(zé)清理會(huì)議室，確保遺留物品和垃圾帶走。

四、會(huì)議室設(shè)備管理

1.會(huì)議室設(shè)備由管理部門(mén)負(fù)責(zé)維護(hù)、管理，使用部門(mén)應(yīng)妥善使用，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告。

2.未經(jīng)管理部門(mén)允許，不得擅自將會(huì)議室設(shè)備帶出。

3.定期對(duì)會(huì)議室設(shè)備進(jìn)行檢修、保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

五、會(huì)議室安全與保密

1.會(huì)議室應(yīng)采取必要的安全措施，如防火、防盜等。

2.會(huì)議室內(nèi)禁止存放涉密文件，以防泄露公司機(jī)密。

3.會(huì)議結(jié)束后，相關(guān)部門(mén)應(yīng)確保會(huì)議室門(mén)窗關(guān)閉，電源、設(shè)備等關(guān)閉，確保安全。

六、會(huì)議室管理制度的監(jiān)督與改進(jìn)

1.管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)議室管理制度的監(jiān)督，定期檢查執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。

2.各部門(mén)應(yīng)積極參與會(huì)議室管理制度的改進(jìn)，提出優(yōu)化建議，提高會(huì)議室使用效率。

3.定期對(duì)會(huì)議室管理制度進(jìn)行評(píng)估，不斷完善，以適應(yīng)公司發(fā)展需求。

第五章附則

一、本管理制度自發(fā)布之日起實(shí)施，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。