接待工作綜合流程

接待工作步驟一、目標(biāo)為樹立企業(yè)良好形象，做好用戶接待，規(guī)范接待行為、步驟，做到有律可循。標(biāo)準(zhǔn)接待工作標(biāo)準(zhǔn)：統(tǒng)一協(xié)調(diào)、有序，服務(wù)熱情、周到、貼心。三、范圍接待事務(wù)適適用于企業(yè)日常工作中發(fā)生為開展各類經(jīng)營業(yè)務(wù)和其它活動需要而產(chǎn)生招待，如參觀、來訪、業(yè)務(wù)洽談等方面。職責(zé)1、綜合部為企業(yè)接待工作歸口服務(wù)部門。企業(yè)層面作為主接待；部門層面作為配合接待（副接待），保障接待過程通暢；2、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、各部門發(fā)出邀請或所屬用戶提出前往企業(yè)，負(fù)責(zé)做出接待安排。需要綜合部幫助，企業(yè)層面由綜合部按領(lǐng)導(dǎo)提供信息和要求填《接待單》；部門層面接待用戶則由部門填寫《接待單》報至綜合部。分類為規(guī)范做好接待工作，對來訪客人不一樣目標(biāo)進(jìn)行不一樣接待等級劃分：貴賓等級：有一定影響力；關(guān)鍵用戶；對企業(yè)經(jīng)營發(fā)展有推進(jìn)作用；嘉賓等級：關(guān)鍵用戶；關(guān)鍵合作伙伴；常規(guī)等級：一般業(yè)務(wù)來訪、檢驗、面試；接待程序用戶提出前往企業(yè)接待步驟：用戶提出前往企業(yè)接待接待工作準(zhǔn)備填報接待表單接待接待工作準(zhǔn)備填報接待表單主接待統(tǒng)籌安排企業(yè)發(fā)出邀請企業(yè)發(fā)出邀請會后工作整理、核實、總結(jié)會后工作整理、核實、總結(jié)歡送接待前：1、前來企業(yè)用戶/客人信息，由主對接人（企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、各部門經(jīng)理）提前通知綜合部，填寫接待單，綜合部按單做好接待工作；信息包含：來訪人員身份、姓名（依據(jù)需要提供）、職務(wù)、人數(shù)、時間、目標(biāo)；綜合部依據(jù)信息及要求做好接待前準(zhǔn)備工作：1）會議室、衛(wèi)生間、洗手池衛(wèi)生保持潔凈整齊，洗手液、用紙量充足；2）是否打出LED歡迎辭；3）是否需要備好桌牌；4）是否需要果盤、餐巾紙，數(shù)量；5）是否需要投影儀、電腦；6）茶水（茶葉、茶杯數(shù)量及清潔）；7）相機（充電情況及內(nèi)存）；8）其它：企業(yè)宣傳資料；禮品；車接車送；就餐、住宿等。接待通用備品：茶水、企業(yè)宣傳資料；環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)：潔凈衛(wèi)生無臟物，空氣流通，室溫適度，燈光適宜，所需物品擺放整齊；2、綜合部依據(jù)信息、要求著手準(zhǔn)備：貴賓接待要掌控好時間節(jié)點。在貴賓入司前，以下工作全部到位：1）環(huán)境衛(wèi)生要達(dá)標(biāo)，包含會議室、洗手間等；2）打開LED歡迎屏；3）會議室空調(diào)、電腦、投影打開（查看電腦投影顯示情況）；4）主、客雙方桌牌（若有需要）、茶杯、果盤按人員數(shù)排齊：A.桌牌在位置正前方；B.茶杯在右手方向，伸手可拿到位置，內(nèi)備茶葉，客人入座，倒水沏茶，水至七、八分滿；或依據(jù)需要按客人數(shù)量準(zhǔn)備好潔凈茶杯、內(nèi)置茶葉，在客人抵達(dá)入座后，沏茶雙手端至客人面前（2人以上用茶托盤）；C.果盤按人員數(shù)量準(zhǔn)備，平均兩座中間放一盤，果盤擺放在人員伸手可觸位置；果盤中水果按季節(jié)配置，若有西瓜、葡萄之類水果則需配置紙巾；5）相機和拍照人員隨時等候客人到來進(jìn)行會客現(xiàn)場拍攝。（相機內(nèi)容及電容量要有確保）。接待中：茶水續(xù)添，常規(guī)情況下在20分鐘左右續(xù)添1次茶水，或由跟隨攝像人員微信提醒續(xù)添；攝像人員對于會談、合影、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)講話等進(jìn)行拍照，為積累素材做出充足準(zhǔn)備；接待結(jié)束，：1）接待現(xiàn)場進(jìn)行清理：A.收拾茶具進(jìn)行清洗、存放；B.收拾果盤，進(jìn)行重整、洗涮；C.桌面清潔，坐椅歸位，關(guān)閉投影、電燈、空調(diào)；D.開窗通風(fēng)，清理垃圾。相機拍攝照片導(dǎo)出、拷貝、存檔；其它事項：A.禮品發(fā)放（人手一份在客人離司時送至客人手中或按預(yù)先要求進(jìn)行）；B.車輛保持送客狀態(tài)（送走客人或送達(dá)就餐地點）；C.參觀（包含參觀步驟，拍攝人員需陪同隨行）。4）費用結(jié)算：接待所生產(chǎn)費用需有明細(xì)、發(fā)票，按財務(wù)要求報銷步驟走審批、核銷。5）對此次接待工作做出總結(jié)，肯定成績、找出差距，深化對接待工作認(rèn)識，促進(jìn)接待工作水平不停提升。接待標(biāo)準(zhǔn)需綜合部配合接待工作，屬企業(yè)層面，由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提前半個工作日以上時間通知綜合部做出準(zhǔn)備工作；屬部門層面（如市場部洽談業(yè)務(wù)），則由部門責(zé)任人提前1日填寫接待信息表通知綜合部。貴賓接待標(biāo)準(zhǔn)：會談場地、環(huán)境安排；桌牌、茶水、果盤準(zhǔn)備；迎賓詞展放；企業(yè)相關(guān)宣傳品準(zhǔn)備；禮品準(zhǔn)備；相機、投影、電腦等準(zhǔn)備就續(xù)；嘉賓接待標(biāo)準(zhǔn)：會談場地、環(huán)境安排；茶水、相機、投影、電腦準(zhǔn)備；迎賓詞展放；企業(yè)相關(guān)宣傳品準(zhǔn)備；常規(guī)接待標(biāo)準(zhǔn)：茶水及按提出要求其它事項配合接待。其它注意事項1）接待禮儀：儀表：面貌清潔、衣著得體舉止：穩(wěn)重端莊，從容大方言語：語氣溫和，禮貌文雅態(tài)度：熱情真誠，不卑不亢奉茶：客人落座后，雙手奉茶，客人先，主人后，領(lǐng)導(dǎo)先，同事后；2）桌牌擺放：左邊客人，右邊主人（大會議室）關(guān)鍵領(lǐng)導(dǎo)居中，2號領(lǐng)導(dǎo)在主領(lǐng)導(dǎo)左手，3號領(lǐng)導(dǎo)在主領(lǐng)導(dǎo)右手；3）就餐座次：主陪面對房門位置，副主陪在主陪對面；1號客人在主陪右手，2號客人在主陪左手；3號客人在副主陪右手，4號客人在副主陪左手；4）儀式座次：簽字雙方主人在左邊，客人在主人右邊；雙方其它人數(shù)通常對等，按左右排列；5）乘車座次：小轎車：1號位置在司機右后邊；2號位置在司機正后邊；3號位置在司機旁邊；6）綜合部配合主接待部門對接待中各步驟時間節(jié)點要有把控：接客人時間、到企業(yè)時間、就餐時間、住宿安排等。北京XXXXXX年月日招待信息表填表日期：來訪單位來訪目標(biāo)來訪時間來訪人員、職務(wù)人數(shù)陪同人員人數(shù)準(zhǔn)備事項本部門綜合部責(zé)任人實施人具